Alfabetisch archiveren is een manier om documenten te ordenen die belangrijk zijn in zowel het persoonlijke als het professionele leven. Met alfabetische archivering kunt u snel afzonderlijke bestanden vinden en herstellen. Zo zijn alle documenten beschermd en altijd bij de hand. Er zijn veel regels voor alfabetisch archiveren in het Indonesisch om een redelijk archiveringssysteem te behouden.
Stap
Deel 1 van 2: Alfabetisch archiveren
Stap 1. Bepaal welk alfabetisch systeem u wilt gebruiken
Hoewel het misschien eenvoudig lijkt, heeft het alfabetische archiveringssysteem verschillende opties om uit te kiezen. Je moet één systeem kiezen en consequent toepassen.
- Letter-voor-letter archivering is gebaseerd op elke letter in elk woord in de volgorde waarin het voorkomt, en negeert spaties tussen woorden.
- Woord voor woord archiveren wordt gedaan door elk bestand te sorteren op basis van de eerste letter van elk woord in een rij.
- Unit-by-unit archivering houdt rekening met elk woord, elke afkorting en elke initiaal en sorteert ze. Dit is het systeem dat meestal wordt aanbevolen om te worden geïmplementeerd.
Stap 2. Groepeer de bestanden
Zodra u alle bestanden hebt die u moet archiveren, beslist u hoe u ze allemaal wilt groeperen. U kunt een woordenboekindeling gebruiken, waarbij alles alfabetisch is gesorteerd, ongeacht het type bestand of bestanden erin. U kunt ook de encyclopedie-indeling gebruiken, waarbij u bestanden op type of onderwerp groepeert en ze vervolgens alfabetisch sorteert.
Als u verschillende soorten bestanden wilt archiveren (bonnen, belastingbriefjes, brieven, enz.), raden we u aan het encyclopedieformaat te gebruiken. Groepeer bestanden eerst op type en sorteer ze vervolgens alfabetisch. Gebruik een rand- of kleurcode om documenten te scheiden
Stap 3. Indexeer de gearchiveerde bestanden
Indexeren is het groeperen van elke sectie van de bestandstitel in geschikte eenheden. Om bestanden te indexeren voordat ze worden gearchiveerd, moet u de elementen van elke bestandsnaam splitsen en een nieuwe naam maken die alfabetisch is aangepast en verschilt van de standaardnaam. Als voorbeeld:
- Stel dat u de volgende bestanden moet indexeren en archiveren: een artikel over anoa getiteld "Anoa eetgedrag", een biografie van de toonaangevende anoa-expert, Jasmin A. Dahlia, en een promotiebrochure voor een anoa-tentoonstelling in de dierentuin van Jakarta.
- De biografie van Jasmin A. Dahlia is geïndexeerd als "Dahlia, Jasmin A.", omdat bij het archiveren de achternaam voorop moet staan. Bestanden worden dus gearchiveerd in de lettergroep "D".
- Als u een classificatiemethode kiest, zoals een woordenboek, moet het artikel "Anoa-eetgedrag" dienovereenkomstig worden geïndexeerd. Archiveer het daarom in de lettergroep "P" (voor "Gedrag").
- Anders kunt u "Anoa-eetgedrag" indexeren als "Anoa, eetgedrag" als u een encyclopedie-geformatteerde groepering gebruikt, in plaats van alleen anoa-gerelateerde bestanden te archiveren. Dit bestand wordt vervolgens gearchiveerd in de lettergroep “A”.
- Een promotiebrochure kan worden geïndexeerd als "Anoa, tentoonstelling (Jakarta Zoo)" als u voorspelt dat er veel materiaal op de anoa-tentoonstelling zal zijn. U kunt bijvoorbeeld een ander bestand indexeren als "Anoa, tentoonstelling (Bandung Zoo).
- Anders kan de promotiebrochure worden geïndexeerd als "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" als u verwacht meerdere bestanden te ontvangen die verband houden met de dierentuin van Jakarta, of als u bestanden in encyclopedie-indeling wilt groeperen op geografische locatie.
Stap 4. Sorteer de bestanden alfabetisch op hun indexnaam
De algemene regel om alfabetisch te archiveren is om bestanden van A (eerste) tot Z (laatste) te rangschikken. Gebruik de speciale informatie om het onderscheid en de volgorde te definiëren, zodat u de bestanden kunt scheiden. Als voorbeeld:
- De volgorde die in de vorige stap is geïndexeerd, kan er ongeveer zo uitzien (afhankelijk van het gebruikte systeem): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" en "Anoa Eating Behavior" OF "Anoa, exhibition (Jakarta Zoo))”, “Anoa, eetgedrag” en “Dahlia, Jasmin A.”.
