Een reeks hints zou een lezer moeten kunnen helpen om dingen snel, efficiënt en succesvol gedaan te krijgen. Om instructies te schrijven, moet u alle noodzakelijke details opschrijven. Als je iets vergeet of een fout maakt, zullen je lezers in de war raken. Gebruik de volgende richtlijnen om een reeks instructies te schrijven.
Stap
Deel 1 van 4: Voorbereiden om instructies te schrijven
Stap 1. Leer je lezers kennen
Het eerste dat u moet doen voordat u een lead schrijft, is uw lezer leren kennen. Voor wie schrijf je deze gids? Zijn uw lezers experts of leken? Als u uw lezers kent, kunt u uw woorden kiezen, uw aanwijzingen structureren en bepalen hoeveel details u moet geven.
- Als je bijvoorbeeld aan een professionele kok uitlegt hoe je brood bakt, hoef je niet uit te leggen hoe je het deeg vouwt, waarom het belangrijk is om de eieren op kamertemperatuur te bewaren, of het verschil tussen bloem en zelfrijzend bakmeel.). Als je dit aan iemand uitlegt die niet weet hoe hij moet koken, kunnen de definities en uitleg hem echt helpen om een geweldige cake te maken.
- Als je veilig wilt zijn, ga er dan vanuit dat je lezers gewone mensen zijn. Op deze manier zijn uw instructies duidelijk en gemakkelijk te volgen.
Stap 2. Bepaal de benodigde apparatuur
Voordat u begint, moet u duidelijk aangeven wat er nodig is om de instructies goed uit te voeren. Dit kan zijn in de vorm van een lijst met benodigde materialen of een lijst met apparatuur.
Stap 3. Voer het proces uit
Een manier om duidelijke instructies te schrijven, is door het proces zelf te volgen. Zo kun je specifieke stappen opschrijven. Als je het gewoon probeert op te schrijven op basis van wat je je herinnert, zou je per ongeluk iets kunnen vergeten. Daarna kunt u iemand anders vragen om het proces te doen op basis van wat u hebt geschreven. Vraag om feedback van hen. Vraag of stappen verwarrend of onduidelijk zijn.
- Pas op dat je niets vergeet. Als u een belangrijke stap mist, is het voor uw lezers onmogelijk om de procedure met succes af te ronden. Je moet er ook voor zorgen dat de stappen in de juiste volgorde staan.
- Als je bijvoorbeeld schreef: 'Meng de ingrediënten met een mixer. Zet ze in de oven op 121 graden”, zullen lezers waarschijnlijk aannemen dat ze hun mengkom ook in de oven moeten zetten.
Deel 2 van 4: Schrijfinstructies
Stap 1. Schrijf kort en bondig
Effectieve instructies zijn altijd beknopt en bondig geschreven. Gebruik geen lange, ingewikkelde alinea's. Gebruik gewoon korte en duidelijke zinnen, opsommingstekens en afbeeldingen of rekwisieten.
Stap 2. Gebruik het actieve werkwoord
Instructies moeten altijd actieve werkwoorden en beschrijvende woorden gebruiken. Begin je aanwijzing met een werkwoord. Dit geeft de lezer een duidelijke actie die ze moeten ondernemen. Elke stap moet worden geschreven in de vorm van een opdrachtzin.
- Gebruik bij het geven van definities of toelichtingen zo duidelijk mogelijk beschrijvende taal.
- Zeg bijvoorbeeld 'Voeg twee eieren toe' in plaats van 'Er moeten twee eieren aan het cakebeslag worden toegevoegd'.
Stap 3. Schrijf alleen de benodigde informatie op
Wanneer u aanvullende informatie opschrijft, zorg er dan voor dat u alleen toevoegt wat nodig is. Stel jezelf de vraag: "Moeten lezers deze definities kennen om aanwijzingen te begrijpen?" of “Hebben lezers dit advies nodig om de procedure goed af te ronden?”
Voeg geen onnodige informatie toe. Dit zal uw lezers alleen maar in verwarring brengen en het voor hen moeilijk maken om aanwijzingen op te volgen
Stap 4. Praat met je lezers
Wanneer u een routebeschrijving schrijft, moet u rechtstreeks met uw lezers spreken. Doe dit met het woord "jij". Dit zal de lezer persoonlijk door de stappen leiden.
Stap 5. Schrijf duidelijk en specifiek
Bij het schrijven van instructies moet je zo specifiek mogelijk zijn. Beschrijf precies wat ze moeten doen. Dit houdt onder meer in op welke manier ze hun sleutel moeten draaien, hoeveel meter ze moeten lopen, of wat de textuur van de cake moet zijn als deze klaar is.
