De arbeidsmarkt wordt met de dag competitiever. Om te kunnen meedingen naar nieuwe banen, zal het hebben van positieve en lovenswaardige aanbevelingen van vorige werkgevers/werkgevers de meest waardevolle ondersteuning zijn. Als u een werknemer een positieve referentie wilt geven, moet u goed nadenken over hoe u die persoon gaat vertegenwoordigen. Door na te denken over wat u die persoon gaat zeggen of schrijven en dit op de meest positieve en professionele manier weer te geven, kunt u een werknemer of iemand anders helpen aan hun droombaan.
Stap
Methode 1 van 2: Schrijven
Stap 1. Geef een positieve referentiebrief op
Als een werknemer naar u toe komt en om een referentiebrief vraagt, moet u eerst het verzoek overwegen. Als je een goede ervaring hebt gehad met de werknemer en positieve ondersteuning kunt bieden om zijn of haar kansen op een baan te vergroten, stuur dan een positieve referentiebrief.
- Bied niet aan om een referentiebrief te verstrekken als u niet iets positiefs kunt schrijven. Laat het je kansen op het krijgen van een baan niet verpesten.
- Accepteer verzoeken om referenties te schrijven alleen als u al langere tijd met de medewerker samenwerkt. Het zal voor u moeilijk zijn om de capaciteiten en het werk van een persoon in slechts een paar maanden te beoordelen.
- Zorg ervoor dat u de juiste persoon bent om een referentie op te geven. Mogelijk moet u het beleid van het bedrijf inzake verwijzingen opnieuw controleren.
Stap 2. Verzamel informatie die u kunt opschrijven voor een referentiebrief
Vraag de werknemer om informatie over de baan waarop hij solliciteert en alle andere relevante gegevens die u moet weten, inclusief zijn cv. U moet ook informatie verzamelen met betrekking tot het werk van de werknemer, zoals prestatie-evaluaties.
- Als u besluit een referentiebrief voor iemand te schrijven, vraag dan om informatie over de baan waarop hij solliciteert, zijn meest recente cv en andere informatie over wat hij denkt dat de bijdrage die hij heeft geleverd aan een bepaald bedrijf of project en hoe hij zal zijn nieuwe baan ten goede komen.
- Overweeg om de correspondentie tussen u en de medewerker te lezen om de professionaliteit en de werking ervan te kunnen beoordelen. U kunt hiervoor ook prestatie-evaluatie gebruiken.
Stap 3. Stel de eerste brief op
Voordat u een positieve verwijzing naar een voormalige werknemer of collega geeft, gebruikt u de informatie die u hebt verzameld om de eerste brief op te stellen. Deze stap helpt ervoor te zorgen dat de referentiebrief die u schrijft positief en volledig is.
- Referentiebrieven moeten een of twee pagina's lang zijn. Als u langer schrijft, is het mogelijk dat potentiële werkgevers niet alles lezen en essentiële informatie over de kandidaat missen.
- De introductie moet kort zijn en de naam van de werknemer bevatten, de functie waarop hij solliciteert en of u hem voor de functie zou aanbevelen. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik ben blij om Amir Priambodo aan te bevelen voor de functie van merkmanager. Amir Priambodo heeft een geweldige bijdrage geleverd aan ons bedrijf en ik denk dat hij een waardevolle aanwinst voor uw team zal zijn”.
- De hoofdtekst van de brief kan 1-3 alinea's zijn en moet beschrijven hoe lang u de werknemer kent, in welke hoedanigheid u hebt gewerkt, zijn of haar vaardigheden beschrijven en benadrukken, en uitleggen hoe hij of zij zal bijdragen aan een potentiële werkgever. U moet bruikbare bewijzen en redenen overleggen waarom de werknemer de beste kandidaat voor de functie is.
- U kunt ook het karakter van de werknemer beschrijven in de hoofdtekst van de brief, maar u moet oppassen dat u geen persoonlijke informatie opneemt, die niet alleen verdacht is voor potentiële werkgevers, maar ook illegaal is.
- Je moet de brief afsluiten met een korte, beknopte alinea waarin je de persoon ten zeerste aanbeveelt en aanbiedt om te helpen als de potentiële werkgever vragen heeft. Bijvoorbeeld: "Op basis van mijn ervaring met Amir Priambodo zou ik hem aanbevelen voor de functie van merkmanager bij Brand Management, Inc. Als je vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met me op via e-mail of telefoon.”
Stap 4. Gebruik positieve, bruikbare woorden
Zorg ervoor dat u bij het opstellen en vervolgens herzien van kandidaten positieve, bruikbare taal gebruikt bij het beschrijven van kandidaten. Deze actie kan potentiële werkgevers helpen een beeld te krijgen van de kandidaat en kan ook een positiever zelfbeeld vertegenwoordigen.
- Gebruik woorden als samenwerken, samenwerken en aanmoedigen.