- De bestanden voor "Kangoeroe" zijn gesorteerd na de bestanden voor "Olifant". De bestanden voor “Giraffe” zullen er tussenin staan, en de bestanden voor “Anoa” worden geordend voor “Beer” en “Schapen”. De volgorde is dus: "Anoa", "Beer", "Schapen", "Olifant", "Giraffe", "Kangoeroe".
- Als u later de "Armadillo" -bestanden toevoegt, staan deze na "Anoa". Omdat ze allebei beginnen met de letter "A", moet je naar de letter na de A ("N" voor anoa en "R" voor "gordeldier") kijken om de volgorde te bepalen. De nieuwe volgorde is dus: "Anoa", "Armadillo", "Beer", "Sheep", "Olifant", "Giraffe", "Kangaroo".
Stap 5. Label uw bestandsmap
Om het gemakkelijk te vinden, labelt u elke archiefmap met de indexnaam die overeenkomt met het bestand erin. Deze methode maakt het ook gemakkelijker om nieuwe bestanden op volgorde te archiveren.
- Zet het archief in zijn map.
- Het zou gemakkelijker zijn als u de map een kleurcodering zou geven om de bruikbaarheid te vergroten. Als u bijvoorbeeld groepering in encyclopedie-indeling gebruikt, krijgt elke groep een eigen kleur en krijgt elk bestand in elke groep een label op basis van zijn kleur.
Stap 6. Documenteer het indexerings- en archiveringssysteem
Uw indexerings- en archiveringssysteem moet consequent worden geïmplementeerd. Zorg ervoor dat iedereen die toegang heeft tot het bestand weet op welk systeem het wordt uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld een document maken of delen dat details van uw archiveringssysteemregels bevat. Zo kan iedereen efficiënt gebruik maken van het archiefsysteem.
Stap 7. Archiveer het nieuwe bestand op de juiste manier
Plaats mappen in de kast op indexnaam en alfabetische volgorde, volgens uw systeem. Verplaats indien nodig het huidige bestand om het nieuwe bestand op de juiste plaats op te nemen.
Deel 2 van 2: Omgaan met speciale gevallen
Stap 1. Archiveer bestanden volgens belangrijke termen
Soms is het gemakkelijker om bestanden te archiveren op trefwoord, in plaats van op de titel of naam die daar wordt vermeld. Dit zorgt ervoor dat bestanden kunnen worden geïndexeerd en doorzocht met de meest logische termen. Als voorbeeld:
"The First Bank in Jakarta" kan worden geïndexeerd en gearchiveerd als "Jakarta, First Bank". "Jakarta" is de sleutelterm in dit item, in plaats van "First" of "Bank", vooral als u andere bestanden met een vergelijkbare naam hebt, zoals "First Bank in Bandung" of "First Bank in Medan"
Stap 2. Sorteer namen op achternaam
Het standaardarchief beveelt aan dat de achternamen van mensen eerst worden geïndexeerd omdat ze als belangrijke termen worden beschouwd.
- Daarom wordt "Jasmin A. Dahlia" geïndexeerd en gearchiveerd als "Dahlia, Jasmin A.".
- Vermeld de titel (Dr., Ir, etc.) aan het einde. Bijvoorbeeld: "Dr. Jasmin A. Dahlia” is geïndexeerd en gearchiveerd als “Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Meestal worden namen letter voor letter gesorteerd op spelling. "MacDonald" komt bijvoorbeeld voor "McDonald". Daarom zijn "D'", "L'", "Le", "de", enz. beschouwd als onderdeel van de naam en niet als een afzonderlijke eenheid. Dit wordt meestal toegepast op buitenlandse namen. De bestanden "Heinlein", "Le Guin", "L'Engle" en "Wolfe" zijn bijvoorbeeld correct gesorteerd (NIET "L'Engle, "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe").
- Een uitzondering op deze regel geldt meestal wanneer de naam van een persoon deel uitmaakt van de naam van een bedrijf of organisatie. Behandel in dit geval de naam van de persoon als een eenheid in de bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" wordt gearchiveerd onder lettergroep "J" en wordt NIET geïndexeerd als "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Stap 3. Negeer lidwoorden, voegwoorden en voorzetsels
Artikelen (bijv. "a", "an" en "de" in het Engels), voegwoorden (bijv. "en", "maar" en "of") en voorzetsels (bijv. "met", "van" en " to") wordt meestal overgeslagen bij het alfabetisch indexeren en archiveren omdat het niet als een significante term wordt beschouwd. Dit geldt zelfs als lidwoorden, voegwoorden of voorzetsels de bestandsnaam vormen. Als voorbeeld:
- Het bestand met de titel " An Investigation of Emu Feeding Practices " is gearchiveerd in de letter "E" -groep, voor " Emu " (een significant woord in de bestandstitel), in plaats van de letter "A" van " an " omdat dit een Engels artikel.