- Schrijf de metingen correct op. Als de lezer een bord van 1,6 centimeter lang moet snijden, noteer dat dan.
- Als je bijvoorbeeld laat zien hoe je een cake bakt, wacht dan niet tot stap vier om te zeggen: "Zeef de bloem en zet de eieren op kamertemperatuur voordat je de ingrediënten gaat mengen."
Stap 6. Gebruik sequentiemarkeringen en timinglinks
Door woorden met elkaar te verbinden, kunt u de ene stap met de volgende verbinden en ook de ideeën in uw schrijven verbinden. Bij het schrijven van hints gebruikt u sequentiemarkeringen en timingkoppelingen. Dit zal de lezer helpen om de stapsgewijze instructies te begrijpen.
Enkele veelgebruikte voegwoorden zijn: eerst, na, dan, dan, als laatste en daarvoor
Deel 3 van 4: Hints samenstellen
Stap 1. Schrijf een inleiding
Voordat u de instructies in detail gaat uitleggen, moet u de lezer een korte introductie geven. Deze inleiding legt uit wat de lezer in de instructies zal leren, evenals de procedure. Deze inleiding moet in duidelijke en eenvoudige taal worden geschreven.
- Noteer het doel van de instructies, wie deze instructies moet lezen en onder welke voorwaarden de hier vermelde procedures vereist zijn.
- U kunt ook toevoegen wat niet in deze procedure is opgenomen.
- Hier kunt u de basisgegevens invullen.
- In de inleiding kunt u ook eventuele belangrijke waarschuwingen of informatie vermelden die de lezer nodig heeft voordat hij het proces start. Maar onthoud dat de meeste mensen deze inleiding zullen overslaan, dus voeg niets belangrijks toe dat u niet elders hebt behandeld.
- Bijvoorbeeld: “Deze instructies leggen uit hoe je een chocoladetaart bakt. Het eerste deel legt uit hoe je droge en natte ingrediënten mengt, en het tweede deel legt uit hoe je op de juiste manier kookt."
- Rangschik de stappen in chronologische volgorde. Instructies moeten in een bepaalde volgorde worden geschreven. De stappen moeten logisch op elkaar volgen. Voordat de lezer naar stap 2 kan gaan, moet eerst stap 1 zijn afgerond. Deze regeling is belangrijk bij schriftelijke instructies.
- Als de volgorde er niet echt toe doet, vermeld dan eerst de belangrijkste.
Stap 2. Rangschik de stappen volgens wat u eerst moet doen
Instructies bestaan uit een reeks onderling verbonden stappen. Voordat u begint met het schrijven van instructies, moet u bepalen welke stappen u eerst moet nemen. Dit betekent dat u moet beslissen welke u eerst moet doen om de hele klus te klaren.
Als je bijvoorbeeld een cake bakt, moet je de oven voorverwarmen, de ingrediënten mengen en de poedersuiker maken voordat je de cake kunt afmaken
Stap 3. Deel de instructies in specifieke stappen
De meeste instructies moeten bestaan uit verschillende stappen die moeten worden voltooid voordat de procedure is voltooid. Door uw gids op te delen in secties voor elke actie die moet worden ondernomen, worden de instructies duidelijk voor de lezer.
- Als u bijvoorbeeld een auto repareert, moet er veel gebeuren voordat u aan de motor kunt gaan werken. U zult de auto moeten opkrikken, andere delen van uw auto moeten verwijderen of de hoezen moeten verwijderen. Elk van deze acties vereist zijn eigen instructies. Je moet elke actie opdelen in specifieke delen met zijn eigen set instructies.
- Deze secties moeten, net als de stappen, in een bepaalde volgorde worden gerangschikt. U kunt de motorkap niet verwijderen voordat u de auto heeft opgekrikt of andere delen van de kap heeft verwijderd. Deze secties moeten worden gerangschikt volgens welke eerst moet worden voltooid.
- Probeer elke actie uit slechts 10 stappen te houden. Als er meer dan 10 stappen zijn, verdeel ze dan in secties of andere stappen.
- Dit helpt lezers om hun voortgang te herhalen en te volgen. Ze kunnen zien wanneer ze een onderdeel met succes hebben afgerond. Bovendien, als ze een fout maakten, konden ze een stap terug doen en deze corrigeren zonder de hele aanwijzing opnieuw te hoeven doen.
Stap 4. Label elke stap duidelijk
Om de lezers te helpen de instructies te begrijpen, moet u elke sectie duidelijk labelen. De titel van elke sectie moet een idee geven van wat er in die sectie zal gebeuren. Lezers moeten de actie die ze gaan bestuderen begrijpen voordat ze deze gaan bestuderen.
