Archiveren en AutoArchiveren zijn functies van Office 2007 waarmee u oude bestanden binnen een bepaalde tijdsperiode naar een archieflocatie kunt verplaatsen. Over het algemeen archiveert Outlook 2007 bestanden automatisch elke 14 dagen, maar u kunt bestanden handmatig archiveren of AutoArchiveren instellen om bestanden volgens een schema te archiveren.
Stap
Methode 1 van 2: Handmatig archiveren
Stap 1. Klik op Bestand boven aan uw Outlook 2007-venster en selecteer vervolgens Archief
Er verschijnt een archiefdialoogvenster.
Stap 2. Selecteer de knop Deze map en alle submappen archiveren.
Stap 3. Klik op het menu naast Items archiveren die ouder zijn dan en selecteer de gewenste datum
Stap 4. Klik op Bladeren en selecteer een locatie om het archiefbestand op te slaan
Stap 5. Klik op OK
Alle bestanden in Outlook die ouder zijn dan de datum die u hebt geselecteerd, worden gearchiveerd.
Methode 2 van 2: AutoArchiveren aanpassen
Stap 1. Klik op Extra bovenaan uw Outlook 2007-venster en selecteer vervolgens Opties
Het dialoogvenster Opties verschijnt.
Stap 2. Klik op het tabblad Overige en klik vervolgens op AutoArchiveren.
Stap 3. Schakel het selectievakje AutoArchiveren uitvoeren elke in en selecteer vervolgens de scanfrequentie in het beschikbare menu
Over het algemeen scant Outlook 2007 elke 14 dagen oude bestanden.
Stap 4. Vink zo nodig een of meer van de onderstaande opties aan:
- Vragen voordat AutoArchiveren wordt uitgevoerd: deze functie geeft een herinneringsbericht weer vóór het archiveringsproces, zodat u de AutoArchiveren-sessie desgewenst kunt annuleren.
- Vervallen items verwijderen: met deze functie kan Outlook bestanden verwijderen zodra ze oud genoeg zijn.
- Oude items archiveren of verwijderen: met deze functie kunt u bepaalde bestanden archiveren of verwijderen zodra ze oud genoeg zijn.
- Toon archiefmap in mappenlijst: wanneer deze functie is ingeschakeld, verschijnt de archiefmap in het Outlook-navigatievenster, zodat u gemakkelijk door gearchiveerde bestanden kunt bladeren.
- Items opschonen die ouder zijn dan: Met deze instelling kunt u de leeftijd van de te archiveren bestanden specificeren, van 1 dag tot 60 maanden.
- Verplaats oude items naar: Met deze functie kunt u kiezen waar u uw gearchiveerde bestanden wilt opslaan.
- Items permanent verwijderen: met deze functie kan Outlook oude bestanden rechtstreeks verwijderen zonder ze eerst te archiveren.
Stap 5. Klik op OK. Uw AutoArchiveren-instellingen worden opgeslagen en actief.