- "Dahlia en Soetono, Pest Control Services" worden vermeld na "Dahlia, Jasmin A." De indexnamen beginnen beide met de letters "Dahlia", zodat de volgordebepaling wordt verschoven naar de volgende significante term (in dit geval "Soetono" en "Jasmin") om de indieningsvolgorde te bepalen. Negeer het woord "en" omdat het niet significant is.
Stap 4. Behandel afkortingen alsof ze uitgesproken zijn
Bij het indienen kunt u afkortingen tegenkomen zoals 'Tbk'. (afkorting van "Open"). Meestal indexeert en archiveert u bestanden als een woord, in plaats van alleen een reeks letters.
"Jasmin A. Dahlia Mining Company" wordt bijvoorbeeld gearchiveerd na "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Stap 5. Dien de nummers in zoals gewoonlijk
Wanneer u bestanden alfabetisch archiveert, ziet u bestanden met nummers. Gewoonlijk worden deze bestanden zoals gewoonlijk gearchiveerd, in plaats van alsof ze zijn gespeld. Cijfers worden ook vóór letters gearchiveerd.
- '3 Days Forever' wordt bijvoorbeeld gearchiveerd vóór '100 Business Tips' (omdat '3' vóór '100' komt).
- 'Handelstips' en 'Aandelenspeltips' worden gearchiveerd na '100 zakelijke tips' omdat cijfers vóór letters worden gerangschikt.
- Gespelde getallen worden behandeld als woorden in plaats van getallen. Zo zijn de bestanden '100 grote leiders in de zakenwereld', 'tweehonderd krachtige tips voor zakendoen' en 'tips voor zakendoen' in orde.
- Als het uw archivering echter gemakkelijker maakt, maak dan gerust een uitzondering en sorteer de nummers altijd alsof ze gespeld zijn.
Stap 6. Behandel speciale tekens
Er moet rekening worden gehouden met alle niet-alfabetische of niet-cijferige tekens die tijdens het indexeren worden aangetroffen. De verwerking van gerelateerde tekens hangt echter af van het type:
- Leestekens (zoals apostrofs, punten en komma's) worden meestal genegeerd. De bestanden "Washington's Best Coffee" en "Washington State Fair" worden bijvoorbeeld op volgorde gearchiveerd.
- Gewoonlijk worden de diakritische tekens genegeerd en beschouwd als verwante letters. Zo wordt “clair” gearchiveerd als “Eclair” en “ber” als “Uber”. De methode is echter niet van toepassing als u het bestand alfabetisch archiveert in een taal die diakritische tekens gebruikt, zodat de normale alfabetische volgorde van die taal moet worden aangehouden.
Stap 7. Gebruik indien nodig de regel "niets voor iets"
Doorgaans worden spaties (inclusief interpunctie en andere elementen die worden overgeslagen) genegeerd bij alfabetische archivering. Als u echter bestanden tegenkomt die op een vergelijkbare manier beginnen, gebruik dan een spatie of de regel "niets voor iets" om de volgorde in het archief aan te geven.
- De bestanden 'Bank Jakarta', 'Bank Bandung' en 'Bank Medan' worden bijvoorbeeld in deze volgorde gearchiveerd.
- Zo is het bestand "Dahlia, Jasmin A." was voor "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Stap 8. Onderscheid het bestand met meer gedetailleerde informatie, indien nodig
In zeldzame gevallen is de alfabetische informatie niet voldoende om de volgorde van de bestanden te bepalen. Als. Gebruik meer informatie om bestanden te indexeren en te archiveren. Markeer aanvullende informatie over elk bestand zodat ze kunnen worden onderscheiden. Als voorbeeld:
- Als je bestanden hebt voor twee mensen met de naam Jasmin A. Dahlia, sorteer ze dan op geboortedatum. Het bestand "Dahlia, Jasmin A. (geboren 1853)" komt voor "Dahlia, Jasmin A. (geboren 1967).
- U kunt bestanden ook sorteren op geografische locatie. Als u bestanden hebt van drie verschillende banken op drie verschillende locaties, en elke bank heeft de naam "Bank Mandiri", sorteert u deze als het volgende voorbeeld: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" en "Bank Mandiri (Medan)".
- Als u dus twee bestanden over beren of berentypes hebt, moet u ze verder differentiëren op soort, geografische locatie, enzovoort. Bijvoorbeeld de bestanden voor "Bear, Chocolate" en "Bear, Polar" (in volgorde), of bestanden voor "Bear (Europe)" en "Bear (Noord-Amerika)" (in volgorde).
Stap 9. Meld alle uitzonderingen en speciale regels
Zorg ervoor dat iedereen die uw bestanden gebruikt op de hoogte is van eventuele uitzonderingen op de standaardrichtlijnen voor archivering. Dit zorgt ervoor dat iedereen het archiveringssysteem correct en efficiënt gebruikt.
