Memo's worden meestal gebruikt om bepaalde informatie aan een groep mensen over te brengen, bijvoorbeeld over activiteiten, beleid of beschikbare middelen, en hen te vragen actie te ondernemen. Het woord "memorandum" betekent iets dat moet worden onthouden of waaraan aandacht moet worden besteed. U kunt een goede, gemakkelijk te begrijpen memo schrijven door deze tips te bestuderen.
Stap
Deel 1 van 4: Memokoppen schrijven
Stap 1. Typ "MEMORRANDUM" bovenaan het papier om een memo te schrijven
Leg eerst uit dat dit document een memorandum is. Schrijf het woord "MEMORDUM" op 3 cm van de bovenrand van het papier in vetgedrukte letters als de eerste regel. Dit woord kan in het midden of links van de grotere letter worden geplaatst.
Sla twee lege regels over voordat u de volgende regel schrijft
Stap 2. Schrijf de naam van de ontvanger van de memo correct op
Aangezien de memo een formeel middel voor zakelijke communicatie is, moet de ontvanger ook formeel worden vermeld. Noteer de volledige naam en titel van de ontvanger van de memo.
Als deze memo aan alle medewerkers is gericht, schrijf dan: “Aan: Alle medewerkers”
Stap 3. Noteer ook de andere ontvangers in de regel "CC"
De regel "CC" (wat staat voor Courtesy Copy) wordt gebruikt om de naam te schrijven van de persoon of personen die een kopie van de memo zullen ontvangen, niet degene naar wie de memo zal worden verzonden. De naam die in de regel "CC" wordt vermeld, is de partij die op de hoogte moet worden gesteld van het beleid of de kwestie die in de memo wordt beschreven.
Stap 4. Schrijf uw naam in de regel "Van"
De naam van de auteur en afzender van de memo moet in de memokop staan. Schrijf uw volledige naam en titel in deze regel.
Stap 5. Vul de datum in
Noteer de datum van voorbereiding van de memo volledig met het formaat datum, maand, jaar. Bijvoorbeeld: “Datum: 9 december 2015” of “9/12/2015”.
Stap 6. Bepaal het onderwerp van de memo en schrijf deze op een aparte regel met de titel “Over”
Het onderwerp van de memo geeft u een idee van wat er in de memo wordt besproken. Kies een specifiek, maar kort onderwerp.
Kies bijvoorbeeld in plaats van "Mieren" als onderwerp iets specifiekers, bijvoorbeeld: "Het mierenprobleem op kantoor"
Stap 7. Ken het formaat van de memokop goed
De memokop moet zich bovenaan de linkerkant bevinden. U kunt hoofdletters of kleine letters gebruiken voor de woorden "Aan:", "Van:", "Datum:" en "Over:".
-
De memokop ziet eruit als het volgende voorbeeld:
Aan: Naam en titel van ontvanger
Van: Uw naam en titel
Datum: Datum van schrijven memo
Onderwerp: Onderwerpen die in de memo worden behandeld (gebruik vet of een bepaalde kleur voor dingen die u belangrijk vindt).
- Wanneer u een memokop schrijft, plaatst u een spatie na de dubbele punt om het er netter uit te laten zien.
- Als u klaar bent met het schrijven van de memokop, slaat u een regel over voordat u doorgaat met het schrijven van de memo om de memokop van de memotekst te scheiden.
Deel 2 van 4: De tekst van de memo schrijven
Stap 1. Denk aan het publiek dat de memo zal ontvangen
Om een memo te schrijven die mensen interesseert om te lezen en te reageren, moet u de stijl, lengte en formaliteit van uw uitleg in de hoofdtekst van de memo bepalen op basis van het publiek dat het zal lezen. Daarvoor moet u weten wie deze memo zal ontvangen en lezen.
- Ontdek wat de prioriteiten en zorgen van de ontvanger van de memo zijn.
- Probeer te anticiperen op de vragen die lezers van de memo zullen stellen. Ondersteun uw uitleg door enkele voorbeelden, bewijzen of andere informatie te geven die de lezer kunnen beïnvloeden.
- Door rekening te houden met het publiek dat de memo zal lezen, kunt u de juiste informatie of meningen in de memo overbrengen.
Stap 2. Geef geen formele begroeting
De memo hoeft niet te beginnen met een begroeting als "Geachte heer Anwar". Schrijf in plaats daarvan gewoon een openingszin om het onderwerp dat u wilt behandelen uit te leggen.
Stap 3. Geef in de eerste alinea het probleem of vraagstuk aan
Beschrijf kort de achtergrond van de actie die u wilt ondernemen. Net als bij het indienen van een scriptieverklaring, leg het onderwerp uit en motiveer waarom deze actie belangrijk is. U kunt deze inleidende zin gebruiken als samenvatting of memo-samenvatting.