- Gebruik zelfstandige naamwoorden als teamspeler, activa en verantwoordelijkheid.
- Gebruik bijvoeglijke naamwoorden zoals betrouwbaar, intelligent, vriendelijk en vastberaden.
- Je zou deze woorden kunnen samenvoegen tot zinnen als "Amir en ik werken samen aan een marketingproject en hij is een belangrijke troef bij het krijgen van nieuwe klanten. Hij is een zeer verantwoordelijke, vriendelijke teamspeler en zal een positieve impact hebben op uw bedrijf”.
Stap 5. Wees eerlijk en overdrijf niet
U wilt de best mogelijke kandidaat promoten en tegelijkertijd eerlijk blijven over zijn of haar kwalificaties. Er is een dunne grens tussen eerlijkheid en overdrijving en u moet deze vermijden, zodat potentiële werkgevers niet vermoeden dat uw brief oneerlijk is geschreven.
Je hoeft niet te zeggen dat de persoon de beste of de beste is, tenzij ze dat zijn. Overweeg in plaats daarvan iets te schrijven als "Amir is een van de meest verantwoordelijke en vriendelijke collega's, en ik vond het leuk om met hem samen te werken." Bij het beoordelen van iemands technische vaardigheden en capaciteiten, zou je iets kunnen schrijven als "Amir behoort tot de top 5% van merkmanagers waarmee ik heb gewerkt"
Stap 6. Herzie en bewerk de referentiebrief
Breng na het voltooien van de eerste versie van de brief wijzigingen aan in de tekst om deze te versterken en onderzoek gebieden die verdere ontwikkeling vereisen. Met deze stap kunt u de brief bewerken om spelling-, interpunctie- of grammaticafouten te vinden.
- Zorg ervoor dat het herziene concept een goede inleidende component, een body en een eerlijke afsluiting heeft, een positieve woordenschat bevat en het beste beeld geeft van de kandidaat.
- Overweeg de brief hardop voor te lezen om eventuele fouten te horen en ervoor te zorgen dat deze professioneel klinkt.
- Zorg ervoor dat de informatie die u in de brief verstrekt, geschikt is voor de nieuwe baan.
Stap 7. Maak je brief op
Voordat u een referentiebrief verzendt, moet u het juiste formaat gebruiken. Deze stap kan ervoor zorgen dat potentiële werkgevers uw referentiebrief serieus nemen.
- Zorg ervoor dat de brief op papier is gedrukt met briefhoofd van het bedrijf.
- Schrijf op de eerste regel de datum.
- Noteer onder de datum het adres van de potentiële werkgever. Richt de brief aan de supervisor van de kandidaat of de personeelsafdeling.
- Vermeld uw contactadres onder de informatie over de potentiële werkgever.
- Zorg ervoor dat u na de begroeting de brief met zwarte inkt ondertekent en uw naam eronder drukt. U kunt desgewenst uw functietitel, e-mailadres en telefoonnummer vermelden.
Stap 8. Voer de tekencontrole opnieuw uit
Lees de tekst nog een laatste keer voordat u een referentiebrief verzendt. Deze stap zorgt ervoor dat u geen fouten maakt of belangrijke informatie mist.
Methode 2 van 2: Verbale referentie geven
Stap 1. Controleer het beleid van het bedrijf met betrekking tot mondelinge verwijzingen
Sommige bedrijven staan werknemers alleen toe om basisinformatie te verstrekken, zoals dienstjaren. Bij sommige kunt u schriftelijke referenties verstrekken. Door ervoor te zorgen dat u het beleid van het bedrijf met betrekking tot referenties volgt, kunt u de beste mondelinge referenties verstrekken.
Stap 2. Ga akkoord met verzoeken om mondelinge verwijzingen
Als een medewerker of collega je vraagt om een referentie te geven, zorg er dan voor dat je het verzoek in een positief daglicht stelt. Als je een goede ervaring hebt met de werknemer, ga dan akkoord met zijn verzoek om referenties te verstrekken aan potentiële werkgevers.
- Bied geen referentie aan als u niets positiefs over de werknemer kunt zeggen. Laat het je kansen op het krijgen van de baan niet verpesten.
- Geef toestemming om met een potentiële werkgever te spreken als u al enige tijd met de persoon samenwerkt. Het kan zijn dat u moeite heeft met het beantwoorden van vragen over de werknemer of het uitleggen van zijn vaardigheden als u hem nog maar een paar maanden kent.
- Zorg ervoor dat u de juiste persoon bent om een referentie op te geven. Mogelijk moet u het beleid van uw baas of bedrijf raadplegen over verwijzingen.
Stap 3. Vraag om informatie over de werknemer om als referentiemateriaal te gebruiken
Mogelijk hebt u ook basisinformatie van de werknemer nodig over de functie waarop hij solliciteert en andere relevante gegevens die u moet weten.
