Wanneer u de beslissing neemt om uw baan op te zeggen en naar een nieuwe locatie te verhuizen, moet u ten minste twee weken op de hoogte stellen van uw voornemen om ontslag te nemen. Blijf lezen om te leren hoe u een beleefde maar stevige ontslagbrief schrijft om aan uw baas te overhandigen.
Stap
Deel 1 van 3: Wat te zeggen en hoe het te zeggen
Stap 1. Maak een duidelijke en beknopte verklaring
In de eerste regel van uw kennisgevingsbrief moet duidelijk worden vermeld dat u aan het einde van de periode van twee weken uw functie neerlegt. Gebruik geen zinnen die de indruk kunnen wekken dat u bereid bent langer te blijven of van gedachten veranderen met het juiste aanbod.
- Een goed voorbeeld: "Deze brief is een officiële kennisgeving van mijn ontslag uit [bedrijfsnaam] als [functienaam], met ingang van [datum van ontslag]."
- Een goed voorbeeld: "Hierbij neem ik ontslag als [naam functie] bij [naam bedrijf], met ingang van [datum ontslag], twee weken vanaf [datum van vandaag].
- Slecht voorbeeld: "Ik ben van plan mijn functie als [functienaam] op te zeggen. Laat me alstublieft weten wanneer het voor u het meest geschikte tijdsbestek is."
- Een slecht voorbeeld: "Als alles gaat zoals verwacht, ben ik van plan om over twee weken mijn functie bij dit bedrijf neer te leggen."
Stap 2. Geef je baas minimaal twee weken de tijd
Tegenwoordig zijn de meeste werknemers niet verplicht om twee weken van tevoren een ontslagbrief in te dienen, maar het wordt nog steeds als professionele beleefdheid beschouwd.
- Als u eerder dan twee weken stopt, kan uw toekomstige werkgever zich afvragen of u hen hetzelfde zou aandoen.
- Als uw bedrijf momenteel een bijzonder drukke periode ingaat, kunt u overwegen om een opzegtermijn van vier weken van tevoren te geven in plaats van slechts twee weken.
- Senior executives en werknemers op hogere niveaus moeten ook overwegen een opzegtermijn van meer dan twee weken te geven. Wijs als algemene regel een hoeveelheid tijd toe die gelijk is aan de hoeveelheid vakantietijd die aan uw functie is toegewezen. Als je voor je functie bijvoorbeeld drie weken vrij hebt, dan moet je ook 'drie weken opzegtermijn' van tevoren doorgeven.
Stap 3. Vermijd het vermelden van de redenen achter uw ontslag
Dit is vooral belangrijk als uw redenen enigszins problematisch zijn, maar zelfs als u het bedrijf op goede voet wilt verlaten, moet u toch vermijden om die redenen in een formele ontslagbrief te vermelden.
- U moet deze reden echter wel aangeven wanneer u rechtstreeks wordt gevraagd deze te verstrekken.
- Je moet ook een reden geven om te delen met leidinggevenden en collega's die zeker zullen vragen waarom je van plan bent te vertrekken. Deze redenering hoeft niet in een formele brief te worden opgenomen, maar het is nog steeds handig om voorbereid te zijn wanneer u persoonlijk wordt gevraagd.
Stap 4. Wees zowel formeel als vriendelijk
De algemene toon van uw notificatiebrief moet professioneel zijn, maar niet zo professioneel dat u koud of stijf overkomt. Gewoonlijk moet je de brief op de vriendelijkste toon schrijven die je ooit met je baas hebt gehad.
- Als je communicatie met je baas altijd een strakke professionele structuur volgt, volg dan die toon in je meldingen. Aan de andere kant, als je op een meer persoonlijke manier met je baas communiceert, wees dan niet bang om een meer persoonlijke toon te gebruiken. Een persoonlijke toon is nog steeds gepast, zolang het niet nonchalant en frivool is.
- Een goed voorbeeld: “Ik ben erg dankbaar voor de ervaring en ontwikkeling die ik heb gekregen tijdens het werken met jou.”
- Slecht voorbeeld: "Ik verklaar formeel, voor de goede orde, dat ik het hoogste respect voor ABC Company blijf koesteren en geen kwade wil heb jegens superieuren of collega's in dit bedrijf."
- Slecht voorbeeld: "Bedankt voor alles!"
