In het begin lijkt het schrijven van een sollicitatiebrief misschien moeilijk, maar het is eigenlijk makkelijker dan je denkt. Werkrapporten worden meestal gebruikt om de voortgang van een bepaald project toe te lichten of om conclusies en aanbevelingen te geven over bepaalde kwesties op de werkplek. Om gemakkelijk een effectief werkrapport te schrijven, moet u eerst nadenken over uw doel, doelgroep, onderzoek en boodschap. Stel een rapport op met behulp van het bedrijfsrapportformaat. Breng wijzigingen aan zodat het rapport effectief wordt.
Stap
Deel 1 van 3: Een werkrapport plannen
Stap 1. Bepaal het doel en het onderwerp van het rapport
Soms wordt u gevraagd om een melding te doen. Het doel of onderwerp van het rapport zal hoogstwaarschijnlijk in het verzoek worden vermeld. Als je niet zeker bent over een doel of onderwerp, overweeg dan de boodschap die je aan je lezers wilt overbrengen. U kunt ook verduidelijken met uw leidinggevende of leidinggevende.
Uw doel kan bijvoorbeeld zijn om een zakelijk probleem te analyseren, de resultaten van een project waaraan u werkt toe te lichten of een supervisor een overzicht te geven van de voortgang van uw werk
Stap 2. Kies een toon en taal die bij de lezer passen
Houd rekening met de kennis van de lezer en de jargons die ze kennen. Als je een verslag schrijft, kun je jargon en professioneler taalgebruik gebruiken dan wanneer je voor het publiek schrijft.
- Wie gaat het rapport lezen? Overweeg eventuele lezers die uw rapport waarschijnlijk zullen gebruiken.
- Als uw lezerspubliek heterogeen is, schrijf dan de volledige informatie op voor de lezer die de minste kennis heeft van wat u schrijft. Gebruik echter koppen voor elke sectie, zodat beter opgeleide lezers informatie kunnen overslaan die zij niet nodig achten. U kunt ook specifieke secties schrijven om specifieke groepen lezers aan te spreken.
Stap 3. Verzamel gegevens en eventueel ondersteunend materiaal
Neem het materiaal op dat u hebt gebruikt als basis voor uw conclusies of aanbevelingen. U zult naar deze materialen verwijzen bij het opstellen van het rapport. Mogelijk moet u deze materialen ook in de bijlage bij het rapport opnemen. Hieronder staan de soorten materiaal die u kunt gebruiken bij het opstellen van een rapport:
- Financiële informatie
- Diagram
- Grafiek
- Statistische informatie
- Enquête
- Vragenlijst
- Resultaten van interviews met experts, collega's, klanten, etc.
Stap 4. Controleer uw voortgang als u een voortgangsrapport schrijft
Geef in plaats daarvan een overzicht van het werk dat je hebt gedaan, het werk dat je gaat doen en of het werk in overeenstemming is geweest met het oorspronkelijke doel. Zie het rapport als een antwoord op de vragen die mensen over uw project kunnen hebben. Hieronder staan de vragen die u in het rapport moet beantwoorden:
- Is de omvang van het werk veranderd?
- Welk werk heeft u gedaan sinds het laatste rapport?
- Wat voor werk ga je doen?
- Wordt uw project op tijd opgeleverd? Zo niet, waarom?
- Tegen welk probleem liep je aan en hoe heb je dat opgelost?
- Welke lessen heb jij deze maand geleerd?
Stap 5. Geef een overzicht van de informatie die u in het rapport moet opnemen
Schrijf een schets van uw idee als richtlijn. Ontwikkel bij het schetsen rapportkoppen om te helpen organiseren wat u gaat zeggen. Dit overzicht hoeft niet netjes of goed geschreven te zijn, omdat alleen jij het zult gebruiken.
- Over het algemeen begint het rapport met een toelichting op de resultaten, conclusies of aanbevelingen. Leg daarna uit hoe je tot die conclusie bent gekomen en zo mogelijk je manier van denken.
- Als u een controversiële conclusie of aanbeveling gaat maken, leg dan uw proces en redenering uit zodat de lezer de redenen achter uw conclusies en aanbevelingen begrijpt.
