Omgaan met auditors kan erg lastig zijn omdat de gecontroleerde veel moeilijke taken heeft. Het lijkt misschien oneerlijk, maar de realiteit is dat de taak van de auditor er niet minder om is. Het verschil is dat de auditor veel pre-employment-onderzoek doet en de gecontroleerde veel taken krijgt tijdens het auditproces. Auditor is een zeer goede carrière, hoewel het proces hetzelfde is, verandert het werk altijd, zodat er elke dag iets nieuws en anders is. Natuurlijk moet je weten hoe je moet auditen voordat je auditor wordt. Als de basis eenmaal is geleerd, is auditing echter een vrij eenvoudige en lonende taak.
Stap
Deel 1 van 4: De audit plannen
Stap 1. Zorg ervoor dat u in aanmerking komt voor de audit
Alle auditors moeten objectief zijn in hun beoordeling. De accountant moet dus volledig onafhankelijk zijn van het bedrijf. Dit betekent dat de accountant buiten de controle geen enkele relatie met het bedrijf mag hebben, waaronder:
- Heeft geen belang in het bedrijf (bezit geen gecontroleerde bedrijfsaandelen of obligaties).
- Niet in dienst van het bedrijf in een andere hoedanigheid.
- Regelmatig gerouleerd tijdens het auditproces om een nieuw oordeel te verkrijgen over het beoordeelde materiaal.
Stap 2. Beoordeel de omvang van de audit
Alvorens het auditproces in te gaan, moet de auditor of het auditteam de reikwijdte van de uit te voeren werkzaamheden analyseren en beoordelen. Dit omvat het inschatten van het aantal teamleden en de duur van het werk. Daarnaast dient tijdens de audit een beoordeling te worden uitgevoerd van alle bijzondere of arbeidsintensieve onderzoeken. Al deze reikwijdtebeoordelingen zullen de auditor helpen een team op te bouwen (indien nodig) en een tijdschema te geven voor het bedrijf dat wordt gecontroleerd.
Stap 3. Zoek mogelijke fouten
Alvorens met de audit te beginnen, moet de auditor ervaring en kennis van de sector gebruiken om te voorspellen op welke gebieden de financiële informatie van het bedrijf onjuist is. Dit vereist diepgaande kennis van de huidige bedrijfsomgeving van het bedrijf. Deze beoordeling is natuurlijk erg subjectief. Daarom moet de accountant op zijn eigen oordeel vertrouwen.
Stap 4. Ontwikkel een auditstrategie
Nadat de voorlopige beoordeling is gemaakt, moet u de audit plannen. Bereid allerlei acties voor die moeten worden gedaan, inclusief gebieden die van groot belang kunnen zijn. Delegeer elk teamlid aan elke taak, indien mogelijk. Maak vervolgens een tijdlijn voor elke actie die moet worden voltooid. Houd er rekening mee dat deze tijdlijn aanzienlijk kan veranderen tijdens het auditproces als gevolg van nieuwe informatie.
Deel 2 van 4: De audit uitvoeren
Stap 1. Zorg voor een kennisgevingsbrief
U moet het bedrijf dat wordt gecontroleerd voldoende tijd gunnen om alle bedrijfsinformatie voor te bereiden. Geef de periode van de audit aan (bijv. boekjaar) en een lijst met documenten die moeten worden opgesteld voor de audit, waaronder:
- Bankafschriften voor het gecontroleerde jaar.
- Reconciliatierapport bankrekening. Hier worden bankafschriften vergeleken met kassabonnen en betalingsbewijzen.
- Controleer het register voor de periode die wordt gecontroleerd.
- Geannuleerde cheques.
- Een lijst met transacties die zijn vastgelegd in een dagboek (handmatig of een online systeem dat bedrijfstransacties bijhoudt, inclusief inkomsten en winst).
- Aanvragen voor cheques en retourformulieren, inclusief bonnetjes en bonnetjes voor alle onkosten.
- Aanbetaling ontvangst.
- Jaarbegroting en maandelijkse penningmeesterrapporten.
Stap 2. Bewijs dat alle uitgegeven cheques correct zijn ondertekend, geregistreerd en op de juiste rekeningen zijn geboekt
Het is beter als het kan worden bewezen. Als externe accountant valt dit echter buiten uw bereik. U hoeft er alleen voor te zorgen dat elke transactie op de juiste rekening wordt geboekt.
Er kunnen bijvoorbeeld twee verschillende Crediteuren zijn, een voor grondstoffen en een voor kantoorbenodigdheden
Stap 3. Zorg ervoor dat alle stortingen correct zijn geboekt
Dat wil zeggen, de aanbetaling wordt op de juiste rekening en regel in het grootboek geboekt. Op het meest basale niveau is deze rekening debiteuren, maar deze kan verder worden besteed aan specifieke debiteuren, afhankelijk van de complexiteit van het bedrijf.
