Het vermogen om diplomatiek te zijn speelt een belangrijke rol in het dagelijks leven, bijvoorbeeld voor managers die de werksfeer willen verbeteren om deze bevorderlijker te maken of mensen die hun vaardigheden op het gebied van conflictoplossing willen verbeteren. Diplomatiek zijn betekent zorgvuldig overwegen alvorens te spreken of te handelen om de meest geschikte beslissing te nemen. In bepaalde situaties is dit echter niet eenvoudig. Om diplomatiek te zijn, moet u een kalm persoon zijn met het vermogen om tactisch te handelen, problemen op te lossen en goede relaties met anderen op te bouwen.
Stap
Methode 1 van 3: Effectief communiceren
Stap 1. Kies verstandig woorden
Zelfs als je het goed bedoelt, onthoud dan dat wat je zegt de gevoelens van andere mensen kan kwetsen. Vraag uzelf, voordat u een gevoelig onderwerp gaat bespreken, af of u iets waars, behulpzaams en vriendelijks gaat zeggen. Gebruik de woorden 'ik' of 'ik' om je gedachten te beschrijven, in plaats van te raden wat de ander denkt of voelt.
- U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik ben het niet eens met de beslissing die tijdens de vergadering van vandaag is genomen", in plaats van te zeggen: "U zult spijt krijgen van de verkeerde beslissing."
- Maak een statement op basis van je eigen standpunt en perspectief.
- Val anderen niet aan of geef anderen de schuld.
- Als je iets serieus met iemand wilt bespreken, bereid je dan van tevoren voor wat je wilt zeggen.
Stap 2. Pas de spreekstijl aan de situatie aan
Zoek voordat u een bericht verzendt uit wie u zal horen spreken, zodat zij uw bericht zo goed mogelijk kunnen ontvangen en begrijpen. Overweeg of u moet e-mailen, mondeling moet communiceren, in groepen moet discussiëren of één-op-één moet spreken.
- Bijvoorbeeld: U wilt een kostenbesparingsplan communiceren naar het personeel. Je hebt e-mail gebruikt om gevoelige informatie over te brengen, maar het is verwarrend. Houd daarom een vergadering met het personeel om de feitelijke situatie uit te leggen en de mogelijkheid te bieden om vragen te stellen.
- Plan vergaderingen om individueel met het personeel te praten, indien nodig of gevraagd door het personeel.
Stap 3. Sta open voor nieuwe ideeën
In plaats van beslissingen te nemen uitsluitend op basis van uw eigen oordeel, luister eerst naar de mening van anderen. Bedank hen voor het vertellen wat ze wilden dat ze zich op hun gemak voelden en blijf dit doen. Neem de tijd om de mening van andere mensen in overweging te nemen, maar blijf staan als je de beste beslissing hebt genomen.
Bijvoorbeeld: "Bedankt Hansen voor je bezorgdheid. Ik zal je advies om gezond te blijven in overweging nemen en hierover meer informatie inwinnen."
Stap 4. Wees assertief en gebruik lichaamstaal bij het communiceren
Toon vertrouwen wanneer u met andere mensen praat, in plaats van agressief te zijn. Spreek rustig en beleefd terwijl u oogcontact maakt. Kruis uw armen en benen niet terwijl u zit te kletsen.
Als je iets niet begrijpt, geef het dan eerlijk toe, bijvoorbeeld door te zeggen: "Ik begrijp dat niet en weet het antwoord nog niet, maar ik zal er meer over leren."
Stap 5. Gebruik indirecte spraak
Gebruik een subtielere manier in plaats van je gedachten en gevoelens uit te drukken zoals ze zijn. Advies geven is beter dan iemand anders iets vertellen. Diplomatieke figuren geven geen bevelen, maar proberen inspiratie te geven om anderen te motiveren. Je doel is om teamwerk op te bouwen en hen gemotiveerd te houden om het beste uit zichzelf te halen.
- Bijvoorbeeld: als je ruziemakende kinderen met elkaar wilt verzoenen, zeg dan tegen ze: 'Je kunt maar beter een manier bedenken om slaapkamers te delen om de boel bij elkaar te houden.'
- Als je een ondergeschikte wilt motiveren die vaak te laat is, zeg hem dan: "Probeer eerder op je werk te komen om te voorkomen dat je weer te laat komt." Zorg ervoor dat u weet waarom, zodat u het meest geschikte advies kunt geven.
