Het vermogen om professioneel te zijn, speelt een belangrijke rol bij het bereiken van carrièresucces. Vrijwel alle medewerkers moeten telefoontjes beantwoorden, ongeacht hun functie in het bedrijf. Om bellers op hun gemak te stellen, moet u leren hoe u goede gesprekken kunt aannemen om een positieve indruk te maken en voorbereid te zijn op het beantwoorden van gestelde vragen.
Stap
Deel 1 van 2: Telefoongesprekken ontvangen
Stap 1. Pak de telefoon zo snel mogelijk op
Als de kantoortelefoon overgaat, is het niet beleefd om de beller te laten wachten. Neem voor de derde keer overgaan onmiddellijk de telefoon op en zeg hallo tegen de persoon die belt.
Stap 2. Houd de handset voor uw gezicht
U wilt misschien meteen spreken, maar zorg er eerst voor dat de hoorn van de telefoon zich voor uw gezicht bevindt. Spreek wanneer de ontvanger zich in de juiste positie bevindt, zodat de beller volledige informatie ontvangt.
Stap 3. Haal diep adem voordat u spreekt
Nadat je de telefoon voor je gezicht hebt gehouden, haal je diep adem om jezelf te kalmeren en je geest te concentreren voordat je hallo zegt. Zo kun je rustig praten terwijl je je concentreert.
Stap 4. Vermeld uw bedrijfsnaam en naam
Deze methode vertelt de beller dat hij al verbonden is met het bedrijf dat hij wil bellen. Zorg er dus voor dat hij uw bedrijfsnaam en uw naam kent. Vermeld eerst de bedrijfsnaam. U kunt de woorden opschrijven die u wilt zeggen wanneer u wordt gebeld, zodat u niet hoeft na te denken over wat u moet zeggen als de telefoon gaat. De bewoording kan worden aangepast aan de situatie en omstandigheden waarin u werkt.
- Als je werkt als receptioniste, geef dan volledige informatie over het bedrijf, want voor de beller ben jij de ingang om te krijgen wat hij nodig heeft. Begroet de beller bijvoorbeeld door te zeggen: "Goedemorgen/middag/avond. Het hoofdkantoor van WikiHow is hier. Ik ben Nikita hier om te helpen." Door deze informatie kent de beller uw bedrijfsnaam en uw naam, zodat hij zich meer op zijn gemak voelt om het gesprek voort te zetten. Als u een privésecretaris bent, geeft u de naam van uw werkgever op (bijvoorbeeld "Het kantoor van meneer Miller is hier. Ik ben Nikita.") omdat de beller contact wil opnemen met uw baas.
- Als u lid bent van een bepaalde afdeling, geef dan uw functie door zodat hij relevante vragen kan stellen, bijvoorbeeld: "Goedemorgen. Ik ben Yesika van de boekhoudafdeling." Zo weet de beller of hij of zij verbonden is met de afdeling en de te bellen persoon of met iemand anders moet praten.
Stap 5. Leg briefpapier en notitieboekje naast de telefoon klaar
Zo maak je direct aantekeningen als de beller een bericht wil inspreken of informatie wil geven. Laat hem niet wachten, want je zult papier en een pen moeten vinden om op te schrijven.
Deel 2 van 2: Praten aan de telefoon
Stap 1. Glimlach als je praat
Zelfs als je van streek bent, zorgt het faken van een glimlach ervoor dat je stem prettiger klinkt voor de beller. Hoewel geforceerd, kan deze methode de stemming verbeteren.
Stap 2. Spreek duidelijk en professioneel
Zorg er bij het werken in een professionele omgeving voor dat u en de beller duidelijk en duidelijk kunnen communiceren. Spreek in een langzaam tempo en zeg elk woord met duidelijke articulatie, zodat de informatie die u doorgeeft, wordt begrepen door de beller.
