Als u een bedrijf heeft, moet u mogelijk brieven naar klanten schrijven. U kunt iets schrijven om klanten op de hoogte te stellen van nieuwe evenementen of specials, of u kunt namens het bedrijf reageren op klachten van klanten. Ongeacht de reden voor de brief, moet u altijd een professionele stijl behouden.
Stap
Deel 1 van 2: Een zakelijke brief opmaken
Stap 1. Gebruik professioneel briefpapier
De zakelijke brief is een representatie van uw bedrijf. Het moet er dus anders en van hoge kwaliteit uitzien. De zakelijke brief moet ook uw bedrijfslogo of huisstijl bevatten.
U kunt briefhoofdpapier maken met vooraf ontworpen kleurvoorbeelden voor briefhoofden in Microsoft Word. Zorg ervoor dat u het logo of de huisstijl gebruikt die op het briefhoofd staat
Stap 2. Open een tekstverwerkingsprogramma
Zakelijke brieven typt u altijd op de computer.
- Maak een nieuw document aan en zet een rand van 2,5 cm op het document.
- Gebruik een serif-lettertype zoals Times New Roman, Georgia of Ariel. Zorg ervoor dat u altijd een lettergrootte gebruikt die niet groter is dan 12 punten en niet kleiner dan 10 punten. Een zakelijke brief moet goed leesbaar zijn vanwege de lettertypekeuze of lettergrootte.
- Zorg ervoor dat het document is ingesteld op één spatie.
Stap 3. Pas de vorm van de blokken aan
Blokvorm is het meest gebruikte formaat in zakelijke brieven. Dit formulier is ook het gemakkelijkst in te stellen en te volgen. Elke titel moet worden uitgelijnd en er moet één spatie tussen elke titel zijn. Beginnend onderaan het document moet uw zakelijke brief de volgende kopjes hebben:
- De datum van vandaag of de datum waarop u de brief hebt verzonden. De datum is belangrijk omdat deze zowel voor uw notitie als voor de ontvanger kan worden gebruikt. Daarnaast kunnen datums ook legaal worden gebruikt. Zorg er dus voor dat de datum klopt.
- Retouradres. Dit gedeelte bevat uw adres opgemaakt in de standaard adresstijl. Als uw adres al op het briefhoofd staat, kunt u dit gedeelte overslaan.
- Adres aan de binnenkant. Dit gedeelte bevat de naam en het adres van de persoon die de brief heeft ontvangen. Het gebruik van het woord meneer/mevrouw is optioneel. Dus als u bijvoorbeeld een brief aan Nina Marlina schrijft, kunt u mevrouw M. op zijn naam als u niet zeker weet wat zijn burgerlijke staat is.
- Groeten. Groeten kunnen de woorden "Geachte mevrouw Marlina" of "Beste Nina Marlina" gebruiken. Als u niet zeker weet wie de brief zal lezen, gebruik dan het woord 'Met vriendelijke groet'. U kunt ook 'Aan geïnteresseerden' gebruiken, maar alleen als laatste redmiddel als u niet weet wie uw publiek is.
- Brief lichaam. We zullen dit meer bespreken in het volgende gedeelte van het artikel.
- Sollicitatiebrief, met handtekening. U kunt de woorden "Met vriendelijke groet" of "Groeten" gebruiken.
Deel 2 van 2: Een zakelijke brief schrijven
Stap 1. Identificeer uw publiek
De stijl van de brief moet altijd professioneel blijven, ongeacht wie het publiek is. U kunt uw taal- of woordkeuze echter aanpassen op basis van de persoon die uw brief ontvangt. Als u voor de personeelsafdeling van een ander bedrijf schrijft, moet u wellicht meer formele taal gebruiken. Maar als u voor een specifieke klant schrijft, kunt u meer informele of informele taal gebruiken.
- Het identificeren van je publiek betekent ook dat je verwarring bij je publiek voorkomt. Vermijd het gebruik van termen die uw lezers niet zullen begrijpen. Klanten kennen de acroniemen die bijvoorbeeld worden gebruikt voor het ruimtevaartprogramma van uw bedrijf waarschijnlijk niet, dus gebruik ze niet in letters.
- De belangrijkste regel voor het schrijven van een goede zakelijke brief is dat deze duidelijk, beknopt en beleefd moet zijn.
Stap 2. Leg het doel van de brief in de eerste regel uit
Denk na over het doel van de brief. Is het om klanten op de hoogte te stellen van uw nieuwe locatie in een nieuw deel van de stad? Is het om klanten te herinneren aan onbetaalde rekeningen of saldi? Of om te reageren op klachten van klanten? Schrijf met dit doel voor ogen een eerste regel die de lezer meteen laat weten waar de brief over gaat. Schrijf niet het doel van de brief die niet duidelijk is. Met de deur in huis vallen.
- Begin met het gebruik van 'ik' als u uw mening als bedrijfseigenaar kenbaar maakt. Gebruik "wij" als u namens een bedrijf of organisatie schrijft.
- Focus op directe uitspraken als: "Met deze brief informeren wij u" of "Met deze brief vragen wij". U kunt ook een "I"-verklaring gebruiken als u een brief schrijft als ondernemer. Bijvoorbeeld: "Ik heb contact met u opgenomen omdat" of "Ik heb onlangs gehoord over … en wil meer weten over…"
- Als u (de ondernemer) bijvoorbeeld Nina Marlina schreef over een onbetaalde rekening sinds vorige maand, begin de brief dan met: "Ik heb contact met u opgenomen omdat u sinds maart 2015 een onbetaald saldo op uw rekening heeft staan."
