Als je een tijdje het kantoor moet verlaten, of als je van plan bent op vakantie te gaan, wil je misschien de mensen je laten e-mailen dat je weg bent. Als u een Exchange-account heeft, wordt Outlook geleverd met ingebouwde functies. Als je geen Exchange-account hebt, kun je e-mails nog steeds automatisch beantwoorden door een paar regels te maken. Volg deze handleiding om uw automatische antwoorden in te stellen, of u nu een Exchange-account hebt of niet.
Stap
Methode 1 van 4: Outlook 2010/2013
Stap 1. Schakel automatische antwoorden in
Selecteer een Exchange-map. Selecteer de map uit uw berichtenarchief. U moet een Exchange-map selecteren om de optie Automatische antwoorden te zien. Open het menu Automatische antwoorden (Afwezig). U vindt dit menu door op het tabblad Bestand te klikken en vervolgens het tabblad Info te selecteren.
Stap 2. Configureer uw antwoord
Vink in het menu Automatische antwoorden het vakje aan met de tekst Automatische antwoorden verzenden. U kunt de actieve tijd voor de assistent instellen door het vakje aan te vinken en de tijd en het datumbereik in te stellen.
Stap 3. Schrijf uw antwoord
Gebruik het tabblad Inside My Organization voor e-mail die vanuit uw Exchange-server wordt verzonden. Gebruik het tabblad Buiten mijn organisatie om te reageren op e-mails die van andere mensen zijn ontvangen. Als u tevreden bent met uw antwoord, klikt u op OK.
Stap 4. Schakel automatische antwoorden uit
Als u een datumbereik instelt voor uw automatische antwoord, stopt de assistent automatisch wanneer het datumbereik voorbij is. Als u geen datumbereik instelt, gaat dit door totdat u het menu Automatische antwoorden opent en 'Geen automatische antwoorden verzenden' selecteert.
Methode 2 van 4: Outlook 2007
Stap 1. Activeer Office-assistent
Klik op het tabblad Hulpprogramma's. Selecteer in het menu Extra de optie Afwezigheidsassistent. Vink het vakje aan met de tekst 'Automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden'. U kunt de actieve tijd voor de assistent instellen door het vakje aan te vinken en de tijd en het datumbereik in te stellen.
Stap 2. Schrijf uw antwoord
Gebruik het tabblad Inside My Organization voor e-mail die vanuit uw Exchange-server wordt verzonden. Gebruik het tabblad Buiten mijn organisatie om te reageren op e-mails die van andere mensen zijn ontvangen. Als u tevreden bent met uw antwoord, klikt u op OK.
Stap 3. Schakel de afwezigheidsassistent uit
Als u een datumbereik instelt voor uw automatische antwoord, stopt de assistent automatisch wanneer het datumbereik voorbij is. Als u geen datumbereik instelt, gaat dit door totdat u het menu Automatische antwoorden opent en 'Geen automatische antwoorden verzenden' selecteert.
Methode 3 van 4: Outlook 2003
Stap 1. Activeer Office-assistent
Selecteer in het menu Extra de optie Afwezigheidsassistent. Vink het vakje aan met de tekst 'Ik ben momenteel niet op kantoor'.
Stap 2. Schrijf uw antwoord
Voer in het vak met het label "Slechts één keer automatisch beantwoorden aan elke afzender met de volgende tekst:" het antwoord in dat u als e-mailantwoord wilt gebruiken.
Stap 3. Regels toevoegen
Je kunt regels aan je Assistent toevoegen, zoals het doorsturen van berichten van bepaalde afzenders naar andere ontvangers. Klik op de knop Regel toevoegen… om de door u gedefinieerde regel te configureren. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die e-mail van een specifieke klant doorstuurt naar uw collega's, zodat belangrijke e-mails niet worden gemist wanneer u weg bent.
Stap 4. Schakel de afwezigheidsassistent uit
Afwezigheidsassistent gaat door totdat u het menu Automatische antwoorden opent en "Verzend geen automatische antwoorden bij afwezigheid" selecteert.
Methode 4 van 4: Automatische antwoorden verzenden zonder een Exchange-account
Stap 1. Maak een sjabloon
Zonder Exchange-account is de optie Automatisch antwoorden niet beschikbaar. Maar het is nog steeds mogelijk om automatische antwoorden in te stellen met behulp van een sjabloon en enkele regels. Begin met het maken van een nieuwe e-mail. Dit wordt de sjabloon voor uw automatische reactie.
