De eisen van de hedendaagse werkwereld die van werknemers eisen dat ze hun werk buiten het kantoor voltooien, hebben ertoe geleid dat conference calls (drieweggesprekken of meer) steeds gebruikelijker zijn geworden. In deze handleiding helpen we u bij het voeren van telefonische vergaderingen.
Stap
Methode 1 van 2: Een smartphone gebruiken
Stap 1. Bel een van de deelnemers om een telefonische vergadering te starten
U kunt deelnemersnummers handmatig invoeren of een nummer uit de contactenlijst selecteren.
Zodra de oproep is verbonden, tikt u op Oproep toevoegen. De eerste deelnemer wordt in de wacht gezet
Stap 2. Neem contact op met de tweede deelnemer
U kunt deelnemersnummers handmatig invoeren of een nummer uit de contactenlijst selecteren.
Stap 3. Tik op Samenvoegen om een telefonische vergadering te starten
- Afhankelijk van de telefoniste die u gebruikt, kunt u met maximaal vijf personen telefonisch vergaderen.
- Bovenstaande stappen kunnen gedaan worden met iPhone en Android (HTC Hero).
Methode 2 van 2: Een serviceprovider voor telefonische vergaderingen zoeken
Stap 1. Zoek een geschikte dienst voor telefonisch vergaderen
Bedrijven als GoToMeeting en Skype bieden telefonische vergaderingen aan voor honderden mensen. Afhankelijk van het type service dat u nodig heeft, moet u mogelijk een bepaalde vergoeding betalen.
- U kunt een servicetarief per gesprek betalen (die wordt berekend op basis van het aantal deelnemers, de duur van het gesprek, enz.), of een vast bedrag betalen om een "vergadertafel" te huren.
- Over het algemeen moet de beller betalen voor de service.
- Voor sommige diensten moet u hardware aanschaffen en/of een speciale dienst voor interlokale gesprekken gebruiken. Er zijn echter ook prepaid-diensten waartoe u toegang kunt krijgen via de vaste lijn, mobiel of computer.
- Overweeg of u een gratis nummer nodig heeft, of dat u deelnemers hun eigen beltegoed laat betalen.
- Conferentiegesprekken kunnen ook worden gebruikt als aanvulling op webconferenties. Op deze manier kunnen gespreksdeelnemers tijdens een gesprek documenten of presentaties bekijken. Sommige conferentieserviceproviders bieden ook webconferentieservices, maar u moet de conferentie afzonderlijk starten. Een webconferentie kan worden gestart met een speciale link of een e-mailbijlage.
Stap 2. Bereid de benodigde informatie voor om de telefonische vergadering te starten, zoals telefoonnummer en wachtwoord
Als u niet weet welk vergadersysteem u moet gebruiken, voer dan eerst een testoproep uit
Stap 3. Plan een telefonische vergadering en nodig andere deelnemers uit
Lees online handleidingen om erachter te komen hoe u een telefonische vergadering kunt opzetten.
Stap 4. Bel in de juiste omgeving
Zorg ervoor dat je op een rustige plek belt, zonder veel afleiding.
Stap 5. Bel op tijd, of voer indien mogelijk vroegtijdig het oproepsysteem in
Bij sommige conferentiesystemen kunt u zich niet aanmelden voor de toegewezen tijd, terwijl andere geen interactie toestaan totdat de "leider" inlogt met een specifiek wachtwoord.
Stap 6. Wacht tot alle deelnemers binnen zijn en begin te praten
Tips
- Probeer de beweging van het omslaan van papier of typen te verminderen om achtergrondgeluid te minimaliseren.
- Gebruik de Mute-knop als u niet aan het praten bent.
- Vermijd het eten van voedsel tijdens het bellen.
Waarschuwing
- Zorg ervoor dat alle deelnemers toegang hebben tot het conferentiesysteem, vooral als er deelnemers in het buitenland zijn.
- Zorg ervoor dat u het tarief kent voor systeemtoegang met gratis nummers en betaalde nummers. De tarieven voor beide kunnen verschillend zijn.
- Let bij het zoeken naar vergaderdiensten op verborgen kosten en gebruiksvoorwaarden per maand.
