Memorandum is een type document dat wordt gebruikt voor interne communicatie tussen medewerkers van het bedrijf. Memo's zijn een beproefd aspect van de zakenwereld dat, als het correct is geschreven, kan helpen de zaken te laten stromen.
Stap
Deel 1 van 3: Een taal en formaat selecteren
Stap 1. Vermijd overdreven nonchalante taal
Over het algemeen moet de taal van de memo duidelijk en eenvoudig zijn, maar professioneel. Vermijd de informele toon van het gesprek in de memo.
- Schrijf bijvoorbeeld niet: 'Hallo allemaal! Godzijdank is het vrijdag, hè? Ik wil het hebben over een belangrijke zakelijke aangelegenheid."
- Kom in plaats daarvan meteen ter zake: "Ik wil een voortgangsrapport van Project Z delen."
Stap 2. Vermijd emotionele taal
Probeer ook een neutrale toon te gebruiken en emotionele taal te vermijden. Probeer feiten en bewijzen te vermelden om beweringen te staven.
- Vermijd bijvoorbeeld beweringen als: "Ik denk dat we allemaal veel gelukkiger zouden zijn als we ons op vrijdag nonchalant zouden mogen kleden."
- Zoek in plaats daarvan naar studie-informatie over de vraag of het moreel toeneemt als werknemers kleding mogen kiezen, en vermeld die informatie in de memo.
Stap 3. Gebruik signaalzinnen
Als je bewijs of bronnen wilt citeren, zorg er dan voor dat je taal gebruikt die de lezer laat weten wat je doet.
Probeer bijvoorbeeld de zin: "Volgens onze bevindingen, …" of "Onderzoek voltooid door de EPA geeft aan dat …"
Stap 4. Kies het juiste model en de lettergrootte
Memo's moeten gemakkelijk te lezen zijn. Vermijd dus het gebruik van kleine lettertypen, de standaardgrootte is 11 of 12.
Kies ook een eenvoudig lettertype, zoals Times New Roman. Dit is niet het moment om "grappige" lettertypen zoals Comic Sans te proberen (je zou kunnen worden uitgelachen als je dit lettertype kiest)
Stap 5. Gebruik standaardmarges
De typische marge voor een zakelijke memo is 1 inch of 2,54 cm, hoewel sommige tekstverwerkingsprogramma's memosjablonen hebben voorbereid met iets bredere marges (bijvoorbeeld 1,25 inch of 3,18 cm).
Stap 6. Selecteer een enkele spatie
Zakelijke memo's gebruiken meestal geen dubbele spaties. Om de plakboekpagina klein te houden, overweeg dan enkele spaties, maar voeg ruimte toe tussen alinea's of secties.
Alinea-inspringingen zijn meestal niet vereist
Deel 2 van 3: Voorbereiden op het schrijven van een zakelijke memo
Stap 1. Bepaal of de memo moet worden verzonden
Als u belangrijke zakelijke zaken met meerdere mensen in uw team moet delen, is het een goed idee om een memo te sturen. Memo's kunnen ook worden verzonden, zelfs als u bijvoorbeeld maar met één persoon communiceert of correspondentie wilt bijhouden.
- In sommige gevallen is het echter efficiënter om rechtstreeks met de betrokkene te spreken.
- Bovendien kan sommige informatie te gevoelig zijn om in een memo te worden verzonden.
Stap 2. Bepaal het doel van het schrijven van de memo
De inhoud en instellingen van de memo's variëren afhankelijk van het doel. De meeste soorten memo's worden om de volgende redenen geschreven:
- Om een idee of oplossing voor te stellen. Als je bijvoorbeeld weet hoe je een probleem met overuren moet oplossen, kan het idee in een memo worden opgeschreven en naar je baas worden gestuurd.
- Om opdrachten te geven. Het verzenden van memo's is bijvoorbeeld ook een efficiënte manier om de verantwoordelijkheid te delegeren voor een conferentie die uw afdeling organiseert.
- Voor rapporten. U kunt ook memo's verzenden om collega's te informeren over recente gebeurtenissen, updates over een project te melden, voortgangsrapporten te verstrekken of onderzoeksresultaten te rapporteren.
Stap 3. Beperk het onderwerp
Misschien ben je bezig met meerdere projecten en kom je in de verleiding om memo's te sturen naar collega's, bazen of klanten over de voortgang van dingen. Onthoud echter dat zakelijke memo's zich op slechts één kwestie moeten concentreren.
Memo's moeten beknopt, duidelijk en gemakkelijk te lezen zijn voor drukbezette mensen. Laat belangrijke informatie dus niet genegeerd worden. Gerichte memo's zorgen ervoor dat uw bericht wordt ontvangen en begrepen
Stap 4. Denk aan het publiek
De inhoud, stijl en toon van de zakelijke memo wordt bepaald door de beoogde doelgroep. Denk dus goed na over wie de memo zal ontvangen.
