We weten allemaal dat het belangrijk is om georganiseerd te zijn op het werk, maar de meeste mensen hebben er moeite mee. Geloof het of niet, organiseren is niet zo moeilijk als het lijkt. Een paar fixes en oplossingen zullen het gemakkelijker voor je maken om een georganiseerd persoon te worden dan je zou denken.
Stap
Methode 1 van 4: De plaats en tijd instellen
Stap 1. Bewaak uw activiteiten
Breng een paar dagen door met het bijhouden van een dagboek of het bijhouden van uw dagelijkse activiteiten. Door een dagboek bij te houden, kun je zien welke dingen je hebt gedaan die je eerder niet besefte. Daarnaast kan het bijhouden van een dagboek je ook een idee geven van je tekortkomingen in het organiseren van dingen en productief zijn. Deze oefening moet worden gedaan met een groot doel voor ogen. Via activiteitenlogboeken kunt u zien welke activiteiten tijdverspilling zijn en welke activiteiten u kunnen ondersteunen bij het bereiken van uw doelen.
Stap 2. Bepaal uw productieve tijd
Sommigen van ons zijn vroege vogels, anderen niet. U weet waarschijnlijk al wanneer uw productieve tijd is. Of u nu de voorkeur geeft aan avonden, ochtenden, lunchtijd, zelfs voor of na de piekuren van de werkdag, profiteer van deze tijden om uw productiviteit te maximaliseren.
Stap 3. Geef prioriteit aan uw werk
We weten allemaal dat sommige taken belangrijker zijn dan andere, maar we geven ze niet altijd de juiste prioriteit. Ontwikkel dus een classificatiesysteem door taken als belangrijk te markeren en wees eerlijk en flexibel. Gebruik herinneringen, hetzij met behulp van een digitale kalender of plaknotities op uw computer of op uw bureau. Besteed meer tijd en energie aan de dingen die de hoogste prioriteit hebben op uw lijst. Voorbeelden zijn tijdgevoelige taken zoals taken die vandaag of morgen moeten worden afgerond. U moet ook prioriteit geven aan het reageren op klanten, bazen of iemand anders die uw salaris betaalt. Als je twijfelt over de gevoeligheid en het belang van een taak, kun je het beter iemand vragen.
Stap 4. Voer kleine taken onmiddellijk uit
Niet alle taken hoeven te worden geprioriteerd en gepland om binnen een bepaald tijdsbestek te worden voltooid. Sommige taken vereisen geen planning of planning omdat ze meteen kunnen worden voltooid. Als dat het geval is, kunt u de taak snel en meteen voltooien. Dus, doe het nu! Door lichte taken meteen uit te voeren, ga je niet uitstellen.
Stap 5. Organiseer hulpmiddelen en werkhulpmiddelen
Onze bureaus kunnen gemakkelijk van rommelige naar kapotte boten gaan, en dit kan u ervan weerhouden een georganiseerd persoon te zijn. Sommige mensen hebben zelfs een 'schone tafel'-beleid. Ook als het niet echt nodig is, is het toch beter om je werkplek schoon te maken.
- Ruim de tafel op. Zet al het afval buiten en organiseer de dingen die je nodig hebt op een systematische manier. Maak het bureau waar mogelijk schoon: wanneer er geen werk te doen is op kantoor, tijdens pauzes of tussen taken door.
- Ruim je afval meteen op. Zo onthoud je altijd dat je je bureau moet schoonmaken. Bovendien kunt u voorkomen dat u geïrriteerd raakt door het afval dat zich heeft opgehoopt.
- Bewaar de dingen die je nodig hebt in een gemakkelijk toegankelijke ruimte. Natuurlijk is niet alles om je heen afval. Door de tools die u nodig hebt in de buurt te houden, kunt u ook kostbare tijd en werkruimte besparen.
Stap 6. Plan activiteiten en vergaderingen
Sommige mensen plannen alleen vergaderingen, maar niet met de activiteiten op hun takenlijst. Het plannen van belangrijke taken en vergaderingen kan erg nuttig zijn. U kunt uw dagen bijvoorbeeld groeperen door alleen op dinsdag en donderdag vergaderingen te houden. Maak ruimte in je agenda voor "creatieve tijd" of voor het onvoorspelbare.
- Gebruik een agenda- en kalendermanager. U kunt uw eigen planningsmanager maken met papier en pen, of het kan software en apps zijn, zoals iCalendar of Google Now.
