Moet u een goede, foutloze professionele brief schrijven? De meeste zakelijke brieven hebben een vast, gemakkelijk te leren formaat dat u op elk type inhoud kunt toepassen. Zakelijke brieven moeten altijd de datum, informatie over de afzender en de ontvanger en een paar alinea's tekst bevatten. Volg de onderstaande stappen en breng wijzigingen aan volgens de normen van uw bedrijf.
Stap
Deel 1 van 4: Een brief beginnen
Stap 1. Ken het formaat
Wat de inhoud van uw brief ook is, er zijn enkele standaard zakelijke briefpresentaties die u kunt volgen. Zakelijke brieven moeten worden getypt en opgesteld in een algemeen lettertype, zoals Arial of Times New Roman. Gebruik blokparagrafen. Dat wil zeggen, u begint een nieuwe alinea door tweemaal op Enter te drukken. Laat in blokparagrafen de eerste regel niet inspringen.
- Gebruik aan alle kanten een marge van 2,54 cm.
- Zakelijke brieven die per e-mail worden verzonden, moeten ook in een algemeen lettertype worden getypt. Gebruik geen andere scripts of kleuren dan zwart-wit in zakelijke e-mails.
Stap 2. Kies de juiste papiersoort
Brieven moeten worden afgedrukt op A4-papier van 21 x 29,7 cm of A4's van 21,5 x 29,7 cm. Er kunnen meerdere lange brieven of contracten worden afgedrukt op F4-papier of 21 x 33 cm Folio.
Als de brief per post wordt verzonden, overweeg dan om deze op briefpapier van het bedrijf te printen. Het gebruik van briefpapier versterkt de professionele indruk en geeft het bedrijfslogo en contactgegevens weer
Stap 3. Voeg informatie over uw bedrijf toe
Typ de naam en het adres van het bedrijf en gebruik een nieuwe regel om elk deel van het adres te markeren. Als u een zelfstandige of een onafhankelijke contractant bent, zet u uw naam in plaats van de bedrijfsnaam of boven uw bedrijfsnaam
- Als uw bedrijf al briefpapier heeft, kunt u dit gebruiken in plaats van dat u de naam en het adres van het bedrijf hoeft in te typen.
- Als het adres moet worden getypt, moet het worden uitgelijnd aan de rechter- of linkerkant van de bovenkant van de pagina, afhankelijk van uw voorkeur en die van het bedrijf.
- Als de brief naar het buitenland wordt verzonden, typt u de naam van uw land in hoofdletters.
Stap 4. Vul de datum in
De volledige datum opschrijven is de meest professionele optie. Schrijf bijvoorbeeld "1 april 2012". De datum moet links uitgelijnd blijven, een paar regels boven de informatie over de ontvanger.
Als u de brief over meerdere dagen schrijft, gebruik dan de datum waarop u deze hebt voltooid
Stap 5. Voeg ontvangerinformatie toe
Schrijf de informatie van de ontvanger in de volgende volgorde: volledige naam, titel (indien van toepassing), bedrijfsnaam en adres. Gebruik voor elk stukje informatie een nieuwe regel. Vermeld eventueel een referentienummer. Informatie over de ontvanger moet links uitgelijnd blijven, een paar regels onder de datum.
Wij raden u aan de brief aan een bepaalde persoon te richten. Zo kan de betrokkene reageren op uw brief. Als je de naam niet weet van de persoon die je aanspreekt, doe dan wat onderzoek. Bel het telefoonnummer van het ontvangende bedrijf voor hun naam en titel
Stap 6. Kies een begroeting
Een begroeting is een belangrijke indicator van respect en de begroeting die u gebruikt, hangt af van wie hem ontvangt, of u de ontvanger goed kent en ook hoe formeel uw relatie met hen is. Overweeg de volgende opties:
- Gebruik "Aan wie het kan aangaan", alleen als u niet precies weet tot wie u zich richt.
- Als u de ontvanger niet kent, is "Geachte heer/mevrouw" een veilige optie.
- U kunt ook de volledige naam en titel van de ontvanger gebruiken, bijvoorbeeld "Geachte Dr. Dewi Sari".