Stap 6. Let op je gedrag
Een van de belangrijke aspecten van diplomatiek zijn, is je goed te gedragen. Als u met iemand communiceert, wacht dan op uw beurt om te spreken en onderbreek niet. Spreek met bemoedigende woorden en beledig anderen nooit. Houd de intonatie van de stem natuurlijk en neutraal. Scheld of schreeuw niet tegen anderen.
Stap 7. Beheers je emoties
Onthoud dat je diplomatiek moet zijn wanneer je met iemand omgaat, inclusief mensen die onaangenaam zijn en zich op een aanstootgevende manier gedragen. Als je stress ervaart terwijl je met iemand omgaat, probeer jezelf dan te kalmeren door diep adem te halen. Ga naar het toilet om alleen te zijn als je zin hebt om te huilen of boos te worden.
- Oefen meditatie om je emoties onder controle te houden met behulp van gidsen die gratis via internet kunnen worden gedownload.
- Daarnaast kun je even tot rust komen door je aandacht te focussen, bijvoorbeeld door te observeren hoe je je voelt als je voeten de grond raken of als je billen een stoel raken.
Methode 2 van 3: Omgaan met moeilijke situaties
Stap 1. Bepaal het juiste moment voor een gesprek
Als je een serieus gesprek met iemand wilt hebben, praat dan met hen als jullie allebei kalm zijn, zodat het gesprek soepel kan verlopen.
Stap 2. Laat positieve opmerkingen achter voordat je slecht nieuws brengt
Als u onaangename informatie moet overbrengen, open dan het gesprek door positieve informatie of feedback te geven om de sfeer aangenamer te maken. Hierdoor zal de ander zich meer op zijn gemak voelen en jou vertrouwen.
- Als je de huwelijksuitnodiging van een vriend niet kunt bijwonen, stuur dan een kaart in plaats van simpelweg "nee" te zeggen: "Gefeliciteerd met je trouwplannen volgende week! Je moet een geweldige bruiloft hebben gehad! Het spijt me dat ik niet kon komen, maar ik wens je altijd het beste voor je. Ik heb een cadeau voor je klaargemaakt.'
- Gebruik dezelfde tips voordat u opbouwende kritiek geeft.
Stap 3. Focus op feiten bij het bespreken van problemen
Verzamel feiten voordat u belangrijke kwesties bespreekt. In plaats van te vertrouwen op emoties of meningen, voer een gesprek met logica op basis van feiten. Geef tijdens het gesprek de ander niet de schuld, raak niet snel beledigd en ga niet in de verdediging.
Bijvoorbeeld: als er een bedrijfsherstructurering op het werk plaatsvindt, ga dan niet naar je baas om te zeggen: "Ik verwerp deze wijziging." Benader in plaats daarvan uw baas door uit te leggen: "In het afgelopen kwartaal is onze afdeling erin geslaagd de verkoop met 100% te verhogen. Inkrimping van het aantal werknemers zal een zeer slechte invloed hebben op het vermogen van het bedrijf om winst te genereren."
Stap 4. Bedenk manieren om een compromis te sluiten met de andere persoon
Bepaal wat je wilt en vraag hem wat hij wil en bepaal vervolgens de meest geschikte manier om het te laten gebeuren.
Bijvoorbeeld: uw echtgenoot wil verhuizen zodat de kinderen beter onderwijs kunnen krijgen. U bent het er niet mee eens omdat de huidige ligging van de woning dicht bij het kantoor ligt. Geef als oplossing kinderen de mogelijkheid om na schooltijd cursussen te volgen of een huis te zoeken dat niet te ver van het werk ligt
Stap 5. Leg uit wat je wel en niet leuk vindt om tot overeenstemming te komen
Onderhandel nadat beide partijen hun respectievelijke wensen hebben uitgelegd. Diplomatiek zijn betekent soms opgeven om te krijgen wat je wilt. Doe het op deze manier zodat jullie allebei compromissen kunnen sluiten en vooruitgang kunnen boeken.
Bijvoorbeeld: Je wilt een opdracht delen met een huisgenoot. Je bent bereid om de afwas te doen, maar houdt niet van klusjes in en om het huis. Je vriend kan het tegenovergestelde zijn. Dus stel voor dat je de afwas doet en hem de tuin laat vegen
Stap 6. Wees kalm als je slecht nieuws ontvangt
Wanneer u het nieuws hoort dat u bent ontslagen of dat uw echtgenoot om een scheiding vraagt, begint een diplomatiek persoon geen driftbui, belediging of huilbui. Hij zal kalm en volwassen blijven. Als je slecht nieuws ontvangt, haal dan een paar keer diep adem. Geef een positieve reactie en zoek dan een plek om alleen te zijn zodat je je emoties onder controle kunt houden.