- Categoriseer uw activiteiten. Het categoriseren of kleurcoderen van uw activiteiten kan uw visuele herinnering zijn aan wat belangrijk is. De categorieën die u maakt, kunnen bijvoorbeeld zijn: correspondentie, projecten, evenementen, vergaderingen, brainstormen, pauzes en oefentijd.
- Gebruik technologie om uw planning te beheren. Online planningsmanagers en e-mailplatforms, zoals Outlook, kunnen takenlijsten, agenda's en adreslijsten combineren. Deze planningsmanager verbetert niet alleen uw efficiëntie, maar kan ook uw denken vereenvoudigen.
- Werk waar mogelijk in. Op een drukke werkdag vergeet je vaak dat je niet alles alleen hoeft te doen. Laat je werk over aan een assistent, of als je echt overspoeld wordt met werk, vraag je collega's om je te helpen met een specifieke taak. U kunt een gunst teruggeven voor de hulp van uw collega wanneer het werk begint te slenteren.
Methode 2 van 4: E-mails systematisch organiseren
Stap 1. Controleer uw e-mail op het geplande tijdstip
Je hoeft niet altijd je inbox te controleren, want de meeste berichten zijn niet zo belangrijk als je misschien denkt. Als u aan een klus werkt die geen snelle follow-up vereist, controleer dan uw e-mail met regelmatige tussenpozen, ongeveer 3 tot 4 keer per dag.
Stap 2. Organiseer e-mail
Profiteer van de mappen- en vlaggenfunctie in plaats van uw berichten in uw inbox te laten opstapelen. De functie voor mappen en submappen in Outlook of de functies voor meerdere labels en inbox in Gmail kunnen bijvoorbeeld winstgevend zijn. Als u een journalist bent, kunnen uw bestanden "Laatste nieuws", "Toekomstig nieuws", "Oud nieuws", "Interviews en bronnen" en "Ideeën" heten.
Verwijder en archiveer uw e-mails. Archiveer belangrijke en oude brieven en verwijder de rest. Net als in het bovenstaande voorbeeld is 'Oud nieuws' het archief van een journalist. Als je oude e-mails begint te verwijderen, zul je zien hoeveel e-mails het waard zijn om weg te gooien in plaats van te archiveren. Sommige mensen besluiten zelfs om een "nul inbox" te hebben, dat wil zeggen geen ongelezen e-mails of geen e-mails in uw inbox. Naast het gebruik van bestanden en labels, kunt u uw inbox leegmaken door de archiveringstool te gebruiken, oude e-mails te verwijderen en een app voor het opschonen van e-mail te gebruiken
Stap 3. Gebruik andere, efficiëntere vormen van communicatie
Soms is een snel telefoontje het equivalent van 10 e-mails verzenden en ontvangen. Zo ja, bel! Als je weet dat het uitwisselen van e-mails de discussie kan belemmeren en heen en weer moet, kun je het beste telefonisch communiceren. U krijgt meer details door te bellen in plaats van lange, uitgebreide, tijdrovende e-maildiscussies te voeren. U kunt uw collega's een e-mail sturen en zeggen: Ik heb hier veel vragen over. Misschien is het makkelijker om via de telefoon te praten? Kan ik je om 5 uur bellen?”
Stap 4. Beperk onderbrekingen
Strategische pauzes kunnen inderdaad helpen, maar onderbrekingen tijdens de werktijd zijn het tegenovergestelde. Onderbrekingen kunnen uw werk vertragen, uw ritme doorbreken en ervoor zorgen dat u uw focus verliest. Probeer dus uw voicemail te gebruiken als u het druk hebt. Deze tools zijn niet alleen voor als je niet op kantoor bent; deze tools kunnen ook gebruikt worden als je het erg druk hebt. Veel mensen hebben een "open deur"-beleid, maar u hoeft uw deur niet altijd open te houden. U kunt een bericht op de deur achterlaten met de tekst 'In gesprek' of 'Kamer wordt gebruikt'. Kom alsjeblieft nog een keer terug of stuur een e-mail.”
Stap 5. Profiteer van de cloud
Cloudcomputing is het overwegen waard omdat het goedkoper, schaalbaarder, efficiënter en gemakkelijker te updaten is. De inhoud in de cloud is erg handig omdat deze toegankelijk is op verschillende apparaten: computers, tablets, smartphones en andere. Cloudopslag fungeert ook als een primaire en secundaire vorm van digitale back-up. Overleg met de ICT-beheerder of met de softwareleverancier, want misschien heeft u al wat vrije opslagruimte in de cloud of is deze beschikbaar tegen een laag jaarlijks bedrag.
