Een werkplan is een reeks doelen en processen die een team en/of persoon kunnen helpen om dat doel te bereiken. Door een werkplan te lezen, kunt u de omvang van een project beter begrijpen. Of ze nu op de werkplek of in de academische wereld worden gebruikt, werkplannen helpen u om projecten georganiseerd te houden. Door middel van een werkplan deel je het proces op in kleine, lichte taken terwijl je weet wat je wilt bereiken. Leer hoe u een werkplan maakt, zodat u beter voorbereid bent op uw volgende project.
Stap
Stap 1. Bepaal waar je werkplan voor is
Er zijn veel redenen waarom we een werkplan opstellen. Stel dat doel van tevoren vast, zodat je je goed kunt voorbereiden op het project. Onthoud dat de meeste werkplannen geldig zijn voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld 6 maanden of 1 jaar.
- Op kantoor helpt een werkplan je baas om te weten aan welke projecten je de komende maanden gaat werken. Je baas heeft die informatie meestal nodig na een jaarlijkse prestatiebeoordeling of wanneer je team aan een groot project werkt. Een werkplan kan ook het resultaat zijn van een strategische planningssessie die het bedrijf maakt aan het begin van een nieuw kalender- of boekjaar.
- In de academische wereld zijn werkplannen geschikt om door studenten te gebruiken om aan grote projecten te werken, of door docenten om per semester een syllabus te ontwerpen.
- Voor persoonlijke projecten geeft een werkplan u een idee van wat u van plan bent te doen, hoe u het gaat doen en wanneer u van plan bent het af te ronden.
Stap 2. Schrijf een inleiding en achtergrond
Voor een professioneel werkplan moet je een inleiding en achtergrond schrijven. Uw baas of manager krijgt de informatie die ze nodig hebben om het werkplan te begrijpen. Aan de andere kant hebben academische werkplannen meestal geen introductie en achtergrond nodig.
- De inleiding moet kort en interessant zijn. Herinner je baas eraan waarom je dat werkplan hebt gemaakt. Laat hem kennismaken met een project waar je gedurende een bepaalde periode aan gaat werken.
- De achtergrond moet duidelijk maken waarom u het werkplan hebt gemaakt. U kunt dit bijvoorbeeld doen door details of statistieken van het laatste rapport te presenteren, problemen te identificeren die moeten worden aangepakt of andere redenen op basis van de input en feedback die u hebt ontvangen tijdens het werken aan eerdere projecten.
Stap 3. Definieer doelen en doelen
Doelen en doelen zijn twee onderling verbonden dingen. Beide leiden in het werkplan tot het behalen van resultaten. Het verschil is dat doelen algemeen zijn, terwijl doelen specifieker zijn.
- Doelen zijn het totaalbeeld van uw project. Schrijf op welke eindresultaten je wilt van het werkplan. Zorg ervoor dat de dekking breed is. Stel bijvoorbeeld dat u een onderzoekspaper wilt voltooien of wilt leren schrijven.
- Doelstellingen moeten specifiek en tastbaar zijn. Met andere woorden, u zou de stappen op uw doelenlijst moeten kunnen doorstrepen zodra u ze hebt voltooid. Het vinden van interviewbare bronnen voor uw onderzoekspaper is een goed voorbeeld van een doelwit.
- Als de bestaande doelen te divers zijn, kun je ze opsplitsen in lange termijn kort, punt uit medium, en term lang. Zo wijkt de kortetermijndoelstelling van het bedrijf om het aantal doelgroepen in drie maanden tijd met 30% te vergroten af van de langetermijndoelstelling om de zichtbaarheid van het merk op sociale media een jaar lang te versterken.
- Doelen worden meestal in actieve zinnen geschreven met behulp van actiewerkwoorden met specifieke betekenissen. Bijvoorbeeld "plannen", "schrijven", "verbeteren" en "meten". Vermijd werkwoorden met vage betekenissen zoals "leren", "begrijpen" en "weten".
Stap 4. Ontwikkel een werkplan met "SMART"-doelen
SMART is een acroniem dat vaak wordt gebruikt om te zoeken naar meer tastbare en werkbare resultaten in werkplannen.
- Specifiek betekent gedetailleerd. Wat gaan we precies voor wie doen? Beschrijf de bevolking die u zult dienen en eventuele specifieke acties die u zult gebruiken om hen te helpen.
- Meetbaar meetbaar betekent. Is de doelstelling kwantitatief en meetbaar? Kun je het resultaat berekenen? Hebt u het werk zo gepland dat "het gezondheidsniveau in Zuid-Afrika in 2012 verbetert"? Of structureert u het zo dat "het aantal gevallen van hiv/aids-infectie onder pasgeborenen in Zuid-Afrika tegen 2020 met 20% daalt"?