Stap 5. Zet een positieve toon
Deze brief is het laatste document in uw personeelsmap en moet dus een goede indruk achterlaten. Zelfs als je een hekel hebt aan de baan die je verlaat en met niemand bij het bedrijf iets meer te maken wilt hebben, moet je toch de bruggen achterlaten in plaats van ze plat te branden.
- Als uw toekomstige werkgever contact opneemt met uw vorige werkgever, en hoort dat u een positieve ontslagbrief achterlaat, zou dat een goede indruk op u maken. Het is ook handig als de medewerker van het oude bedrijf die verantwoordelijk is voor het opmaken van uw dossier niet veel over u weet.
- Maak in uw ontslagbrief nooit kwaad over iemand in het bedrijf of bekritiseer de werking van het bedrijf.
Stap 6. Bedank je baas
Voer een paar zinnen in om je baas te bedanken voor het feit dat hij hem de kans en ervaring heeft gegeven om bij het bedrijf te werken. Elke baan draagt bij aan iemands leven, zelfs als de nadelen veel groter zijn dan de voordelen.
- Als je werkervaring overwegend positief is, zorg er dan voor dat je dankbaarheid wordt getoond. Schrijf zoiets als het volgende: 'Ik kan je niet eens genoeg bedanken voor de afgelopen drie jaar. Ik heb veel meer geleerd dan ik had verwacht en ik waardeer je vriendelijkheid en geduld enorm."
- Als je werkervaring overwegend negatief is, geef dan een algemeen bedankje. Probeer iets als het volgende: "Ik wil je ook bedanken voor de ervaring die je me de afgelopen drie jaar hebt gegeven."
Stap 7. Vertel je baas dat je van plan bent grote projecten af te ronden
Als laatste daad van loyaliteit en verantwoordelijkheid moet u alle lopende of lopende projecten die zonder uw hulp hadden kunnen mislukken vastleggen en beloven dat u het project zult voltooien en het bedrijf niet in de problemen zult brengen.
- Lopende projecten en kleine projecten die door iemand anders kunnen worden uitgevoerd, kunnen worden uitgesloten.
- Dit zal een goede indruk op je baas achterlaten, dus de kans is groter dat de baas je in de toekomst een goede aanbeveling zal geven voor een andere baas als hem daarom wordt gevraagd.
Stap 8. Bied ondersteuning na ontslag
Aangezien het bedrijf na uw vertrek overgaat naar een andere workflow, zullen er enkele haperingen zijn. Bied in uw ontslagbrief aan om het bedrijf door de overgang te helpen, zelfs nadat uw arbeidsovereenkomst is afgelopen.
Geef een telefoonnummer en/of e-mailadres op waarmee het bedrijf contact met u kan opnemen bij eventuele vragen
Stap 9. Sluit af met een bedankje
Zelfs als je hem eerder in de brief hebt bedankt, is het een wijs idee om de brief af te sluiten door je dankbaarheid te herhalen.
Voorbeeld: "Ik zal u en het personeel van ABC Company altijd dankbaar zijn voor alles wat u voor mij hebt gedaan."
Deel 2 van 3: Brieven opstellen
Stap 1. Schrijf een brief, geen e-mail
Als u een ontslagbrief indient, dient u deze in een getypte en afgedrukte brief op te schrijven in plaats van in een e-mail. Deze brief moet u rechtstreeks bij uw leidinggevende indienen.
- Hoewel het schrijven van e-mails misschien gemakkelijker en sneller lijkt, worden ze over het algemeen als minder professioneel beschouwd en over het algemeen niet leuk gevonden.
- Verstuur uw kennisgevingsbrief niet per post of via het bezorgsysteem van uw kantoor. Dat zorgt voor vertragingen en tegen de tijd dat je baas de brief ontvangt, zijn je geplande twee weken misschien al halverwege.
Stap 2. Typ de datum in de linkerbovenhoek
Standaard typt u bij het schrijven van een formele brief de datum in de notatie datum-maand-jaar in de linkerbovenhoek van de pagina. De maand moet met letters worden gespeld, terwijl de datum en het jaar in numeriek formaat moeten zijn.
- Voorbeeld: 26 juni 2013
- Houd er rekening mee dat u meestal geen retouradres hoeft op te geven, omdat het uwe adres hetzelfde is als het adres van uw werkgever. U kunt echter een bedrijfsbriefpapier met het adres gebruiken als u dat liever heeft.
