Wanneer u een vergadering plant, moet u alle relevante informatie duidelijk en beknopt communiceren. U dient een omschrijving te geven van het tijdstip, de plaats en het onderwerp van gesprek. Mogelijk moet u ook aantekeningen maken als er voorbereidingen of materialen nodig zijn voor de vergadering. Het maakt niet uit welk medium je gebruikt, e-mail of Outlook-app, zorg ervoor dat belangrijke informatie wordt doorgegeven, zodat alle genodigden het weten en kunnen voorspellen waar ze mee te maken hebben.
Stap
Methode 1 van 3: Sterke onderwerpen schrijven
Stap 1. Schrijf een kort, relevant onderwerp met de datum en het onderwerp van de bijeenkomst
Door deze dingen in het onderwerpvak te schrijven, kunnen de genodigden de tijd en het onderwerp van de vergadering begrijpen zonder de e-mail te hoeven openen. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Vergadering 01/03: nieuwe rapportagerichtlijnen."
Waarschuwing:
Als u geen onderwerp voor een vergadering schrijft, kunnen mensen antwoorden met de vraag of de vergadering relevant is voor hun afdeling of dat ze aanwezig moeten zijn. Zorg er dus voor dat je het onderwerp van de bijeenkomst opschrijft!
Stap 2. Vraag een bevestiging van aanwezigheid aan in het vak onderwerp
Als je moet weten wie er komt, vraag dan om bevestiging in het onderwerpveld. Op die manier weten lezers dat ze zo snel mogelijk moeten reageren, zelfs als ze de e-mail niet hebben geopend. U kunt schrijven: "Vrijdag 10/06 HR-vergadering, bevestig dit alstublieft snel."
U kunt ook schrijven: "Reageer alstublieft: HR-vergadering 10/06."
Stap 3. Als de vergadering dringend is, schrijf deze dan in het onderwerpvak
Als het onderwerp van de vergadering urgent is of een snelle beslissing vereist, zodat de vergadering onmiddellijk moet plaatsvinden, plaats dan een noodmarkering in het onderwerpvak. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Noodvergadering maandag 31/02: cyberbeveiliging."
Het is erg belangrijk om het onderwerp van de bijeenkomst uit te leggen, zodat de lezer kan raden wat er zal worden besproken
Stap 4. Schrijf op of de bijeenkomst verplicht is of slechts een suggestie
Als je voor een groot bedrijf werkt, is de aanwezigheid van bepaalde mensen misschien niet altijd nodig. Schrijf de relevante afdelingen in het vak onderwerp of laat hen weten of ze moeten komen. U kunt bijvoorbeeld 'Verplichte marketingbijeenkomst 6/10' schrijven.
Als de lezer niet verplicht is om aanwezig te zijn, kunt u schrijven: "Het wordt aanbevolen om de 10/6-bijeenkomst over efficiënte marketingtactieken bij te wonen."
Stap 5. Gebruik volledige woorden in het vak onderwerp om verwarring te voorkomen
Afkortingen lijken misschien efficiënt, maar zijn in werkelijkheid minder specifiek dan volledige woorden en kunnen tot verwarring leiden. "KK" kan bijvoorbeeld "Familiekaart" of "Creditcard" betekenen, afhankelijk van wie uw persoonlijke taal wel of niet begrijpt.
U kunt echter veelgebruikte afkortingen gebruiken, zoals "RSVP", "HR" en "KTP"
Methode 2 van 3: E-mailinhoud schrijven
Stap 1. Schrijf een vriendelijke, korte introductie en korte notities
Jezelf voorstellen is nodig als je voor een groot bedrijf werkt of als je niet iedereen kent. In deze korte introductie geeft u aan of er documenten of materialen zijn die moeten worden ingevuld/meegebracht naar de vergadering.
Maak een vriendelijke of functie-relevante introductie. Bijvoorbeeld: "Hallo, Tim! Ik kan niet wachten tot het nieuwe programma volgende week van start gaat!”
Tip:
Herinner lezers eraan of ze een specifieke taak moeten voltooien of iets naar een vergadering moeten brengen. Bijvoorbeeld: "Vergeet niet om 4 papieren exemplaren van uw lijst met contactpersonen van leveranciers mee te nemen."
Stap 2. Schrijf de datum en tijd op een aparte regel zodat deze opvalt
Dit is belangrijke informatie voor de genodigden. Maak het dus duidelijk en onderscheid je van de andere zinnen eromheen. Ruimte twee regels erboven en eronder of schrijf het vetgedrukt.
- Voorbeeld: “6 oktober 2020, 10.30 - 11.45 uur WIB”
- Als de vergadering online plaatsvindt, geef dan tijdzone-informatie op zodat mensen in verschillende tijdzones niet achterop raken door miscommunicatie. U kunt bijvoorbeeld schrijven: “6 oktober 2020, 10.30 - 11.45 uur WIB (GMT+8)”
Stap 3. Schrijf de locatie achter de datum en tijd
Zorg ervoor dat de locatie ook prominent wordt vermeld, zoals de datum en tijd, vooral als de vergadering op een nieuwe locatie wordt gehouden, moeilijk te vinden is, of als u weet dat sommige genodigden niet bekend zijn met de locatie. Geef voor virtuele vergaderingen (via live forums of videochat) een directe link voor genodigden om gemakkelijk toegang te krijgen tot het forum of de videolink.