Als algemene richtlijn moet het openingsgedeelte in één alinea worden geschreven
Stap 4. U kunt bijvoorbeeld aan het begin van de memo schrijven:
“Met ingang van 1 januari 2016 voert PT XYZ een nieuw beleid op het gebied van gezondheidsbescherming. Alle werknemers en hun gezinsleden ontvangen elke maand BPJS klasse 1 gezondheidsvoordelen”.
Stap 5. Beschrijf de context van het probleem dat u in de memo aankaart
Lezers hebben mogelijk informatie nodig over de achtergrond van het probleem dat u presenteert. Leg kort de context uit en zeg alleen wat belangrijk is.
Ga, indien relevant, door met het schrijven van de memo waarin u uitlegt waarom u wilt dat dit beleid van toepassing is. Schrijf bijvoorbeeld: "De overheid heeft een regeling uitgevaardigd dat elk bedrijf werknemers en hun gezinsleden moet registreren als BPJS Kesehatan-deelnemers"
Stap 6. Ondersteun uw plan door een toelichting te geven in de discussiesectie
Beschrijf kort de actie die u gaat ondernemen. Geef bewijs en logische redenen om uw voorstel te ondersteunen. Begin met het overbrengen van de belangrijkste informatie en geef vervolgens specifieke of ondersteunende feiten. Geef aan welke voordelen de lezer zal hebben van uw voorgestelde actie of de schade die zal optreden als deze actie niet wordt ondernomen.
- Als u een langere memo wilt maken, presenteer dan ook relevante en overtuigende grafieken, lijsten of grafieken.
- Voor langere memo's kunt u een korte titel opgeven die de inhoud van elke sectie beschrijft. Schrijf bijvoorbeeld in plaats van de titel "Beleid" te maken "Nieuw beleid voor alle werknemers". Maak de titel specifiek en kort, zodat de belangrijke dingen in de memo direct bekend zijn bij de lezer.
Stap 7. Stel acties voor die de lezer moet nemen
Via een memo vraag je anderen om iets te doen aan een specifieke kwestie, of het nu gaat om een aankondiging over een nieuw product, een nieuw beleid inzake onkostendeclaraties of een verklaring over hoe het bedrijf een probleem oplost. Leg uit welke actie moet worden ondernomen in een afsluitende alinea of zin.
- Schrijf bijvoorbeeld: “Vanaf 1 maart 2016 moeten alle medewerkers het nieuwe boekhoudsysteem gebruiken”.
- Geef ook ondersteunend bewijs voor uw voorstel.
Stap 8. Sluit de memo af met een positieve en ondersteunende samenvatting
De laatste alinea moet de volgende stap beschrijven die het probleem zou kunnen oplossen. Breng ook een steunbetuiging over organisatorische solidariteit.
- U kunt zeggen: "Ik ben bereid dit voorstel verder te bespreken en het besluit uit te voeren dat we onderling hebben afgesproken".
- Of u kunt de memo afsluiten door te schrijven: "We zijn erg enthousiast over het plan om een productielijn toe te voegen. We geloven dat dit plan het bedrijf zal ontwikkelen en de continuïteit van ons bedrijf zal verzekeren”.
- Sluit de memo af met slechts een paar zinnen.
Deel 3 van 4: De memo beëindigen
Stap 1. Ken het formaat van de memo goed
Gebruik het standaard memoformaat om het lezen te vergemakkelijken. Typ de memo in lettertype Times New Roman of Arial, grootte 12 met marges links, rechts en onder van 3 cm.
Gebruik een links uitgelijnde alinea-opmaak. Sla de twee lege regels aan het einde van de alinea over en laat geen spatie aan het begin van de alinea
Stap 2. Controleer uw memo
Lees de memo opnieuw en bewerk deze om ervoor te zorgen dat deze correct, duidelijk, beknopt en overtuigend is. Zorg ervoor dat je de juiste schrijfstijl gebruikt. Elimineer onnodige wetenschappelijke termen of jargon.
- Controleer nogmaals of er nog spel-, grammatica- en discussiefouten zijn. Besteed aandacht aan het schrijven van namen, datums en nummers.
- Zorg ervoor dat je memo kort genoeg is en elimineer overbodige informatie.
Stap 3. Initialiseer naast je naam
De memo hoeft niet te worden ondertekend, maar u moet deze wel paraferen met een balpen aan de kop van de memo, direct naast uw naam. Initialen geven aan dat u deze memo heeft goedgekeurd.
Stap 4. Gebruik papier met briefhoofd
Er zijn briefpapier dat bedrukt is met briefpapier dat speciaal is ontworpen voor memo's of gewoon gewoon briefpapier gebruikt.
Als u de memo op een computer hebt gemaakt (en deze per e-mail hebt verzonden), maakt u uw eigen briefhoofd met behulp van het Word-programma met het bedrijfslogo en de contactgegevens weergegeven. Gebruik deze memosjabloon voor toekomstige memo-inzendingen
Stap 5. Bepaal hoe u de memo wilt verzenden
Kies de beste manier om de memo te verspreiden. U kunt deze afdrukken en delen of per e-mail verzenden.