- Vraag om informatie over de baan waarop de kandidaat solliciteert en een actueel cv. Misschien moet u erachter komen wat hij vindt van de bijdrage die hij heeft geleverd aan het bedrijf en de projecten waaraan hij werkt en hoe hij zal bijdragen aan zijn nieuwe werkplek.
- U moet alle informatie met betrekking tot het werk van de werknemer verzamelen, zoals een prestatie-evaluatie.
- Overweeg om uw correspondentie met de werknemer opnieuw te lezen om zijn professionele niveau en werking te beoordelen. U kunt hiervoor ook prestatie-evaluatie gebruiken.
Stap 4. Plan een telefoongesprek
De meeste telefonische referenties worden telefonisch gegeven en u zult een geschikt moment moeten plannen om met de potentiële werkgever van de kandidaat te spreken. Door een bepaalde hoeveelheid tijd uit te trekken om over de kandidaat te praten, kunt u ervoor zorgen dat u een uitgebreide, professionele en positieve referentie kunt bieden.
- Vraag de kandidaat om uw contactgegevens aan de potentiële werkgever te verstrekken of vraag om relevante gegevens over met wie hij contact moet opnemen bij het nieuwe bedrijf.
- Zorg ervoor dat u het gesprek plant wanneer u zich ontspannen voelt en niet gehaast bent om een vergadering bij te wonen.
Stap 5. Maak aantekeningen voor telefoonreferenties
Nadat je het gespreksschema hebt bepaald en de relevante informatie hebt verzameld, maak je een kleine aantekening over de kandidaat. Deze stap kan ervoor zorgen dat u tijdens het gesprek geen belangrijke informatie over de vaardigheden of het gedrag van de kandidaat vergeet.
Aangezien u niet weet welke vragen een potentiële werkgever zou kunnen stellen, moet u aantekeningen maken over verschillende aspecten van de kandidaat, inclusief hoe u hem hebt leren kennen en voor hoe lang, in welke hoedanigheid u heeft gewerkt en een evaluatie van zijn vaardigheden.
Stap 6. Beantwoord alle vragen volledig en eerlijk
Verbale referenties vereisen vaak dat u vragen beantwoordt die potentiële werkgevers stellen. Door aantekeningen te maken en gedetailleerde en eerlijke vragen te beantwoorden, kunnen kandidaten aan de baan komen.
- Zorg ervoor dat u de kwalificaties van de persoon niet overschat. Je hoeft niet te zeggen dat Hij de beste persoon ter wereld is", maar je kunt wel objectief zeggen: "Hij is een van de beste collega's/werknemers die we ooit hebben gehad."
- Houd er rekening mee dat elke twijfel in uw antwoord de indruk zal wekken dat u oneerlijk bent.
Stap 7. Gebruik positieve, beschrijvende woorden en zinnen
Wanneer u de vraag van een potentiële werkgever beantwoordt, zorg er dan voor dat u woorden gebruikt die de kandidaat er aantrekkelijk uit laten zien. Door deze actie lijkt de kandidaat superieur aan andere kandidaten.
- U kunt ook een verscheidenheid aan werkwoorden, zelfstandige naamwoorden en bijvoeglijke naamwoorden gebruiken om de kandidaat te beschrijven. Hoe duidelijker uw beschrijving, hoe groter de kans dat het potentiële werkgevers helpt een weloverwogen beslissing te nemen.
- Je zou bijvoorbeeld dingen kunnen zeggen als "Amir Priambodo heeft het vermogen om problemen op een zeer creatieve manier op te lossen", of "Hij kan zijn ideeën duidelijk overbrengen."
- Zorg ervoor dat u informatie geeft over de vaardigheden die de kandidaat nodig heeft in zijn of haar nieuwe baan.
Stap 8. Vermijd persoonlijke onderwerpen
Praat alleen over zaken die betrekking hebben op de prestaties van de kandidaat, zoals superieure leiderschapsvaardigheden of het vermogen om conflicten tussen collega's op te lossen. Praat niet over uw persoonlijke leven, want dat maakt het, en u, minder professioneel voor potentiële werkgevers.
- Bespreek niets persoonlijks, inclusief religie, burgerlijke staat, leeftijd of gezondheid.
- Het verstrekken van persoonlijke informatie kan de kansen van een kandidaat op een baan in gevaar brengen. Dit kan illegaal zijn, afhankelijk van het soort informatie dat u vrijgeeft.
Stap 9. Beëindig de verbale verwijzing
Vul de mondelinge verwijzing via de telefoon in nadat u alle vragen van de potentiële werkgever hebt beantwoord. U kunt vragen stellen als u dat nodig vindt of als u nadere toelichting kunt geven over de kandidaat. Zorg ervoor dat u de potentiële werkgever bedankt en aanbiedt om indien nodig meer informatie te verstrekken.