Een memo aan een collega over het plannen van een verrassingsfeestje voor iemand op kantoor is bijvoorbeeld anders dan een memo aan een leidinggevende over de resultaten van een onderzoek waar je al maanden mee bezig bent
Deel 3 van 3: Een zakelijke memo opstellen
Stap 1. Label het
Er zijn veel soorten zakelijke correspondentie. De standaardmanier voor memo's is om het document expliciet te labelen.
- Schrijf bijvoorbeeld 'Memo' of 'Memorandum' bovenaan de pagina.
- De positie kan worden gecentreerd of links uitgelijnd. Bekijk voor inspiratie de zakelijke memo's die u hebt ontvangen en kopieer het formaat.
Stap 2. Schrijf een titel
Het eerste deel van de memo moet de belangrijke punten bevatten. Gedetailleerde informatie over elk onderdeel wordt in de volgende stap beschreven.
- TO: schrijf de namen en titels van de mensen die de memo hebben ontvangen.
- VAN: schrijf volledige naam en titel.
- DATUM: schrijf de volledige en nauwkeurige datum, vergeet het jaartal niet.
- ONDERWERP: schrijf een korte en specifieke beschrijving van de inhoud van de memo.
- Merk op dat het onderwerp meestal wordt aangegeven met "Re:" of "RE:" (beide staan voor over).
Stap 3. Kies de lijst met ontvangers zorgvuldig
Zorg ervoor dat u iedereen opneemt die informatie of ontwikkelingen nodig heeft. Beperk de verspreiding van memo's tot mensen die het moeten weten.
- Zakelijk gezien is het niet verstandig om memo's naar iedereen op kantoor te sturen als er maar een paar bezorgd of betrokken zijn.
- Mensen zullen overweldigd worden door veel memo's en hebben de neiging om irrelevante memo's te negeren of gewoon door te bladeren.
Stap 4. Gebruik de juiste namen en titels en titels voor de mensen op de lijst met ontvangers
Ook al zijn jij en je baas dagelijks bekend, het is het beste om schriftelijke correspondentie formeel te houden. Misschien begroet je je baas bijvoorbeeld alleen bij naam wanneer je elkaar in de kantoorgang ontmoet, maar voor memo's begroet je hem met "Mrs. Riana" of "Dr. Rianne".
Onthoud dat de informatie die u schrijft bedoeld is voor iedereen op de lijst met ontvangers. Schrijf dus de volledige naam en titel op
Stap 5. Zoek de titel van de persoon die u aanspreekt in de externe memo
Als u een memo naar iemand buiten het kantoor stuurt, is het belangrijk om de juiste begroeting te definiëren. Neem de tijd om het betreffende profiel op te zoeken, persoonlijke informatie staat meestal beschreven op hun bedrijfswebsite.
- Je twijfelt bijvoorbeeld of de graad een doctoraat is. Zo ja, dan is over het algemeen de juiste begroeting Dr. x
- Wat is zijn positie? Is het de adjunct-directeur of de decaan? Als dat zo is, vermeld dit dan in de memo.
Stap 6. Schrijf het onderwerp zorgvuldig op
Zorg ervoor dat het onderwerp kort, duidelijk en niet te algemeen is.
- Het onderwerp 'Nieuwe zaken' lijkt bijvoorbeeld vaag en als iemand weken of dagen vooruit naar het bestand zoekt, kan het moeilijk zijn om te beslissen welke van uw memo's is.
- Een beter onderwerp zou zoiets zijn: "Voortgangsrapport klantuitbreidingsonderzoek".
Stap 7. Overweeg de begroeting over te slaan
U bent vrij om te kiezen of u het bericht wilt beginnen met een begroeting, zoals 'Geachte. Mevrouw Wardani" of "Geachte. Collega's." Onthoud echter dat begroetingen niet worden verwacht in een zakelijke memo.
Memo's zijn een snel en efficiënt middel om belangrijke informatie over te brengen, en het publiek weet duidelijk wie de memo heeft ontvangen en verzonden
Stap 8. Stel de inleiding samen
Leg uit waarom u de memo wilt schrijven en verzenden.
Bijvoorbeeld: “Hierbij deel ik u mede dat…”. De inleiding dient een samenvatting te geven van de inhoud van de memo
Stap 9. Houd de introductie kort
Het is niet nodig om alle details en/of bewijzen in het eerste deel te verstrekken.
Een paar zinnen of een korte alinea zijn voldoende
Stap 10. Definieer de instellingen voor de hoofdtekst van de memo
Na de inleiding bevat een zakelijke memo meestal twee tot vier extra alinea's vóór de conclusie. De inhoud en instellingen zijn afhankelijk van het onderwerp.
