Het managementplan is een beschrijving van hoe de organisatie of het bedrijf zal draaien. Met een beheerplan formuleert u beheerstructuren en bedrijfsvoering. Het plan zorgt er ook voor dat alle leden dezelfde mening delen en dat doelen worden bereikt. Met een paar simpele stappen stelt u eenvoudig een beheerplan op.
Stap
Deel 1 van 4: Een managementplan starten
Stap 1. Bepaal de noodzaak van een beheerplan
Het managementplan dient om de procedures en het beleid te formuleren die van belang zijn voor de organisatie, evenals de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen. Zonder een plan kunnen operaties inconsistent zijn, zijn verantwoordelijkheden onduidelijk en is de organisatie niet voorbereid op bepaalde gebeurtenissen.
- Het bedrijfsplan stelt alle leden van de organisatie in staat om hun positie duidelijk te kennen, inclusief aan wie ze moeten rapporteren, aan wie ze rapporteren en wat hun verantwoordelijkheden zijn.
- Rolbevestiging creëert ook een gevoel van verantwoordelijkheid omdat het duidelijk is wie de schuldige is als er iets gebeurt of niet gebeurt.
Stap 2. Maak een schets van het plan
Het beheersplan dient een aantal kernelementen te bevatten. Teken een eenvoudige schets op een whiteboard of computerdocument en laat de onderdelen van het beheerplan zien, zodat u en uw team deze kunnen bespreken. Het beheersplan moet de volgende onderdelen bevatten:
- Beschrijving van de managementstructuur.
- Een sectie waarin elk lid en hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden beschreven.
- Een grafiek met de interacties en verantwoordelijkheden tussen elk niveau in de organisatie.
- Secties die verschillende aspecten van de organisatie beschrijven die worden beheerd, evenals managementbeleid en -procedures.
- Planning voor het actualiseren, vergroten en ontwikkelen van beheer en beheerplannen.
Stap 3. Beschrijf uw managementstructuur
Elke organisatie of bedrijf heeft een iets andere managementstructuur. Beschrijf aan het begin van het plan de managementstructuur in woorden of grafieken. Maak duidelijk wie de uiteindelijke beslissingen neemt, of het nu het management, het bestuur of een enkele persoon is. Neem externe en interne besluitvormers en adviseurs op. Leg zo nodig uit hoe de toewijzing van besluitvorming is gebaseerd op de organisatorische hiërarchie.
Stap 4. Maak een lijst van de verschillende aspecten van de organisatie die volgens het plan moeten worden beheerd
Verdeel alle processen en functies in categorieën. Categorieën kunnen worden gedefinieerd per afdeling in een groot bedrijf, of per bedrijfsproces in een klein bedrijf. Aspecten van operaties die over het algemeen worden opgenomen, zijn personeelsbeheer, financiële controle, voorraad- of leveringscontrole, marketing of public relations en operaties (zoals productie of verkoop). Verdeel alle aspecten van de organisatie zodat u hun respectievelijke rollen en procedures kunt definiëren.
Deel 2 van 4: Eigendom en beheer beschrijven
Stap 1. Let op het eigendomstype van de organisatie
Beschrijf het eigendom van het bedrijf in duidelijke bewoordingen. Geef aan of de organisatie publiek, privaat of non-profit is. Als er meerdere eigenaren of investeerders zijn, moet u daarnaast de verdeling van bevoegdheden, verplichtingen en aandelen uitleggen. Het eigendom van de organisatie kan bijvoorbeeld worden gedeeld in een partnerschap of een aandeelhoudersovereenkomst van het bedrijf.
Stap 2. Noteer de namen van de bestuursleden
Als uw bedrijf een bord heeft, vermeld dan de leden. Schrijf een samenvatting van hun leiderschap, ervaring, sterke en zwakke punten. Particuliere bedrijven mogen geen raad van bestuur hebben. Als er geen bord is, hoeft u deze sectie niet in te voeren.
