We horen vaak mensen klagen dat ze niet genoeg tijd hebben om taken uit te voeren. Maak je geen zorgen als je hetzelfde ervaart! U kunt uw beschikbare tijd optimaal benutten door enkele basisvaardigheden op het gebied van organisatie en tijdbeheer onder de knie te krijgen. Hoe verstandiger u uw tijd beheert, hoe meer taken u zult voltooien.
Stap
Methode 1 van 3: Identificeren hoe u uw tijd gebruikt
Stap 1. Noteer alle dagelijkse activiteiten
Observeer welke activiteiten je elke dag doet en noteer hoe lang het duurt om ze te voltooien. Misschien denk je niet dat de tijd die wordt verspild veel meer blijkt te zijn dan de tijd die daadwerkelijk wordt gebruikt om dagelijkse taken uit te voeren.
Vergeet niet uw dagelijkse bezigheden thuis vast te leggen, zoals ontbijt klaarmaken, het huis vegen, douchen, etc
Stap 2. Noteer alle activiteiten in een notitieboekje
Als je eenmaal weet welke activiteiten je gedurende de dag doet en hoeveel tijd het kost, schrijf ze dan op in een notitieboekje. Als alle informatie wordt gecombineerd en op 1 pagina wordt gepresenteerd, ziet u patronen en activiteiten die kunnen leiden tot tijdverspilling.
- Houd volledige en duidelijke aantekeningen bij. Leg niet meerdere activiteiten in één item vast, negeer ogenschijnlijk triviale taken niet en houd de tijd nauwkeurig bij bij het bewaken van de uitvoering van dagelijkse activiteiten.
- Groepeer activiteiten in categorieën. Noteer bijvoorbeeld huishoudelijke taken in blauw, kantoorwerk in rood en vrijetijdsbesteding in zwart. Deze methode helpt u in te schatten hoeveel tijd elke groep nodig heeft.
Stap 3. Ontdek hoe u uw tijd gebruikt
Besteedt u: 1 uur per dag aan dagdromen? 2 uur om te beslissen waar te eten? 8 uur toegang tot internet? Zoek patronen die beschrijven hoe u uw tijd gebruikt en bepaal vervolgens welke activiteiten nuttig zijn en welke niet.
- Verspil je tijd omdat je geen zelfbeheersing hebt? Ben je gewend om werk uit te stellen? Draag jij een grote verantwoordelijkheid? Stel uzelf deze vragen wanneer u evalueert hoe u uw tijd gebruikt.
- Misschien plan je je dagelijkse activiteiten op een irrationele manier. U bent bijvoorbeeld niet verstandig met uw tijd omgegaan als u 30 minuten werkt, een pauze van 10 minuten neemt om triviale dingen te regelen en vervolgens weer 30 minuten aan het werk gaat. Je zult meer gefocust en productiever zijn als je 1 uur werkt en dan voor triviale dingen zorgt.
- Voltooi taken door deadlines in te stellen. Dit wordt gedaan door de tijdsduur op te geven om bepaalde taken uit te voeren zonder afgeleid te worden.
Stap 4. Maak schemaaanpassingen
Zodra u precies weet welke activiteiten u moet doen en waar u uw tijd aan besteedt, past u uw dagelijkse schema aan. Zorg dat je weet welke activiteiten je door tijdgebrek niet kunt of wilt afschaffen. Activiteiten die veel tijd in beslag nemen, zijn niet altijd tijdverspilling.
Stap 5. Als u 3 uur per dag bezig bent met het verzenden van werkgerelateerde e-mails, is het onwaarschijnlijk dat u de tijd voor deze activiteit verkort
Als u echter 4-5 persoonlijke e-mails beantwoordt terwijl u zakelijke e-mails verzendt, verkort u de toegewezen tijd.
Stap 6. Verander je gewoonten en perspectief
Ook als je moeite hebt met het beheren van je tijd, is er altijd een oplossing. Nu je weet waarom je je tijd verspilt of hoe je je tijd zou moeten gebruiken, is de volgende stap om de manier waarop je met je tijd omgaat te veranderen om nieuwe gewoontes aan te leren.
- Als u veel tijd besteedt aan het schoonmaken van het huis of aan het koken, is het een goed idee om een schoonmaakster in te huren of u te abonneren op een cateringservice. Voor sommige mensen is tijd waardevoller dan geld.
- Misschien gebruik je wat tijd om zonder specifiek doel op internet te gaan. Beperk de tijd dat u bepaalde websites of sociale media bezoekt als u belangrijkere taken te doen heeft.
Methode 2 van 3: Omleidingen vermijden
Stap 1. Bepaal de dingen die je afleiden tijdens je dagelijkse bezigheden
Consistente afleiding is een groot obstakel om verstandig met tijd om te gaan. Zoek uit welke activiteiten of mensen veel van uw tijd in beslag nemen, zoals vrienden die graag kletsen of willen ontspannen, zodat u uw werk verwaarloost. Probeer dingen te vermijden waardoor u tijd verliest.