Deel 2 van 3: Een werkrapport opstellen
Stap 1. Gebruik een voorblad of titelpagina
De titelpagina dient op een aparte regel de naam van het rapport te bevatten, gevolgd door de datum van indiening. Schrijf op de derde regel de namen van alle auteurs van het rapport. Schrijf daarna de naam van de organisatie op de vierde regel.
- In sommige gevallen kunt u een begeleidende brief toevoegen waarin u uitlegt waarom u het rapport schrijft, wat erin staat en wat u vervolgens moet doen. Dit type brief wordt vaak gebruikt wanneer het schrijven van een rapport lang duurt of de auteur vindt dat de lezer extra uitleg nodig heeft voordat hij in het rapport duikt.
- Schrijf voor voortgangsrapporten uw naam, projectnaam, datum en rapportageperiode op de titelpagina. Schrijf ze op verschillende regels. U kunt elke regel labelen met woorden, zoals 'naam', 'projectnaam', 'datum' en 'rapportperiode'. U kunt ook informatie over deze dingen schrijven zonder labels.
- Vraag je baas of er specifieke aanbevelingen op het werkrapport staan. Deze aanbevelingen zijn de beste bron van materiaal voor het opstellen van rapporten.
Stap 2. Maak een samenvatting met belangrijke informatie
Voeg uw conclusies, motiveringen en aanbevelingen toe. De lezer zal de belangrijkste punten van het rapport begrijpen zonder het in zijn geheel te hoeven lezen. U hoeft niet te veel in detail te treden, maar de lezer moet de beschrijving van uw rapport begrijpen. De samenvatting moet een halve tot een pagina zijn.
- U hoeft niet het hele rapport samen te vatten. Concentreer u op de belangrijke ideeën in het rapport, zoals uw belangrijkste aanbeveling of conclusie.
- Als u een voortgangsrapport schrijft, kunt u dit gedeelte overslaan.
Stap 3. Maak een inhoudsopgave
Maak een lijst van alle sectiekoppen van het rapport en hun paginanummers. Deze lijst maakt het voor lezers gemakkelijker om uw rapport te gebruiken en de informatie te vinden die ze nodig hebben.
- Gebruik koppen en koppen voor elke sectie, zodat het rapport gemakkelijk te lezen is.
- Als u een voortgangsrapport schrijft, hoeft u meestal geen inhoudsopgave te maken, tenzij uw baas u dat vraagt. Voeg echter een titel en kop toe voor elke sectie om het rapport gemakkelijk leesbaar te maken.
Stap 4. Schrijf een inleiding om een idee te geven van uw rapport
Vertel de lezer waarom je het rapport hebt geschreven. Vat de context achter het rapport samen en leg uw doel uit. Geef in het rapport aan welke vragen je gaat beantwoorden of welke problemen je gaat oplossen. Beschrijf de reikwijdte en de organisatie van het rapport.
- De introductie hoeft niet lang te duren. Schrijf duidelijk en specifiek zodat lezers de context en het doel kennen zonder een te lange uitleg te hoeven lezen.
- Schrijf 2-4 alinea's voor de inleiding.
- Voor een voortgangsrapportage is een inleidend gedeelte van 1-2 alinea's voldoende. De inleiding moet uw project en doelstellingen samenvatten. U kunt ook het werk dat u hebt voltooid en uw volgende plannen vermelden.
Stap 5. Leg de door u genoemde resultaten of conclusies uit
Geef een overzicht van alle onderzoeken of evaluaties die u met betrekking tot het project hebt voltooid. Schrijf een discussie en interpretatie van de bevindingen en hun relatie tot het onderwerp van het rapport.
- Over het algemeen bestaat dit gedeelte uit een inleidende paragraaf en een lijst met uw conclusies.
- De conclusie kan als volgt worden geschreven: “1. De bevolking vergrijst, dus de gezondheidsrisico's van onze klanten nemen toe.”
