Uitgaven die door een bedrijf zijn gedaan (maar nog niet zijn betaald) worden meestal te betalen kosten genoemd. Te betalen kosten worden geclassificeerd als schuldverplichtingen die op de balans moeten worden terugbetaald. Het leren herkennen en registreren van schulduitgaven vereist een goed begrip van de basisprincipes van boekhouding, maar het proces en de praktijk zijn eigenlijk vrij eenvoudig.
Stap
Deel 1 van 2: Weten welke uitgaven te betalen kosten zijn
Stap 1. Begrijp wat een openstaande uitgave is
Te betalen kosten vinden plaats tijdens de afsluitingsperiode van het boek en er zijn niet-geboekte contante uitbetalingen en onbetaalde schuldverplichtingen. Zo kunnen werknemerssalarissen die zijn betaald maar nog niet zijn uitbetaald, schulduitgaven worden genoemd. Het bedrijf handelt de te betalen kosten af door de boeken in het memoriaal aan te passen.
Stap 2. Begrijp waarom het noodzakelijk is om uitgaven op transactiebasis vast te leggen
Op transactiebasis van financiële boekhouding (naar tijd of gebeurtenis) stelt dat inkomsten en uitgaven moeten worden geregistreerd wanneer transacties plaatsvinden en niet wanneer contanten voor die transacties worden ontvangen of betaald. Het principe met betrekking tot de uitgaven wordt het matchingsprincipe genoemd.
- Het matchingsprincipe stelt dat accountants uitgaven moeten registreren wanneer ze zich voordoen en de uitgaven matchen of balanceren met de inkomende inkomsten.
- De implicatie van dit principe is dat het niet nodig is om te wachten tot contant geld is betaald om uitgaven te registreren. Een bedrijf heeft bijvoorbeeld een uitgave in de vorm van salaris die tweewekelijks wordt betaald voor een bedrag van Rp.10.000.000,00, maar de periode van betaling is gelijk verdeeld in 2 delen tussen de 2 boekhoudperioden. Dat wil zeggen dat een deel van het salaris is betaald aan het einde van de huidige boekhoudperiode. De boekhouding voor onkosten, die de helft is van het totale te betalen salaris (Rp 50.000.000,00), moet in de huidige boekhoudperiode worden geregistreerd, ook al worden de salarissen van werknemers pas in de volgende boekhoudperiode geregistreerd.
Stap 3. Bepaal de uitgaven die op transactiebasis moeten worden geregistreerd
Op basis van dit principe moeten gemaakte maar nog niet betaalde kosten op transactiebasis op de balans worden geboekt. De volgende zijn te betalen kosten die vaak in de boeken te vinden zijn:
- Salaris te betalen
- verschuldigde rente
- Verschuldigde belasting
Deel 2 van 2: Crediteuren opnemen
Stap 1. Bereken de geboekte overlopende posten die zijn uitgekeerd
Zodra de te betalen kosten zijn geïdentificeerd, moet het totale bedrag worden berekend door de delen van de totale kosten toe te wijzen die in de huidige boekhoudperiode moeten worden geregistreerd. Nadat de berekening en som van al het geld is bepaald, is het tijd om het rapport in het grootboek vast te leggen.
Volgens bovenstaand voorbeeld wordt 50% van het totale loon geregistreerd omdat de uitbetaling van de helft van het loon in de boekhoudperiode valt
Stap 2. Maak de juiste aanpassingsnotities
Accrual accounting wordt gedaan door de financiële overzichten in het grootboek aan te passen. Aanpassingen aan jaarrekeningen vinden plaats in de afsluitingsperiode en beïnvloeden de balans (op te betalen verplichtingen) en resultatenrekening (op lasten).
- Aanpassing van financiële overzichten moet op de volgende manier worden gedaan: het berekenen van de juiste uitgaven als een debet en vervolgens het berekenen van de verplichting die moet worden betaald als een credit. Houd er rekening mee dat debet betekent dat het bedrag van de uitgaven wordt verhoogd en dat krediet het bedrag van de aansprakelijkheid verhoogt.
