In de digitale wereld van vandaag wordt het gebruik van e-mail om stageplaatsen aan te vragen steeds gebruikelijker. Zie je een aankondiging van een stagevacature of wil je informeren naar een mogelijke stageplaats, mail dan naar de genoemde contactpersoon. Zorg ervoor dat u een e-mail schrijft die net zo formeel is als een gewone brief. Gebruik de juiste begroetingen, afsluitingen en grammatica. Controleer uw e-mail nogmaals en bereid u voor op een reactie.
Stap
Methode 1 van 4: Voorbereiden om een e-mail te schrijven
Stap 1. Maak een professioneel e-mailadres aan
Gebruik bij het verzenden van zakelijke e-mails een duidelijk en professioneel e-mailadres. Vermijd bijnamen of onnodige symbolen en cijfers. Variaties van namen kunnen worden gebruikt. Bijvoorbeeld: [email protected] kan worden gebruikt.
Als je huidige e-mailadres is gekoppeld aan een social media-profiel dat onprofessionele inhoud bevat, maak en gebruik dan een ander adres. Pas ook persoonlijke instellingen op social media aan
Stap 2. Onderzoek het bedrijf
Doe wat onderzoek naar het bedrijf waarvoor je wilt werken voordat je om een stage vraagt. Bezoek de website. Lees nieuwsartikelen over het bedrijf. Als uw bedrijf toegankelijke functies heeft, zoals sociale media, gebruik die functies dan een week lang om er meer over te weten te komen. Gebruik je kennis om de brief samen te stellen. Toekomstige werkgevers waarderen kandidaten die iets van het bedrijf weten en deze kennis diepgaand kunnen aantonen.
Stap 3. Zoek een gemeenschappelijke link
Het is goed om een relatie te hebben in een bedrijf. Gebruik sociale netwerken zoals LinkedIn en Facebook om trefwoorden te zoeken voor deze bedrijven. Als contacten bij het bedrijf verschijnen, controleer dan hun posities. Vraag beleefd om een interview per telefoon of persoonlijk. Vraag om een routebeschrijving met betrekking tot stageaanvragen.
- Met LinkedIn kunt u andere contacten zien van de mensen die u kent die voor een bedrijf werken. Vraag gerust contacten die u kent om u in contact te brengen met een van hun contacten. Doe dit echter met de nodige voorzichtigheid en vraag niet steeds dezelfde persoon om hulp.
- Veel universiteiten bieden online alumnidatabases aan. Via deze sites kun je zoeken naar mensen met specifieke banen of werkplekken. Alumni die contactgegevens verstrekken, staan vaak open voor het ontvangen van e-mails of telefoontjes van studenten.
- Geef bij het bespreken van het bedrijf met je contactpersoon aan dat je interesse hebt in een stage. Vraag naar de organisatiestructuur, werkomgeving, doelen, enzovoort van het bedrijf.
Stap 4. Ontdek de ontvanger
Staat bij de bekendmaking van stagevacatures de naam van de contactpersoon? Gebruik dan de naam en het e-mailadres van de persoon. Als de naam van de contactpersoon niet wordt vermeld, neem dan contact op met het bedrijf om te informeren wie verantwoordelijk is voor het aannemen van stagiaires. Als niemand bevoegd is, stuurt u uw e-mail naar een senior medewerker van de afdeling personeelszaken van het bedrijf. Als u met iemand in het bedrijf praat, kunt u dit aan het begin van de e-mail vermelden.
Als u de naam van het personeel van het bedrijf niet kunt vinden, stuur dan een e-mail met "Geachte heer/mevrouw."
Stap 5. Schrijf een specifieke onderwerptitel op
Natuurlijk wilt u dat uw e-mail wordt opgemerkt in een inbox met een hoog volume. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Bedrijf X Stageaanvraag: Admiraal". Gebruik indien mogelijk een specifieke vaktitel zoals gevraagd door de werkgever.
Methode 2 van 4: De eerste alinea schrijven
Stap 1. Zeg formeel de naam van de ontvanger van de e-mail
Begin de e-mail op de eerste regel met "Geachte Dr/Mr/Mrs Smith", afhankelijk van de naam, titel en geslacht van de contactpersoon. Schrijf geen "Hallo Mary" of "Hallo". Gebruik dezelfde formaliteiten die u normaal gesproken zou gebruiken bij het schrijven van een professionele brief.
Als u het geslacht van de persoon niet kunt bepalen, vermeld dan de volledige naam. Schrijf bijvoorbeeld 'Dear Romance Data'
Stap 2. Stel jezelf voor
Vermeld je naam en status (bijvoorbeeld derdejaars biologiestudent aan Universiteit X) aan de ontvanger van de e-mail. Leg uit hoe je aan stage-informatie bent gekomen, online, in de krant of via een contactpersoon. Als u een gemeenschappelijk contactpersoon heeft, leg dit dan direct uit. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: [programmadirecteur/mijn professor/etc], [titel en naam], waarmee je suggereert dat ik contact met je opneem.
Stap 3. Geef je beschikbaarheid door
Leg de begin- en einddatum van het werk uit en of deze data flexibel zijn. Als je bijvoorbeeld bereid bent om een voorjaarssemesterstage plus een fulltime zomerstage te doen, leg dat dan ook uit. Beschrijf het aantal uren per week dat je kunt werken.
