Functioneringsgesprekken van medewerkers spelen een belangrijke rol bij het ontwikkelen of verbeteren van zakelijk succes, omdat dit een enorme impact heeft op de continuïteit van de bedrijfsvoering. Er zijn verschillende methoden om de prestaties van medewerkers te evalueren, bijvoorbeeld individueel of in teams op basis van interne en externe aspecten. Als u op zoek bent naar de beste manier om de prestaties van werknemers te beoordelen, beschrijft dit artikel enkele van de methoden die veel bedrijven al gebruiken.
Stap
Methode 1 van 4: De "360 graden"-methode beoordelen
Stap 1. Vraag om feedback van ondergeschikten
Zorg ervoor dat werknemers hun naam niet op het feedbackblad zetten, zodat ze de informatie zonder zorgen kunnen verstrekken. Deze methode is nuttig bij het evalueren van de prestaties van superieuren als werknemers en leiders. Stel de volgende vragen aan zijn of haar ondergeschikten om eerlijke feedback te krijgen over de prestaties van uw baas:
- "Kan je baas het team goed leiden?"
- "Geef informatie waaruit blijkt dat je baas zijn of haar leiderschapsstijl met succes heeft verbeterd."
- "Geef gegevens die aantonen dat je baas goed presteert".
Stap 2. Vraag medewerkers om zichzelf te beoordelen
Een effectieve manier om de prestaties van werknemers te meten, is door hen te vragen zichzelf te beoordelen. De medewerker in kwestie kent zijn sterke en zwakke punten als geen ander. Het is mogelijk dat medewerkers zichzelf overschatten. Daarom moet deze methode worden ondersteund door een prestatie-evaluatiesysteem met een andere aanpak. De volgende vragen helpen medewerkers bij het beoordelen van hun werkprestaties.
- "Beschrijf de beste werkprestatie die je ooit hebt gehad."
- "Beschrijf de stappen die u hebt genomen om de efficiëntie van uw werktijd te ondersteunen".
- "Wat vinden uw collega's (inclusief superieuren en ondergeschikten) van uw werkprestaties?"
Stap 3. Verzamel feedback van collega's van de medewerker die je wilt beoordelen
Feedback van collega's van werknemers kan worden gebruikt om de prestaties van het bedrijf en de betrokken werknemers te verbeteren, omdat zij de verantwoordelijkheden en competenties begrijpen die nodig zijn om bepaalde functies te bekleden. Feedback van collega's is erg handig voor werknemers die hun sterke en zwakke punten willen weten.
- "Bepaal in vergelijking met andere medewerkers met dezelfde functie de waarde voor uw collega's op basis van hun werkprestaties".
- "Advies geven zodat hij de werkprestaties kan verbeteren".
- "Geef informatie over de beste werkprestatie die hij ooit heeft laten zien".
Stap 4. Vraag de begeleider om een beoordeling
Een persoon die een hogere positie bekleedt, begrijpt goed de taken, verantwoordelijkheden en kwaliteit van het werk van werknemers die ondergeschikt zijn als basis voor het beoordelen van de productiviteit van het betreffende werk. Hij is ook de meest competente in het beslissen over de promotie of degradatie van ondergeschikten op basis van de kwaliteit en resultaten van hun werk. Stel de volgende vragen om evaluatieresultaten van medewerkers van supervisors te krijgen:
- "Presteren medewerkers naar uw mening naar tevredenheid?"
- 'Wat is uw suggestie om zijn werkprestaties te verbeteren?'
- "Waarom komt hij wel/niet in aanmerking voor promotie?"
Stap 5. Ken de beperkingen van de "360 graden"-methode
Als deze methode wordt gebruikt, is de verkregen feedback zeer subjectief en wordt deze meestal beïnvloed door de relatie tussen de beoordelaar en de beoordeelde. Vertrouw daarom niet alleen op deze methode bij het beoordelen van de prestaties van medewerkers.
Methode 2 van 4: Een kwantitatieve beoordeling uitvoeren
Stap 1. Gebruik kwantitatieve methoden
Beoordeling van de prestaties van werknemers op de hierboven beschreven manier is meestal subjectief. Om de beoordeling objectiever te maken, gebruikt u bepaalde criteria, zoals productiviteitsratio, omloopsnelheid, kostenbudget en foutenratio. Elke afdeling moet meetbare criteria hebben zodat de behaalde resultaten kunnen worden vergeleken met toepasselijke normen, afdelings-/divisiedoelstellingen, zakelijke trends en werkdoelstellingen voor elke werknemer. Verzamel de gegevens systematisch en bepaal vervolgens of de strategieën en doelstellingen van het bedrijf de maatstaven zijn voor zakelijk succes.