- Gebruikmakend van het vorige voorbeeld is de implementatie als volgt, waarbij de kosten worden berekend in de vorm van werknemerssalarissen van Rp. 50.000.000,00 als een debet, en vervolgens de aansprakelijkheidslasten van Rp. 50.000.000,00 berekenen als een credit. Het is noodzakelijk om te begrijpen dat uitgaven in de vorm van salarissen alleen kosten zijn, en omdat deze kosten niet zijn betaald, worden deze kosten de last van schuldverplichtingen (te betalen salarissen). Wat dus feitelijk krediet wordt, is de schuldverplichting zelf.
- Er moeten boekhoudkundige aanpassingen worden gedaan, want door ze te negeren, zal het bedrijf de betekenis van aansprakelijkheid onderschatten en inkomen als alles beschouwen.
Stap 3. Maak een tegenboeking voor de volgende boekhoudperiode
Claims met betrekking tot de registratie van toerekeningen komen op tijd binnen en worden verwerkt in algemene bedrijfsactiviteiten. Om te voorkomen dat uitgaven tweemaal worden berekend, moeten de eerste financiële gegevens daarom voor de volgende boekhoudperiode in het tegenboekingsjournaal worden vastgelegd.
De meeste computerprogramma's voor de boekhouding maken het de gebruiker gemakkelijk om een stornodatum voor de aangepaste boeken in te stellen. Het terugboeken van balansen voor een aangepaste boekhouding kan ook handmatig worden gedaan met omboekingsjournalen
Tips
- Boekhoudprincipes op basis van het toerekeningsprincipe kennen in verschillende landen hetzelfde werkingsprincipe. Elk land heeft echter zijn eigen gedetailleerde proces voor het opnemen van uitstaande schulden en is afhankelijk van de boekhoudnormen van elk land. De Verenigde Staten van Amerika hebben een boekhoudstandaard genaamd de V. S. GAAP (Generally Accepted Accounting Standards), terwijl wereldwijd IFRS (International Financial Reporting Standards) wordt gebruikt. In Indonesië heeft zelf een boekhoudstandaard, namelijk INA GAAP of PSAK (Statement of Financial Accounting Standards) die is opgesteld met behulp van de V. S. GAAP en IFRS als belangrijkste bronnen. Bovenstaande voorbeelden kunnen worden vermeld in overeenstemming met de boekhoudkundige normen in Indonesië.
- Soms zijn opgebouwde kosten niet-bestaande items, zoals elektriciteits- en waterrekeningen, maandelijkse verzekeringskosten of abonnementskosten. Bij het vastleggen van toerekeningskosten moet u rekening houden met de waarde van de toerekeningsregistratie met de tijd en moeite die nodig is om deze te berekenen en vast te leggen. Het is mogelijk om de registratie van overlopende posten buiten beschouwing te laten als de tijd die nodig is om het rapport te berekenen belangrijker is dan de waarde van de toerekeningsuitgaven zelf.
- Om de registratie van overlopende posten nauwkeuriger te verwerken, is het een goed idee om de juiste cijfers op te geven in de sectie verplichtingen en de sectie onkosten. Een bedrijf kent bijvoorbeeld een "2" toe aan zijn verplichtingen en een "4" aan zijn uitgaven. Het bedrijf kent vervolgens het nummer "40121" toe voor de loonkosten van de werknemer en het nummer "20121" voor de onbetaalde salariskosten. In eenvoudige bewoordingen wordt het cijfer 4 geassocieerd met uitgaven, het cijfer "2" wordt geassocieerd met verplichtingen en "0121" wordt geassocieerd met salaris. Dit kan fouten helpen verminderen die kunnen worden gemaakt in het berekeningsproces en in het storneringsjournaal.