- Zeg bijvoorbeeld tegen je baas: "Ik ben erg teleurgesteld om te horen over deze beslissing. Ik wil weten wat de reden was en is deze beslissing definitief?"
- Negeer de emoties die je voelt niet en zoek geen escapisme door drugs en alcohol te gebruiken. Deel in plaats daarvan uw probleem met een vriend, doe een leuke activiteit of doe wat aan lichaamsbeweging. Als je last hebt van stress, raadpleeg dan een therapeut of counselor.
Stap 7. Spreek aardige dingen over andere mensen
Als andere mensen roddels verspreiden, doe dan geen benzine op het vuur zodat de roddels zich verspreiden. Vermijd negatieve omgevingen vol roddels. Toon een goed karakter en integriteit door niet te roddelen.
Stap 8. Wees eerlijk en wees jezelf
Een van de belangrijkste aspecten van diplomatiek kunnen zijn, is jezelf zijn. Als je een gesprek voert, moet je de moed hebben om de ander de waarheid te vertellen. Anders zul je niet in staat zijn om je wensen uit te laten komen en een echte relatie te hebben.
Bijvoorbeeld: als je een fout maakt die een negatieve impact heeft op het werkteam, geef dan niet iemand anders de schuld. Geef je fout toe door te zeggen: "Ik heb de verkeerde gegevens in mijn rapport gezet, dus er zijn vandaag veel telefoontjes binnengekomen. Het spijt me en zal het snel oplossen. Ik sta klaar om vragen te beantwoorden en indien nodig te helpen."
Stap 9. Blijf kalm tijdens het gesprek
Neem geen beslissingen die problemen veroorzaken. Het is een goed idee om een tijdje alleen te zijn, zodat je geen beslissing neemt waar je uiteindelijk spijt van krijgt.
Bijvoorbeeld: een medewerker op het werk vraagt u toestemming om één dag per week thuis te werken. Overweeg, voordat u hem afwijst, eerst wat hij nodig heeft en waarom. Probeer de best mogelijke deal te sluiten en gelijke kansen te bieden aan de rest van het personeel
Methode 3 van 3: Relaties aangaan met anderen
Stap 1. Wen er aan om andere mensen te begroeten, zodat de sfeer prettiger aanvoelt
Een van de belangrijkste aspecten van diplomatiek kunnen zijn, is de ander helpen zich op zijn gemak te voelen wanneer hij je ontmoet. In plaats van meteen over serieuze dingen te praten, begin je met elkaar te leren kennen, bijvoorbeeld door elkaar te vertellen over weekendactiviteiten, partners, kinderen of hobby's. Bespreek het laatste nieuws of favoriete tv-programma's. Toon interesse in wat hij je vertelt, zodat hij zich meer op zijn gemak voelt om met je om te gaan.
Vertel waar mogelijk humoristische verhalen
Stap 2. Gebruik dezelfde lichaamstaal
Toon empathie door hun lichaamstaal en houding te imiteren. Als hij met zijn kin op zijn rug zit, doe dan hetzelfde. Op deze manier laat je zien dat je betrokken wilt zijn bij het gesprek.
Vergeet niet te glimlachen als je elkaar voor het eerst ontmoet
Stap 3. Zeg de naam tijdens het chatten
Mensen zullen meestal positief reageren als zijn naam wordt genoemd. Zeg dus af en toe zijn naam terwijl je spreekt.
Vraag bijvoorbeeld de gebruikelijke: "Waar wil je lunchen, Kayla?" of praat over iets ernstigers, bijvoorbeeld: "Andri, het spijt me voor het overlijden van je moeder."
Stap 4. Wees een aandachtige luisteraar
Wanneer u verbaal met iemand communiceert, moet u niet bezig zijn met uw telefoon te friemelen of te dagdromen. Luister in plaats daarvan goed naar wat hij te zeggen heeft, zodat je zijn perspectief kunt begrijpen. Herhaal wat hij zei in zijn eigen woorden om te bewijzen dat je luistert als hij praat.
Bijvoorbeeld: "Zorgen voor een moeder en jong kind klinkt een stuk gezonder voor je."
Stap 5. Stel vragen
Laat zien dat je luistert door te proberen te begrijpen wat hij zegt. Stel open vragen die nadenken vereisen, in plaats van alleen "ja/nee" antwoorden.
