In de zakenwereld betekent het behalen van zakelijke doelstellingen niet dat beleefdheid of vriendelijkheid wordt opgeofferd. In feite gaat goed gedrag vaak gepaard met verstandige zakelijke praktijken. Erkenning is een goed voorbeeld om het te illustreren; goed gedrag is ook nuttig voor het versterken van relaties, het trekken van aandacht en het creëren van herinneringen aan u in de competitieve zakenwereld. De balans tussen vriendelijkheid en professionaliteit is echter niet altijd gemakkelijk. De volgende stappen bieden een eenvoudige manier om deze uitdagende (maar over het algemeen nuttige) taak uit te voeren.
Stap
Methode 1 van 1: Schrijf je eigen bedankje
Stap 1. Wacht niet te lang
In bijna alle zakelijke situaties is het grootste voordeel van het verzenden van een bedankbriefje dat het een blijvende positieve indruk achterlaat bij zakenrelaties, potentiële werkgevers, klanten of financiers. Hoe langer je het versturen van een bedankbriefje na een sollicitatiegesprek, contract of werkprestatie uitstelt, hoe minder effectief het zal zijn.
Stap 2. Kies het juiste formaat
Over het algemeen is papieren post beter dan elektronische post. Als u een specifiek bedrijf vertegenwoordigt, is het typen van een bedankbriefje met officieel briefpapier de meest professionele optie. Handgeschreven kaarten maken echter een persoonlijke indruk en kunnen in bepaalde situaties een goede keuze zijn, bijvoorbeeld als u een kleine ondernemer bent of wanneer u wordt bedankt voor een grote donatie. Een handgeschreven groet is ook een goede optie om een potentiële werkgever te bedanken nadat je voor een specifieke functie bent geïnterviewd. Als u ervoor kiest om de begroeting met de hand te schrijven:
- Kies een kaart die eenvoudig en modern is. Een witte of ivoorkleurige kaart met de tekst "Thank You" op de voorkant is over het algemeen een veilige keuze. Vermijd kaarten met gedrukte groeten aan de binnenkant en kaarten met overdreven of "schattige" ontwerpen.
- Denk aan je handschrift. Als je niet zeker bent van de kwaliteit of helderheid van je handschrift, laat dan een vriend of collega een voorbeeld van een schrift zien. Als u niet duidelijk en netjes kunt schrijven, oefen dan voordat u op de kaart schrijft die u verzendt. Indien nodig kunt u iemand anders vragen uw bericht te schrijven (vergeet niet zelf te ondertekenen).
- Als u geen fysiek adres kunt vinden, zijn e-mail of e-mail uw enige opties. E-mail is een goede keuze wanneer het bijvoorbeeld is gebruikt als de primaire communicatielijn tussen u en de persoon die u wilt bedanken. Het belangrijkste nadeel van een bedankmail is dat deze het risico loopt niet te worden verzonden of genegeerd en mogelijk niet de aandacht te trekken. Houd er rekening mee dat sommige mensen (vooral bedrijfsleiders) honderden e-mails op één dag kunnen ontvangen. Met dat in gedachten wilt u misschien een opvallende e-mail maken of een e-card verzenden via een site van derden. Kortom, niet doen - hierdoor zullen uw e-mails eruitzien als advertenties en het risico vergroten dat ze worden genegeerd of weggegooid. Houd uw e-mails kort, eenvoudig, discreet en nogmaals, actueel. Het is een goed idee om een e-mailtitel te schrijven die specifieke informatie over uw zakelijke relatie of het voorwerp van uw bedankje beschrijft, bijvoorbeeld 'Bedankt voor het overwegen van mijn sollicitatie'.
Stap 3. Kies de juiste begroeting
Als er één specifieke persoon is die u aanspreekt, spreek die persoon dan aan met een toepasselijke titel of bijnaam en achternaam, bijvoorbeeld 'Geachte heer Kinkaid'. Als u meer dan één persoon wilt bedanken, voert u al hun namen en bijnamen of titels in de begroetingsregel in. Vermijd veelvoorkomende begroetingen zoals "Voor uw aandacht meneer/mevrouw". De mate van formaliteit van uw brief hangt af van hoe intiem uw relatie is en de aard van de zaken die u met de persoon doet.
Stap 4. Zeg in de openingszin dank u en vermeld duidelijk het voorwerp van uw dank
Het is niet nodig om in de openingszin een voorwoord te gebruiken -- vermijd openingen als "Ik schrijf deze brief om u te bedanken…" of "Ik wil u bedanken voor…" en kies eenvoudige, duidelijke zinnen, "Dank u voor ondersteuning van onze gemeenschapsdienstprojecten."