Voeg een kopie toe van het beleid van de raad van bestuur, inclusief verkiezingsvoorwaarden, termijn, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en conflictoplossing. Deze informatie moet worden vermeld in de zakelijke exploitatieovereenkomst of een ander oprichtingsdocument
Stap 3. Stel belangrijke managementleden voor
Noteer de kwalificaties en ervaring van elk lid. Naast eigenaren en bestuursleden omvat deze sectie investeerders, leidinggevenden, managers, sleutelmedewerkers en -personeel, en ondernemers. Beschrijf de achtergrond van de leden, samen met hun kenmerken en bijdrage aan het succes van het bedrijf.
Stap 4. Presenteer de sterke punten van elk individu in het managementteam
Leg uit hoe waardevol deze kwaliteiten zijn voor de functie die elk lid bekleedt. Voeg attributen toe zoals motiverend vermogen, financiële geschiktheid en zakelijke bekwaamheid.
- Maak een lijst van de eerdere functies en taken van elk lid, die van toepassing zijn op hun huidige verplichtingen. Leg uit hoe de verplichting capaciteiten benut en de positie van het management versterkt.
- Vul de opleidingsachtergrond van elke manager in. Leg uit hoe hun opleiding gunstig is voor het bedrijf. Neem onderwijs op dat alleen relevant is voor hun huidige functie.
- Als u de enige werknemer bent, vermeld dan uw eigen ervaring en sterke punten.
Stap 5. Beschrijf het wervingsproces
Leg de basisprincipes uit van het werven van nieuwe medewerkers. Vermeld voor elke functie de vereiste kwalificaties en ervaring. Dit is vooral belangrijk als u geen manager heeft aangenomen. Omvat het trainingsproces en eventuele stimulerings- of beloningsprogramma's die zijn geïmplementeerd. Hier kan ook een beschrijving van de voordelen worden opgenomen.
Stap 6. Vermeld de naam van de adviseur of externe adviseur die u gaat gebruiken
Er zijn mensen met wie u contact kunt opnemen voor marketing, persoonlijk advies en financieel advies. Uw bedrijf heeft bijvoorbeeld mogelijk het volgende nodig:
- Advocaat
- Accountant
- Verzekeringsagent
- Consultant
Stap 7. Voeg een samenvatting toe van de capaciteiten van het managementteam
Schrijf een korte beschrijving waarin u uitlegt waarom uw team succesvol is. Geef aan het einde van het managementplan specifiek aan waarom uw team het succes van het bedrijf zal bepalen. Leg uit hoe de combinatie van managers in dit businessmodel het bedrijf de komende jaren zal helpen. In dit deel worden de verschillende punten van het plan gecombineerd.
Bijvoorbeeld: “Ons team van mensen met verschillende capaciteiten heeft een combinatie van 40 jaar ervaring op dit gebied. Met een gecoördineerde democratische structuur kunnen zij effectief samenwerken om de gewenste resultaten te bereiken. Met dit team denken we dat het bedrijf over twee jaar winstgevend zal zijn.”
Stap 8. Beschrijf de relatie tussen management, eigenaren en medewerkers
Een belangrijk aspect van de bedrijfsvoering is de interactie tussen managementniveaus en tussen management/eigenaren en medewerkers. Beschrijf de autoriteit, verantwoordelijkheid en rol van elk niveau in aspecten van bedrijfsvoering. Neem gedeelde besluitvormings- en samenwerkingsprocessen op, evenals noodzakelijke vergaderingen of communicatielijnen. Zorg ervoor dat iedereen het eens is over hoe geschillen op te lossen en de macht te delen.
Deel 3 van 4: Beleid en procedures schrijven
Stap 1. Overweeg de noodzaak van een schriftelijk beleid
Schriftelijk beleid is bedoeld om de activiteiten in grote organisaties te definiëren. Beleid zorgt voor consistentie en zorgt ervoor dat alle processen soepel verlopen. Een heel klein bedrijf of organisatie heeft misschien geen beleid nodig. In feite kan beleid soms de samenwerking beperken en het werk in kleine groepen vertragen. Denk na over de omvang en behoeften van uw organisatie voordat u een beleid opstelt.
