Staar je vaak minutenlang uit het raam, ook al heb je werk te doen? Bent u op zoek naar nutteloze informatie of het spelen van games op internet, terwijl er belangrijkere taken zijn die onmiddellijk moeten worden gedaan? Het klinkt alsof je moet toegeven dat je de neiging hebt om uitstelgedrag te vertonen. De sleutel tot effectiever omgaan met tijd is om afleiding te minimaliseren, je te concentreren op de belangrijkste taken die je moet doen en betrouwbaardere manieren te vinden om je productiviteit te verhogen.
Stap
Methode 1 van 2: Vermijd de gewoonte om tijd te verspillen
Stap 1. Blijf weg van internet
Tegenwoordig is het zo gemakkelijk om toegang te krijgen tot internet en daarom komen we vaak in de verleiding om er toegang toe te krijgen. Wanneer je je realiseert dat je moet stoppen met het verspillen van tijd en iets moet doen, wordt het vermijden van internet een gemakkelijke manier om de gewoonte van uitstelgedrag te doorbreken.
Als je vastberadenheid je niet kan helpen om van het internet af te blijven - of erger nog, voor het werk dat je moet doen, moet je internet gebruiken - kun je apps voor het blokkeren van sites voor verschillende browsers installeren. Je hoeft alleen maar deze app aan te zetten als je gefocust wilt blijven en dit programma je wilt laten helpen
Stap 2. Sluit uw e-mailbox
Uit een enquête onder Microsoft-medewerkers bleek dat ze ongeveer tien minuten besteedden aan het beantwoorden van e-mails en daarna nog eens vijftien minuten om zich weer op de taak te concentreren. Als u zich echt op één taak moet concentreren, kunt u uw voicemailbox zo instellen dat deze automatisch antwoordt en uzelf ervan weerhoudt deze te controleren totdat u klaar bent met uw werk.
U kunt hetzelfde doen met sms-berichten, instant messages, pushmeldingen, mobiele waarschuwingen, enzovoort. Deze afleidingen kunnen ervoor zorgen dat we uitstelgedrag vertonen omdat ze vaak productiever aanvoelen dan andere tijdverspillende dingen, maar ze zijn vaak net zo onproductief. Zet je mobiele telefoon zoveel mogelijk uit
Stap 3. Doe het hele werk op één apparaat
Als u een draagbare computer gebruikt om aan spreadsheets te werken, een mobiele telefoon om uw e-mail te checken en een tablet om presentaties te geven, zult u het ook moeilijk krijgen. Elke keer dat u van apparaat wisselt, is er ongetwijfeld een of twee afleiding waarmee u te maken krijgt en daarna heeft u wat tijd nodig om opnieuw scherp te stellen. Probeer alles wat u nodig hebt op één apparaat te verzamelen terwijl u zich klaarmaakt voordat u aan het werk gaat, zodat u slechts één apparaat op het werk kunt gebruiken.
Stap 4. Maak een schema
De meeste mensen houden er niet van om een schema te maken, maar je hoeft geen volledig schema te maken. Neem voordat je aan een taak begint vijf minuten de tijd om een lijst te maken of andere dingen die nodig zijn om de taak te voltooien. Door een goede tijdsplanning te maken, zorg je ook voor voortgang in je werk.
- Gebruik 'tijdrasters' of bepaalde tijdsegmenten voor specifieke taken, zodat u deze taak gemakkelijker kunt opdelen in werkbare delen. Deze methode kan op allerlei dingen worden toegepast, van huiswerk, kantoortaken of huisrenovaties.
- Probeer indien mogelijk uw taken en banen te groeperen. Als u bijvoorbeeld naar de supermarkt moet om uw auto bij te tanken, probeer dan beide in één rit te doen. Op die manier kunt u tijd besparen door twee keer te gaan voor dingen die in één keer kunnen worden gedaan.
Stap 5. Doe het langzamer
Dit klinkt misschien onproductief, maar probeer langzamer te werken, want als u te snel werkt of meer dan één taak tegelijk doet, kunt u tijd verspillen. Studies tonen aan dat slechts 2% van de mensen die één taak tegelijk uitvoeren, echt effectief kan zijn en tijd kan besparen.