- haalbaar haalbaar betekent. Kun je het binnen de toegewezen tijd voltooien met de middelen die je tot je beschikking hebt? Gezien alle beperkingen die er zijn, moet je doel realistisch zijn. De verkoop met 500% verhogen is logisch als uw bedrijf klein is. Het verhogen van de omzet met 500% is een bijna onmogelijk doel voor een bedrijf dat de markt heeft gedomineerd.
- Relevant heeft te maken met belangen. Zal het doel een impact hebben op uw gewenste doel of strategie? Hoewel het belangrijk is voor de algemene gezondheid, is het waar dat het meten van de lengte en het gewicht van middelbare scholieren direct kan leiden tot veranderingen in de geestelijke gezondheidszorg? Zorg voor een duidelijke en intuïtieve samenhang tussen uw doelen en werkmethoden.
- Tijdsgebonden is tijdgebonden. Wanneer werd het doel bereikt en/of wanneer wist u dat u het had bereikt? Bepaal de einddatum van het project. Vermeld ook, indien van toepassing, wat voor soort eindresultaat ertoe had kunnen leiden dat uw project voortijdig eindigde, met alle behaalde resultaten.
Onthoud dat er een grondtal moet worden opgegeven om de verandering te berekenen. Als u niet weet hoeveel pasgeborenen in Zuid-Afrika besmet zijn met hiv/aids, hoe kunt u er dan voor zorgen dat het aantal gevallen met 20% wordt verminderd?
In bepaalde situaties moet u mogelijk een deskundige raadplegen om ervoor te zorgen dat de doelstellingen in uw werkplan haalbaar zijn
Stap 5. Maak een lijst van de bronnen die je hebt
In deze lijst schrijf je alles op wat je nodig hebt om je doelen en targets te halen. Hulpbronnen nemen verschillende vormen aan, afhankelijk van waar uw werkplan voor is.
- Middelen op kantoor zijn onder meer financiële budgetten, medewerkers, adviseurs, gebouwen of kamers en boeken. U kunt een gedetailleerde begroting bijvoegen als het werkplan formeler is.
- Middelen in de academische wereld omvatten toegang tot bibliotheken; onderzoeksmateriaal zoals boeken, kranten en tijdschriften; computer- en internettoegang; maar ook professoren of andere mensen die je kunnen helpen als je vragen hebt.
Stap 6. Herken bestaande beperkingen
Grenzen zijn obstakels die uw inspanningen om uw doelen te bereiken in de weg kunnen staan. Als je bijvoorbeeld onderzoeksopdrachten doet op school of universiteit, blijkt je schema te krap te zijn, waardoor je niet goed kunt onderzoeken en schrijven. Daarom is uw limiet een hectisch schema. Probeer andere verplichtingen tijdens het semester te elimineren, zodat u uw werkplan effectief kunt voltooien.
Stap 7. Wie is verantwoordelijk?
Verantwoording afleggen is een essentieel onderdeel van een goed plan. Wie is verantwoordelijk voor het voltooien van elke taak? Zelfs als er een team aan een taak werkt, moet één persoon ervoor zorgen dat de taak op tijd wordt voltooid.
Stap 8. Schrijf een strategie
Observeer uw werkplan en beslis vervolgens hoe u uw middelen zult gebruiken terwijl u beperkingen overwint om uw doelen en doelen te bereiken.
- Schrijf een gedetailleerde lijst van acties. Bepaal wat er elke dag of elke week moet gebeuren om je doelen te bereiken. Geef ook aan welke acties andere teamleden moeten ondernemen. U kunt projectbeheersoftware of een persoonlijke kalender gebruiken om deze informatie te ordenen.
- Maak een schema. Hoewel u een voorlopig werkschema kunt maken, kunnen er zich van tijd tot tijd onvoorziene gebeurtenissen of situaties voordoen. Maak daarom ruimte in je agenda om vertragingen te voorkomen.
Tips
- Definieer mijlpalen als uw project groot is. Mijlpalen zijn punten in een project die het behalen van bepaalde doelen benadrukken. Je kunt het ook beschouwen als een punt van bezinning, als je ziet hoe ver het proces is gevorderd en tegelijkertijd zorgt dat het niet afwijkt van het werkplan.
- Maak een werkplan dat voor jou werkt. Het kan gedetailleerd zijn, het kan uitgebreid zijn, afhankelijk van uw wensen of behoeften. U kunt op een stuk papier of met professionele software schrijven met afbeeldingen en kleuren. Gebruik wat voor jou het meest natuurlijk en effectief is.