- Houd bijvoorbeeld bij hoe lang een klant in de rij staat om een product te kopen.
- Registreer het aantal geproduceerde producten of rapporten opgesteld door medewerkers (die worden beoordeeld) in 1 uur.
- Zorg ervoor dat u de prestatiebeoordelingscriteria en werkdoelen aan elke werknemer uitlegt voordat de evaluatieperiode begint. Het geven van training en socialisatie met betrekking tot het prestatiebeoordelingssysteem voor alle medewerkers.
Stap 2. Vergelijk de behaalde resultaten met het werkplan en kwantitatieve doelstellingen
Bepaal voordat de evaluatieperiode begint eerst het werkplan en de doelen die door elke medewerker moeten worden behaald. Nadat de prestatiegegevens zijn verzameld, vergelijkt u deze met de kwantitatieve doelstellingen om de prestatie te achterhalen. Als het doel niet wordt bereikt, moet het management het beleid wijzigen of aanpassen als basis voor het stellen van nieuwe doelen om de organisatie van de onderneming te verbeteren.
- Als klanten bijvoorbeeld gemiddeld 3 minuten in de rij staan om bediend te worden, probeer dan de wachttijden voor klanten te verkorten.
- Een van de meest uitdagende banen is het afhandelen van klachten bij de klantenservice. Na het vastleggen van de tijdsduur van telefoongesprekken gedurende een bepaalde periode, kan het management de efficiëntie verbeteren om klantenserviceprocedures te ontwikkelen door telefoongesprekken te identificeren die een langere tijdspanne hebben.
- Verhoog doelen met behulp van kwantitatieve gegevens in percentages. Tijdens het laatste kwartaal bedroeg de netto-omzet van het bedrijf bijvoorbeeld $ 500.000. Streef voor het komende kwartaal naar een stijging van de netto-omzet met 1%.
Stap 3. Gebruik de resultaten van de beoordeling om een werkplan op te stellen
De voortgang van het werk moet regelmatig worden gemeten en opgevolgd, vooral wanneer de prestaties van het bedrijf niet goed zijn. Periodieke evaluaties van de werkprestaties zijn nodig om vooruitgang te garanderen. Daarnaast kunnen de resultaten van de beoordeling worden gebruikt om de effectiviteit van de opgestelde plannen te bepalen.
- Trainingsprogramma's uitvoeren voor slecht presterende medewerkers.
- Als uit de resultaten van de beoordeling blijkt dat de medewerker geen vooruitgang boekt, wijzig dan zijn werkplan of doelstelling.
Methode 3 van 4: Ervoor zorgen dat de kwaliteit van het werk wordt bereikt
Stap 1. Voer een evaluatie uit om de kwaliteit van het werk van de medewerker te beoordelen
De resultaten van de beoordeling van de werkprestaties weerspiegelen de prestaties van elke werknemer, van alle aspecten, van werkethiek tot individuele prestaties. Deze beoordelingsmethode kan worden gebruikt om de jaarlijkse werkprestaties van elke werknemer als geheel te evalueren. Na evaluatie krijgen medewerkers feedback om de kwaliteit van het werk te verbeteren en krijgen ze waardering voor hun werkprestaties.
- Hoeveel eenheden werden geproduceerd of verkocht door de werknemer (zoals beoordeeld)?
- Hoe goed is de kwaliteit van het werk?
- Hoeveel werktijd gebruikt hij om producten te produceren of verkooptransacties te doen?
Stap 2. Voer een uitgebreide beoordeling uit
Een uitgebreide evaluatie is nuttig bij het bieden van alternatieve oplossingen, vooral voor bedrijven die problemen ondervinden. Problemen ontstaan echter meestal door inefficiëntie van werkprocessen, onvoldoende opleiding of slecht bedrijfsbeheer. Daarom moet het management procedures grondig herzien door input van verschillende partijen te verzamelen, beslissingen te nemen, acties te ondernemen en beleid te maken om complexe of gecompliceerde problemen aan te pakken.
