Ontvangst is een schriftelijke verklaring die wordt afgelegd als bewijs van ontvangst van contant geld of betaling op een andere manier. Bij zakelijke transacties of verkopen maken verkopers en kopers meestal bonnetjes voor elkaars belangen, bijvoorbeeld voor boekhouding of documentatie. Ontvangstbewijs is een document dat het bestaan van een wederzijdse overeenkomst tussen de verkoper en de koper bewijst als basis voor het vastleggen van de transactie van het ontvangen of uitbetalen van geld.
Stap
Deel 1 van 2: Ontvangsten maken
Stap 1. Maak een ontvangstformulier met een carbonblad als kopie
Als u bonnen handmatig wilt genereren, bereidt u een verkoold bonformulier voor. Op die manier hoef je maar één keer te schrijven en krijg je meteen twee bonnetjes, één voor jou en één voor de partij die de betaling doet.
Koolstofbonnen worden meestal in een bepaald formaat afgedrukt als bewijs van verkoop en geldontvangst, bijvoorbeeld: een vel in de vorm van een formulier waarop de bedrijfsnaam is afgedrukt en een paar woorden of slechts een paar regels worden afgedrukt om te vullen met correcte en duidelijke informatie
Stap 2. Gebruik een zwarte balpen
Het schrijven van bonnen in zwarte inkt is vereist om de geldigheid van bonnen te garanderen. Schrijf bonnen niet met potloden of lichtgekleurde inkt, want bonnen dienen als bewijs van de boekhouding voor de lange termijn.
Ontvangsten die handmatig worden gegenereerd, moeten groot en duidelijk worden ingevuld, zodat ze gemakkelijk leesbaar zijn. Als u een verkoold ontvangstbewijs gebruikt, moet u tijdens het schrijven op drukken, zodat het als kopie op het tweede of derde vel verschijnt
Stap 3. Gebruik een bedrijfsstempel of afgedrukte bon met de bedrijfsnaam erop
Om een rechtsgeldige bon te maken, moet u de stempel van het bedrijf op de boven- of onderkant van de bon aanbrengen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Daarnaast mag u geprinte bonnen gebruiken waar de bedrijfsnaam en het logo al op staan. Dit bewijst voor de koper dat het product dat wordt verhandeld afkomstig is van uw bedrijf of bedrijf en dit document zal indien nodig op een later tijdstip een referentie zijn.
Stap 4. Neem alle vereiste informatie op in de bon
Wanneer u bonnen handmatig genereert of formulieren gebruikt die kunnen worden gedownload van een computerprogramma, moet u het volgende opnemen:
- Gedetailleerde verkopersgegevens.
- Gedetailleerde kopersgegevens.
- Transactie datum.
- Gedetailleerde productgegevens.
- Hoeveelheid geld.
- Betalingswijze.
- Handtekening van verkoper en koper.
Stap 5. Voeg alle vereiste informatie toe bij het maken van een huurbewijs
Huurbewijzen zijn vereist door huurders die contant betalen of cheques gebruiken om contante uitbetalingen te registreren. Bewijzen zijn ook vereist door de verhuurder als bewijs dat de huursom is ontvangen en voldoet aan de wet die vereist dat de verhuurder een kwitantie aan de huurder verstrekt. Ontvangsten als bewijs van ontvangst van huurbetalingen moeten het volgende bevatten:
- Het betaalde huurbedrag.
- Betaaldatum.
- Volledige naam van de huurder.
- De volledige naam van de verhuurder.
- Volledig adres van het onroerend goed te huur.
- Betaalde huurperiode.
- Wijze van betaling van de huur (contant, cheque, enz.)
- Handtekeningen van de verhuurder en huurder.
Stap 6. Download gratis het online (online) ontvangstformulier
Als u geprinte bonnen wilt gebruiken voor uw bedrijf of bedrijf, maak dan gebruik van bonnenformulieren die gratis via internet kunnen worden gedownload. Nadat het ontvangstformulier is afgedrukt, plaatst u het bedrijfsstempel erop zodat het klaar is voor gebruik voor dagelijkse transacties.
Deel 2 van 2: Het doel en de redenen voor ontvangsten kennen
Stap 1. Ken het doel van de bon
Ontvangsten zijn een belangrijk document voor het vastleggen van inkomsten en zijn nodig bij het aangeven van belastingen. Bewaar alle betalingsbewijzen, want deze documenten moeten meestal als onkostenbewijs worden bijgevoegd in de belastingaangifte. Als ondernemer bent u verplicht om bij ontvangst van betaling een kwitantie aan de koper te verstrekken. Nadat de koper een betaling heeft gedaan, verstrekt de verkoper meestal een ontvangstbewijs voor de betaling.