- Of, als u een werknemer bij een bedrijf bent en u schrijft om te reageren op een klacht van een klant over het ruimteprogramma van het bedrijf, begin de brief dan met: "We hebben uw klacht over ons ruimteprogramma op Mars ontvangen."
- Als je een brief schrijft om lezers te laten weten dat ze een wedstrijd hebben gewonnen, of dat ze een plaats hebben in een afstudeerprogramma, begin dan met een zin als: "Ik ben blij om je te vertellen dat…" of "We zou je dat graag vertellen …".
- Als je slecht nieuws vertelt, begin dan met een zin als: "Het is met pijn in het hart dat we je vertellen dat…". Of: "Na zorgvuldige overweging heb ik besloten om niet…".
Stap 3. Gebruik actieve zinnen, geen passieve
We gebruiken de passieve stem de hele tijd in gewone spraak. Maar de passieve stem kan uw schrijven er saai of verwarrend uit laten zien. Actieve zinnen zijn veel effectiever in zakelijke brieven omdat ze een assertievere stijl van taalgebruik laten zien.
- Een voorbeeld van een passieve zin is: “Welke klacht kan ik voor u afhandelen?” Het onderwerp van de zin, namelijk de klant (“u”), staat aan het einde van de zin, niet aan het begin van de zin.
- Een voorbeeld van een actieve zin zou zijn: "Wat kan ik doen om uw klacht op te lossen?" Deze versie van de zin, in de actieve stem, is veel duidelijker en gemakkelijker te begrijpen voor de lezer.
- Het gebruik van de passieve stem kan een goede manier zijn om uw boodschap over te brengen zonder de aandacht te vestigen op de verkeerde of onaangename punten. Maar gebruik de passieve stem alleen in dit geval. Over het algemeen is de actieve stem veel effectiever in een zakelijke brief.
Stap 4. Verwijs eventueel naar eerdere gebeurtenissen of eerdere communicatie met lezers
Mogelijk hebt u eerder in de afgelopen maand contact opgenomen met Nina Marlina met een waarschuwing over haar onbetaalde rekening. Of misschien hebben klanten vorige maand op een conferentie hun teleurstelling over het ruimteprogramma geuit. Als je al eerder contact hebt gehad met lezers, vermeld dat dan. Dit herinnert de lezer aan uw eerdere contacten en maakt de zakelijke brief urgenter en belangrijker.
Gebruik zinnen als: "Volgens mijn vorige brief over uw onbetaalde rekening…" of "Bedankt voor uw betaling in maart." Of "Het was erg nuttig om te horen over uw problemen met het ruimteprogramma op een conferentie in mei."
Stap 5. Doe een verzoek of aanbod voor hulp
Toon een positieve taalstijl aan de lezer door een beleefd verzoek of aanbod van hulp te doen in de vorm van een werkrelatie.
- Stel dat u een bedrijfseigenaar bent die klanten probeert rekeningen te laten betalen. Gebruik zinnen als: "Ik waardeer uw snelle aandacht voor uw onbetaalde rekening."
- Stel dat u namens uw bedrijf schrijft. Gebruik zinnen als: "We willen graag een persoonlijke ontmoeting met u en ons hoofd Personeelszaken regelen."
- Je moet ook aanbieden om eventuele vragen of zorgen van lezers te beantwoorden. Gebruik zinnen als: "Ik beantwoord graag al uw vragen of opmerkingen over uw facturering" of "Wilt u dat wij u meer details over dit programma verstrekken?"
Stap 6. Vat de brief samen
Voeg een oproep tot actie toe, van uw kant of van de lezer. Dit verzoek kan een verzoek zijn om uiterlijk op een bepaalde datum te betalen, of een notitie over het opzetten van een formele bijeenkomst met de lezer.
- Voeg een zin toe om in de toekomst contact op te nemen met de ontvanger van de brief. 'Ik zie er naar uit u volgende week op de begrotingsvergadering te zien.' Of “Ik kijk ernaar uit om dit verder met u te bespreken tijdens uw bezoek aan ons hoofdkantoor.”
- Noteer alle documenten die u bij uw brief hebt gevoegd. Voeg zinnen toe als 'Bijgevoegde onbetaalde rekeningen' of 'Bijgevoegd een kopie van ons ruimte-uitbreidingsprogramma'.
- Sluit de brief af met een slotzin. Gebruik "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet" voor een klant of klant.
- Gebruik "Groeten" voor formele brieven aan mensen die u helemaal niet kent.
- Gebruik gewoon "Gegroet" of "Met vriendelijke groet" als u schrijft naar iemand die u goed kent of waarmee u een werkrelatie hebt.
Stap 7. Corrigeer de brief
Alle zorgvuldige opmaak en schrijven gaat verloren als de brief vol staat met spelfouten!
- Zoek naar elke zin die de passieve stem gebruikt en probeer de zin in een actieve zin te veranderen.
- Besteed aandacht aan zinnen die te lang of onduidelijk en direct zijn. In zakelijke brieven is minder meestal beter, dus verminder indien mogelijk de lengte van uw zinnen.
