Er zijn momenten waarop u een belangrijk telefoontje moet plegen, misschien om iemand te vragen iets te ontmoeten of iets op de markt te brengen. Als je niet gewend bent om aan de telefoon te praten, kan het moeilijk zijn om een gesprek te beginnen. De sleutel tot een succesvol telefoongesprek is ervoor te zorgen dat beide partijen zich op hun gemak voelen om een gemakkelijk gesprek te kunnen voeren.
Stap
Deel 1 van 3: Een plan maken
Stap 1. Bepaal wat je doel is
Voordat u de hoorn oppakt, moet u weten waarvoor deze dient. Als u bijvoorbeeld iemand belt die u leuk vindt, kan het doel zijn om hen te vragen u te ontmoeten. Bij zakelijke telefonie is het doel om goederen of diensten te verkopen. Bedenk wat je van het gesprek verwacht.
- Probeer je doelen specifiek te houden. Zo ben je beter voorbereid.
- In sommige gevallen kan het doel van een telefoongesprek meer algemeen zijn. Bijvoorbeeld een bedrijf bellen om te informeren naar hun diensten zonder te weten waar u echt in geïnteresseerd bent. De informatie die u later krijgt, helpt bepalen wat u nodig heeft of wilt.
Stap 2. Weet met wie je gaat praten
Als u een specifieke persoon belt die u niet kent, probeer dan eerst hun achtergrond te achterhalen. Zo weet je ongeveer wat je van het gesprek kunt verwachten. Als u bijvoorbeeld met de CEO van een bedrijf wilt praten, kan hij het erg druk hebben en niet veel tijd hebben. Als je iemand belt die verlegen is, moet je misschien meer praten.
- Ga voor een zakelijke telefoon naar de website van het bedrijf waar de persoon die u wilt bellen werkt. Je zult de titel en misschien een biografie vinden die je een idee geeft.
- Vraag voor privégesprekken om de gegevens van een vriend die hem of haar ook kent.
Stap 3. Schrijf enkele gesprekspunten op
Als je eenmaal weet wat je wilt en wie je gaat bellen, is het een goed idee om wat aantekeningen te maken. U kunt opsommingstekens schrijven die ervoor zorgen dat uw vraag wordt gesteld. Met een lijst vergeet je nooit iets belangrijks.
- Mogelijk moet u ook het gesprek schetsen. Het schema moet misschien worden aangepast aan de reactie van de ander, maar het is eigenlijk een richtlijn als je nerveus bent.
- Bedenk hoe lang je gaat praten. Het is het beste om aan te nemen dat de tijd niet lang is. Concentreer u dus op het belangrijke onderwerp waarover u wilt praten.
Deel 2 van 3: Een gesprek beginnen
Stap 1. Zeg hallo en stel jezelf voor
Eerst moet je een begroeting zeggen, zoals "hallo" of "hoi". Veel mensen gebruiken tegenwoordig automatische ontvangers, maar je moet jezelf nog steeds voorstellen, tenzij de andere persoon aan de andere kant je bij naam begroet. Als je iemand belt die je goed kent, is het noemen van de naam voldoende. Geef in andere situaties meer informatie zodat de andere persoon u kan identificeren.
- Voor begroetingen kunt u ook "Goedemorgen", "Goedemiddag" of "Goedenavond" gebruiken.
- Vermeld op een zakelijke telefoon ook uw bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld: "Goedemorgen, ik ben Anisa Dewi van Mahkota Advertising."
- Voor privégesprekken met je geliefde, moet je misschien vermelden waar je hem of haar hebt ontmoet. Bijvoorbeeld: "Hallo, dit is Mahesa. We hebben elkaar vorige week in de sportschool ontmoet."
- Als je een vriend van een vriend belt, vermeld dan de naam van die vriend. Bijvoorbeeld: "Hallo, dit is Lisa. Ik ben Eriks vriend. Ik denk dat hij al zei dat ik zou bellen."
- Als je belt om te informeren naar een vacature, vermeld dan waar je de informatie vandaan hebt. Bijvoorbeeld: "Hallo, mijn naam is Nurani Rahman. Ik zou graag willen informeren naar de vacature die in de krant van gisteren stond.”
- Als u een bedrijf alleen om algemene informatie wilt vragen, hoeft u geen namen te noemen. U kunt gewoon zeggen: "Hallo, ik ben geïnteresseerd in de opslagservice die u aanbiedt."
Stap 2. Vraag of het nu een goed moment is om te praten
Als je wilt dat het telefoongesprek een succes wordt, zorg er dan voor dat de ander net zo gefocust is als jij. Daarom moet je hem vragen of hij tijd heeft voordat je het gesprek begint. Als het antwoord ja is, begin dan met praten. Als het antwoord bezet is of op het punt staat te vertrekken, zoek dan een ander tijdstip.
- Als hij niet klaar is om te praten wanneer hij wordt gebeld, stel dan een andere tijd in voordat je ophangt. Je kunt zeggen: 'Kan ik vanmiddag weer bellen? 3 uur misschien?"
