Een manier voor bedrijven om concurrerend te blijven, is door hun bedrijfsprocessen te verbeteren, zowel vanuit operationeel als financieel oogpunt. Hiervoor is een manier nodig om specifieke procesvoortgang te meten. "Wat niet kan worden gemeten, kan niet worden beheerd." Een bedrijf kan een proces niet beheren als het geen geschikte meetmethode heeft. Daarom worden metrieken (meetbare procesdetails) gebruikt om gegevens te verzamelen voor en na het doorvoeren van wijzigingen. Analyse van deze meetgegevens levert gegevens op die aangeven hoeveel verbetering het gevolg is van procesveranderingen. Om aan de slag te gaan, moet u eerst een meetwaarde selecteren die past bij het proces dat u wilt meten.
Stap
Deel 1 van 3: Het procesverbeteringssysteem opzetten
Stap 1. Bepaal wat er gemeten moet worden
Dat wil zeggen, wat bedoel je met "verbetering". Wilt u een proces dat betrouwbaarder, sneller, efficiënter of ergens anders beter in is? Dit zal uw project verduidelijken. Zorg ervoor dat uw proces meetbare output oplevert.
Een bedrijf dat bijvoorbeeld de snelheid van productlevering wil verhogen, zal de levertijd meten. Bedrijven die gegevens digitaliseren, willen misschien het percentage tekenfouten in een batch of procesoutput meten
Stap 2. Zorg ervoor dat uw projectvocabulaire consistent is
Gebruik algemeen bekende termen om nauwkeurigheid en consistentie van metingen te garanderen. Dit zorgt voor de betrouwbaarheid van de informatie die wordt gedeeld met andere partijen vanaf verschillende locaties en faciliteiten. Dit voorkomt misverstanden en verduidelijkt de definities van alle variabelen die worden gemeten.
Het bedrijf meet bijvoorbeeld de tijd in dagen. Andere takken van hetzelfde bedrijf kunnen verschillende interpretaties hebben van het woord "een dag". Misschien beschouwen ze het als een werkdag van 8 uur, en niet als 24 uur. Dit soort zaken kan leiden tot misverstanden tussen de vestigingen van het bedrijf
Stap 3. Bepaal hoe de gegevens worden verzameld
Gegevens moeten in de hele onderneming op dezelfde manier worden verzameld. Als een afdeling bijvoorbeeld een willekeurige steekproef gebruikt om gegevens te verzamelen, moeten alle afdelingen dit voorbeeld volgen. Anders zijn de gegevens niet vergelijkbaar. Daarnaast moeten de meeteenheden ook gelijk zijn. Zorg ervoor dat de gebruikte meeteenheden allemaal hetzelfde zijn bij het meten van de output.
De bezorgsnelheid kan bijvoorbeeld worden gemeten in minuten of uren. Het omzetten van de ene eenheid naar de andere is gewoon tijdverspilling
Stap 4. Bepaal de standaard van rekennauwkeurigheid
Dit betekent dat de ene afdeling cijfers pas mag afronden als er geen komma's zijn en een andere afdeling pas op twee cijfers na de komma moet afronden. Het verschil in detailniveau in de cijfers zal de resultaten verpesten. Vergeet niet dat kleinere eenheden over het algemeen nauwkeurigere resultaten geven.
Zo moeten alle afdelingen het eens zijn over het afronden van getallen
Deel 2 van 3: Bepalen van geschikte statistieken voor het project
Stap 1. Kies een primaire statistiek
Key metrics definiëren de output of doelen van procesverbetering. Een autofabrikant kan bijvoorbeeld het aantal geproduceerde auto's per uur meten. Voordat de procesverbetering wordt doorgevoerd, wordt eerst de meetbasis genomen. Aan het einde van het project wordt het proces opnieuw gemeten. Vervolgens wordt de berekening van het aantal verbeteringen in het proces uitgevoerd.
Stap 2. Koppel belangrijke statistieken aan bedrijfsstatistieken
Bedrijfsstatistieken meten hoe verbeteringen van het operationele proces een van de bedrijfsdoelen bereiken. Als de primaire statistiek bijvoorbeeld is om de productproductie te versnellen, kan de zakelijke statistiek de winst verhogen of de vaste kosten verlagen. Er is een oorzaak-en-gevolg relatie tussen belangrijke metrische gegevens en zakelijke metrische gegevens. Deze discrepantie verklaart de reden waarom verbeteringen in belangrijke statistieken ook de bedrijfsprestaties verbeteren.
Stap 3. Overweeg mogelijke onverwachte uitkomsten
Als gevolg van procesverbeteringsprojecten kunnen onverwachte belastingen ontstaan. Als de primaire metriek meet wat er moet worden verbeterd, zullen er andere consequente metrieken zijn om te meten wat niet zou moeten veranderen. Gevolg metrische gegevens moeten worden verkregen voor, tijdens en na het project. Van de vele mogelijke consequente meetwaarden in een project, hebben er maar een paar een grote invloed op de uitvoerkwaliteit en moeten ze in aanmerking worden genomen.
