Het ontwikkelen van een effectief Risk Management Plan kan voorkomen dat kleine problemen groot worden. Verschillende soorten risicobeheerplannen kunnen betrekking hebben op het berekenen van de waarschijnlijkheid van een gebeurtenis, de impact op u, welke risico's speculatief zijn en hoe de problemen die met die risico's gepaard gaan, kunnen worden beperkt. Planning helpt u om te gaan met moeilijke situaties die zich hebben of zullen voordoen en deze te voorkomen.
Stap
Stap 1. Begrijp hoe risicobeheer werkt
Risico is het effect (positief of negatief) als gevolg van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die zich op één of meerdere locaties voordoen. Het risico wordt berekend op basis van de kans dat een gebeurtenis een probleem wordt en de resulterende impact (Risk = Contingency X Impact). Verschillende factoren moeten worden geïdentificeerd om risico's te analyseren, waaronder:
-
Voorval: wat kan er gebeuren?
Ontwikkel een risicobeheerplan Stap 1Bullet1 -
Waarschijnlijkheid: hoe waarschijnlijk is het dat de gebeurtenis zal plaatsvinden?
Ontwikkel een risicobeheerplan Stap 1Bullet2 - Impact: hoe ernstig zal de impact zijn als deze zich voordoet?
- Mitigatie: hoe (en met hoeveel) u de kans kunt verkleinen.
- Contingentie: hoe (en met hoeveel) kunt u de impact verminderen?
- Reductie = Beperking X Contingentie
- Blootstelling = Risico - Vermindering
- Zodra u de bovenstaande variabelen identificeert, is het resultaat Blootstelling. Dit is het risico dat niet kan worden vermeden. Blootstelling kan ook Bedreiging, Aansprakelijkheid of Ernst worden genoemd, maar ze verwijzen allemaal naar hetzelfde. De blootstelling wordt gebruikt om te bepalen of de geplande activiteit moet worden uitgevoerd.
- Dit is vaak een kosten vs baten formule. U kunt deze elementen gebruiken om te bepalen of het risico van het doorvoeren van een wijziging hoger of lager is dan het risico van het niet doorvoeren van de wijziging.
- Aangenomen risico. Als u besluit door te gaan (soms heeft u geen keuze, bijvoorbeeld overheidsvoorschriften), dan wordt uw blootstelling een verondersteld risico. In sommige omgevingen wordt het Assumed Risk vertaald in rupiah-waarden die vervolgens worden gebruikt om de winstgevendheid van het eindproduct te berekenen.
Stap 2. Definieer uw project
Laten we in dit artikel beschouwen dat u de leiding heeft over een computersysteem dat belangrijke (maar niet kritieke) informatie verschaft aan een grote populatie. De hoofdcomputer waarin dit systeem is ondergebracht, is oud en moet worden vervangen. Jouw taak is het ontwikkelen van een Risk Management Plan voor deze verhuizing. Dit plan wordt weergegeven in een vereenvoudigd model waarbij risico en impact worden gecategoriseerd als hoog, gemiddeld of laag (deze methode is heel gebruikelijk in projectbeheer).
Stap 3. Vraag input van anderen
Brainstorm risico's. Verzamel een paar mensen die erg bekend zijn met het project en vraag om input over wat er gaat gebeuren, hoe het te voorkomen en wat er moet gebeuren als het toch gebeurt. Maak veel aantekeningen! U zult de output van deze belangrijke sessie meerdere keren gebruiken tijdens de volgende stappen. Sta open voor de gegeven ideeën. “Out of the box” denken is prima, maar houd de controle over je sessie om het gericht te houden op het doel.
Stap 4. Identificeer de gevolgen van elk risico
Uit uw brainstormsessie is verschillende informatie verzameld over wat er gebeurt als het risico werkelijkheid wordt. Breng elk risico zo specifiek mogelijk in verband met de gevolgen die tijdens de sessie worden genoemd. "Projectuitstel" moet worden uitgesplitst naar bijvoorbeeld "Project wordt over 13 dagen vertraagd." Als er een rupiah-waarde is, zou het te algemeen zijn om alleen "Over budget" te vermelden.
Stap 5. Elimineer irrelevante problemen
Als u bijvoorbeeld het computersysteem van een autodealer verplaatst, zullen een nucleaire oorlog, pest of dodelijke asteroïden uw project niet hinderen. er is niets dat u kunt doen om de impact te plannen of te verminderen. Houd er echter rekening mee dat u deze gebeurtenissen niet in uw risicoplanning opneemt.
Stap 6. Maak een lijst van alle geïdentificeerde risico-elementen
Je hoeft ze niet op volgorde te zetten. Registreer ze gewoon een voor een.
