Het ontwikkelen van een goed werkplan moet beginnen met het bepalen van duidelijke doelen in de vorm van een te bereiken visie of doelstelling. Werkplannen helpen u uw huidige staat te veranderen door uw gewenste doelen te bereiken. Je doelen kunnen worden bereikt als je in staat bent om een goed plan te maken.
Stap
Deel 1 van 4: Een plan maken
Stap 1. Weet wat u moet doen
Plannen zijn minder effectief als u niet al weet wat u moet doen. Wees vanaf het begin specifiek over wat u wilt bereiken, bij voorkeur voordat de planning begint.
Je wilt bijvoorbeeld een heel lang essay schrijven van ongeveer 40.000 woorden als masterscriptie bestaande uit een inleiding, een literatuuronderzoek (om ander onderzoek dat je onderzoek beoordeelt kritisch te bespreken en de door jou gebruikte onderzoeksmethodologie uit te leggen), verschillende hoofdstukken waarin wordt uitgelegd dat uw ideeën zijn met succes toegepast door middel van concreet bewijs en conclusies. Geef je 1 jaar om te voltooien
Stap 2. Regel de stappen om het uiteindelijke doel te bereiken
Bepaal je uiteindelijke doel en maak vervolgens een lijst van wat je nodig hebt om dat doel te bereiken. Mogelijk moet u zelfs verschillende manieren overwegen om dat doel te bereiken. Als je eenmaal weet wat je moet bereiken, deel het dan op in stappen die je meteen kunt nemen om een realistischer plan te ontwikkelen.
- Houd er rekening mee dat uw plannen nog kunnen worden gewijzigd om uw doelen te bereiken. Probeer je dus aan te passen.
-
Om uw plan effectief te laten zijn, moet u de volgende normen in uw doelen opnemen:
- Specifiek - definieer doelen duidelijk.
- Meetbaar - verdeel het doel in verschillende meetbare resultaten.
- Haalbaar - Je bent in staat om de stappen te voltooien die nodig zijn om het doel te bereiken.
- Relevant - redelijke doelen stellen voor je leven.
- Op tijd - Je hebt de tijd die nodig is om je doelen te bereiken en op schema vooruitgang te boeken.
Stap 3. Ontwikkel een specifiek en realistisch plan
Het stellen van specifieke doelen is nog maar het begin, want je moet nog elk specifiek en realistisch aspect van het project dat je plan is, bepalen, namelijk door specifieke en haalbare planningen, doelen en eindresultaten te bepalen.
- Het ontwikkelen van een specifiek en realistisch werkplan voor de lange termijn zal stress voorkomen, omdat projecten met een minder goed doordacht plan deadlines missen en extra zware inspanningen vergen.
- Bijvoorbeeld: om je scriptie op tijd af te hebben, moet je ongeveer 5.000 woorden per maand schrijven. Zo heb je aan het einde van je schema nog een paar maanden om je idee te perfectioneren. Realistisch zijn betekent niet dat je moet eisen dat je elke maand meer dan 5.000 woorden schrijft.
- Als je binnen een gestelde deadline drie maanden lesgeeft als onderwijsassistent, houd er dan rekening mee dat je in drie maanden lesgeven geen 15.000 woorden kunt schrijven, dus dit schrijven moet gelijkelijk over de andere maanden worden verdeeld.
Stap 4. Stel meetbare doelen
Het doel is een maatstaf voor het bereiken van een bepaald stadium in het bereiken van het einddoel. Het stellen van doelen moet beginnen vanaf het einde van een plan (het bereiken van doelen) en dan een stap terug doen totdat je terugkeert naar de huidige situatie en toestand.
- Door doelen te stellen, blijven jij en je team gemotiveerd, want door een project op te splitsen in kleine taken en duidelijke doelen, hoef je niet te wachten tot het project is voltooid om je succesvol te voelen.
- Geef niet te lang of te kort een interval tussen twee doelen, maar probeer het meest effectieve tijdsbestek te bepalen.
- Bijvoorbeeld: stel bij het schrijven van een scriptie geen doelen op basis van het voltooien van een hoofdstuk, want het kan een maand duren. Stel in plaats daarvan een kleiner doel in voor twee weken, bijvoorbeeld op basis van het aantal woorden. Beloon jezelf als je het bereikt.
Stap 5. Verdeel een grote taak in kleinere taken die gemakkelijker te doen zijn
Bepaalde taken of doelen zijn soms moeilijker te realiseren.
- Als je je overweldigd voelt door een grote taak, verlicht je angst dan door de taak gemakkelijker te maken. De truc is om de grote taak op te splitsen in verschillende kleinere taken, zodat ze gemakkelijker te doen zijn.