Een bedrijf dat bijvoorbeeld de leveringssnelheid wil verhogen, mag niet te maken krijgen met hogere kosten als gevolg van slechte behandeling en productschade. In dit geval is het aandeel van productdefecten een gevolgmaatstaf
Stap 4. Definieer financiële statistieken
Geld besparen is niet per se de belangrijkste maatstaf van het bedrijf. Bedrijven moeten echter de financiële resultaten van procesverbeteringen bewaken. Dit moet niet worden verward met de boekhoudkosten van het project. Financiële statistieken moeten een hulpmiddel zijn om de financiële voordelen van de ondernomen projecten te analyseren. Veel bedrijven blijven financiële statistieken tot een jaar na voltooiing van het project monitoren.
Zo kan worden verwacht dat een toename van de productietijd de omzet van het bedrijf zal verhogen. Het bedrijf zal de omzet monitoren, samen met andere factoren zoals winst, vanaf het moment van implementatie van de verandering, en om te meten hoe de impact van de procesverandering zal zijn
Deel 3 van 3: Gegevens verzamelen
Stap 1. Meet de tijd
Procestijd meet de lengte van de stappen in het proces om een product of dienst te laten duren. Andere tijdstatistieken meten de tijdsduur dat een project waarde toevoegt, of de tijd die nodig is om op een verzoek van een klant te reageren. De berekening van de metriek kan een percentage van de levertijd zijn.
Het is bewezen dat strategieën om de procestijd te verkorten de omzet vergroten. Dit kan de productie verhogen en snellere levering van producten of diensten. Als de prijs en kwaliteit van goederen of diensten gelijk zijn aan die van concurrenten, zullen klanten ervoor kiezen goederen of diensten te kopen die sneller worden geaccepteerd. Als de verwerkingstijd kan worden verkort, is de kans op het ontvangen van nieuwe bestellingen en opdrachten groter
Stap 2. Kosten meten
De kostenmaatstaf beoordeelt de totale kosten van het productieproces. Deze statistiek meet ook de bedrijfskosten in verhouding tot de productieniveaus. Kosten per transactie meet de kosten van het produceren van één eenheid. Kostenbesparing meet de kostenreductie per transactie. Arbeidsbesparing meet de vermindering van arbeidsuren die nodig zijn om goederen of diensten te produceren.
Een kostenreductiestrategie wordt belangrijk wanneer de bedrijfsinkomsten beginnen te dalen. Zo zag Bank of America in 2011 een daling van de inkomsten uit leningen en handel. Daarom hebben ze hun personeelsbestand teruggebracht om de aandeelhouders te kunnen blijven betalen. Bankmanagers en consultants besloten kostenstatistieken te gebruiken om banen te identificeren die konden worden afgeschreven om geld te besparen zonder het bedrijf te schaden
Stap 3. Kwaliteit meten
Kwaliteitsstatistieken meten de klanttevredenheid. Klanttevredenheidsgegevens kunnen worden verkregen via enquêtes, klachten van klanten en andere feedback. Kwaliteitsmaatstaven beoordelen ook of een proces waarde toevoegt voor de klant. Deze statistiek kijkt ook naar de frequentie van fouten en herbewerkingen. Het percentage fouten zal worden gezien in het niveau van productdefecten. Het voltooiingspercentage en het nauwkeurigheidsniveau meten de frequentie van foutloze processen.
- De zorgsector is sterk afhankelijk van kwaliteitsstatistieken. Kwaliteitsverbetering moet gebaseerd zijn op data. Analisten kijken naar financiële en klinische gegevens om variaties in de zorgverlening te bepalen. Het serviceleveringsproces wordt afgebroken en vervolgens gezocht naar verspillende of overbodige gebieden om een proces te creëren dat resultaten van hoge kwaliteit oplevert. Kostenreductie voegt geen waarde toe als het een bepaald kwaliteitsniveau niet kan verbeteren of behouden.
- De sleutel tot kwaliteitsverbetering is het verhogen van de efficiëntie zonder de effectiviteit te verminderen. Efficiëntie verwijst naar de hoeveelheid middelen die nodig zijn om een product of dienst te leveren. Effectiviteit verwijst naar hoe goed de doelen van het product of de dienst worden bereikt.
Stap 4. Meet de output
Uitvoerstatistieken meten de hoeveelheid van een product of dienst die over een bepaalde periode wordt geleverd. Productiedoelstellingen moeten worden afgestemd op de eisen van de klant. Uitvoerstatistieken kijken ook naar de achterstand en overtollige voorraad (de som van beide moet minimaal zijn). Ten slotte wordt work in progress gemeten om het aantal producten of diensten te bepalen dat in bewerking is.
Een strategie om de output in de productie te verhogen, is gestandaardiseerd werk. In de auto-industrie hebben autofabrikanten bijvoorbeeld standaardmethoden voor het installeren van auto's. Fabrikanten kunnen normen voor het productieproces instellen om de output te verhogen. Metrieken kunnen helpen analyseren hoe goed een proces de output verbetert. Er wordt gezegd dat het proces succesvol is als het product binnen een bepaalde tijd wordt gemaakt met een nieuw gestandaardiseerd proces dat in aantal toeneemt
Stap 5. Meet de complexiteit van het proces
Deze metriek meet het aantal stappen in het productieproces dat moet worden doorlopen. Deze statistiek toont ook de frequentie van procesvertragingen als gevolg van verandering van eigenaar of verzoeken om goedkeuring van de supervisor. Het aantal stappen in het proces wordt meegeteld met de stappen van het waardetoevoegende proces. Deze stappen maken het product of de dienst waardevoller. De statistiek meet ook de frequentie van productretouren voor defecte reparaties.
