Voordat je een nieuwe functie op het werk inneemt, zal je leidinggevende of leidinggevende je meestal vragen om de medewerker te vergezellen die je werk voortzet. Uw bereidheid om tijdens de overgangsperiode te helpen door proactief gedetailleerde voorbereidingen en overdrachten te treffen, is een manier om te zorgen voor soepele bedrijfsactiviteiten en een uitstekende reputatie op te bouwen wanneer u van baan verandert of een nieuwe functie inneemt.
Stap
Deel 1 van 3: Voorbereiden op een taakoverdracht
Stap 1. Nodig je baas uit om het overdrachtsplan te bespreken
Maak een afspraak met je baas om in detail te bespreken wat je moet doen tijdens de overgang. Afhankelijk van je baan en de leiderschapsstijl van je baas, kan hij of zij je vragen om veel bij te dragen tijdens de overdracht, bijvoorbeeld als je wordt gevraagd om een vervangende medewerker voor een paar dagen of een paar weken les te geven of op te leiden.
- Meestal moet u documenten opstellen als bewijs van formele oplevering.
- Bespreek dit plan met je baas. Vraag hoeveel hij of zij hoopt bij te dragen en wat u prioriteit moet geven tijdens de overgang.
Stap 2. Stel het overdrachtsdocument op
Nadat u de verwachtingen van de baas tot in detail kent, stelt u een conceptoverdrachtsdocument op. Dit document helpt u niet alleen om u voor te bereiden, maar bevat ook taken en informatie die tijdens de overgang moeten worden ingeleverd. Op het opleveringsdocument moeten de volgende zaken worden vermeld:
- Gedetailleerde informatie over dagelijkse activiteiten, werk en werkprioriteiten.
- Een beschrijving van de belangrijke dingen die u moet doen en de verantwoordelijkheden die in uw huidige functie moeten worden vervuld.
- Wat wordt er verwacht van de persoon die jou gaat vervangen.
- De lijst bevat belangrijke bestanden die moeten worden ingediend, zoals een overeenkomst of werkprogramma.
Stap 3. Voltooi onvoltooide taken
Als u onmiddellijk van baan moet veranderen, probeer dan al het onderhanden werk af te ronden. Naast het geven van voldoening uit deze prestatie, help je ook anderen om hun werk helemaal opnieuw te beginnen. Op deze manier kunt u een positieve indruk achterlaten en een goede reputatie opbouwen.
- Hoe moeilijk het ook is, werk harder als er een taak is die de deadline nadert.
- Het voltooien van een nieuwe taak die een deadline nadert, kan erg moeilijk zijn voor mensen die de fijne kneepjes nog niet begrijpen.
Stap 4. Praat met collega's
Maak voordat de overgangsperiode begint tijd vrij om met uw collega's het overdrachtsplan te bespreken en te vragen wat uw prioriteiten zijn. Als er een nieuw probleem is waarvan u niet op de hoogte bent, maak dan van deze gelegenheid gebruik om informatie te zoeken en een oplossing te vinden.
- Nieuwe problemen hebben meestal niet veel impact voorafgaand aan een verhuizing, maar ze kunnen worden doorgegeven aan de persoon die u zal vervangen als u er al van op de hoogte bent.
- Maak van deze gelegenheid gebruik om uw plannen en verhuisdatums met collega's te delen. Informeer hen ook over de overgangsperiode zodat ze zich kunnen voorbereiden.
- U moet uw collega's op de hoogte stellen van uw verhuisplannen, aangezien de arbeidsproductiviteit tijdens de overgangsperiode vaak afneemt.
Stap 5. Bereid een formeel overdrachtsdocument schriftelijk voor
De laatste stap in de voorbereiding op de overgangsperiode is het opstellen van een formeel overdrachtsdocument. Maak bij het opstellen van een concept een lijst van alle belangrijke informatie, leg deze uit en bespreek deze vervolgens met de leidinggevenden en het management op wie dit plan gevolgen zal hebben. Vul de overdrachtspapieren in en stuur deze enkele dagen voordat hij aan het werk gaat naar uw opvolger. De inhoud kan per opdracht verschillen, maar het opleveringsdocument dient in ieder geval het volgende te bevatten:
- Lijst met taken en werkschema.
- Informatie over werk in uitvoering.
- De kalender bevat de geplande activiteiten en deadlines.
- Trefwoordinformatie en inlogprocedures.
- Lijst met contacten met betrekking tot werk.
- Gids voor toegang tot bestanden en mappen op een computer.
Deel 2 van 3: Door de overgang gaan
Stap 1. Neem zoveel mogelijk tijd
Nadat de werknemer die u heeft vervangen, is gaan werken, bent u mogelijk niet verhuisd en bent u gevraagd hem te vergezellen totdat hij zijn werk begrijpt. De lengte van de overgangsperiode is onzeker, het kan dagen of weken zijn. Hoe meer tijd u uzelf echter geeft, hoe meer informatie u kunt overbrengen.