- Bijvoorbeeld: het schrijven van een literatuuroverzicht is meestal het moeilijkst omdat je veel belangrijk onderzoek en analyse moet doen voordat je begint met schrijven.
- Verdeel de taak in drie kleinere taken: onderzoek, analyse en schrijven. U kunt deze taken verder onderverdelen in: artikelen selecteren om te lezen, deadlines stellen voor voltooiing van analyse en schrijven.
Stap 6. Maak een schema
Maak een lijst van de taken die je moet doen om je doelen te bereiken. Takenlijsten alleen zijn niet effectief omdat je ze moet ondersteunen door realistische planningen en actieplannen te maken.
Bijvoorbeeld: door de taak van het schrijven van een literatuuroverzicht op te delen in meerdere kleine taken, kunt u gemakkelijker bepalen wanneer de taak moet worden voltooid en kunt u voor elke kleine taak een realistisch schema maken. Misschien moet je elke dag of twee een belangrijk ding van je lezing lezen, analyseren en opschrijven
Stap 7. Bepaal de tijdsbesteding voor alle activiteiten
Als u geen tijdstoewijzingen en deadlines instelt, zal uw project vertraging oplopen, meer tijd in beslag nemen en sommige taken onvoltooid.
- Welke acties u ook onderneemt in elke fase van het werkplan, u moet ze afronden met een planning.
- Voorbeeld: als je ongeveer 1 uur nodig hebt om 2.000 woorden te lezen, om een artikel van 10.000 woorden tot het einde te lezen, dan ben je minstens 5 uur bezig.
- Overweeg ook om tijdens het lezen minimaal 2 keer te eten en om de 1 of 2 uur een pauze te nemen als je moe bent. Voeg ook ten minste 1 uur toe om te anticiperen op onverwachte onderbrekingen voordat u de doeltijd definitief maakt.
Stap 8. Maak een visuele representatie
Nadat u een specifieke takenlijst en planning hebt gemaakt, maakt u een visuele weergave ter ondersteuning van uw plan, zoals het gebruik van stroomdiagrammen, Gantt-diagrammen, elektronische werkbladen of andere toepassingen voor zakelijke doeleinden.
Plaats de visuele weergave op een goed zichtbare plek, zoals in je werkruimte of studeerkamer
Stap 9. Controleer de voltooide taken
Naast het leveren van zijn eigen voldoening, is het controleren van voltooide taken een manier om te bepalen welke taken u hebt voltooid.
Dit is zeer noodzakelijk als u met andere mensen werkt. Als u in een team werkt, raden we aan om online documenten te gebruiken waartoe elk lid toegang heeft, waar ze zich ook bevinden
Stap 10. Noteer alles
Houd bij het doorlopen van elke stap in het werkplan alles bij. Het is een goed idee om dit dossier in een map te bewaren en te verdelen in verschillende planningsaspecten. Enkele voorbeelden van notitiesecties zijn:
- Opmerking ideeën/verschillende dingen
- Dagelijkse planning
- Maandelijks schema
- Prestaties
- Studie
- Opvolgen
- Betrokken contacten/personen
Stap 11. Stop niet voordat je je eindbestemming hebt bereikt
Als het plan klaar is om uitgevoerd te worden (en bekend is bij de teamleden), de doelen en het werkschema zijn bepaald, is de volgende stap het uitvoeren van dagelijkse taken om de doelen te bereiken.
Hoewel je niet snel moet opgeven, moet je ook flexibel zijn. Er kunnen zich onverwachte gebeurtenissen voordoen en u moet uw planning of plannen wijzigen
Stap 12. Verander het schema indien nodig, maar geef nooit op voordat je je doel hebt bereikt
Omgevingsomstandigheden of onvoorziene gebeurtenissen kunnen u er soms van weerhouden om deadlines te halen, maar houd de taak vol en bereik uw doelen.
Als er zich problemen voordoen, geef dan niet op. Herzie je plan en blijf werken totdat je je doel hebt bereikt en vooruitgang boekt
Deel 2 van 4: Tijd beheren
Stap 1. Bereid de agenda voor
Je kunt kiezen voor een agenda in de vorm van een app of een boek waarmee je per uur een dagplanning voor de week kunt maken. Kies een agenda die gemakkelijk te lezen en te gebruiken is om hem nuttiger te maken.
- Onderzoek toont aan dat het schrijven van een werkplan, zoals het gebruik van pen en papier, je gemotiveerder maakt om het te doen. Daarom zal het gebruik van een agenda in de vorm van een boek beter zijn bij het opstellen van de planning.
