Een brief met een vast voorvoegsel kan een grote indruk op de ontvanger achterlaten. Soms kan het moeilijk zijn om een openingsbrief op te stellen en wat te zeggen in de eerste paar regels, of het nu een persoonlijke brief, een zakelijke brief of een sollicitatiebrief is. Als u het juiste letterformaat moet leren of een gedenkwaardige manier moet bedenken om een brief te beginnen, zijn er enkele specifieke regels en strategieën die kunnen helpen.
Stap
Methode 1 van 3: Een privémail starten
Stap 1. Schrijf uw adres rechtsboven op de pagina
Voor persoonlijke brieven plaatst u het adres rechtsboven op het briefpapier. Deze regeling maakt het voor de ontvanger gemakkelijker om uw brief te beantwoorden, omdat hij of zij geen adressen hoeft op te zoeken of enveloppen hoeft te bewaren.
Het is niet nodig om uw naam in het adresveld in te vullen. Schrijf gewoon het volledige adres of postbus op de eerste regel en schrijf vervolgens de stad en postcode op de volgende regel
Stap 2. Zet de datum achter het adres
De datum is erg belangrijk om te vermelden, zodat de ontvanger weet wanneer je de brief hebt geschreven. Het bestaan van een datum is ook erg handig als de ontvanger de ontvangen brieven wil bewaren voor later, geordend op datum. Plaats de datum achter de adresregel.
Schrijf eerst de datum, dan de maand en het jaar. Bijvoorbeeld 22 april 2016. Voor brieven in het Engels betekent dit het gebruik van de juiste datumnotatie, beginnend met de maand, dan de datum en het jaar, als volgt, "22 april 2016"
Stap 3. Begroet de ontvanger
Wis vervolgens één regel en begin met schrijven vanaf de linkerkant van de pagina. Begin een persoonlijke brief met "Geachte" of "Geachte.", of een andere passende persoonlijke begroeting. Schrijf vervolgens de naam van de ontvanger en een komma.
Bedenk hoe u de ontvanger gewoonlijk belt wanneer u persoonlijk spreekt. U kunt bijvoorbeeld begroeten met "Beste Stephanie", "Beste. Mr. Tompi", of "Beste grootmoeder", afhankelijk van uw gebruikelijke begroeting
Stap 4. Stel vragen
Voor persoonlijke brieven, zoals aan vrienden of familie, is een vraagvoorvoegsel een gangbare benadering. U kunt de brief beginnen met een vraag om interesse te tonen in de activiteiten of het nieuws van de ontvanger.
Open bijvoorbeeld een brief met de vraag "Hoe gaat het met je?" of "Hoe was je nieuwe school?" of "Is oma beter?"
Stap 5. Breng over dat u geïnteresseerd bent in iets dat de ontvanger heeft gezegd of gedaan
Een andere manier om een persoonlijke brief te beginnen is om interesse te tonen in de inhoud van de vorige brief van de ontvanger, zoals een recente prestatie, een opwindende vakantie of een probleem dat hij of zij heeft.
Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Gefeliciteerd met je prijs" of "Je hebt een geweldige vakantie gehad" of "Het spijt me te horen over je onaangename ervaring op school."
Methode 2 van 3: Een zakelijke brief starten
Stap 1. Schrijf uw adres op
Het volledige adres moet boven de brief worden geplaatst. Zet niet je naam voor het adres, maar zet desgewenst je e-mailadres en/of telefoonnummer onder het postadres.
U kunt het adres aan de linker- of rechterkant plaatsen
Stap 2. Vul de datum in
Sla na het opschrijven van het adres en andere gewenste contactgegevens een regel over en vermeld de datum. Schrijf de volledige datum met maand en jaar.
Bijvoorbeeld 22 april 2016.”
Stap 3. Plaats het adres van de ontvanger aan de linkerkant
De naam en het volledige adres van de ontvanger moeten aan de linkerkant van de zakelijke briefpagina worden geschreven. Plaats het adres na de datum, gescheiden door één regel.
Sla weer een regel over na het adres. De openingsbegroeting (“Geachte.” of “Aan de Betrokkene”) wordt op de volgende regel geplaatst
Stap 4. Bepaal of de begroeting "Geachte" geschikt is voor uw doeleinden
De begroeting "Geachte" is de standaardopening in Engelse letters en wordt ook vaak gebruikt in Indonesische letters, maar is niet altijd gepast. 'Geachte' lijkt bijvoorbeeld heel persoonlijk voor een klachtenbrief of zakelijke correspondentie.
- Bedenk aan wie de brief is gericht en of het gebruik van "Geachte" geschikt is voor uw doeleinden. Als je de ontvanger beter wilt leren kennen, zoals het vormen van een team voor een project, kan misschien "Geachte" worden gebruikt.
- Als u zich niet op uw gemak voelt, vergeet dan de begroetingssectie en open een directe brief met de naam en titel van de ontvanger. Schrijf bijvoorbeeld gewoon "Mr. Prihantoro" en ga verder met de openingszin.
- U kunt ook "To Whom It Matters" gebruiken, maar het voelt afstandelijker en erg formeel. Gebruik deze openingszin alleen als u de naam van de ontvanger niet weet.
Stap 5. Bedenk hoe je de ontvanger zou begroeten
Bedenk voordat je de naam van de ontvanger schrijft hoe je hem het beste kunt begroeten. In de meeste gevallen moet een zakelijke brief de ontvanger formeel aanspreken, bijvoorbeeld door zijn of haar titel te gebruiken. U kunt ook overwegen hoe de ontvanger u in zijn brief begroet en uw relatie met hem.