Stap 7. Voeg de kansen toe
Bepaal voor elk risico-element op uw lijst of de kans dat die risico's zich daadwerkelijk voordoen, hoog, gemiddeld of laag genoeg is. Als u getallen moet gebruiken, is de waarschijnlijkheid voor een lage schaal 0,01-0, 33, gemiddeld = 0,34-0, 66 en hoog = 0,67 – 1,00.
-
Opgemerkt moet worden dat als de kans dat de gebeurtenis werkelijkheid wordt nul is, dit betekent dat er geen rekening meer wordt gehouden met het risico. Het heeft geen zin om na te denken over wat er niet zal gebeuren (een boze T-Rex eet zijn computer op).
Stap 8. Definieer impact
Over het algemeen wordt Impact aangeduid als Hoog, Medium of Laag op basis van gedefinieerde richtlijnen. Als u getallen moet gebruiken, betekent dit Impact-schalen van 0,01 tot 1,00, d.w.z. 0,01 tot 0,33 = Laag, 0,34 – 0,66 = Gemiddeld, 0,67 – 1,00 = Hoog.
-
Let op: als de impact van een gebeurtenis nihil is, hoeft het risico niet te worden geregistreerd. Er is geen reden om irrelevante dingen te overwegen, wat de kansen ook zijn (mijn hond heeft gegeten).
Stap 9. Bepaal het risico van het element
Hiervoor worden vaak tabellen gebruikt. Als u hoge, gemiddelde en lage waarden gebruikt, raden we u aan de bovenste tabel te gebruiken. Als u numerieke waarden gebruikt, moet u een iets gecompliceerder scoresysteem overwegen, vergelijkbaar met de tweede tabel hier. Het is belangrijk op te merken dat er geen universele formule is om Likelihood met Impact te combineren, en de formule varieert afhankelijk van de persoon en het project. De formules in dit artikel zijn slechts een voorbeeld (hoewel gebaseerd op een waargebeurd verhaal):
-
Wees flexibel in analyse.
Soms moet je heen en weer schakelen tussen de T-S-R-methode en de numerieke methode. U kunt een tabel gebruiken die lijkt op de onderstaande tabel.
Stap 10. Sorteer alle risico's
Maak een lijst van alle elementen die zijn geïdentificeerd, beginnend met het hoogste risico tot het laagste.
Stap 11. Bereken het totale risico
Hier zullen de cijfers u helpen. in tabel 6 heb je 7 risico's met waarden T, T, S, S, S, R en R. Deze waarden kunnen worden gewijzigd in 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 en 0, 2, uit tabel 5. Het gemiddelde totale risico is 0,5 of Matig.
Stap 12. Ontwikkel een mitigatiestrategie
Mitigatie is bedoeld om de kans te verkleinen dat een risico zich voordoet. Meestal hoeft u dit alleen te doen voor High en Medium-elementen. U kunt het element Laag verminderen, maar zet de anderen op de eerste plaats. Als een risico-element bijvoorbeeld de levering van kritieke onderdelen zou kunnen vertragen, kunt u het risico verminderen door ze vroeg in het project te bestellen.
Stap 13. Ontwikkel een back-upplan
Onvoorziene omstandigheden zijn meestal bedoeld om de impact te verminderen als het risico niet duidelijk wordt. Nogmaals, meestal ontwikkel je alleen onvoorziene omstandigheden voor High en Medium-elementen. Als een belangrijk onderdeel dat u nodig heeft bijvoorbeeld niet op tijd arriveert, kunt u genoodzaakt zijn om de oude onderdelen die beschikbaar zijn te gebruiken terwijl u wacht op nieuwe onderdelen.
Stap 14. Analyse van de effectiviteit van de strategie
Hoeveel verminderde kans en impact? Evalueer uw strategie voor onvoorziene omstandigheden en mitigatie en wijs Effectieve beoordeling opnieuw toe aan uw risico's.
Stap 15. Bereken uw effectieve risico
Nu zijn uw zeven risico's S, S, S, R, R, R en R, wat zich vertaalt naar 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 en 0, 2. U krijgt dus een gemiddeld risico van 0,329. Zie tabel 5 en we stellen vast dat het totale risico is gecategoriseerd als Laag. Aanvankelijk is uw Risico Matig (0, 5). Na implementatie van de beheerstrategie is uw blootstelling Laag (0,329). Dit betekent dat u een risicoreductie van 34,2% behaalt door middel van Mitigation and Contingency. Veilig!