- Een agenda kan helpen om stress te verminderen en je rustiger te maken, omdat het de kans verkleint dat je je constant herinnert wat je moet doen. Bovendien zal de agenda je geest ook helpen om doelen duidelijker te verteren.
Stap 2. Maak niet zomaar een takenlijst
Waarom een lange takenlijst maken, maar het is niet duidelijk wanneer? Een takenlijst is minder effectief dan een werkschema, omdat je door een schema op te stellen tijd geeft om de taak volgens plan uit te voeren.
Als je een bepaalde tijd hebt om te werken (de agenda heeft meestal een uurindeling), zal de neiging tot uitstelgedrag worden verminderd omdat je de taak binnen een bepaald tijdsbestek moet voltooien, zodat de volgende taak geen vertraging oploopt
Stap 3. Leer hoe u tijd kunt toewijzen
Door tijd toe te wijzen, ziet u hoeveel tijd u op een dag heeft. Begin met het toewijzen van tijd aan de taken met de hoogste prioriteit en wijs vervolgens tijd toe aan andere taken.
- Maak op die manier een weekschema. Probeer goed na te denken over je activiteiten gedurende de dag, zodat het schema dat je hebt opgesteld zo goed mogelijk benut kan worden.
- Experts raden u aan na te denken over uw activiteiten voor de komende maand, in ieder geval door u het grote geheel voor te stellen.
- Begin met het maken van een schema vanaf het einde van de dag en ga dan achteruit. Als je bijvoorbeeld om 17.00 uur klaar bent met werken of studeren, maak dan een schema vanaf hier tot je bijvoorbeeld om 7 uur 's ochtends wakker wordt.
Stap 4. Neem de tijd om plezier te hebben en te rusten
Onderzoek toont aan dat mensen die vrije tijd voor zichzelf plannen, een prettiger leven hebben. Bovendien blijkt overwerk (meer dan 50 uur/week) minder productief te zijn.
- Gebrek aan slaap zal de productiviteit verstoren. Zorg ervoor dat je minimaal 7 uur slaap krijgt per nacht (voor volwassenen) of 8,5 uur (voor tieners).
- Onderzoek toont aan dat het plannen van dagelijkse zelfherstelactiviteiten (bijv. lichaamsbeweging, korte pauzes, meditatie, rekoefeningen) de productiviteit en de algehele gezondheid kan verbeteren.
Stap 5. Neem de tijd om een weekplan te ontwikkelen
Experts raden aan om aan het begin van de week de tijd te nemen om een weekplan te maken. Ontdek hoe u uw dagelijkse tijd optimaal kunt gebruiken om de doelen te bereiken die u heeft gesteld.
- Denk aan uw werkverplichtingen of sociale verantwoordelijkheden. Als je schema te krap is, overweeg dan of je minder belangrijke plannen moet annuleren.
- Annuleer geen schema's om te socializen. Probeer goede relaties te onderhouden met vrienden en degenen die het dichtst bij je staan, want je hebt een ondersteunend netwerk nodig.
Stap 6. Ontdek aan de hand van het volgende voorbeeld hoe een dagschema eruitziet
Aan de hand van het voorbeeld van het schrijven van een scriptie, kun je een dagschema maken met de volgende volgorde van activiteiten:
- 07.00 uur: vroeg opstaan
- 07.15: oefening
- 08.30: douchen en klaarmaken
- 09.15: ontbijt klaarmaken en eten
- 10.00: scriptie en schrijven (inclusief 15 minuten pauze)
- 12.15: lunch
- 13.15: schrijf een e-mail
- 14.00: onderzoek doen en onderzoeksrapport maken (inclusief 20-30 minuten pauze/snack)
- 17.00: bureau opruimen, e-mail checken, prioriteiten stellen voor morgen
- 17:45 uur: boodschappen doen
- 19.00: koken en daarna diner
- 20.00: rust tijdens het luisteren naar muziek
- 22.00: voorbereiden voor het slapengaan, lezen (30 minuten), slapen
Stap 7. Onthoud dat je dagelijkse schema niet elke dag hetzelfde hoeft te zijn
Doe bepaalde taken slechts 1 of 2 dagen per week. Door taken over een paar dagen op te splitsen, kun je met een nieuw perspectief weer aan het werk/studie gaan.
Maandag, woensdag en vrijdag bijvoorbeeld om een scriptie te schrijven en onderzoek te doen, de donderdag vul je met het leren spelen van muziek
Stap 8. Voer een planning in voor het anticiperen op problemen
Reserveer extra tijd in je schema voor het geval je werk vertraging oploopt of dingen in de weg zitten. Het is een goed idee om twee keer zoveel tijd te besteden aan het voltooien van de taak, vooral als je net begint.
