Er zijn twee soorten verandermanagementplannen. Het eerste type plan richt zich op de impact van verandering op de organisatie, wat de overgang vergemakkelijkt. Het tweede type plan bewaakt specifieke projectwijzigingen, wat resulteert in een duidelijke registratie van wijzigingen in de projectomvang. Beide plannen zijn bedoeld om duidelijk en nauwkeurig te communiceren wat er moet gebeuren.
Stap
Methode 1 van 2: Een plan schrijven om organisatieverandering te beheren
Stap 1. Toon de reden achter de wijziging
Maak een lijst van de factoren die de beslissing tot verandering hebben gedreven, zoals slechte prestaties, nieuwe technologie of een verandering in de missie van de organisatie.
Een benadering die kan worden gebruikt, is het beschrijven van de huidige situatie en de toekomstige situatie die de organisatie wil creëren
Stap 2. Definieer het type en de omvang van de wijziging
Beschrijf kort de aard van het verandertraject. Bepaal of deze wijziging van invloed is op de functietitel, bedrijfsprocessen, beleidswijzigingen en/of organisatiestructuur. Maak een lijst van de afdelingen, werkgroepen, systemen of andere componenten die wijzigingen zullen ondergaan.
Stap 3. Beschrijf de ondersteuning van belanghebbenden
Maak een lijst van alle partijen die door de voorgestelde wijziging worden geraakt, bijvoorbeeld senior management, projectmanagers, projectsponsors, eindgebruikers en/of medewerkers. Schrijf voor elke partij op of de partij achter de wijziging staat.
- Overweeg een diagram te maken om dit duidelijk en beknopt te communiceren. Een voorbeeld is om het bewustzijn, de mate van ondersteuning en de invloed van elke partij op te sommen met behulp van een hoge/gemiddelde/lage schaal.
- Voer indien mogelijk een persoonlijk gesprek om de steun te meten.
Stap 4. Vorm een verandermanagementteam
Dit team is verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie aan alle partijen, het luisteren naar zorgen en ervoor zorgen dat het veranderingsproces zo soepel mogelijk verloopt. Kies mensen met geloofwaardigheid binnen de organisatie en goede communicatieve vaardigheden.
Dit team moet ook leden van het senior executive niveau hebben. Benadruk dat ze verantwoordelijk zijn voor het bevorderen van verandering, niet alleen voor het geven van goedkeuring
Stap 5. Ontwikkel een managementaanpak
Volledige steun van belangrijke mensen in de organisatie is erg belangrijk voor het slagen van de verandering. Geef senior medewerkers de mogelijkheid om feedback te geven en met hen samen te werken om een actieve rol te creëren bij het demonstreren en leiden van verandering.
Stap 6. Maak voor elke geïnteresseerde een plan
Evalueer de risico's en zorgen van alle partijen, inclusief degenen die verandering ondersteunen. Wijs het managementteam toe om de zorgen weg te nemen.
Stap 7. Maak een communicatieplan
Communicatie is het belangrijkste onderdeel van verandermanagement. Communiceer regelmatig met de mensen die door de verandering worden getroffen. Benadruk de redenen achter de verandering en de voordelen die uit de verandering kunnen worden gehaald.
- Geïnteresseerde partijen dienen tweezijdige persoonlijke communicatie te accepteren. Face-to-face of face-to-face ontmoetingen zijn erg belangrijk.
- Communicatie moet afkomstig zijn van een hooggeplaatste sponsor van verandering, van uw directe leidinggevende en van anderen die door geïnteresseerde partijen worden vertrouwd. Alle communicatie moet een consistente boodschap overbrengen.
Stap 8. Houd de wedstrijd in de gaten
Er zijn altijd mensen die weerstand bieden aan verandering. Deze wedstrijd is op individueel niveau. Communiceer dus met de persoon om hun redenering te begrijpen. Bewaak klachten zodat het verandermanagementteam ze kan behandelen. Veelvoorkomende redenen voor resistentie zijn:
- Geen motivatie om te veranderen, geen gevoel van urgentie
- Geen begrip hebben van de algehele situatie of waarom verandering nodig is
- Gebrek aan input in het proces
- Onzekerheid over baanzekerheid, toekomstige rollen of de eisen en vaardigheden die nodig zijn om toekomstige banen uit te voeren.