- Als u de ontvanger goed kent en een informele relatie met de ontvanger hebt, kunt u overwegen een voornaam te gebruiken, bijvoorbeeld 'Beste Susan'.
- Als u niet zeker weet wat het geslacht van de ontvanger is, noteert u gewoon de volledige naam, bijvoorbeeld "Beste Kris Damanik"
- Vergeet niet een komma achter de begroeting te plaatsen of een puntkomma als u "Aan wie het aangaat" gebruikt.
Deel 2 van 4: Het hoofdgedeelte van de brief samenstellen
Stap 1. Gebruik de juiste schrijfstijl
Volgens het spreekwoord is tijd geld, en de meeste zakenmensen houden er niet van om tijd te verspillen. Daarom moet uw schrijfstijl voor brieven beknopt en professioneel zijn. Rangschik je brief zo dat hij snel en to the point gelezen kan worden en alleen korte persoonlijke opmerkingen in de eerste alinea bevat. U kunt bijvoorbeeld beginnen met "Met betrekking tot…" en vanaf daar verder gaan.
- Denk niet te veel na over mooie overgangen, moeilijke woorden of lange, kronkelige zinnen. Het doel van uw brief is om zo snel en duidelijk mogelijk te communiceren wat er gezegd moet worden.
- Gebruik een overtuigende toon. Hoogstwaarschijnlijk is het doel van uw brief om de lezer over te halen iets te doen, zoals van gedachten veranderen, een probleem oplossen, geld sturen of actie ondernemen. Breng uw verzoek en motivering dus op de juiste toon over.
Stap 2. Gebruik persoonlijke voornaamwoorden
Het gebruik van de voornaamwoorden "ik", "wij" en "jij" in zakelijke brieven is volkomen acceptabel. Druk jezelf uit als "ik" en de lezer als "jij".
Wees voorzichtig als u namens een organisatie een brief schrijft. Als u de mening van het bedrijf probeert over te brengen, moet u 'wij' gebruiken, zodat lezers weten dat het bedrijf achter uw verklaring staat. Als je een persoonlijke mening geeft, gebruik dan "ik"
Stap 3. Schrijf duidelijk en beknopt
Zorg ervoor dat de lezer echt begrijpt wat je schrijft. Lezers reageren pas snel als de bedoeling van je brief duidelijk is. In het bijzonder, als er een uitkomst of actie is waarvan u wilt dat de lezer deze onderneemt na ontvangst van de brief, maak dit dan duidelijk. Beschrijf uw positie in zo weinig mogelijk woorden.
Stap 4. Gebruik actieve zinnen
Wanneer je een situatie beschrijft of een verzoek doet, zorg er dan voor dat je de actieve stem kiest, niet de passieve stem. De passieve stem maakt uw schrijven dubbelzinnig of algemeen. Bovendien zijn actieve zinnen efficiënter en rechtstreeks naar de kern van het probleem. Bijvoorbeeld:
- Passief: de zonnebril is niet ontworpen of vervaardigd met het oog op duurzaamheid.
- Actief: uw bedrijf ontwerpt en produceert zonnebrillen ongeacht hun duurzaamheid,
Stap 5. Gebruik spreektaal als dat gepast lijkt
Brieven worden door en voor mensen geschreven. Vermijd het kopiëren van brieven waar mogelijk. Je kunt geen relaties opbouwen door standaardbrieven te kopiëren. Gebruik echter geen afwijkende taal of jargon, zoals 'weet je', 'ik bedoel' of 'willen'. Pas de stijl van het schrijven van een zakelijke brief toe, maar schrijf woorden die vriendelijk en beleefd zijn.
- Als u de ontvanger goed kent, kunt u een one-liner begroeting toevoegen.
- Gebruik je intuïtie om te beoordelen hoeveel persoonlijkheid de brief naar voren zal brengen. Soms kan een beetje humor helpen op zakelijk niveau, maar denk goed na voordat je het gebruikt.
Stap 6. Blijf beleefd
Ook als u een klachtenbrief of klacht stuurt, kunt u beleefd blijven. Houd rekening met de positie van de ontvanger en bied zoveel mogelijk hulp aan om aan de situatie tegemoet te komen.