- Als hij terug wil bellen, geef dan een dag en tijd op waarop je kunt. Zeg: "Ik kan morgenochtend praten. Misschien rond de 10?”
Stap 3. Begin met de beleefdheden
Als je belt om iets te vragen of te verkopen, kom dan niet meteen ter zake. De ander kan al snel zijn interesse verliezen. Probeer in plaats daarvan te beginnen met een introductie, zoals een praatje over het weer.
- Neem echter geen blad voor de mond. De ander kan ongeduldig worden.
- Als je de persoon kent met wie je praat, zeg dan iets persoonlijkers over een onderwerp dat hem of haar interesseert. Als hij bijvoorbeeld een voetbalfan is, zeg dan: "Er was gisteravond een Persebaya-wedstrijd, nietwaar?"
- Als je hem niet goed kent, kies dan voor algemene beleefdheden. Bijvoorbeeld: 'Het is de laatste tijd erg warm geweest. Het voelt alsof het droge seizoen vorig jaar niet zo heet was als dit.”
Stap 4. Bespreek de gesprekspunten
Zodra jij en de andere persoon meer op hun gemak en meer ontspannen zijn, ga je naar de kern van het gesprek. Spreek bondig en bondig, want je klinkt onzeker als je aan het ronddwalen bent.
- Terwijl u een indruk van vertrouwen wekt, moet u ervoor zorgen dat u beleefd bent als u de ander om iets vraagt.
- Als u te lang praat zonder te stoppen, kan de andere persoon niet meer opletten. Dus neem een pauze en vraag om feedback als je iets wilt zeggen.
- Eet of kauw geen kauwgom tijdens het praten. Het geluid dat het maakt zal de indruk wekken dat je niet serieus bent.
Deel 3 van 3: Instellingen maken
Stap 1. Zoek een rustige plek
Natuurlijk wil je dat het telefoongesprek goed afloopt. Creëer dus een omgeving die bevorderlijk is voor praten, op een rustige plek. Minimaliseer achtergrondgeluid, zodat u de andere persoon niet hoeft te vragen om te herhalen wat hij of zij zegt of te schreeuwen om hem te laten horen.
- De beste plek om te bellen is een lege kamer met een gesloten deur. U kunt gegarandeerd rustig praten.
- Als u in een openluchtkantoor moet bellen en de stemmen van collega's kunt horen, probeer dan te bellen wanneer het een beetje stil is op kantoor. Bijvoorbeeld tijdens een lunchpauze of aan het eind van de dag als alle anderen naar huis zijn.
- Vermijd waar mogelijk belangrijke telefoongesprekken op openbare plaatsen, zoals restaurants of winkels. Openbare plaatsen zijn meestal vol afleiding en te druk. Als je moet bellen als je buiten bent, zoek dan een rustige plek, zoals een steegje buiten de badkamer van een restaurant of een lege gang in een winkel.
Stap 2. Controleer het signaal
Tegenwoordig gebruiken veel mensen mobiele telefoons als hun primaire telefoon. Als dat het geval is, zorg er dan voor dat het signaal van je mobiele telefoon sterk is, zodat je zeker weet dat de geluidskwaliteit goed is. Zoek een plek met een sterk signaal. Als er geen signaal is, moet u mogelijk een vaste lijn gebruiken.
- De geluidskwaliteit van vaste telefoons is meestal beter dan die van mobiele telefoons. Dus als het absoluut noodzakelijk is, gebruik dan waar mogelijk een vaste lijn, vooral als je een slechthorende ouder gaat bellen.
- Als u een mobiele telefoon gebruikt, houdt u deze zo vast dat de ingebouwde microfoon uw stem zonder problemen oppikt. Bij belangrijke gesprekken mag geen luidspreker worden gebruikt.
Stap 3. Zorg dat je je op je gemak voelt
Zorg ervoor dat u zich volledig op het gesprek kunt concentreren voordat u begint te bellen. Bereid je bijvoorbeeld voor zodat je niet naar het toilet hoeft en zorg voor een drankje zodat je niet hoeft op te staan als je dorst hebt. Het is een goed idee om een tissue bij de hand te hebben voor het geval je moet niezen aan de telefoon.
Bepaal of u het prettiger vindt om zittend of staand te praten. Als je nerveus bent, kun je misschien kalmeren door een klein wandelingetje te maken
Tips
- Als je nerveus bent, heb je misschien wat oefening nodig. Laat een vriend of familielid optreden als de persoon die u belt.
- Als u mensen privé of in een sociale hoedanigheid belt, wilt u misschien beginnen met het verzenden van een bericht met de tekst: "Kunt u even aan de telefoon praten?" Hij is misschien ontvankelijker als hij weet dat je belt.
- Probeer een positieve houding te creëren. Zelfs als de persoon met wie je praat niet kan zien, zal glimlachen tijdens het praten ervoor zorgen dat je stem enthousiast en positief klinkt.
- Spreek de woorden correct uit. Probeer de ander zonder problemen te laten begrijpen wat je zegt.
- Let op de snelheid van je spraak. Woorden die te snel zijn, zijn soms moeilijk te vangen.
