Ben je ooit vastgelopen in een telefoongesprek dat eindeloos leek? Dus, wat moet er worden gedaan om het gesprek op een beleefde manier te beëindigen? Als die vraag in je opkomt, probeer dan dit artikel te lezen om een telefoongesprek beleefd te beëindigen om positieve relaties te onderhouden met degenen die het dichtst bij je staan!
Stap
Deel 1 van 3: De intensiteit van gesprekken verminderen
Stap 1. Concentreer u op het gesprek dat voor u ligt
Zorg er tegen het einde van het gesprek voor dat je de andere persoon niet "uitnodigt" om je iets anders te vertellen. Zelfs als je bijvoorbeeld oprecht geïnteresseerd bent in het onderwerp dat hij ter sprake brengt, stel dan geen vragen die hem uitnodigen om door te gaan.
- Als je moeder bijvoorbeeld een hele hete roddel vertelt, stel dan geen open vragen als: "Waar heb je dat van gehoord?" Reageer in plaats daarvan op het verhaal met een uitspraak als: "Je kunt de woorden van andere mensen niet gemakkelijk geloven, ah." Uitspraken zijn handig om het gesprek af te sluiten en u te helpen over te gaan naar andere, belangrijkere onderwerpen om over te praten.
- Als de persoon uw zakenpartner is en de situatie vereist dat u het gesprek weer op de rails krijgt, probeer dan op zijn of haar woorden te reageren met uitspraken die aangeven dat de dingen die hij of zij zojuist heeft gezegd ook belangrijk voor u zijn. Breng dan meteen een nieuw onderwerp ter sprake. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Bedankt voor het ter sprake brengen van het salarisprobleem, oké? Hierna zal ik direct doorgeven aan de manager van het bedrijf. Oh ja, ik wilde het hebben over de voortgang van je kwartaalrapportage.”
Stap 2. Wacht tot er een pauze in het gesprek verschijnt
In feite zal het hele gesprek ongetwijfeld worden getint met pauzes. Wanneer de andere persoon stopt met praten, gebruik dan de pauze om aan te geven dat je het gesprek onmiddellijk moet beëindigen.
Zorg ervoor dat jij niet degene bent die voor de pauze zorgt. Als de situatie omkeert, wordt gevreesd dat de persoon je een nieuw verhaal gaat vertellen. Als dat echter het geval is, laat dan gewoon weten dat je graag met ze wilt chatten en dat je weer contact met ze zult opnemen, maar dat je het gesprek nu moet beëindigen. Verleng je afscheid niet
Stap 3. Onderbreek de woorden
Hoewel dit gedrag vaak als respectloos wordt beschouwd, is het een feit dat je iemands woorden ook op een beleefde manier kunt onderbreken!
- Gebruik deze methode alleen als de situatie urgent is en er geen andere manier is om het te proberen. Vergeet daarna niet je excuses te delen! U kunt zijn woorden bijvoorbeeld onderbreken wanneer er een noodsituatie is die op dat moment moet worden aangepakt. Daarnaast kunt u deze methode ook toepassen als u vooraf een bepaalde tijdslimiet heeft doorgegeven.
- U communiceert bijvoorbeeld met een zakenrelatie wanneer iemand plotseling de kamer binnenkomt en u eraan herinnert om een vergadering bij te wonen. Presenteer de situatie aan de andere persoon en leg uit dat je weer contact met hem of haar zult opnemen om eventuele onvoltooide discussies op te lossen.
- Als je met een noodsituatie wordt geconfronteerd, zeg dan gewoon: "Sorry dat ik je stoor, maar mijn hond heeft net overgegeven en ik moet hem laten controleren."
- Als je van tevoren een specifieke tijdslimiet hebt genoemd, herinner de andere persoon dan door te zeggen: "Sorry dat ik erin duik, maar mijn pauze is voorbij en ik moet weer aan het werk."