Als u eenmaal gewend bent aan de taak of kunt inschatten hoe lang het duurt, besluit u of u de tijd wilt inkorten. Neem ook de tijd om op je hoede te zijn
Stap 9. Wees flexibel en dwing jezelf niet te hard
Wees voorbereid om je schema te wijzigen, vooral als je net begint. Dit is onderdeel van het leerproces. Maak een schema met een potlood om het gemakkelijker te maken.
Probeer uw dagelijkse activiteiten 1-2 weken bij te houden, zodat u weet waar u uw tijd aan besteedt en hoe lang het duurt om taken te voltooien
Stap 10. Beperk de tijd voor toegang tot de website
Stel een schema in voor het controleren van e-mail of toegang tot sociale media. Beheers uzelf zodat u geen paar uur verliest door uw e-mail om de paar minuten te checken.
Misschien moet je je telefoon uitzetten of in ieder geval terwijl je je op je werk moet concentreren
Stap 11. Verminder uw activiteiten
Zo kunt u zich concentreren op uw werk. Bepaal de belangrijkste activiteiten voor de dag, dit zijn activiteiten die het behalen van doelen ondersteunen en focus op die taken. Geef geen prioriteit aan dingen die minder belangrijk zijn omdat ze tijd verspillen, bijvoorbeeld: e-mail checken, nutteloze informatie lezen, enz.
- Een expert stelt voor om het checken van je e-mail 1-2 uur uit te stellen voordat je aan het werk gaat. Zo kunt u zich concentreren op een belangrijke taak zonder afgeleid te worden door de inhoud van de e-mail.
- Als je veel kleine taken te doen hebt (bijvoorbeeld: e-mails beantwoorden, aantekeningen maken, je werk-/studieruimte opruimen), verzamel ze dan en stel een specifiek schema op om ze allemaal tegelijk te doen. Op die manier onderbreekt het uw workflow niet wanneer u taken moet uitvoeren die meer concentratie vereisen.
Deel 3 van 4: Motivatie behouden
Stap 1. Wees positief
Om doelen te bereiken is een positieve instelling nodig, geloof in jezelf en de mensen om je heen. Verander de gewoonte van zelfkritiek door jezelf positieve affirmaties te geven.
Behalve dat u positief bent, zult u er baat bij hebben om vaak met positieve mensen om te gaan. Onderzoek toont aan dat je het gedrag overneemt van mensen die je vaak ontmoet, dus kies je vrienden verstandig
Stap 2. Geef jezelf een cadeau
Dit moet je vooral doen als je het doel bereikt. Geef jezelf een beloning, zoals dineren in je favoriete restaurant omdat je je doel in de eerste twee weken hebt bereikt of een film kijken als je je tweemaandelijkse doel bereikt.
Een expert raadt je aan om geld bij een vriend achter te laten, dat hij of zij moet teruggeven als je een taak voor een bepaalde tijd hebt voltooid. Als u de taak niet met succes voltooit, is uw geld van hem
Stap 3. Krijg ondersteuning van buitenaf
Vraag vrienden en familie om hulp. Je moet ook relaties opbouwen met mensen die dezelfde doelen delen, zodat ze elkaar kunnen steunen.
Zoek een partner die uw deadlines begrijpt en u eraan herinnert deze te voltooien. Vraag bijvoorbeeld iemand om je eraan te herinneren en naar je voortgang te vragen, of ontmoet ze een keer per week bij de koffie om je voortgang te delen
Stap 4. Ken de voortgang die is gemaakt
Onderzoek toont aan dat vooruitgang de beste motivator is. Om de voortgang te zien, kunt u eenvoudig de voltooide taken aanvinken.
Stap 5. Maak er een gewoonte van om vroeger naar bed te gaan en vroeger op te staan
Als je de schema's van zeer productieve mensen leest, hebben de meesten van hen de gewoonte om 's ochtends vroeg op te staan. Ze doen ook de ochtendroutine als een leuke activiteit voordat ze aan het werk gaan.
Enkele positieve manieren om de ochtend te beginnen zijn door te sporten (bijvoorbeeld: lichte rekoefeningen doen of thuis 1 uur yoga beoefenen), een gezond ontbijt eten en vervolgens 20-30 minuten een dagboek bijhouden
Stap 6. Neem de tijd om te rusten
Je moet rusten om gemotiveerd te blijven. U zult zich moe voelen als u blijft werken. Pauzes nemen is een proactieve manier om vermoeidheid te voorkomen en geen tijd te verspillen.