- Als u veel tijd verspilt, maar niet de resultaten krijgt waarop u had gehoopt, zijn er misschien afleidingen die u moet vermijden.
- Als u op kantoor werkt, kunt u afleidende collega's tegenkomen. Maak geen praatjes of doelloos chatten tijdens kantooruren. Wees echter beleefd tegen hen, want gedrag op kantoor is net zo belangrijk als het vermogen om tijd te besteden aan een succesvolle carrière.
Stap 2. Blijf niet te lang aan de telefoon
Als je een deel van je tijd aan lange telefoongesprekken besteedt, verander die gewoonte dan. Face-to-face spreken is vaak effectiever dan telefonisch. Dus, ontdoe je van de gewoonte om lang aan de telefoon te praten.
Bij een telefoongesprek gaat het begin of einde van het gesprek meestal alleen over triviale dingen. Veel mensen kunnen zich niet concentreren en dagdromen aan de telefoon. Probeer hier dus bewust van te zijn. Houd voor de beste resultaten een persoonlijke vergadering als u werkgerelateerde zaken moet bespreken, aangezien beide partijen tijdens de vergadering kunnen discussiëren zonder afgeleid te worden
Stap 3. Bezoek de website niet te vaak
Veel mensen hebben internet nodig als het belangrijkste middel om taken uit te voeren. Velen verspillen echter ook tijd zonder het voordeel van het simpelweg zoeken naar artikelen, sportnieuws, foto's van artiesten, foto's van kittens of puppy's. Focus op het gebruik van internet. Er zijn verschillende programma's om bepaalde apps, websites en media te blokkeren om omleidingen via internet te verminderen.
- Sluit Facebook, Twitter en andere sociale media af wanneer u zich op belangrijkere dingen moet concentreren.
- Ook het zoeken naar onderwerpen via Google kost veel tijd. In het begin wil je gewoon wat informatie vinden, maar voor je het weet ben je al 3 uur op verschillende websites aan het browsen.
Stap 4. Zet een bordje "Please Calm Down" op
Misschien heb je het bordje aan de deur van de hotelkamer gezien. Hang dit bord in uw kantoor of werkruimte. In plaats van erom te vragen in het hotel, print het zelf en hang het indien nodig aan de deur van de werkruimte. Op die manier nodigt niemand je uit om te chatten, zodat jij je kunt concentreren op je werk.
Als u vanuit huis werkt, richt dan een speciale werkruimte in. Werk niet op een plaats die gewoonlijk wordt gebruikt voor activiteiten met gezinsleden. Het is gemakkelijk om afgeleid te worden wanneer u het geluid van de tv, het rinkelen van de telefoon of het geluid van een videogame hoort
Stap 5. Wees voorbereid op onverwachte omleidingen
Soms zijn er omleidingen onvermijdelijk, bijvoorbeeld omdat je baas je uitnodigt om te chatten via WA of je ouders om hulp vragen bij het uitvoeren van lichte taken. Als je hebt gepland, zorgen deze dingen er niet voor dat je tijd tekort komt om taken uit te voeren en prioritaire activiteiten uit te voeren.
Methode 3 van 3: Tijd efficiënt gebruiken
Stap 1. Schrijf alle dingen op die gedaan moeten worden
Vertrouw niet op het geheugen voor dagelijkse taken. Maak een lijst van activiteiten die gedaan moeten worden en lees deze zo vaak mogelijk door zodat alle werkdoelen worden bereikt.
- Zelfs als bepaalde taken triviaal of licht lijken, schrijf ze gewoon op. Het schema op de agenda zal iets bevatten als 'Bel Steve', 'Bereken winstmarge' of 'Stuur een e-mail naar de baas'.
- Maak er een gewoonte van om tijdens uw dagelijkse activiteiten aantekeningen te maken, zodat u klaar bent om aantekeningen te maken over nieuwe activiteiten of taken. Hoewel je het later kunt opschrijven, is het het beste om het niet uit te stellen, zodat je het niet vergeet.
Stap 2. Gebruik een kalender
Door een kalender of agenda te gebruiken om dagelijkse activiteiten in te plannen, kunt u uw tijd efficiënt beheren. Noteer alle nieuwe dingen die in uw planning moeten worden opgenomen, zoals een deadline, taak of vergadering. Maak elke ochtend tijd vrij om uw agenda door te lezen om erachter te komen welke activiteiten u gedurende de dag kunt doen.
Stap 3. Maak geen afspraken met hetzelfde schema
Om verstandig met de tijd om te gaan, moet u een planning maken van activiteiten die niet te druk zijn. Haal deadlines niet en maak geen afspraken met hetzelfde schema. Lees eerst de agenda voordat u akkoord gaat met een nieuw schema om de beschikbaarheid van tijd te garanderen. Op deze manier kunt u uw tijd goed indelen en vasthouden aan een consistent dagschema.