- Zeg geen niet-standaard woorden, zoals 'nee', 'slok' of 'nee'. Zeg elk woord duidelijk, zoals "ja" of "nee", zodat beide partijen goed begrijpen wat er wordt gezegd. Wees beleefd door zo nodig "Dank u" en "Graag gedaan" te zeggen.
- Als u cijfers of letters wilt delen, zoals het geven van namen of telefoonnummers, leer dan het fonetische alfabet (uitspraak van spraakgeluiden). Op deze manier raken bellers niet in de war als je letters uitspreekt die hetzelfde klinken, zoals de letters B en P. Spreek bij het spellen van Budi's naam de letter B uit door "B van het Balinese woord" uit te leggen.
Stap 3. Begroet bellers professioneel
In plaats van de beller bij de voornaam te begroeten, moet u ervoor zorgen dat u 'vader' of 'moeder' zegt voordat u hun naam zegt, zoals 'Mr. Jon', vooral als u de beller niet persoonlijk kent. Probeer de naam te onthouden en zeg hem tijdens het gesprek.
Schrijf de naam van de beller op zodra hij je zijn naam vertelt, zodat je het niet vergeet
Stap 4. Verbind de bellers indien nodig met andere mensen
Iemand die een bedrijf of kantoor belt, heeft meestal hulp nodig omdat hij informatie wil vinden of met een probleem zit. Als je een vraag niet kunt beantwoorden of met een oplossing kunt komen, vraag hem dan of hij met iemand wil praten die je kan helpen. Deze stap laat zien dat u om de beller geeft en dat u wilt helpen het probleem snel op te lossen.
- Kantoortelefoons gebruiken het systeem meestal om gesprekken door te schakelen. Zoek uit of de telefoons in uw kantoor overdraagbaar zijn en leer hoe ze werken. Als dat niet het geval is, zoek dan het telefoonnummer op van de persoon die u moet bellen en deel dit met de beller.
- Vraag de beller beleefd of u hem met iemand anders kunt doorverbinden. Bijvoorbeeld: "Sorry, ik kan uw vraag niet beantwoorden. Zal ik de telefoonlijn doorverbinden zodat u rechtstreeks met Pak Bambang kunt praten? Hij kan een oplossing bieden." Zorg ervoor dat de beller akkoord gaat voordat u de telefoonlijn doorverbindt.
- Als de persoon die u kan helpen niet op kantoor is, vraag dan of de beller een bericht wil achterlaten. Vergeet niet om de boodschap over te brengen aan competente mensen.
Stap 5. Beëindig het gesprek professioneel
Door "Dank u" of "Goedemorgen/middag/avond" te zeggen, laat u de beller weten dat het gesprek voorbij is en dat hij kan ophangen. Raak niet in de war over of het gesprek nog steeds doorgaat of niet.
Wacht tot de beller ophangt. Als jij degene bent die het telefoontje ontvangt, laat de beller dan alles zeggen wat hij of zij wil zeggen totdat ze klaar zijn. U kunt onbeleefd overkomen of u verliest informatie als u ophangt als hij nog niet klaar is met praten
Tips
- Neem geen persoonlijke telefoontjes aan op het werk. Je bent op kantoor voor je werk, niet om met vrienden te kletsen. Als je een vriend wilt chatten of sms'en, stel dit dan uit tot je lunchpauze of werktijd voorbij is.
- Vermijd afleiding. Om ervoor te zorgen dat de beller zich verzorgd voelt, stelt u het lopende werk uit en concentreert u zich op de beller. Laat je niet afleiden of lijk niet te druk te zijn om vragen te beantwoorden of hulp te bieden.
- Praat niet terwijl u eet, drinkt of kauwgom kauwt terwijl u aan het telefoneren bent, omdat uw spraak moeilijk te verstaan is en de beller zich niet gewaardeerd voelt.
- Zelfs als de beller een klacht indient of onbeleefd is, toon dan empathie, wees kalm en geef een professioneel antwoord.