Stap 2. Stel een groep van management en medewerkers samen
Verzamel bij elke overweging van aspecten van de bedrijfsvoering leden van het management en medewerkers die direct betrokken zijn bij of verantwoordelijk zijn voor het proces of gebied. Definieer beleid en procedures met hen, accepteer input en verduidelijk alle details. Hierdoor kunnen plannen worden geïmplementeerd in echte operaties en krijgen medewerkers een gevoel van eigenaarschap.
Stap 3. Schrijf het beleid en de procedures op voor elk aspect van het bedrijf
Dit zal worden gebruikt als uitleg aan management en medewerkers over hoe dit deel van de organisatie te bedienen. Beleid, filosofieën en voorschriften van de organisatie zijn ontworpen om doelstellingen te bereiken en ervoor te zorgen dat de activiteiten in overeenstemming zijn met de organisatorische principes. Dit beleid wordt gerealiseerd door procedures, dit zijn specifieke methoden voor het uitvoeren van de bedrijfsvoering.
Bijvoorbeeld een beleid om alleen milieuvriendelijke materialen en producten te gebruiken en te verkopen. De procedure om dit beleid te ondersteunen is om goederen te kopen van milieuvriendelijke verkopers of om de milieu-impact van de gebruikte materialen of producten te controleren
Stap 4. Zorg ervoor dat het beleid past bij uw cultuur en filosofie
Beleid en procedures moeten in lijn zijn met de filosofie en doelstellingen. Controleer elk beleidspunt om er zeker van te zijn dat ze allemaal tot hetzelfde einde leiden. Als iets niet overeenkomt of twijfelachtig is, breng dan wijzigingen aan om beter bij de missie te passen.
Deel 4 van 4: Het plan herzien
Stap 1. Lees het plan nog eens goed door
Het beheerplan moet professioneel zijn. Het document moet vrij zijn van spel- en grammaticafouten. Print op kreukvrij, veegvrij wit papier.
Stap 2. Kies een duidelijk formaat
Het formaat van het managementplan moet hetzelfde zijn als voor elk ander zakelijk voorstel. U kunt hoofdsecties markeren met vette koppen. Gebruik een gemakkelijk te lezen lettertype. Het standaardlettertype is Times New Roman, grootte 12. U kunt opsommingstekens gebruiken om uw ervaringen, vaardigheden en verantwoordelijkheden op te sommen of belangrijke informatie in korte alinea's te presenteren.
Stap 3. Overweeg een bedrijfsadviseur te vragen het conceptplan te herzien
Hoe meer mensen het lezen, hoe beter. Een bedrijfsadviseur of financieel planner kan u beter adviseren. Overleg met een adviseur. Misschien kunnen ze er hiaten of conflicten in ontdekken.
Stap 4. Stuur het naar alle eigenaren
Alle eigenaren en managers op hoog niveau in het bedrijf moeten het beheersplan goedkeuren. Zorg ervoor dat elke eigenaar een exemplaar heeft. Zij kunnen u correcties en herzieningen sturen. Denk goed na over hun inbreng. Als u het niet eens bent met een wijziging, bespreek dit dan met hen om een compromis te vinden.
Zodra ze het ermee eens zijn, laat u alle eigenaren een beheerplan ondertekenen voordat u het aan investeerders, banken of financieringsinstanties overdraagt
Stap 5. Maak een toezegging om het plan indien nodig te wijzigen
Alle nieuw gemaakte beheerplannen zijn niet getest en zullen waarschijnlijk herzien moeten worden zodra ze zijn geïmplementeerd. Daarom moet u een bepaling opnemen dat de plannen kunnen worden gewijzigd en herzien tijdens zakenreizen. Begin met het maken van een beoordelingsschema, waarin staat wanneer er een bijeenkomst zal worden gehouden om de effectiviteit van het plan en het succes of falen van de uitvoering ervan te bespreken.
- Zorg ervoor dat er een manier is voor alle management en medewerkers om feedback te geven met betrekking tot het managementplan.
- Maak vervolgens de goedkeuringsmethode en pas de wijzigingen toe.