- Het falen van het management om te voldoen aan de verwachtingen met betrekking tot de implementatie of communicatie van wijzigingen
Stap 9. Overwin obstakels
Veel klachten moeten worden opgelost door de communicatie te verbeteren of de communicatiestrategieën te wijzigen om specifieke problemen aan te pakken. Sommige klachten vereisen een aanvullende aanpak die u in het plan kunt opnemen of die u kunt delegeren aan het managementteam zodat zij kunnen doen wat nodig is. Bedenk welke stappen passend zijn in uw organisatie:
- Geef prioriteit aan training van medewerkers bij het veranderen van rollen of werkprocessen.
- Als u een laag moreel of een stressvolle overgangsperiode voorspelt, houd dan rekening met bedrijfsevenementen of personeelsbeloningen.
- Als geïnteresseerde partijen niet gemotiveerd zijn om te veranderen, stimuleer dan.
- Als geïnteresseerden zich niet betrokken voelen bij het veranderingsproces, beleg dan een bijeenkomst om feedback te verzamelen en te overwegen om plannen te wijzigen.
Methode 2 van 2: Projectwijzigingen bewaken
Stap 1. Definieer de verandermanagementrol
Maak een lijst van te benoemen functies voor dit project. Beschrijf de verantwoordelijkheden en vaardigheden die vereist zijn voor elke functie. Neem minimaal een projectmanager op om dagelijkse wijzigingen aan te brengen en een projectsponsor om de algemene voortgang te bewaken en belangrijke veranderingsbeslissingen te nemen.
Verdeel voor een breed project in een grote organisatie de projectmanagementrol in meerdere mensen met gespecialiseerde kennis
Stap 2. Overweeg om een wijzigingsbeheerbord te maken
Softwareontwikkelingsprojecten hebben over het algemeen een Change Control Board die bestaat uit vertegenwoordigers van elk van de geïnteresseerde groepen. Het is dit bestuur dat wijzigingsverzoeken goedkeurt, niet de projectmanager, en beslissingen communiceert aan belanghebbenden. Deze aanpak werkt goed voor projecten waarbij meerdere groepen zijn betrokken en projecten waarvan de minimale reikwijdte en doelen vaak opnieuw moeten worden geëvalueerd.
Stap 3. Creëer een proces voor het realiseren van wijzigingsverzoeken
Als iemand in het veranderteam de volgende stap heeft bedacht, hoe zet je een idee dan om in realiteit? Beschrijf dit proces met instemming van het team. Voorbeeld:
- Teamleden vullen een Change Request formulier in en sturen dit naar de projectmanager.
- De projectmanager voert het formulier in in het Wijzigingsverzoek Record en past dit record aan als wijzigingen worden doorgevoerd of afgewezen.
- De manager vraagt teamleden om een specifiek plan te schrijven en in te schatten hoeveel inspanning het zal kosten.
- De projectmanager stuurt het plan ter goedkeuring of afwijzing naar de projectsponsor.
- Veranderingen doorvoeren. Geïnteresseerden worden regelmatig op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen.
Stap 4. Maak een wijzigingsformulier aan
De onderstaande gegevens moeten elke keer dat een wijzigingsverzoek wordt gedaan, worden opgenomen en in het wijzigingslogboek worden ingevoerd:
- Wijzig aanvraagdatum
- Wijzig verzoeknummer toegewezen door projectmanager
- Titel en uitleg
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de aanvrager
- Prioriteit (Hoog, Gemiddeld of Laag). Noodplannen voor wijzigingsbeheer kunnen specifieke deadlines vereisen.
- Product- en versienummer (voor softwareprojecten)
Stap 5. Voer aanvullende informatie in de wijzigingsnotities in
Wijzigingsregistraties dienen besluiten en implementatie vast te leggen. Naast de informatie die is gekopieerd van het wijzigingsaanvraagformulier, moet u een plaats voorbereiden om het volgende te schrijven:
- Teken van goedkeuring of afwijzing
- De handtekening van de persoon die het verzoek goedkeurt of afwijst
- Implementatiedeadline wijzigen
- Voltooiingsdatum wijzigen
Stap 6. Bewaak belangrijke beslissingen
Naast dagelijkse notities, zal het bijhouden van belangrijke beslissingen gunstig zijn voor het project. Deze records maken het voor u gemakkelijker om langetermijnprojecten of projecten die een verandering in leiderschap ondergaan, te volgen. Deze records kunnen ook als leidraad dienen voor de communicatie met klanten of het senior management. Neem de volgende informatie op voor eventuele wijzigingen in deadlines, projectomvang of vereisten, prioriteitsniveau of strategie:
- Mensen die beslissingen nemen
- beslissingsdatum:
- Samenvatting van de redenen achter het besluit en het besluitvormingsproces. Voeg documenten toe die betrekking hebben op dit proces.