Om ervoor te zorgen dat u volledige informatie verstrekt en dat er niets wordt gemist, moet u uw vervanger betrekken bij een verscheidenheid aan dagelijkse activiteiten
Stap 2. Dien belangrijke documenten direct in
Tijdens de overgangsperiode moet u belangrijke gegevens en documenten persoonlijk overhandigen. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat belangrijke dingen goed worden gedaan en prioriteiten duidelijk worden gedefinieerd. Bovendien hebben jullie twee nog tijd om informatie te bespreken die verder moet worden besproken voordat je verhuist.
- Maak van deze gelegenheid gebruik om hem belangrijke informatie uit te leggen en hij kan heel nuttige dingen vragen om een goede overdracht te doen.
- Neem bij het bespreken de tijd om een overzicht te geven van de werksituatie en leg de context van het gesprek uit, zodat er geen informatie wordt gemist.
Stap 3. Doe een poging om hulp te bieden
Als jullie allebei nog steeds op hetzelfde kantoor werken, wees dan ondersteunend en proactief. Als er een probleem is, bied dan hulp door de oorzaak op te sporen en samen naar een oplossing te zoeken. Nieuwe medewerkers voelen zich de eerste dagen meestal ongemakkelijk of ongemakkelijk en zullen u niet lastig vallen met vragen.
- Maak duidelijk dat je beschikbaar bent om ondersteuning en hulp te bieden als dat nodig is.
- Zo kunnen jullie elkaar ondersteunen bij het vervullen van verantwoordelijkheden tijdens de transitie.
Stap 4. Houd een laatste vergadering om de overdracht te bespreken
Voordat u verder gaat en een volledige overdracht doet, moet u een ontmoeting hebben met de persoon die u zal vervangen. Vraag hem om vragen voor te bereiden en aantekeningen te maken van dingen waarmee hij te maken heeft gehad. Deze bijeenkomst is een goede gelegenheid om ervoor te zorgen dat hij zijn rol en verantwoordelijkheden begrijpt.
- Alle zaken die nadere toelichting behoeven, kunnen in de vergadering worden besproken.
- Overweeg, afhankelijk van waar je werkt, of je je baas wel of niet voor een vergadering wilt uitnodigen.
- U moet uw baas vertellen wanneer en waar de vergadering zal plaatsvinden. Vraag hem of hij suggesties of informatie heeft die hij wil delen.
Deel 3 van 3: Een langetermijnontwikkelingsplan opstellen
Stap 1. Beschrijf de ondersteuning en training die het bedrijf biedt
Toon bij de overdracht de bereidheid om bij te dragen door de beste kans op succes voor anderen te openen. In plaats van alleen taken en werk op te geven, geef je vervangingsadvies zodat hij zich professioneel kan ontwikkelen en steun aan zijn voormalige baas zodat hij altijd gezond en succesvol op het werk is.
- Verstrek baanrelevante opleidingsprogramma-informatie.
- Als je begint te werken, heb je misschien een opleiding gevolgd om je kennis aan te passen en te vergroten.
- Vergeet niet deze informatie door te geven aan de persoon die uw werk voortzet en moedig hem of haar aan om van de gelegenheid gebruik te maken.
Stap 2. Negeer de werkcultuur niet
Als je nog enige tijd tijd hebt om samen te werken met de persoon die jouw plaats inneemt, focus je dan niet alleen op de technische aspecten van het werk. Elk kantoor heeft een unieke werkomgeving en cultuur die voor nieuwkomers overweldigend of verwarrend kan zijn. Neem de tijd om dingen en feitelijke kantoorsituaties uit te leggen.
- Neem hem mee door het kantoor en stel hem voor aan alle medewerkers.
- De rollen en verantwoordelijkheden van nieuwe en bestaande medewerkers uitleggen.
- Als hij als nieuwe medewerker andere taken krijgt of zijn verantwoordelijkheden en werkprioriteiten op verschillende dingen zijn gericht, zorg er dan voor dat de oude medewerker dit begrijpt.
Stap 3. Geef gedetailleerde contactgegevens op
Als u een nieuwe medewerker wilt helpen, vertel hem dan hoe hij contact met u kan opnemen en laat hem weten dat hij contact met u kan opnemen als hij een ernstig probleem heeft of informatie nodig heeft. Niet iedereen is echter bereid om te helpen nadat ze van baan zijn veranderd of een nieuwe functie hebben ingenomen. Dit wordt meestal beïnvloed door relaties met voormalige superieuren.
- Vaak kunnen problemen eenvoudig worden opgelost door via e-mail te communiceren.
- Zelfs als je bent verhuisd, zal bereid zijn om te helpen een goede indruk maken en je reputatie verbeteren.