Na het betalen voor goederen of diensten die relatief duur zijn, wordt het maken van een kwitantie beschouwd als een verplichting voor zowel de koper als de verkoper. Dit document moet worden opgesteld in afwachting van een overtreding van de wet tijdens de koop- en verkooptransactie, omdat beide partijen de bon als bewijs in de rechtbank kunnen gebruiken
Stap 2. Leer de vier soorten bonnen die veel worden gebruikt
In theorie kunnen voor alle betalingstransacties bonnen worden gemaakt, bijvoorbeeld: huurbetalingen, kappersdiensten of tuinontwerpkosten. Over het algemeen zijn bonnen verdeeld in vier groepen en een ervan kunt u zien bij het maken van een aan- of verkooptransactie.
- Aankoopbon. Na betaling maakt de verkoper een betalingsbewijs door het ontvangstnummer, de transactiedatum en het ontvangen geldbedrag op te nemen. Als de betaling contant wordt gedaan, moet het woord "contant" op de bon staan. Bij betaling per cheque of giro dient het ontvangstbewijs voorzien te zijn van een chequenummer of het depotnummer. Als de betaling met een creditcard wordt gedaan, moet deze de naam bevatten van de creditcardmaatschappij (bijvoorbeeld: Mastercard, Visa, American Express) en de laatste vier cijfers van het creditcardnummer.
- Ontvangst behandeling. Dit document wordt uitgegeven voor betaling van gezondheidsdiensten, bijvoorbeeld voor doktersdiensten, het kopen van medicijnen of het gebruik van chirurgische instrumenten. Het ontvangstbewijs moet de naam van de patiënt, de diagnosecode, de naam van de arts, de naam van het medicijn of het medische hulpmiddel dat is betaald, de datum van de behandeling, de consultatieuren en het bedrag van de betaling bevatten.
- Verkoopnota. In de meeste gevallen ontvangt u bij het winkelen een aankoopbewijs. Als ondernemer moet u na het invoeren van gegevens over de verkochte artikelen een kassabon overleggen. Dit document is een bewijs van verkoop en moet het bedrag van de betaling, de verkoopdatum, de naam en prijs van de goederen, de naam van de persoon die de verkooptransactie heeft verwerkt en de betaling heeft ontvangen, bevatten.
- Betalingsbewijs huren. Dit ontvangstbewijs wordt door de eigenaar van het gehuurde afgegeven als bewijs van ontvangst van de betaling door de huurder. Op het betalingsbewijs moeten de naam van de verhuurder, de naam van de huurder, het adres van het gehuurde goed, de facturatieperiode, de hoogte van de huursom, de begin- en einddatum van de huurovereenkomst staan.
- De daders van aan- of verkooptransacties via internet zullen elektronische kwitanties ontvangen of verstrekken. De informatie op de elektronische bon is gelijk aan de informatie op andere betalingsbewijzen en dient als aankoopbewijs in het netwerk (online).
Stap 3. Ken de belangrijke dingen over kopers en verkopers die op de bon moeten worden vermeld
Dit artikel richt zich op het maken van betalingsbewijzen tussen kopers en verkopers. De partij die de goederen of diensten verkoopt, moet de volgende informatie op het ontvangstbewijs vermelden:
- Gedetailleerde verkopersgegevens. Vermeld de naam van de persoon of het bedrijf dat de verkoop heeft gedaan, adres, telefoonnummer en e-mailadres bovenaan de bon. Vermeld ook de naam van de winkelmanager of bedrijfseigenaar.
- Gedetailleerde kopersgegevens. Vermeld de volledige naam van de koper of partij die de aankooptransactie heeft gedaan.
- Transactie datum. Vermeld de datum, maand en het jaar van de transactie, want deze informatie is nodig om belastingaangifte te doen.
- Gedetailleerde productgegevens. Schrijf een korte beschrijving om de verkochte goederen of diensten uit te leggen, bijvoorbeeld: productnaam, hoeveelheid, productnummer en andere informatie om het product te identificeren. Deze gegevens zijn handig als u informatie wilt vinden over producten die zijn verkocht.
- Prijzen van goederen/diensten. Vermeld de prijs van goederen/diensten in detail vanaf de verkoopprijs, belastingen, verpakkings- of verzendkosten, kortingen of rabatten in het kader van promotieprogramma's. Verkooptransacties zijn geldiger en specifieker als de artikelprijzen gedetailleerd worden beschreven.
- Betalingswijze. Vermeld hoe de koper de betaling heeft gedaan, bijvoorbeeld: contant, per cheque, creditcard of bankpas.
- Handtekening van verkoper en koper. Nadat de bon is gemaakt of afgedrukt en de koper de betaling heeft gedaan, plaatst u de stempel "Betaald" (als deze is afbetaald) onderaan de bon en vervolgens ondertekend door de verkoper. U kunt een ontvangstbewijs voor de koper ondertekenen als documentatie.
Dingen die nodig zijn
- Papieren of blanco bon
- balpen
- Gedetailleerde informatie over aankooptransacties