Langzamer werken biedt ook de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat u elke taak goed en duidelijk voltooit, zodat u minder snel terug zult keren naar de taak om eventuele fouten te corrigeren, wat meestal meer tijd kost
Stap 6. Werk verder aan de huidige taak
Vaak stellen we het uit omdat we andere belangrijke (maar niet urgente) taken aan het doen zijn in plaats van de belangrijke taken die we nu moeten afmaken. Tijd besteden aan minder belangrijke activiteiten is een stap terug en een verspilling van tijd als je andere, meer dringende taken hebt. Weet of de taak waaraan u werkt de hoogste prioriteit op uw takenlijst heeft of niet.
Probeer prioriteiten te stellen in je taken. Begin met een paar kleine taken om jezelf te motiveren en concentreer je vervolgens op de belangrijkste of dringende taken voor jou op dit moment
Stap 7. Geef jezelf de tijd om te pauzeren
Non-stop werken kan je moe en gefrustreerd maken. U kunt uzelf aan het einde van uw werkdag of tijdens het diner een pauze gunnen om overwerk te voorkomen dat de kwaliteit van uw werk zou kunnen beïnvloeden.
Zelfs als je worstelt met opdrachten die morgen moeten worden ingeleverd, geef jezelf dan de tijd om te pauzeren voordat je er weer aan werkt
Methode 2 van 2: Opnieuw testen gebruiken
Stap 1. Maak een tabel om uw tijd gedurende de dag te beheren
Inmiddels heb je veel stappen doorlopen om jezelf te helpen gefocust te blijven vanaf methode 1, en deze iteratieve test is een goede manier om te testen hoe effectief je het gebruikt. Begin met het maken van een spreadsheet of u kunt een tabel op papier of een whiteboard maken. Maak een kolom voor de klok en maak een nog bredere kolom rechts ervan.
Stap 2. Stop met werken aan het begin van elk uur
Voor deze test moet u aan het begin van elk uur een minuut of twee rusten om te evalueren hoe u het vorige uur hebt gebruikt. U kunt een timer instellen om ervoor te zorgen dat u lang genoeg stopt om deze tafel te vullen.
Stap 3. Bedenk hoe je het afgelopen uur hebt doorgebracht
Denk tijdens de evaluatieperiode na over wat je het afgelopen uur hebt gedaan. De dingen die je doet variëren van sporten tot leren voor een toets of een uurtje voor de televisie zitten. Probeer eerlijk tegen jezelf te zijn bij het evalueren van dit uur.
Stap 4. Vraag jezelf af of je het uur wilt herhalen
Daarom wordt deze test een hertest genoemd. Als je eenmaal weet wat je een uur eerder hebt gedaan, kun je jezelf afvragen of je het nog een keer wilt doen of niet. Deze vraag helpt je jezelf af te vragen of je denkt dat je het afgelopen uur productief hebt doorgebracht. Als het antwoord nee is, is de kans kleiner dat u de klok wilt herhalen.
Stap 5. Vat samen wat je in een uur hebt gedaan en schrijf je evaluatie in de kolom rechts
Bijhouden hoe je dag verloopt en zien hoeveel uur je wilt herhalen en hoeveel uur je niet wilt herhalen, kan ook een effectief motiverend hulpmiddel zijn. Schrijf in de rechterkolom een paar woorden op wat je het afgelopen uur hebt gedaan en evalueer ook of je het wilt herhalen of niet.
Stap 6. Ken de delen van uw dag die u kunt controleren
Een van de nadelen van deze hertest is dat je elk uur snel kunt beoordelen op het nut ervan. Klassen waar de leraar geen nieuw materiaal leert, onproductieve werkvergaderingen en andere delen van je dag kunnen vervelende tijdverspillers zijn. Probeer te onthouden dat je soms niet de volledige controle hebt over elk uur van je dag en dat je dingen moet doen die onproductief aanvoelen, zoals werkvergaderingen die voor jou tijdverspilling zijn.
Flexibel zijn is belangrijk in alle aspecten van het leven, inclusief tijd voor plezier en ontspanning
Tips
- Zorg ervoor dat u 's nachts voldoende slaapt, zodat u zich niet de hele dag traag en lui voelt.
- Probeer eerlijk tegen jezelf te zijn wanneer je probeert productief te zijn op het werk. Soms kun je het beste even stoppen voor een korte wandeling, iets eten of een paar minuten met een vriend praten als je het gevoel hebt dat je je moet opfrissen na een dag hard werken.