Stap 4. Bepaal de tijdslimiet die je hebt
Als de tijdslimiet vanaf het begin is vermeld, zullen uw inspanningen om het gesprek te beëindigen de situatie niet ongemakkelijk of onaangenaam maken. Stel in het begin dat je maar 5 of 10 minuten hebt om te chatten. Als hij een vraag moet stellen of iets belangrijks moet zeggen, kan het kennen van die grenzen hem helpen zich te concentreren op de onderwerpen die er echt toe doen.
- Daarnaast kunnen tijdslimieten je ook overbruggen naar het laatste onderwerp of de laatste vraag. Nadat de persoon heeft gereageerd, bedank je en beëindig je het gesprek onmiddellijk.
- Als die persoon uw zakenpartner is, kan het stellen van een tijdslimiet beide partijen helpen bij het prioriteren van de belangrijkste onderwerpen. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik heb maar 5 minuten voor mijn volgende vergadering, maar ik moet u vragen hoe uw kwartaalverslag vordert." Na het horen van zijn reactie, bedank hem en laat hem weten dat hij het rapport in de nabije toekomst moet indienen.
Deel 2 van 3: Het gesprek beëindigen
Stap 1. Spreek je verontschuldiging uit
Als je het gesprek abrupt moet beëindigen, zeg dan sorry. Leg uit dat je het gesprek ook niet wilt beëindigen, maar dat je moet omdat er een belangrijke situatie is die moet worden aangepakt.
Stap 2. Laat zien dat je het gesprek leuk vond
Maak duidelijk dat je zijn telefoon waardeert en dat het een plezier was om met hem te chatten. Op deze manier zal hij beseffen dat zijn bestaan echt belangrijk voor je is.
Stap 3. Plan je volgende chat
Als de persoon een goede vriend of familielid is, kan het plannen van de volgende chat je helpen het gesprek sneller te beëindigen. Waarom is dat? Door dit te doen, weet de persoon dat het onderwerp waarover hij wil praten in de nabije toekomst kan worden gedeeld. Met andere woorden, hij had niet de behoefte om alles in één keer over te brengen.
- Vraag niet om een goed moment om hem terug te bellen, zodat het gesprek niet voortduurt. Laat ze in plaats daarvan weten dat je via e-mail of sms contact met ze opneemt om te vragen naar hun vrije tijd.
- Als je geen specifieke tijd hebt gevonden, probeer dan een dubbelzinnig tijdsbijwoord aan te bevelen. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik bel je deze week of dit weekend weer, oké?"
- Als je vaak genoeg met de persoon praat, probeer dan te zeggen: "We praten later, oké?" Dit geeft aan dat de relatie tussen jullie twee niet zal worden verbroken zonder dat je jezelf tot een bepaalde tijd hoeft te beperken.
Stap 4. Beveel alternatieve manieren aan om met hem te communiceren
Als je niet van chatten via de telefoon houdt, probeer dan een ander communicatiekanaal aan te bevelen, zoals Skype, sms of e-mail.
- Als de persoon een zakenpartner is, laat hem dan weten dat u sneller kunt reageren via e-mail in plaats van telefonisch. Probeer die communicatielijn te starten door als eerste de e-mail te verzenden. Ga in de e-mail verder met wat u aan de telefoon besprak en moedig hem aan om via e-mail te reageren.
- Soms kunnen telefoongesprekken langer duren omdat de andere persoon de behoefte voelt om alle informatie te delen die u niet meer wist sinds uw laatste gesprek. Probeer daarom de communicatie via sociale media (zoals Facebook), sms-berichten of e-mail in stand te houden, zodat hij zich niet belast voelt door het hele verhaal aan de telefoon.
- Vertel de persoon dat u de dingen die aan de telefoon zijn besproken, via e-mail of sms zult verzenden. Hoewel het gesprek niet meteen eindigt, kun je het in ieder geval naar het gewenste tempo sturen. Het verzenden van sms-berichten of e-mails is immers een geavanceerde manier van communiceren die steeds populairder is geworden, weet u!