Het is belangrijk om het voorwerp van uw bedankje te vermelden, maar vermijd het direct vermelden van geld als het voorwerp van uw bedankje een donatie is. Verander de denominatie van contant geld met eufemismen zoals 'uw vrijgevigheid', 'uw vriendelijkheid' of 'uw donatie'
Stap 5. Bespreek het onmiddellijke effect of de betekenis van het voorwerp van uw dank
- Geef in de communicatie met financiers aan wat uw bedrijf met de subsidie kan bereiken.
- Wanneer u na het gesprek met potentiële werkgevers communiceert, wilt u misschien van deze gelegenheid gebruik maken om uw interesse in de functie die u zoekt over te brengen. Gebruik een bedankbriefje echter niet als excuus om te benadrukken waarom u "de juiste keuze voor de baan" bent. Gebruik een passende benadering zoals "Ik ben verheugd u te ontmoeten en ben zeer geïnteresseerd in dit werk."
- Wanneer u met een zakenpartner of adviseur communiceert, kan iets zeggen als "Het was een genoegen om met u samen te werken" of "uw suggesties hebben ons geholpen de jaarlijkse prestatiedoelstellingen van onze afdeling te bereiken", positieve relaties bevorderen en de wens aangeven om samen te blijven werken.
Stap 6. Geef complimenten, maar overdrijf het niet
Dit onderdeel is soms erg moeilijk om te doen bij het schrijven van een bedankbriefje en is niet altijd correct of noodzakelijk. Gebruik algemene lovende woorden, bijvoorbeeld 'Je hebt het heel goed gedaan' of 'Je hebt zeer goede vaardigheden op het gebied van accountbeheer'.
Stap 7. Praat over de toekomst
Hier kunt u uw wens uitspreken om de zakelijke relatie voort te zetten of een langdurige werkrelatie aan te gaan. Wanneer u met potentiële werkgevers praat, is dit een goede gelegenheid om uw vertrouwen te uiten in de beslissingen die het bedrijf zal nemen. U kunt zeggen: "Ik kijk uit naar uw antwoord."
Stap 8. Herhaal je bedankbriefje
Gebruik eenvoudige zinnen om de dank die je eerder zei te herhalen (maar gebruik andere woorden). Zeg gewoon "Nogmaals bedankt voor…".
Stap 9. Sluit af met begroeting en handtekening
Over het algemeen zou het gepast zijn om "oprecht" of een gelijkwaardige zin te gebruiken om uw bedankje af te sluiten. Zelfs als je bedankbriefje is getypt, onderteken het dan altijd met een pen. Schrijf voor bepaalde situaties uw titel of titel en bedrijfsnaam onder uw naam.
Stap 10. Controleer en bekijk uw bedankbriefje
Afhankelijk van de situatie moet deze toespraak kort en relatief eenvoudig zijn (ongeveer een halve pagina wanneer getypt). Als het lang lijkt, controleer dan of u onnodige woorden gebruikt - behalve de "dank u"-zin, herhaal niets anders. Zorg ervoor dat je intonatie consistent is. Vraag een of twee mensen om je zinnen en spelling te controleren, want zelfs de kleinste fouten kunnen een negatieve indruk achterlaten.
Stap 11. Als je zeker bent van je bedankje, stuur het dan meteen
Nogmaals, tijd is van essentieel belang -- hoe eerder u een bedankbriefje stuurt, hoe dieper uw indruk zal zijn.
Tips
- Niet opnemen: persoonlijke informatie of nieuws over uw bedrijf. Onthoud dat het doel van deze begroeting is om waardering en dankbaarheid over te brengen, niet om je prestaties te vleien. Gebruik een bedankbriefje ook niet als een kans om reclame te maken voor uzelf of het bedrijf. Als je schrijft "Als je ons product X leuk vindt, ben je misschien ook geïnteresseerd in product Y en Z (momenteel in promotie!)", klinkt je bedankje onoprecht.
- Misschien wilt u een visitekaartje bij uw begroeting voegen, maar dit is niet nodig als u de persoon al goed kent of uw visitekaartje al eerder hebt gegeven. Soms is het gepast om een visitekaartje op te nemen in de communicatie met potentiële werkgevers, maar de kans is groot dat je pretentieus overkomt. Als je het niet zeker weet, doe het dan niet. Je naam, titel en contactgegevens zouden al beschikbaar moeten zijn. Als uw bedankbriefje is getypt, kunt u deze informatie invoeren in de kop van de brief, aan de linkerkant van de pagina, gevolgd door de naam en het adres van de ontvanger twee spaties hieronder.