- Kies een Onderwerp dat de situatie kort beschrijft. Bijvoorbeeld “Niet op kantoor tot”. U kunt ook de woorden " auto-reply " in het onderwerp schrijven, zodat ontvangers onmiddellijk weten dat wat ze ontvangen een automatisch antwoord is.
- Schrijf een kort bericht. Schrijf in de hoofdtekst van de e-mail een algemeen bericht dat kan worden toegepast op iedereen die het ontvangt. Vertel de ontvanger hoe hij contact met u kan opnemen, of iemand anders met wie ze contact kunnen opnemen.
Stap 2. Sla uw sjabloon op
Als u tevreden bent met het bericht, klikt u op Opslaan als… In het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type" selecteert u Outlook-sjabloon. Hiermee wordt het bestand opgeslagen als een sjabloon die in Outlook wordt geladen.
Stap 3. Maak een regel aan
Om het automatische antwoord goed te laten werken, moet u enkele regels definiëren om het proces te automatiseren. Klik in Office 2003/2007 op het menu Extra en selecteer Regels en waarschuwingen. Klik in Office 2010/2013 op het tabblad Bestand, selecteer Info en klik vervolgens op Regels en waarschuwingen. Dit opent het menu E-mailregels.
- Klik op de knop Nieuwe regel. U wordt gevraagd een sjabloon te selecteren. Selecteer in het gedeelte 'Begin met een lege regel' de optie 'Berichten controleren wanneer ze binnenkomen'. Klik volgende.
- Bepaal op welk bericht u wilt antwoorden. Als je wilt reageren op elk bericht dat je in je inbox ontvangt, vink dan het vakje "waar mijn naam is in het vak Aan" aan. U kunt het beperken door een specifieke bezorging of e-mail aan te duiden met bepaalde woorden in het onderwerp of de hoofdtekst van de e-mail. Klik op Volgende nadat u uw keuze heeft gemaakt.
- Laad uw sjabloon. Selecteer het vak "beantwoorden met een specifieke sjabloon" in het volgende venster om het bericht te laden dat u eerder hebt gemaakt. Klik op de link in het beschrijvingsvak voor " een specifieke sjabloon ". Dit opent een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd waar u de sjabloon wilt opslaan. Selecteer "Gebruikerssjablonen in bestandssysteem". Open het bericht dat u eerder hebt gemaakt.
- Stel uw uitzonderingen in. Nadat de sjabloon is geladen, kunt u instanties opgeven als u niet wilt dat het antwoord wordt verzonden, bijvoorbeeld voor specifieke ontvangers of voor bepaalde typen berichten. Klik op Volgende nadat u uw keuze heeft gemaakt.
- Geef uw regel een naam. Voordat u kunt voltooien, moet u een naam aan uw regel toewijzen. Gebruik iets dat u gemakkelijk kunt onthouden, zodat u de regel in de toekomst snel kunt uitschakelen. Vink het vakje "Deze regel inschakelen" aan om de regel in te schakelen en klik vervolgens op Voltooien.
Stap 4. Schakel de regel uit
Wanneer u weer aan het werk bent, kunt u de regel uitschakelen door het menu Regels en waarschuwingen opnieuw te openen. Selecteer de afwezigheidsregel die u hebt gemaakt in uw lijst met actieve regels en klik vervolgens op de knop Verwijderen.
Tips
- Een organisatie wordt meestal gedefinieerd als uw bedrijf en bevat mensen die Exchange Server-accounts op uw e-mailsysteem hebben.
- Het menu Extra verschijnt in het hoofdvenster van Outlook. Het hoofdvenster is hetzelfde venster dat verschijnt wanneer u Outlook start en bevat de menu's Bestand, Bewerken, Weergeven, Ga, Extra, Acties en Help. Er is geen menu Extra in het venster dat u gebruikt om items zoals e-mailberichten, contacten of taken te maken of te bekijken.
- Als u het vakje Automatisch opnieuw afspelen voor mensen buiten mijn organisatie aanvinkt, wordt het tabblad Buiten mijn organisatie weergegeven (Aan) naast de naam van het tabblad.
- De contactpersoon moet in uw Exchange Server-map met contactpersonen staan. Als de contactpersoon zich alleen in een map bevindt die deel uitmaakt van een bestand met persoonlijke mappen (.pst), wordt het automatische antwoordbericht niet verzonden.