- Als je een voortgangsrapportage schrijft, heb je geen resultaten of conclusies. Schrijf prestaties of werk op dat je na de introductie hebt voltooid. U kunt 2-4 alinea's voor deze sectie schrijven. Meestal is een lijst echter voldoende. Schrijf: "200.000.000 IDR opgehaald om festivaltenten te huren", "Een contract getekend met Party Planning Company om het festival te plannen" en "Een enquête gehouden onder 1500 inwoners om de publieke opinie te verzamelen."
Stap 6. Geef aanbevelingen voor toekomstige stappen
Aanbevelingen moeten uitleggen wat er in de toekomst zal gebeuren. Beschrijf welk probleem met uw oplossing kan worden opgelost en hoe dit verband houdt met de conclusie die u trekt. Noteer na het schrijven van de uitleg de aanbevelingen op nummer. Begin elke zin met een werkwoord. Maak een lijst met aanbevelingen en begin met de belangrijkste.
- U kunt bijvoorbeeld schrijven: "1. Geef cardiopulmonale reanimatietraining aan medewerkers.”
- Als je een voortgangsrapportage schrijft, maak dan een lijst met taken of doelen waar je de komende periode aan gaat werken/bereiken. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Zoek een leverancier voor het festival", "Bepaal het ontwerp van het festival" en "Bestel een promotieposter".
Stap 7. Bespreek het proces en het kader dat aan de conclusie ten grondslag ligt
Beschrijf de aanpak die u hebt gebruikt om het onderwerp, het probleem of het probleem te analyseren. Bekijk uw bevindingen en leg vervolgens uit hoe ze werden gebruikt als basis voor aanbevelingen. Verdeel de discussie in secties. Geef de secties een titel op basis van hun inhoud.
- Deze paragraaf bevat ook een langere bespreking van onderzoek en evaluatie.
- Dit zou de langste sectie in uw rapport moeten zijn.
- Als u een voortgangsrapport schrijft, kunt u dit gedeelte overslaan. Je kunt het vervangen door een sectie over knelpunten tijdens het werken aan een project en hoe deze te verhelpen. Je zou kunnen schrijven: “Veel inwoners sturen geen enquêtes terug omdat ze niet vooraf betaald zijn. Hierna zullen we prepaid portokosten toevoegen of een digitale enquête-optie bieden.”
Stap 8. Maak een lijst van de referenties die u hebt gebruikt om het rapport op te stellen
Referenties kunnen de vorm hebben van tijdschriftartikelen, nieuws, interviews, enquêtes, vragenlijsten, statistische bevindingen en andere gerelateerde informatie. Vermeld deze referenties aan het einde van het rapport. Geef het de titel 'Bibliografie'.
- Gebruik het APA-formaat in zakelijke rapporten, tenzij u wordt gevraagd om een specifieke citatiestijl te gebruiken.
- Sla deze stap over als u een voortgangsrapport voorbereidt.
Stap 9. Voeg bijlagen toe aan materialen zoals enquêtes, vragenlijsten of e-mails
Niet elk rapport vereist een bijlage. U kunt ze echter wel opnemen als u materiaal wilt verstrekken dat u hebt aangehaald of aanvullende informatie die hen zou kunnen helpen uw onderwerp of bevindingen gemakkelijker te begrijpen. Label elke bijlage met een andere letter.
- U kunt bijvoorbeeld "Bijlage A", "Bijlage B" en "Bijlage C" hebben.
- Als u een voortgangsrapport schrijft, hoeft u deze sectie niet op te nemen.
Stap 10. Schrijf een korte conclusie waarin je al je bevindingen of vorderingen samenvat
U hoeft misschien geen conclusie te schrijven, maar een conclusie kan uw inspanningen benadrukken. Maak een conclusie van 3-4 zinnen om alle informatie die je in het rapport hebt gepresenteerd samen te vatten.
Je zou kunnen schrijven: "Het planningsproject voor het kunstfestival is uitgevoerd zoals gepland. We hebben 90% van de planningsactiviteiten voltooid en zijn overgegaan op het inkoopproces van materialen. Momenteel ondervindt het project geen obstakels, maar we zullen eventuele problemen in de toekomst aanpakken.”