U kunt bijvoorbeeld informatie ordenen in volgorde van belangrijkheid. Of, als u een proces beschrijft, verdeel het hoofdgedeelte van de memo zodat het overeenkomt met de fasen van het proces
Stap 11. Bepaal of u ondertitels wilt opnemen
Zakelijke memo's moeten uit duidelijke secties bestaan. Meestal zijn zakelijke memo's duidelijk verdeeld, zodat de ontvanger de informatie gemakkelijk kan lezen en verwerken. U kunt hen helpen opsommingstekens te begrijpen door de subsecties te labelen.
Stap 12. Schrijf een specifieke ondertitel
Zorg ervoor dat de focus van elke subsectie duidelijk is voor de ontvanger.
Neem bijvoorbeeld de volgende paragrafen op bij het schrijven van een memo over een geplande kantoorverhuizing: "Nieuwe locatie voor ons hoofdkantoor", "Belangrijke aanwijzingen voor kantoorbenodigdheden" en "Voltooiingsschema kantoorverhuizing"
Stap 13. Neem de onderwerpzin op in de hoofdparagraaf
De eerste zin van elke subsectie of paragraaf moet het belangrijkste punt van de sectie weergeven.
Elke paragraaf of sectie van de memo zou zich op slechts één idee moeten concentreren
Stap 14. Overweeg om opsommingstekens te gebruiken
Als u belangrijke punten wilt benadrukken, kunnen opsommingstekens of lijsten erg handig zijn. Dit formaat moedigt lezers aan om op belangrijke punten te letten en helpt hen memo's sneller en efficiënter te lezen.
Stap 15. Houd de memo kort
Over het algemeen zijn zakelijke memo's niet langer dan één tot twee pagina's.
Deze standaardpaginalimiet is over het algemeen voor documenten met één regelafstand zonder extra regels tussen secties
Stap 16. Bepaal of je een samenvattende alinea nodig hebt
Over het algemeen hebben memo's geen samenvatting nodig, vooral niet als ze minder dan één pagina lang zijn.
Als de beschreven informatie echter ingewikkeld is of als de memo langer is dan normaal, is het handig om een samenvatting van de belangrijkste punten te hebben
Stap 17. Voer een afsluitende paragraaf of paragraaf in
Zelfs als u geen samenvattende memo nodig heeft, moet u deze toch eindigen met een slotzin. Denk aan het volgende:
- Wat is de kernboodschap van de memo? Wil je dat de ontvanger iets doet? Moeten ze uiterlijk op een bepaalde dag reageren? Zo ja, vermeld dit dan duidelijk.
- Als er geen actie vereist is, voeg dan een eenvoudige slotzin toe, zoals "Ik zal graag verder praten" of "Neem contact met mij op als er problemen of vragen zijn".
Stap 18. Teken als je wilt
Over het algemeen is het niet nodig om een naam of handtekening aan het einde van de memo toe te voegen. Onthoud echter dat het het veiligst is om andere voorbeelden van memo's in uw vakgebied te volgen.
- Als de andere formeel eindigt (bijv. 'Met vriendelijke groet, Dr. Sari), volg dan het voorbeeld.
- Hoewel er geen handtekening voor nodig is, moet u mogelijk uw initialen aan het einde van het document vermelden.
Stap 19. Geef aan of er bijlagen zijn
Als de memo ook bijlagen bevat, zoals tabellen, grafieken of rapporten, vermeld dan de bijlagen aan het einde van de memo. Bijvoorbeeld "Bijgevoegd: Tabel 1".
- U moet ook verwijzen naar de bijlage in de hoofdtekst van de memo.
- Als u bijvoorbeeld werknemers op de hoogte stelt van een op handen zijnde kantoorverhuizing, kunt u de volgende informatie schrijven: 'We zijn van plan het verhuisproces tegen het einde van dit kwartaal af te ronden. Zie de bijgevoegde tabel 1 voor een meer gedetailleerd schema.”
Stap 20. Lees de zorgvuldig geschreven memo nog eens door
Voor verzending nog eens lezen en corrigeren. Zorg ervoor dat de grammatica van de zin correct is, dat er geen spelfouten of gebruik van leestekens zijn en dat de inhoud gemakkelijk te begrijpen is.
- Overweeg om de levering na de eerste correctie uit te stellen als timing geen probleem is. Als u de memo een uur of twee later opnieuw leest, kunt u fouten aantreffen die aanvankelijk over het hoofd werden gezien.
- Als de memo gevoelige informatie bevat, controleer dan het bedrijfsbeleid om te zien wie de memo voor u kan beoordelen en de definitieve goedkeuring van de inhoud kan geven.