Huur professionele consultants in als neutrale partij om de dagelijkse activiteiten van het bedrijf en de prestaties van medewerkers objectief te beoordelen
Stap 3. Voer willekeurige controles uit om de kwaliteit van het werk te controleren
Deze werkwijze heeft een positief effect omdat medewerkers wel op de hoogte zijn van de controle, maar niet van de planning. Zo zullen werknemers die lui zijn of wiens prestaties niet goed zijn, worden blootgesteld. Voer de volgende stappen uit om medewerkers gemotiveerd te houden.
- Voer verrassingsinspecties uit om de productkwaliteit te controleren.
- Evalueer willekeurige telefoongesprekken.
- Controleer van tijd tot tijd de bedrijfsgegevens van het bedrijf.
Stap 4. Verzamel feedback van klanten
Klanttevredenheid moet de belangrijkste missie van het bedrijf zijn en kan worden gebruikt als een van de criteria bij het beoordelen van de prestaties van medewerkers. Vraag klanten of ze tevreden zijn met de producten of diensten van uw bedrijf. Het vragen van externe partijen om feedback over de prestaties van het bedrijf is een trefzekere manier om evaluatiemateriaal te verzamelen om de prestaties van het bedrijf objectief te evalueren.
- Pas op voor zeer ontmoedigende feedback van klanten. Verschillende industrieën en bedrijven, met name de automobielindustrie, krijgen vaak zeer negatieve opmerkingen van klanten.
- Standaardiseer bij het vragen van feedback een tool of formulier met een specifiek formaat zodat alle informatie zo goed mogelijk kan worden gebruikt.
- Over het algemeen is feedback van klanten subjectief en onthult het meestal een slechte ervaring. Evalueer de prestaties van de klantenservice met behulp van objectieve beoordelingscriteria, zoals de duur van het oplossen van problemen, de geboden oplossingen en het aantal producten dat door klanten wordt geretourneerd.
Methode 4 van 4: Tijdbeheer verbeteren
Stap 1. Bereken de tijdspanne voor het voltooien van een bepaalde taak
Een manier om de effectiviteit van tijdbeheer te meten, is door de tijdsduur te berekenen voor het voltooien van de taak van elke werknemer. Zorg ervoor dat u gegevens gebruikt die via het systeem toegankelijk zijn, zoals een presentiekaart of een computerprogramma. Om nauwkeurige evaluatieresultaten te verkrijgen, is handmatige gegevensverzameling, bijvoorbeeld door gegevens in tabellen in te voeren, onbetrouwbaar en inefficiënt.
- Er zijn verschillende software die de activiteit van computergebruikers monitoren. Op die manier kunt u werknemers evalueren wiens werkprestaties het doel niet bereiken om erachter te komen waarom.
- Besteed speciale aandacht aan medewerkers van wie de werkresultaten ver onder het gemiddelde liggen, zodat zij de gestelde werkdoelen kunnen halen.
Stap 2. Geef feedback, maar niet te vaak
Feedback is zeer gunstig voor werknemers, maar dagelijks toezicht om het moreel te verbeteren is een tweesnijdend zwaard. In plaats van deze methode te gebruiken als een middel voor het management om de prestaties en verantwoordelijkheden van medewerkers te controleren, raden we aan om wekelijkse of maandelijkse evaluaties uit te voeren. Vergroot bovendien de motivatie van medewerkers door bonussen te verstrekken en de waarden van elke medewerker vertrouwelijk te houden, in plaats van hem of haar te vernederen.
Stap 3. Zorg ervoor dat de arbeidsethos goed wordt toegepast
Een methode om de werkprestaties te beoordelen, is het onderzoeken van gegevens over overtredingen van bedrijfsvoorschriften. Voer daarvoor de volgende stappen uit:
- Controleer de gegevens voor late aankomst op het werk. Werknemers die vaak te laat op kantoor komen, verkorten de werktijd die onder hun verantwoordelijkheid valt. Dit heeft ook een slechte impact op collega's omdat het de werksfeer onaangenaam maakt.
- Let op de netheid van de kleding van de medewerkers. Terloops gekleed op kantoor kan dezelfde omstandigheden op het werk weerspiegelen.
- Leg de regels voor het gebruik van kantoorinventaris uit. Zorg ervoor dat elke werknemer de regels begrijpt voor het gebruik van kantoorinventaris, zoals auto's, telefoons of computers. Werknemers die misbruik maken van kantoorinventaris gebruiken de werktijd niet verstandig.