- Bijvoorbeeld: blijf uit de buurt van de computer, zet de mobiele telefoon uit, ga op een rustige plek zitten en doe niets. Als er een idee opduikt, noteer het, zo niet, geniet van een ontspannen sfeer.
- Een ander voorbeeld: doe meditatie. Schakel het belsignaal van de mobiele telefoon en inkomende meldingen uit en stel een timer in op 30 minuten of zoals gewenst. Ga rustig zitten en probeer je hoofd leeg te maken. Als een gedachte opkomt, label het dan en laat het los. Als je bijvoorbeeld aan werk denkt, zeg dan tegen jezelf "werk" en vergeet het dan. Doe dit voor elke gedachte die in je opkomt.
Stap 7. Gebruik visualisatie
Neem een paar minuten de tijd om na te denken over uw doel en stel u voor hoe het zou zijn om dit te bereiken. Deze methode helpt u de moeilijkheden te overwinnen die u er soms van weerhouden uw doelen te bereiken.
Stap 8. Bedenk dat dit niet altijd gemakkelijk is
Waardevolle dingen zijn heel moeilijk te bereiken. Misschien moet je veel problemen oplossen of verschillende obstakels overwinnen terwijl je probeert je doel te bereiken. Probeer het te accepteren als deze dingen gebeuren.
Veel spirituele leraren die leren hoe je in het heden moet leven, suggereren dat je tegenspoed accepteert als gevolg van je eigen beslissingen. In plaats van af te wijzen of teleurgesteld te zijn, accepteer het, leer van de ervaring en probeer een manier te vinden om je doelen te bereiken met de veranderde situatie
Deel 4 van 4: Doelen stellen
Stap 1. Schrijf je wens op
Gebruik een dagboek of computer om te schrijven. Het is erg handig, vooral als je niet helemaal zeker weet wat je wilt doen, maar je kunt het wel voelen.
Door regelmatig een dagboek bij te houden, kun je jezelf beter begrijpen en je gevoelens beter leren kennen. Veel mensen zeggen dat ze hun gevoelens en verlangens kunnen verduidelijken door een dagboek bij te houden
Stap 2. Doe je onderzoek
Als je eenmaal hebt bepaald wat je wilt doen, doe je onderzoek. Probeer informatie te vinden om de beste manier te kiezen om uw doelen te bereiken.
- Zoek naar mensen die erin zijn geslaagd hetzelfde doel te bereiken. Deze mensen kunnen u alle tips geven die nuttig kunnen zijn en die u moet vermijden bij het bereiken van uw doelen.
- Zoek informatie op over Reddit (taalopties beschikbaar, indien nodig), een online forum dat een verscheidenheid aan onderwerpen bespreekt, vooral als je wilt weten wat andere mensen van een bepaalde baan vinden.
- Als je bijvoorbeeld je scriptie schrijft, begin je je voor te stellen hoe het eindresultaat eruit zal zien. Lees over de ervaringen van anderen die met succes scripties hebben geschreven. Dit kan kansen bieden, zodat u een boek kunt publiceren of een carrièremogelijkheid kunt krijgen.
Stap 3. Overweeg verschillende opties en kies de beste
Na het doen van je onderzoek, krijg je een beter idee van hoe je het moet doen en de resultaten die je zult behalen. Dit maakt het voor u gemakkelijker om de beste manier te kiezen om uw doelen te bereiken.
Stap 4. Besteed aandacht aan de dingen die je zullen beïnvloeden wanneer je je doel bereikt
Wees je bewust van de verschillende obstakels die het bereiken van doelen kunnen belemmeren. Als u het voorbeeld van het schrijven van een scriptie gebruikt, kunt u last krijgen van mentale uitputting, een gebrek aan informatie of een verplichting om onverwachte opdrachten te doen.
Stap 5. Wees flexibel
Je doelen kunnen veranderen als je ernaartoe werkt. Geef jezelf een kans en stel een ander beter doel. Geef niet op als je moeilijkheden ondervindt. Er is een verschil tussen interesse verliezen en hoop verliezen!
Tips
- Gebruik dezelfde methode als u grotere langetermijndoelen wilt plannen en stellen, zoals het kiezen van de juiste baan.
- Als plannen vervelend lijkt, beschouw het dan als volgt: door een dagelijks, wekelijks en maandelijks schema te maken, kunt u de tijd besparen die nodig is om te bepalen wat u vervolgens in uw dagelijks leven moet doen. Deze methode maakt je geest rustiger, waardoor je creatiever bent en je kunt concentreren op de dingen die belangrijk zijn.