Inkomsten uit productverkoop worden bijvoorbeeld opgenomen in debiteuren, terwijl dividenden worden opgenomen in ingehouden winsten
Deel 3 van 4: Financiële rapporten en rapporten controleren
Stap 1. Bekijk alle financiële overzichten
Bekijk het overzicht van de financiële positie en de resultatenrekening voor de gecontroleerde periode. Zorg ervoor dat alle transacties correct worden berekend en vastgelegd in het grootboek. Alle ongebruikelijke stortingen of opnames moeten worden geregistreerd en geverifieerd. Controleer elke maand of alle rekeningen zijn afgestemd.
- Ongebruikelijke deposito's kunnen groot zijn of afkomstig zijn van een business unit in het buitenland. Ongebruikelijke opnames omvatten het over een lange periode verplaatsen van grote hoeveelheden geld naar één persoon of bedrijfseenheid.
- Reconciliatie betekent het vergelijken van twee verschillende rapporten of documenten. Zo worden contanten en beleggingen vergeleken op bankafschriften en beursvennootschappen. Bovendien moeten debiteuren en crediteuren worden vergeleken met ontvangsten en betalingen van klanten. Voor voorraden worden fysieke tellingen en waarderingen uitgevoerd over een periode van minimaal een jaar om ervoor te zorgen dat de rekeningen in het grootboek kloppen.
- Voor afstemming hoeft de accountant niet alle transacties afzonderlijk te onderzoeken. Het nemen van een statistische steekproef van het totaal van alle transacties (d.w.z. een klein aantal analyseren en vervolgens een procentuele fout toewijzen aan de hele transactie) kan in korte tijd vergelijkbare resultaten opleveren.
Stap 2. Zorg ervoor dat het bedrijf de wet- en regelgeving van het land naleeft
Als u een bedrijf met winstoogmerk controleert, bewijs dan de belastingvrije status van het bedrijf en de geldigheid van het invullen van het formulier. Zorg ervoor dat het bedrijf aan alle vereisten voldoet en alle formulieren invult waaruit blijkt dat het bedrijf belastingvrijstelling van de staat krijgt.
Stap 3. Bekijk alle penningmeesterrapporten
Zorg ervoor dat alle rapportages worden vastgelegd en dat de cijfers uit de rapportages naar het grootboek exact hetzelfde zijn. Controleer of het jaarverslag van de penningmeester is opgesteld en ingediend.
Deel 4 van 4: Audits voltooien en meningen geven
Stap 1. Vul de werkdocumenten van de financiële audit in
Dit document is een samenvatting van alle activiteiten in de gecontroleerde periode (meestal jaarlijks, maar soms ook per kwartaal). Onder hen:
- Kassaldo aan het begin van de periode
- Alle ontvangsten in de gecontroleerde periode
- Alle betalingen in de gecontroleerde periode
- Contant aan het einde van de periode
Stap 2. Stel verbeteringen voor aan de afdeling interne controle
Let op eventuele afwijkingen. Beoordeel desgevraagd de prestaties van het bedrijf aan de hand van budgetten of andere statistieken.
U kunt bijvoorbeeld voorstellen dat er twee mensen nodig zijn om alle cheques te ondertekenen, niet slechts één. Er kunnen documenten zijn die nog voor belastingdoeleinden moeten worden bewaard, maar aan het einde van het jaar worden weggegooid. Geef aan dat originelen moeten worden bewaard, geen kopieën. Beschrijf de periode waarin alle e-mails moeten worden bewaard, meestal 7 jaar
Stap 3. Bepaal uw controleverklaring
Aan het einde van de audit moet de auditor een oordeel geven. In dit document staat of de door de onderneming verstrekte financiële informatie foutloos is en correct is gerapporteerd volgens de Statement of Financial Accounting Standards (PSAK). Of de jaarrekening van de onderneming aan de criteria voldoet, hangt af van de oordeelsvorming van de accountant. Indien de jaarrekening correct is gerapporteerd en vrij is van fouten, geeft de accountant een goedkeurende verklaring, een goedkeurende verklaring met een verklarende paragraaf of een goedkeurende verklaring af. Anders geeft de accountant een afkeurend oordeel of een oordeelonthouding. Dit oordeel wordt ook gebruikt als de accountant zich (om wat voor reden dan ook) niet in staat acht de controle voort te zetten.
Stap 4. Dien het door u ondertekende document met het auditresultaat in
Dit is een verklaring dat u de controle hebt voltooid en meldt dat alle financiële overzichten juist zijn of problematisch zijn als er afwijkingen zijn. Als u problemen tegenkomt, zoals ontbrekende cheques (zonder uitleg) of misrekeningen, vermeld ze dan allemaal in dit rapport. Het is nuttig om alle informatie op te nemen die volgens u het probleem kan verhelpen of herhaling kan voorkomen voor de volgende auditperiode.