Stap 3. Overweeg om het adres van de ontvanger op te nemen
Als u briefpapier van het bedrijf gebruikt, kunt u ervoor kiezen om het adres van de ontvanger niet op te nemen, aangezien dit een brief is die door het bedrijf zelf wordt verzonden. Maar het is een goed idee om het adres op te nemen, omdat je de brief dan specifiek aan je baas kunt richten.
- Schrijf de titel en volledige naam van je baas in de eerste zin.
- Schrijf de straatnaam op de volgende regel en de stad, staat en postcode op de volgende regel.
- Sla één regel over tussen de datum en het adres van de ontvanger. Sla nog een regel over tussen het adres van de ontvanger en de begroeting eronder. Het adres zelf moet een enkele regelafstand hebben.
Stap 4. Begroet je baas rechtstreeks in een begroetingszin
Uw brief zou moeten openen met Geachte. (naam werkgever)' en gebruik nooit een vage of algemene begroeting zoals 'Aan wie het kan aangaan'.
Je zou je baas op dezelfde manier moeten begroeten als je normaal zou doen, ook al is die methode een beetje nonchalant. Als u uw baas bijvoorbeeld gewoonlijk bij de voornaam begroet, schrijft u 'Beste. Jennifer." Als je relatie met je baas alleen professioneel is, gebruik dan "Geachte. Jennifer Smiths moeder."
Stap 5. Schrijf de hoofdtekst van uw brief
Sla een regel over na de begroeting voordat u begint met het schrijven van de hoofdtekst van de brief volgens de richtlijnen in dit artikel.
- Elke alinea in de hoofdtekst moet enkele regelafstand hebben, maar er moet een lege regel zijn tussen elke afzonderlijke alinea. En ook hoeven er geen alinea's te worden ingesprongen.
- Maak een brief in maximaal één pagina.
Stap 6. Gebruik een warme hoes
Om een vriendelijke en positieve toon te behouden, moet je een afsluiting geven die er warmer en oprechter uitziet dan een typisch einde zoals 'Gegroet', 'Bedankt' of 'Met vriendelijke groet'.
-
Enkele voorbeelden van dekkingen zijn:
- Mijn hartelijke groeten
- Ik heb hoge verwachtingen van je succes
- Heel erg bedankt voor alles tot nu toe
- Met de meest oprechte dank en hartelijke wensen.
Stap 7. Typ uw naam en onderteken deze
Typ je volledige naam vier regels onder de afsluiting en zet een handtekening tussen de omslag en de naam.
Deel 3 van 3: ontslagbrief indienen
Stap 1. Lever je ontslagbrief rechtstreeks in bij je werkgever
De meest professionele manier is om je ontslagbrief de eerste keer persoonlijk in te leveren bij je baas.
- Meestal moet je een vergadering plannen, maar als je voor een klein bedrijf werkt en een hechte relatie hebt met je baas, kun je misschien onaangekondigd naar zijn kantoor komen.
- Sluit de deur achter je als je binnenkomt om het gesprek privé te houden.
- Presenteer de ontslagbrief aan de werkgever en leg bij indiening uit wat het is.
- De kans is groot dat je baas de situatie met je bespreekt. Zelfs als de brief al antwoord geeft op de vragen die aan u worden gesteld, moet u elke vraag volledig beantwoorden.
- Zeg dank je wel als je de kamer verlaat en schud de hand.
Stap 2. Overhandig een kopie van de brief aan wie deze nodig heeft
Dit verschilt per bedrijf, maar meestal heeft de afdeling Human Resources een kopie nodig, net als uw supervisor.
Collega's, mentoren, teamleden en klanten moeten persoonlijk op de hoogte worden gesteld van uw ontslag. Ze hebben geen gewaarmerkte kopie van uw ontslagbrief nodig
Stap 3. Werk hard tot het einde
Als u bij het schrijven van de brief wordt gevraagd om grote projecten af te ronden voordat u vertrekt, moet u zich hieraan houden en de projecten voltooien.
- Ook als je geen afspraken maakt, kun je de laatste twee weken van je baan niet verslappen. De overgang zal voor iedereen moeilijk zijn en het is uw professionele taak om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen voor de werkgever die u verlaat.
- Aan de andere kant, als je vermoedt dat het bedrijf je oneerlijk behandelt omdat je je ontslag hebt aangekondigd, laat ze dan geen misbruik van je maken of je gek maken met een onmenselijke hoeveelheid extra werk.