Een voorbeeld van een onbeleefde klacht: “Ik vind je zonnebril waardeloos en ik zal je product nooit meer kopen”. Een voorbeeld van een beleefde klacht zou zijn: "Ik ben teleurgesteld over de constructie van uw zonnebril, in de toekomst ben ik van plan een ander merk zonnebril te kopen"
Stap 7. Gebruik een "tweede" briefhoofd voor extra pagina's
De meeste zakelijke brieven zijn beknopt genoeg om op één pagina te passen. Als u echter een langere brief moet schrijven, zoals een contract of een juridische beslissing, kunnen er extra pagina's nodig zijn. Gebruik een "tweede" briefhoofd, dat meestal een kort adres bevat en van hetzelfde type papier is gemaakt als het hoofdbriefhoofd.
Vermeld het paginanummer op de tweede en volgende pagina's, bovenaan de pagina. U moet ook de naam en datum van de ontvanger vermelden
Stap 8. Beëindig je brief
Vat in de laatste alinea uw punten samen en onderstreep de actie die u gaat ondernemen of wat u van de ontvanger verwacht. Houd er rekening mee dat de ontvanger contact met u kan opnemen met vragen of opmerkingen over de brief, en bedank hem dan voor zijn aandacht voor de brief die u hebt verzonden.
Deel 3 van 4: De brief afsluiten
Stap 1. Kies een afsluitende begroeting
Een slotbegroeting is, net als een openingsbegroeting, een teken van respect en formaliteit. "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet" zijn de veiligste afsluitende groeten. U kunt ook "Met vriendelijke groet" of "Groeten" overwegen. Groeten die niet te formeel zijn, maar toch een professionele toon hebben, zijn "Groeten van succes", "Groeten" en "Bedankt". Gebruik een komma na de afsluitende begroeting.
Stap 2. Zet je handtekening
Laat vier regels leeg voor uw handtekening. Onderteken nadat de brief is afgedrukt, of als u deze via e-mail hebt verzonden, scan dan de afbeelding van uw handtekening en plak deze in het handtekeninggedeelte. De inktkeuze voor de handtekening is blauw of zwart.
Als u namens iemand een brief ondertekent, schrijft u "pp:" voor uw handtekening. "pp" staat voor per procurationem, wat "vertegenwoordiger" of "namens" betekent
Stap 3. Voer uw naam en contactgegevens in door te typen
Vermeld onder uw handtekening uw informatie, waaronder uw naam, titel, telefoonnummer, e-mailadres en andere geschikte contactmiddelen. Gebruik voor elk type informatie een nieuwe regel.
Stap 4. Voeg de initialen van de typist toe
Als de persoon die de brief typt en de auteur een andere persoon is, moet u de initialen van de typist onder het handtekeningblok toevoegen. Soms worden ook de initialen van de auteur van de brief vermeld. Het zal dus duidelijk zijn wie aan de brief heeft gewerkt.
- Als u alleen de initialen van de typist opneemt, schrijft u deze in kleine letters, bijvoorbeeld mj.
- Als u ook de initialen van de auteur opneemt, schrijf deze dan in hoofdletters en de initialen van de typist in kleine letters, bijvoorbeeld RW:mj. Andere stijlen voegen een schuine streep toe tussen de initialen, zoals RW/mj.
Stap 5. Voeg bijlage-informatie toe
Als u aanvullende documenten bijvoegt voor beoordeling door de ontvanger, noteert u een paar regels onder de contactgegevens met vermelding van het aantal en het type bijgevoegde documenten. Schrijf bijvoorbeeld: “Bijlage (2): cv, brochure.” Of, in de traditionele stijl, schrijf de bijlagebeschrijving bovenaan de brief, onder de datum.