Voor het verzenden van memo's via e-mail, kunt u de memo converteren van een Word-document naar HTML of naar een PDF en deze als e-mailbijlage verzenden
Deel 4 van 4: Memosjablonen gebruiken
Stap 1. Zoek een memosjabloon
Memo's kunnen worden gemaakt met behulp van sjablonen, in plaats van ze helemaal opnieuw te bouwen. Zoek daarvoor op internet naar goede memosjablonen, bijvoorbeeld in Microsoft Word. De gebruikte formaten zijn meestal bijna hetzelfde, maar de lettergrootte, lengte en ontwerp kunnen variëren.
- Download de sjabloon die het beste bij u past.
- Zorg ervoor dat u de regels leest voordat u sjablonen van een website gebruikt.
Stap 2. Open de sjabloon die u op uw computer hebt gedownload
Nadat u op de downloadknop hebt geklikt, wordt de sjabloon ofwel rechtstreeks naar uw computer gedownload of moet u verschillende stappen uitvoeren. Als het resultaat een gecomprimeerd bestand is, moet u dit bestand eerst uitpakken en vervolgens openen in Microsoft Word.
We raden u aan de nieuwste versie van het Microsoft Word-programma te gebruiken, zodat u geen problemen ondervindt en deze sjabloon goed voor u zal werken. Als u nog steeds een eerdere versie van het Microsoft Word-programma gebruikt, moet u deze bijwerken voordat u bestanden downloadt
Stap 3. Definieer uw eigen briefhoofd
Alle sjablonen kunnen worden gewijzigd. Elk deel van de memosjabloon kunt u aanpassen aan uw behoeften. Voeg bijvoorbeeld een logo en handelsmerkregistratieteken toe aan de sjabloon in het briefhoofdgedeelte. Klik op het briefhoofdgedeelte om de bedrijfsinformatie te typen.
Stap 4. Vul de sjabloonvelden in de memokop in
U moet de velden "Aan", "Van", "CC" en "Over" invullen. Wees voorzichtig bij het invullen van elk veld, zodat u niet in de war raakt, gemist wordt of verkeerd typt in dit gedeelte.
Stap 5. Typ uw bericht
Schrijf de inleiding, context, discussie en samenvatting in de hoofdtekst van de memo. U kunt memo's in lijstvorm schrijven om puntsgewijze informatie over te brengen.
- Gebruik hetzelfde sjabloonformaat om alle alinea's in de memo netjes te ordenen met de juiste marges en lettergroottes.
- Indien nodig kunt u de memosjabloon gebruiken om de tabel weer te geven. Dit kan handiger zijn, vooral als de memo die is opgesteld in een lijst of een ander formaat er slordig of moeilijk leesbaar uitziet.
- Vergeet niet om de woorden reeds in de sjabloon te schrappen. Controleer voor verzending nog eens goed.
Stap 6. Controleer ook de schrootvoeten
De voet van de memo bevindt zich onderaan de memo en wordt meestal gebruikt om aanvullende informatie te verstrekken, bijvoorbeeld om uw bedrijfsinformatie of telefoonnummer te noteren. Controleer zorgvuldig of al deze informatie correct is getypt. Natuurlijk wil je een goede memo versturen zonder onjuiste contactgegevens of ontbrekende informatie.
Stap 7. Pas het display aan
Een van de voordelen die u van de sjabloon kunt krijgen, is de mogelijkheid om de kleur van het document te wijzigen. De weergave van de memo kan worden aangepast aan de persoonlijkheid en er aantrekkelijker uitzien. Daarnaast kun je de kleur kiezen die het beste past bij de huidige situatie om het nog opvallender, maar toch professioneler te maken.
Stap 8. Sla de memo op als een nieuw document
Zorg ervoor dat u een kopie van dit memobestand bewaart, zodat er een digitale back-up is als bewijs van eventuele zakelijke communicatie die u heeft gehad.
Stap 9. Sla dit sjabloon op zodat u het opnieuw kunt gebruiken
Wanneer u een memo moet maken met een iets ander onderwerp, vervangt u de informatie erin door het onderwerp van de memo die u wilt verzenden. Naast het besparen van tijd, kunt u memo's in een consistent formaat maken, zodat ze er professioneel uitzien. Op die manier zullen lezers meer opletten en de memo die u verstuurt aandachtig lezen.
Tips
- Geef niet te veel redenen. Je moet wel uitleggen waarom bepaalde acties ondernomen moeten worden, maar overdrijf niet.
- De uitleg/informatie in de memo moet kort worden gepresenteerd.
Gerelateerd artikel
- Een zakelijke memo schrijven
- Hoe schrijf je een brief?
- Effectief communiceren
- Hoe schrijf je een lezersbrief?