Stap 4. Vermijd afleiding
Haal het meeste uit uw tijd op een productieve manier door dingen te elimineren die u afleiden of die u ervan weerhouden af te wijken van uw schema en andere activiteiten uit te stellen. Zet de tv en videogames uit, zodat u zich kunt concentreren op uw prioritaire taken en later plezier kunt hebben.
Stap 5. Geef prioriteit aan de uit te voeren taken
Organiseer uw tijd zo goed mogelijk door de belangrijkste taken in te plannen of die eerst moeten komen. Schrijf deze taak op in een schema met felle kleuren of kleine stickers. Plan taken met de hoogste prioriteit eerst in, zodat er voldoende tijd is om ze te voltooien en maak vervolgens een lijst van andere activiteiten die later kunnen worden gedaan.
- Wees bereid om prioriteiten op elk moment te wijzigen. Er zijn dingen die plotseling opkomen en onmiddellijk moeten worden aangepakt, zodat u gedwongen wordt te stoppen met werken om de aandacht te richten en tijd vrij te maken om zeer dringende deadlines met maximaal resultaat te halen. Zorg ervoor dat dit soort evenementen zeldzaam zijn.
- Als u uw dagelijkse prioriteiten regelmatig wijzigt, lijkt het erop dat er iets moet worden opgelost. Hoewel het normaal is om kleine aanpassingen in je schema aan te brengen, wijst het te vaak veranderen van je schema op een onvermogen om prioriteiten goed te stellen.
Stap 6. Wees realistisch
Bepaal een realistische tijdsbesteding zodat elke taak naar behoren wordt voltooid. Als het je 30-60 minuten kost om een taak te voltooien, plan dan 60 minuten in. Door realistische tijdsinschattingen te maken, voelt u zich niet overweldigd of hoeft u uw werkschema niet te wijzigen.
Het is beter om voorzichtig te zijn met het geven van meer tijd dan nodig is. Als een taak eerder klaar is, werk dan aan de volgende en dit heeft absoluut geen invloed op de productiviteit
Stap 7. Plan dagelijkse routine-activiteiten
Vergeet niet uw dagelijkse routine in te plannen, zoals eten en baden. Dit zal waarschijnlijk vanzelf werken, maar u zult tijd moeten vrijmaken tussen geplande taken, zodat u andere geplande activiteiten niet mist of uitstelt.
Stap 8. Gebruik herinneringen
Gebruik naast uw agenda andere hulpmiddelen om u te herinneren aan belangrijke taken of deadlines, zoals Post-it-vellen of het instellen van een herinnering op uw telefoon die op een bepaald tijdstip zal rinkelen of een bericht zal weergeven om u eraan te herinneren iets te doen of bereid je voor op het volgende schema. Zo vergeet je de geplande activiteiten niet.
- Vertrouw niet op andere mensen om u eraan te herinneren, want de kans is groot dat zij het net zo goed zullen vergeten als u.
- Als er een zeer belangrijke activiteit is gepland, stel dan een paar herinneringen in voor het geval een klein briefje of een gsm-alarm wordt genegeerd.
Stap 9. Vraag om hulp
U kunt indien nodig anderen om hulp vragen of licht werk delegeren. Je kunt een goede planning maken als je niet aarzelt om iemand anders te vragen om het huis schoon te maken of het avondeten klaar te maken als je nog steeds tot laat in de nacht aan het werk bent.
- Delegeer de verantwoordelijkheid aan iemand op wie je kunt rekenen. In plaats van om hulp te vragen aan mensen die in staat zijn om de taak te voltooien, kies iemand die klaar is om goed te werken tot voltooiing.
- Wen er niet aan om taken over te hevelen naar andere mensen. Naast het feit dat u niet in staat bent om tijd te beheren, kunt u er lui en ongemotiveerd uitzien.
Stap 10. Ontdek uw productiviteit
Van tijd tot tijd moet je tijd vrijmaken om te analyseren wat je hebt bereikt, hoe goed je presteert en hoeveel tijd het kost. Door verschillende aspecten van uw persoonlijke en professionele leven te evalueren, kunt u uw werkschema en dagelijkse levensstijl aanpassen, zodat u resultaten kunt behalen die uw doelen overtreffen.
Stap 11. Geef jezelf een cadeau
Te hard of te lang werken leidt vaak tot verveling, waardoor je je moeilijk kunt concentreren op zelfs de gemakkelijkste taken. Dus neem de tijd om je prestaties te vieren en geef jezelf een cadeau waar je van houdt.
- Neem de tijd om te rusten om jezelf te ontspannen. Zet je telefoon uit en reageer niet op e-mails. Als werk en vrije tijd worden gecombineerd, is dit geen manier om jezelf te belonen of een burn-out te voorkomen.
- Als je van maandag tot en met vrijdag werkt, neem dan het weekend om uit te rusten. Als u bijvoorbeeld een project voltooit dat 3 maanden op rij heeft geduurd, reserveer dan tijd voor een korte vakantie nadat het project is voltooid.