- Houd rekening met de titel en positie van de ontvanger. Als de ontvanger een speciale graad of functie heeft, vermeld dit dan. Voor een brief aan een arts bijvoorbeeld, begin je de brief met 'Geachte. dr. John". Voor een generaal, begin de brief met, "Geachte. Generaal Wiranto". Mensen met een PhD of LLD aan het einde van hun naam moeten ook worden aangesproken als Dr.
- Controleer nogmaals de e-mail waarop u hebt gereageerd. Als uw brief is geschreven om op een andere brief te antwoorden, controleer dan hoe u wordt aangesproken om te beslissen hoe u de ontvanger begroet. Als de brief die u ontvangt bijvoorbeeld begint met 'Geachte. Mrs. Yohana", betekent dat u ook moet beginnen met "Beste. De heer/mevrouw/meneer _”.
- Bedenk hoe goed je de ontvanger kent. U kunt ook rekening houden met het niveau van de relatie met de ontvanger om de begroeting in de brief te bepalen. Zeg je gewoonlijk hallo bij de voornaam? Of gebruik je een titel als je hem begroet? Onthoud dat zelfs als u in het verleden bij naam hebt gebeld, het in een zakelijke brief misschien te informeel is. Kies bij twijfel een formele, zoals de heer/mevrouw/dr.
Stap 6. Gebruik een prettige toon
Wie de ontvanger ook is, gebruik altijd een prettige toon om de kans te vergroten dat de ontvanger zich openstelt voor uw bericht. Zelfs als je een klacht of een andere onaangename behoefte opschrijft, begin een brief nooit met een hard woord of een harde eis. Spreek in plaats daarvan goede wensen uit voor de ontvanger of feliciteer hem met zijn prestaties.
Als u bijvoorbeeld vriendelijk wilt beginnen, zegt u: 'Ik hoop dat het goed met u gaat' of 'Gefeliciteerd met uw promotie'
Stap 7. Geef uw wensen door
Een zakelijke brief moet beginnen met een vriendelijke opening, maar het is net zo belangrijk om de bedoeling van uw brief duidelijk en direct te vermelden. U kunt de reden voor de brief zien door een veelgebruikt sjabloon te gebruiken, zoals "Hier ben ik …"
U kunt de openingszin aanpassen aan verschillende behoeften. Begin bijvoorbeeld een brief met de woorden: “Hierbij verklaar ik dat we gemeenschappelijke belangen hebben” of “Hierbij dien ik een klacht in” of “Hierbij stel ik een samenwerking tussen onze bedrijven voor”
Methode 3 van 3: Een sollicitatiebrief starten
Stap 1. Gebruik het formaat van een zakelijke brief om het adres te schrijven en de ontvanger te begroeten
Voor het schrijven van een sollicitatiebrief gelden dezelfde regels als voor een zakelijke brief.
- Schrijf uw adres rechtsboven of linksboven. Vermeld niet de naam, alleen het adres.
- Voer op de volgende regel uw e-mailadres, persoonlijk websiteadres en/of telefoonnummer in.
- Sla één regel over.
- Voeg de datum toe met de maand in letters. Bijvoorbeeld 22 april 2016.
- Sla nog een regel over.
- Schrijf een begroeting, zoals 'Beste'. of "Aan de betrokkene".
Stap 2. Voeg een samenvatting van uw prestaties toe
Je kunt je sollicitatiebrief beginnen met iets simpels, zoals "Hierbij solliciteer ik voor positie X". Als u echter een iets andere aanpak wilt, kunt u beginnen met een samenvatting van uw beste prestaties. Deze samenvatting kan de aandacht van de personeelsmanager trekken en uw kansen op een sollicitatiegesprek vergroten.
Begin bijvoorbeeld met: "In de afgelopen vijf jaar heb ik mijn omzet verdubbeld en mijn bereik uitgebreid naar de dichtstbijzijnde drie provincies." Je kunt ook doorgaan met ervaring, opleiding, gespecialiseerde training en andere kwalificaties die passen bij de functie waarnaar je solliciteert
Stap 3. Spreek enthousiasme uit
In een sollicitatiebrief kan de passie die op papier staat ook de kans op een sollicitatiegesprek vergroten. Wervingsmanagers kunnen onder de indruk zijn van uw toewijding aan het werk.
Bijvoorbeeld: "Ik was enthousiast toen ik deze vacature zag, want ik ben een grote fan van uw bedrijf." Leg vervolgens uit wat je leuk vindt aan het bedrijf, waarom je zo toegewijd bent aan de baan en waarom je goed bij de baan past
Stap 4. Voer de relevante trefwoorden in
Zoekwoorden kunnen helpen als u met veel mensen moet concurreren. Het vermelden van trefwoorden aan het begin van de brief kan de kans vergroten dat uw sollicitatie wordt opgemerkt, vooral als die trefwoorden aangeven dat u een geschikte kandidaat bent.
- Goede trefwoorden om op te nemen zijn de trefwoorden die in de baan worden genoemd, zoals specifieke vaardigheden of ervaring die je hebt. Begin uw sollicitatiebrief bijvoorbeeld met: "In mijn vijf jaar ervaring als verkoopmanager gaf ik regelmatig presentaties, ontwikkelde ik succesvolle verkoopstrategieën en schreef ik veel verkoopscripts voor werknemers."
- U kunt ook de persoon noemen die de functie naar u heeft verwezen. De naam kan de aandacht van de personeelsmanager trekken en ervoor zorgen dat u een interview krijgt. Bijvoorbeeld: “Ik hoorde van deze vacature van ons afdelingshoofd, Dr. Suzanto".