Stap 16. Houd uw risico in de gaten
Zodra u de omvang van het risico kent, moet u bepalen hoe u weet of het risico reëel is, zodat u weet wanneer en of u een back-upplan moet maken. Dit wordt gedaan door het identificeren van risicoborden. Doe het met hoog en gemiddeld elementair risico. Vervolgens kunt u naarmate het project vordert bepalen of het risico-element een probleem is geworden. Als u de tekenen niet kent, is de kans groot dat het risico reëel wordt zonder dat iemand het merkt en het project beïnvloedt, zelfs als u een goed back-upplan hebt.
Tips
- In situaties waarin de projectmanager teveel risicomanagementfuncties heeft, kan de analyse worden beperkt tot het kritieke pad van het project. In dergelijke gevallen is het raadzaam om meerdere kritieke paden te berekenen met, misschien, extra vertragingstijd om proactiever taken te identificeren die zich waarschijnlijk op het kritieke pad bevinden. Dit is met name van toepassing wanneer één Projectmanager meerdere projecten aanstuurt, maar andere planning- en controlefuncties niet overschaduwt (zie Waarschuwingen).
- Vermindering = Risico - Blootstelling. In dit voorbeeld (en uitgaande van een project van $ 1000000) is uw risico 0,5 X $ 1000000 (500000000 IDR) en is uw blootstelling 0,329 X 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR), wat betekent dat de reductiewaarde = IDR 171.000.000. gebruik het als een indicatie van het bedrag van de redelijke kosten om risico's te beheersen, die deel moeten uitmaken van de herziene projectraming (zoals verzekering).
- Wijzigingen plannen. Risicomanagement is een onzeker proces omdat risico altijd verandert. Tegenwoordig kunt u meerdere risico's toewijzen met een hoge waarschijnlijkheid en impact. De volgende dag kan de waarschijnlijkheid of impact veranderen. Bovendien kunnen sommige risico's volledig verdwijnen, terwijl andere zich voordoen.
- U kunt Exposure gebruiken om de levensvatbaarheid van een project te bepalen. Als het totale geschatte project $ 1000000 is en uw blootstelling 0,329 is, is de algemene regel dat het project de schatting met $ 329.000 kan overschrijden. Kun je budget vrijmaken voor wat extra geld, voor het geval dat? Overweeg anders misschien de reikwijdte van uw project.
- Gebruik werkdocumenten om de risicoplanning doorlopend te monitoren. Risico's veranderen voortdurend, oude risico's kunnen verloren gaan en nieuwe risico's komen in beeld.
- Vroegtijdige waarschuwingssignalen maken deel uit van een goede back-upplanning. als testresultaten aangeven dat een back-upplan nodig is, zorg er dan voor dat de testresultaten worden versneld. Als er geen goed waarschuwingssignaal is, probeer er dan zelf een te maken.
- Doe altijd een onderzoek. Wat heb je gemist? Wat kan er gebeuren waar je niet aan hebt gedacht? Dit is een van de moeilijkste en belangrijkste dingen om te doen. Maak een lijst en controleer herhaaldelijk.
- Als je een projectmanager bent met minimale ervaring, of een klein project, overweeg dan om tijd te besparen door stappen over te slaan die niet werken of die weinig impact hebben op het project, sla de formele waarschijnlijkheids- en effectbeoordeling over, doe een "mentale berekening" en spring meteen naar binnen en naar het project kijken. Als u bijvoorbeeld onderhoud aan het elektrische circuit moet uitvoeren en deze activiteit de server "uitschakelt", is het risico van het verplaatsen van de server naar een nieuw circuit groter dan wachten tot het onderhoud is voltooid om de server opnieuw te activeren. In beide gevallen wordt de server afgesloten, maar u kunt aangeven welke actie minder risicovol is voor het project.
Waarschuwing
- Niet doen laat de politiek zich met uw oordeel bemoeien. dit komt vaak voor. Mensen willen niet geloven dat waar ze controle over hebben problematisch kan zijn en tegen uw risiconiveau in zullen gaan. Misschien gebeurt het risico inderdaad niet, maar er is een mogelijkheid dat de persoon zijn eigen ego volgt.
- Negeer de elementen met een laag risico niet volledig, maar verspil er ook geen tijd aan. De maatregelen Hoog, Middel en Laag geven aan hoeveel inspanning er wordt besteed aan het monitoren van elk risico.
- Bedenk wat er kan gebeuren als er twee of drie problemen tegelijk optreden. De kans is erg klein, maar de impact zal enorm zijn. Bijna alle grote rampen gaan gepaard met verschillende fouten.
- Maak het project niet te ingewikkeld. Risicomanagement is een belangrijk onderdeel van het project. Laat het eigenlijke werk van uw project echter niet in de weg staan. Als u niet oppast, kunt u op jacht gaan naar irrelevante risico's en uw plannen overladen met nutteloze informatie.
- Ga er niet vanuit dat alle risico's zijn geïdentificeerd. De aard van het risico is onvoorspelbaar.