Wees zo gedetailleerd mogelijk bij het geven van aanwijzingen. Voorbeeld: “Kom alstublieft naar vergaderruimte 592 in het Sasana Widya Sarwono-gebouw (Jalan Gatot Subroto nr. 10). Kamer 592 bevindt zich op de 2e verdieping van het gebouw. Je moet dus de lift nemen vanaf de begane grond, stoppen op de 12e verdieping en de lift aan de zuidkant van het gebouw (aan je linkerhand) gebruiken om naar de 59e verdieping te gaan.”
Stap 4. Deel het doel van de bijeenkomst
Breng de genodigde op de hoogte van het doel van de vergadering. Door een korte agenda te vertellen, zullen genodigden begrijpen welke taken ze vooraf moeten voltooien. U kunt het onderwerp een naam geven (zoals "Cyberbeveiligingsupdate") of u kunt het volgende plannen:
- 10.30 - 10.45 Verstrek de laatste projectstatusinformatie
- 10.45 - 11.10 Vergelijk en kies fatsoenlijke aanbiedingen
- 11.10 - 11.30 Brainstorm en lanceer doelen
Stap 5. Controleer de e-mail nogmaals op grammaticale of informatieve fouten
Het belangrijkste om te controleren is de datum, tijd en locatie van de vergadering. Zorg ervoor dat deze drie dingen correct zijn! U kunt ook de inleiding, agenda of andere opmerkingen die u heeft toegevoegd, opnieuw lezen om er zeker van te zijn dat u alle vereiste informatie hebt verstrekt.
Lees hardop om ervoor te zorgen dat uw schrijven duidelijk en beknopt is voordat u een e-mail verzendt
Methode 3 van 3: Outlook of de geïntegreerde agenda-app gebruiken
Stap 1. Klik op "Nieuwe vergadering" in het startmenu in Outlook
Als uw bedrijf een communicatiedatabase met een geïntegreerde agenda gebruikt, zoals Outlook, kunt u deze gebruiken om vergaderingen te plannen. Dit medium is over het algemeen het communicatiekanaal dat wordt gekozen door de mensen met wie u werkt.
Als uw bedrijf Outlook of een vergelijkbare service niet gebruikt, gebruikt u het e-mailadres van uw bureau om uitnodigingen te versturen
Stap 2. Selecteer de tijd en datum in het venster "Scheduling Assistant"
Nadat u een nieuwe vergadering hebt gemaakt, verschijnt er een agendavenster. Klik op "Planningsassistent" en markeer de beschikbare tijd en datum voor de vergadering.
Zorg ervoor dat u het juiste moment kiest voor de genodigden. Afhankelijk van de toepassing van het bedrijf, moet u mogelijk uw weergave-instellingen wijzigen zodat het schema van iedereen (en dat van u) op het scherm verschijnt
Stap 3. Voeg genodigden toe door hun naam te typen of het adresboek te gebruiken
Klik op het tekstvak om de naam handmatig in te voeren of blader door het adresboek en selecteer de naam van een genodigde in de lijst. Gebruik de functie “Scheduling Assistant” om de beschikbaarheid van de uitnodigingstijd te controleren.
Als de genodigden geen vrije tijd hebben, worden hun namen gemarkeerd. De planner-assistent geeft zelfs aanbevolen tijden die passen bij uw planning en andere genodigden
Stap 4. Stel de begin- en eindtijd van de vergadering in
Zorg ervoor dat de datum overeenkomt met de datum die u eerder hebt ingesteld. Klik op de kalenderknop als u deze wilt wijzigen. Gebruik de pijl-omlaag rechts van de tijdlijst om een geschikte vergadertijd te selecteren.
Het opschrijven van de eindtijd van de vergadering is uw manier om de tijd van de andere persoon te respecteren, zodat ze kunnen voorspellen wat er gaat gebeuren en reizen of werk voor die dag kunnen plannen
Stap 5. Klik op “Afspraak” onder “Vergadering” bovenaan het scherm
U keert terug naar het planningsscherm en u kunt zien dat uw vergadering is gepland. Daarna kun je een onderwerp, locatie en notities toevoegen.
Als u het vergaderitem niet ziet in het planningsscherm, gaat u terug naar de vorige stappen en herhaalt u totdat uw vergaderschema verschijnt
Stap 6. Noteer het onderwerp, de locatie en specifieke opmerkingen
Informeer het onderwerp van de vergadering in een paar korte woorden (voorbeeld: "Nieuwe producttest"). Vertel de specifieke locatie. Schrijf locatie-instructies op als de plaats niet vaak wordt gebruikt voor vergaderingen of moeilijk te bereiken is. Geef aanvullende notities (zoals voorbereidingen die ze moeten doen) die relevant zijn voor de vergadering.
- Geef het adres van de locatie op, ook al weet de genodigde deze waarschijnlijk al.
- Klik op "verzenden" wanneer u klaar bent.
Tip:
Gebruik geen te breed onderwerp, zoals 'brainstormen', want dit soort woorden geven geen duidelijke informatie over het doel van de vergadering. Je kunt het vervangen door "hersenen over een leverancier voor een nieuw product."
Tips
- Zorg er bij het herlezen van een e-mail of uitnodiging voor dat deze kort en overzichtelijk is.
- Gebruik een vriendelijke en professionele toon.
- Controleer de lijst met ontvangers om er zeker van te zijn dat alle doelen zijn uitgenodigd.
- Typ het e-mailadres in het vak "bcc" als u het volledige e-mailadres voor de ontvangers wilt verbergen.
Waarschuwing
- Schrijf geen uitnodigingen of e-mails zonder datum, tijd en locatie. De genodigden zullen in de war zijn en je zult tientallen antwoorden ontvangen met vragen over deze dingen.
- Schrijf niet in hoofdletters, omdat dit als schreeuwen wordt geïnterpreteerd en dat is erg onprofessioneel.