U kunt "Attachment" ook afkorten met "Lamp"
Stap 6. Voeg een kopie van de informatie toe
Als u een kopie van de brief naar iemand anders stuurt, moet u deze in de brief opnemen. Dit wordt aangegeven door "cc:" of "Kopie" te typen onder de regel "Bijlage", samen met de naam en titel van de ontvanger van de kopie ("cc" staat voor beleefdheidskopie, maar in het verleden betekende dit doorslag wanneer letters werden nog op een typemachine getypt en met carbonpapier gekopieerd).
- Schrijf bijvoorbeeld: "cc: Mari Santi, adjunct-directeur marketing"
- Als u meer dan één naam toevoegt, lijnt u de tweede naam uit onder de eerste, maar zonder de "cc:"
Deel 4 van 4: Brieven invullen
Stap 1. Breng wijzigingen aan
Presentatie is een belangrijk element van professionaliteit. Zorg ervoor dat de ontvanger u gemakkelijk kan zien als een capabele en verantwoordelijke persoon door uw brief te bewerken en te controleren op fouten. Gebruik de spellingcontrole in uw tekstverwerker, maar vergeet deze niet goed te lezen voordat u deze indient.
- Vraag jezelf af, is de brief duidelijk en beknopt? Zijn er alinea's langer dan 3-4 zinnen? Zo ja, bepaal dan of u overbodige uitspraken kunt verwijderen.
- Als de brief erg belangrijk is, moet je hem misschien door een vriend of collega laten lezen. Soms kunnen andere mensen helpen bij het opsporen van taalfouten of onhandigheden waarvan u zich misschien niet bewust bent.
Stap 2. Houd de pagina's niet bij elkaar met een nietmachine
Als uw brief uit meerdere pagina's bestaat, mag u geen nietmachine gebruiken. Als je er zeker van wilt zijn dat de pagina's in orde zijn, knip je ze samen met een paperclip in de linkerbovenhoek.
Stap 3. Verzenden
Als je de brief per post verstuurt, gebruik dan een zakelijke envelop. Gebruik indien beschikbaar een envelop met uw bedrijfslogo. Schrijf het retouradres en het adres van de ontvanger netjes op. Vouw de brief in drieën zodat de ontvanger eerst de bovenkant openvouwt voordat hij de onderkant opent. Zorg dat je voldoende postzegels plakt en verstuur het dan.
- Als u vindt dat uw handschrift niet geweldig is en niet overeenkomt met uw professionele persoonlijkheid, typt u het adres in uw tekstverwerker en drukt u het af op de envelop.
- Als de brief dringend en/of gehaast is, overweeg dan om deze per koerier te verzenden.
- Als u het via e-mail wilt verzenden, converteert u het eerst naar HTML of slaat u het op als PDF, zodat het formaat niet verandert. Het zou echter fijn zijn als de brief fysiek wordt verzonden.
Tips
- Gebruik een kwaliteitspen om brieven te ondertekenen.
- Reageer snel op brieven. Als je niet binnen een week kunt antwoorden, geef het dan door aan de ontvanger en vertel hem wanneer hij op je antwoord kan wachten.
- Benadruk de positieve kant. Praat over wat je wel kunt, niet wat je niet kunt. Als een product bijvoorbeeld niet op voorraad is, vertel de klant dan niet dat u de bestelling niet kunt uitvoeren. Zeg in plaats daarvan dat het product erg populair is en uitverkocht is. Vertel hen dan wanneer u hun bestelling kunt uitvoeren.
-
Als u een complexe brief schrijft, schrijf dan eerst de omtrek.
- Schrijf elk onderwerp op dat u wilt behandelen, u hoeft niet na te denken over de volgorde.
- Maak voor elk onderwerp een lijst met trefwoorden, voorbeelden, argumenten en feiten.
- Let op de relevantie van elk onderwerp op de lijst voor het doel en de ontvanger van de brief.
- Gooi de onderdelen die niet nodig zijn weg.
- Sorteer de informatie in de volgorde die het beste is voor de lezer.
Waarschuwing
- Gebruik geen vleiende taal. Oprechte lof is acceptabel, maar te veel lof betekent dat je op het werk afhankelijk bent van lof, niet van competentie.
- Gebruik geen botte of opdringerige taal. Denk eraan, u probeert met deze brief een zakelijke relatie te herstellen of aan te gaan.