Stap 4. Geef het doel van de stage aan
Heb je een stage nodig voor een cursus examen? Leg indien mogelijk uit dat uw zoektocht naar stagemogelijkheden in de eerste plaats is om ervaring op te doen en flexibel te zijn met werkverantwoordelijkheden en vergoedingen. Schrijf op welke vaardigheden je hoopt te halen uit de stage.
Stap 5. Beschrijf wat je bewondert aan het bedrijf
Beschrijf iets dat u weet of denkt over de beoordeling van het bedrijf over zijn organisatie. Noem geen negatief nieuws. Maak je brief positief. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: [Bedrijfsnaam] heeft een uitstekende reputatie en ik waardeer de inzet van dit bedrijf voor [Gratis budget voor verwaarloosde dierenzorg].
Methode 3 van 4: De tweede alinea schrijven
Stap 1. Bespreek uw kwalificaties en ervaring
Leg in een paar zinnen informatie uit over cursussen, eerdere werkervaring en relevante vaardigheden. Laat zien hoe uw kennis het bedrijf ten goede kan komen. Voeg informatie toe over vacatures en vrijwilligersfuncties en hoe deze ervaringen u hebben voorbereid op deze functies. Benadruk hoe u kunt bijdragen aan het bedrijf. Potentiële werkgevers moeten erop kunnen vertrouwen dat u de aan u toegewezen taken aankunt.
- Beschrijf werkervaring met sterke werkwoorden. In plaats van te schrijven: "Ik was twee jaar marketingstagiair", leg uit: "Als marketingstagiair maak ik nieuwe inhoud, ontwerp ik digitale en gedrukte brochures en beheer ik sociale media voor een bedrijf met 50 werknemers.
- Vaardigheden kunnen het omgaan met sociale media, het organiseren van evenementen of een verscheidenheid aan andere dingen zijn.
Stap 2. Maak een lijst van academisch of buitenschools succes
Schrijf je academische kwalificaties op. Als u ooit een leidinggevende rol heeft gehad, beschrijf dan uw verplichtingen en/of prestaties. Heb je ooit een commissie voorgezeten? Heb je ooit een team geleid? Houd het kort, zodat u de aandacht van uw e-maillezers niet verliest.
Gebruik geen bijvoeglijke naamwoorden om jezelf te beschrijven, maar gebruik concrete voorbeelden die je kwaliteiten demonstreren. In plaats van bijvoorbeeld te zeggen "Ik was een ambitieuze student", schrijf je "Ik behoorde consequent tot de top 10 procent van de studenten in mijn klas."
Methode 4 van 4: De e-mail beëindigen
Stap 1. Geef aan wanneer u contact kunt opnemen
Bespreek wanneer en hoe u contact opneemt met de werkgever om de status van de aanvraag op te volgen. Geef uw contactgegevens op, namelijk uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw beschikbaarheid. U kunt schrijven: Ik ben telefonisch of per e-mail bereikbaar. Als je me niet kunt bereiken, bel ik je [aanstaande maandag].
Stap 2. Beëindig de e-mail
Het is beleefd om uw e-maillezers te bedanken voor het nemen van de tijd om de informatie over u te bekijken. Sluit af met een warme afsluiting, zoals 'tot ziens'. Als u eerder telefonisch of persoonlijk met een e-maillezer hebt gesproken, kunt u een begroeting gebruiken zoals 'Gegroet'. Gebruik "Bedankt" of alleen "Gegroet" niet als slotbrief in een formele brief. Schrijf je volledige naam op, bijvoorbeeld Nita Laksamana, en niet alleen Nita.
Stap 3. Bestudeer de bijlagen
Voeg geen cv's toe aan ongevraagde stagemails. Werkgevers willen misschien geen bijgevoegde bestanden openen, vooral als ze een werkplekbeleid hebben voor bijlagen, tenzij het bedrijf actief op zoek is naar stagiaires. Als de stageaankondiging om een cv vraagt, voeg het document dan toe in PDF-formaat (in tegenstelling tot een Word-document, waar de opmaak verloren kan gaan/gewijzigd kan worden als het met een ander systeem wordt geopend).
Sommige werkgevers kunnen aangeven dat ze geen e-mailbijlagen zullen openen. Als dat zo is, voeg dan uw begeleidende brief en cv toe aan de hoofdtekst van de e-mail. Zorg ervoor dat u ze uit elkaar plaatst, zodat werkgevers gemakkelijker onderscheid kunnen maken tussen documenten
Stap 4. Follow-up zoals beloofd
Als u niets van het bedrijf hoort, stuur dan nog een e-mail, of liever een telefoontje. Je zou zo kunnen schrijven: Beste Dr. Hansen, mijn naam is [jouw naam] en ik volg een e-mail op die ik vorige week heb gestuurd over een stagemogelijkheid [herfst]. Ik zou het op prijs stellen om deze functie te bespreken. Bedankt. Met vriendelijke groet, Nita Admiraal.
Tips
- Het bijvoegen van een begeleidende brief zorgt voor een formeel gevoel, aangezien e-mailberichten vaak een informeel communicatiemiddel zijn. Als u een begeleidende brief bijvoegt, moet het e-mailbericht kort maar beleefd zijn, de werkgever aanspreken, aangeven wie u bent, waarom u solliciteert en uitleggen dat het cv en de begeleidende brief zijn bijgevoegd. Schrijf uw naam in het e-mailbericht en geef uw contactgegevens op.
- Maak geen e-mail zoals een gewone e-mail. Wees specifiek over elke e-mail die u verzendt, zodat werkgevers weten dat u geen generieke methoden gebruikt om stages te zoeken.