Stap 6. Gebruik online bladwijzers
De meeste browsers hebben een bladwijzerfunctie om uw favoriete webadressen, of die u vaak bezoekt, op te slaan en te ordenen, zodat ze gemakkelijk en snel toegankelijk zijn. Profiteer van deze functie, zodat u geen belangrijke sites vergeet om het laatste nieuws te bekijken.
Methode 3 van 4: Haal het meeste uit de tijd
Stap 1. Vermijd meerdere dingen tegelijk te doen (multitasken)
Alle experts geloven dit. Hoewel dit er op tv snel en cool uitziet, is het inefficiënt om veel dingen tegelijkertijd te doen en kan dit de effectiviteit van uw inspanningen om georganiseerd te zijn in de weg staan. In plaats daarvan kunt u beter eerst uw volledige aandacht aan één taak besteden, deze aanpakken en doorgaan met andere dingen op uw lijst.
Stap 2. Maak een schema voor jezelf
Gelukkig hoef je voor de meeste taken geen dagelijkse planning te maken op basis van de minuten. Als u echter uw dagelijkse schema en de belangrijke taken of gebeurtenissen van de dag markeert, kunt u zich op uw taken concentreren.
- Stel tijdslimieten in voor bepaalde activiteiten. Voor sommige taken hoeft geen tijdslimiet te worden ingesteld, maar voor andere moet u parameters instellen om uw productiviteit te verhogen. Denk aan taken die meer tijd in beslag nemen dan nodig is en stel daar op een later tijdstip een tijdslimiet voor.
- Reserveer extra tijd voor andere activiteiten. Sommige taken, zoals je uit ervaring zult leren, duren meestal langer dan zou moeten, maar dat is niet erg. Voor dit soort activiteiten, en vooral belangrijke evenementen en vergaderingen, reserveer extra tijd voor en na.
Stap 3. Gebruik een timer-, stopwatch- of wekker-app
Deze objecten kunnen effectief zijn als ze op de juiste manier worden gebruikt. Sommige mensen kiezen ervoor om hun alarm 10, 15 of 30 minuten voor de vereiste tijd in te stellen om hen voldoende te waarschuwen voordat ze met een activiteit beginnen. U kunt ook een herinneringstool (herinnering) instellen.
Stap 4. Stel niet uit
Vraag jezelf af of je een activiteit echt moet uitstellen of dat je gewoon lui wilt zijn. Als je zin hebt om te verslappen, stel het dan niet uit - doe het! Als het uitstellen van een activiteit echter onvermijdelijk is, zorg er dan voor dat je aantekeningen maakt en de activiteit opnieuw plant met een concreet plan. Of u kunt een geïmproviseerd plan bedenken. Als u bijvoorbeeld een persoonlijke vergadering moet annuleren, kunt u in plaats daarvan een telefonische vergadering of een webvergadering houden.
Methode 4 van 4: Fysieke en mentale gezondheid behouden
Stap 1. Neem een pauze
Rust in je hoofd is essentieel om je productiviteit en mentale gezondheid op peil te houden. We hebben het meestal te druk met werken om geen tijd te hebben om te rusten. Een pauze nemen geeft ons een broodnodige pauze om onze productiviteit te verhogen. Pauzes bieden echter ook de mogelijkheid om even stil te staan en ons af te vragen of we onze tijd wel of niet goed besteden.
Stap 2. Slaap beter
Zonder een goede nachtrust zult u zich de volgende dag duizelig, moe of lusteloos voelen. Dit kan uw planning en efficiëntie op het werk verstoren. Maak er een doel van om elke nacht 7 tot 8 uur ononderbroken te slapen.
Stap 3. Vergelijk jezelf niet met je collega's
Het meeste werk van uw collega's is anders dan het werk dat u moet doen, en iedereen heeft zijn eigen methode om zijn werk te organiseren. Een methode die logisch en efficiënt is voor uw collega's, werkt mogelijk niet voor u en vice versa.
Stap 4. Accepteer dat organiseren een continu proces is
Verwacht niet perfect te zijn. Orde is een lang proces dat constante aandacht vereist. Je zult niet elke dag optimaal georganiseerd zijn, maar proberen een gewoon persoon te zijn kan je efficiëntie verhogen.