Deel 3 van 3: Effectieve rapporten schrijven
Stap 1. Gebruik een duidelijke titel om het rapport gebruiksvriendelijk te maken
Maak de titel duidelijk en niet uitgebreid. Door naar de titel te kijken, zou de lezer meteen moeten begrijpen waar uw rapport over gaat.
- De titels die u mogelijk nodig hebt, zijn: Inleiding, Werk voltooid, Doelstelling voor volgende periode, Belemmeringen en oplossingen en Conclusie.
- Maak een titel die overeenkomt met de informatie in het rapport.
- Voor voortgangsrapporten zijn uw lezers waarschijnlijk supervisors, teams of klanten.
Stap 2. Gebruik eenvoudige, duidelijke taal om ideeën over te brengen
Werkverslagen vereisen geen ingewikkelde woorden en bloemrijke zinnen. U hoeft alleen de belangrijke punten aan de lezer over te brengen. Breng ideeën over met de eenvoudigst mogelijke woorden en kom tot de kern van het idee.
Schrijf "Inkomsten stegen met 50% in het vierde kwartaal", in plaats van "De inkomsten stegen met 50% en maakten de winst in het vierde kwartaal briljant."
Stap 3. Gebruik beknopte teksten om uw rapport kort te houden
Te lang schrijven is gewoon tijdverspilling voor jou en de lezer. Elimineer onnodige woorden en kom direct ter zake van uw verklaring.
- Sommige werkverslagen zijn natuurlijk lang omdat ze veel informatie bevatten. De manier waarop u het schrijft, moet echter beknopt blijven.
- Het is beter om te schrijven: "De omzet steeg in het laatste kwartaal nadat het personeel aan telefoonmarketing deed," in plaats van: "De inkomsten stegen sterk in het laatste kwartaal toen ons getalenteerde en toegewijde verkoopteam potentiële klanten via de telefoon op de markt bracht om ze te laten kopen. producten."
Stap 4. Presenteer ideeën in objectieve en emotieloze taal
Schrijf de feiten op en laat de lezers hun eigen conclusies trekken op basis van een objectief standpunt. U kunt aanbevelingen doen over hoe u met een bepaalde kwestie om moet gaan, maar probeer niet de emoties van de lezer op te wekken om ze te overtuigen. Laat lezers ideeën en beslissingen bouwen op basis van een objectief perspectief.
In plaats van te schrijven: "Ongelukkig personeel heeft meestal geen moreel, dus het kantoor voelt als een zielloze machine", zou u kunnen schrijven: "Personeel met een relatief lage productiviteit zegt dat ze zich ongelukkig voelen."
Stap 5. Gebruik geen informele taal en de woorden 'ik' of 'ik
Als u alleen aan het project werkt, kunt u het woord 'ik' misschien in een voortgangsrapport gebruiken. Gebruik anders het woord 'ik' of zeer informele woorden niet in taakrapporten. U kunt echter het woord "jij" gebruiken wanneer u bepaalde zinnen naar uw doelgroep verwijst.
Gebruik professionele taal in rapporten
Stap 6. Lees het rapport opnieuw om er zeker van te zijn dat er geen fouten zijn
Grammatica- en spelfouten verminderen de reputatie van de professionaliteit van het rapport. Lees het opnieuw om er zeker van te zijn dat er geen spelfouten, slechte zinnen of onjuiste woordkeuzes zijn. Het zou beter zijn als u het rapport twee keer zou kunnen herlezen.
- Vraag indien mogelijk iemand anders om het rapport te lezen, want het kan soms moeilijk zijn om fouten in jezelf te vinden.
- Als je tijd hebt, laat het rapport dan 24 uur liggen voordat je het opnieuw leest.
Tips
- Gebruik het na het schrijven van het eerste werkrapport als sjabloon voor volgende rapporten.
- Uw werkplek heeft mogelijk een werkrapportsjabloon. Vraag je leidinggevende of je het kantoorsjabloon mag gebruiken.
- Als u dit kunt doen, gebruik dan het bestaande functierapportformaat van de organisatie waarvoor u werkt. Controleer bestanden op kantoor of vraag een leidinggevende of collega om een kopie van het rapport.