Deel 3 van 3: Het juiste plan maken
Stap 1. Bel hem midden in zijn activiteit
Als je weet dat de persoon met wie je praat erg spraakzaam is, probeer hem dan te bellen tussen geplande vergaderingen, belangrijke activiteiten of andere activiteiten door. Zeg dan dat je maar 10 minuten hebt om te chatten, maar echt ergens over moet praten. Door vroeg in het gesprek een tijdslimiet in te voeren, kan hij uw situatie beter begrijpen.
Vaak proberen mensen die veel praten je "nog iets anders" te vertellen wanneer je het gesprek probeert te beëindigen. Als je vanaf het begin duidelijk hebt gemaakt dat je maar 10 minuten hebt, zal het hem helpen om eerst de belangrijke onderwerpen te prioriteren
Stap 2. Denk aan de drukte
Probeer informatie te vinden over de dagelijkse routine van de persoon. Als je weet dat hij op een bepaalde tijd aan het eten is en weinig tijd heeft om te kletsen, probeer hem dan op dat moment te bellen. Je kunt hem bijvoorbeeld bellen tijdens de lunch of vlak voordat hij gaat eten. Zo ligt de last van het snel beëindigen van het gesprek niet langer op jouw schouders, maar op zijn schouders.
Laat zien dat je om zijn drukke leven geeft. Als je haar belt, zeg dan: "Ik weet dat je gaat lunchen, maar ik moet over een paar dingen praten als je tijd hebt."
Stap 3. Bel hem terug
Als hij belt terwijl je urenlang geen tijd hebt om te kletsen, neem dan niet op! Zorg er echter voor dat je dezelfde dag weer contact met hem opneemt, zodat hij zich niet afgewezen of gemeden voelt.
- Leg eerlijk uit waarom je de telefoon niet kunt opnemen. U werkt bijvoorbeeld aan een belangrijk project, traint in de sportschool of voltooit een academische opdracht. Excuses ook voor het missen van de oproep.
- Als je genoeg vrije tijd hebt om te chatten, bel dan terug zodat de persoon het niet verkeerd begrijpt. Om te laten zien dat je het waardeert en geeft om wat hij hem probeert te vertellen via de telefoon, bel hem terug en geef hem deze keer je volledige aandacht.
- Als je je realiseert dat je die dag niet veel vrije tijd zult hebben, negeer dan de telefoon niet. Vraag hem eerst waarom hij je heeft gebeld. De kans is groot dat hij zeer belangrijke informatie heeft die hij aan u moet doorgeven. Als hij dan zegt dat hij alleen maar wil kletsen, laat hem dan weten dat je ergens mee bezig bent en dat je de hele dag bezig zult blijven. Vraag dan of je hem terug kunt bellen als de haast voorbij is.
Stap 4. Schrijf de dingen op die je wilt behandelen
Als je iemand moet bellen die om een bepaalde reden veel praat, probeer die redenen dan van tevoren op te schrijven, zodat het gesprek niet uit de pas loopt.
Als u deze methode toepast, wordt u herinnerd aan echt belangrijke onderwerpen wanneer het gesprek van de baan begint te raken. Probeer indien mogelijk de woorden van de ander te relateren aan het onderwerp waarover je hebt geschreven om de stroom terug te krijgen: "Oh, ik herinner me dat ik je vertelde wat er gisteren gebeurde!"
Tips
- Eerlijk zijn is altijd de beste manier van handelen. Als je dezelfde excuses blijft geven, zal de andere persoon zich niet gewaardeerd of zelfs schuldig voelen omdat hij denkt dat hij iets heeft gedaan om je te beledigen.
- Wees beleefd en assertief. Als hij uw weigering om verder te praten negeert, herhaal dan gerust uw wens om het gesprek te beëindigen.
Waarschuwing
- Wees gevoeliger voor de behoeften van anderen. De kans is groot dat de extra tijd aan de telefoon om te chatten met iemand die een luisteraar nodig heeft, veel belangrijker is dan alles wat je op dat moment wilt doen.
- Maak geen onzinnige excuses (zoals: "Oh, ik moet deze taart nu opeten", of "Het spijt me, ik moet mijn haar wassen"). Dergelijke excuses zullen de andere persoon alleen maar geïrriteerd maken!