Stap 5. Schrijf één stap in één zin
Zinnen moeten kort zijn en slechts één stap bevatten. Op die manier splitst u de taak die moet worden uitgevoerd op in specifieke acties in plaats van een enkele stap te maken die uit vele acties bestaat.
Als de ene stap verband houdt met de andere en samen moet worden voltooid, beschrijf deze dan in de juiste volgorde in dezelfde zin. Bijvoorbeeld: "Voordat u het beslag in de koekenpan giet, smeer de pan in met kookspray" of "Smeer de koekenpan in met kookspray en giet het beslag in de koekenpan."
Stap 6. Zorg ervoor dat de stappen die u opschrijft gemakkelijk te volgen en te controleren zijn
Een belangrijke sleutel tot het schrijven van handleidingen is om uw lezers te helpen hun voortgang te volgen. Schrijf stappen op waarmee ze kunnen zien of ze alles goed doen. Het formaat kan er ongeveer zo uitzien: "Als je _ hebt, ziet het resultaat eruit als _."
Bijvoorbeeld: "Als de cake klaar is, steek je een tandenstoker in het midden. Als de tandenstoker nog schoon is nadat je hem er weer uittrekt, is de cake helemaal gaar.”
Stap 7. Schrijf de alternatieve stappen op
Voor bepaalde stappen kunnen er verschillende manieren zijn om hetzelfde te doen. Zorg ervoor dat je de verschillende manieren uitlegt.
- Als er bepaalde voorwaarden zijn die bepaalde methoden geschikter maken, bespreek ze dan.
- Als een bepaalde methode gemakkelijker, goedkoper of effectief is, zorg er dan voor dat u deze uitlegt.
Stap 8. Gebruik indien nodig stiefkinderen
Voor sommige procedures moet u mogelijk een stap in meerdere onderliggende stappen verdelen. Stiefkinderen mogen alleen worden gebruikt als de actie te klein is om een enkele stap alleen te zijn. Stiefkinderen helpen een stap in verschillende delen te verdelen.
Schrijf aanvullende informatie over de stiefkinderen. Aanvullende informatie zoals deze legt meer details over de stap uit, zoals hoe het item in uitvoering eruit zal zien ervoor en erna, of waarom de stap belangrijk is
Stap 9. Schrijf aan het begin de waarschuwingen en voorwaarden op
Als er dingen zijn die de lezer moet weten, doen of begrijpen voordat hij begint, zorg er dan voor dat je ze aan het begin hebt gezegd.
Stap 10. Anticipeer op problemen
Bedenk gebieden waar lezers problemen kunnen tegenkomen en doe vervolgens suggesties om met die problemen om te gaan. U kunt ook voorbeelden geven van problemen die kunnen optreden als ze een stap niet correct uitvoeren.
Deze stap is erg belangrijk. Als je de instructies zelf hebt gedaan, weet je welke onderdelen voor problemen kunnen zorgen. Daarom is het zo belangrijk dat u het proces doorloopt terwijl u de instructies opschrijft
Stap 11. Voltooi de instructies
Dit is erg belangrijk. Sommige aanwijzingen zijn niet klaar wanneer de laatste spijker op zijn plaats zit of wanneer de cake uit de oven wordt gehaald. Bedenk wat lezers nog meer moeten doen. Als je nog steeds kunt denken: "Wat nu?", betekent dit dat je nog meer stappen moet toevoegen.
Deel 4 van 4: Hints voltooien
Stap 1. Stel het hintformaat in
Zorg er bij het schrijven van instructies voor dat u het formaat duidelijk instelt. Dit zal de lezer helpen begrijpen hoe u uw instructies correct moet lezen, zonder in de war te raken.
- Gebruik koppen om elk deel van de aanwijzing te labelen.
- Gebruik cijfers wanneer u de stappen opschrijft in de volgorde waarin ze zijn.
- Gebruik opsommingstekens om alternatieve stappen, aanvullende informatie of iets anders dat onder een stap valt op te schrijven.
- Scheid de stappen visueel. Voeg lege spaties toe tussen stappen om ze er anders uit te laten zien.
Stap 2. Kies een effectieve titel
De titel moet een overzicht geven van wat er in uw gids wordt beschreven.
"Instructies voor het bakken van een chocoladetaart zonder eieren" is bijvoorbeeld veel duidelijker dan "Chocoladetaart"
Stap 3. Gebruik indien nodig afbeeldingen en diagrammen
Sommige aanwijzingen vereisen diagrammen, afbeeldingen, tabellen of andere visualisaties om de lezer te helpen begrijpen wat er wordt uitgelegd. Voeg indien nodig dit soort visualisaties toe. Visualisaties mogen alleen de ideeën herhalen die in het schrijven zijn vervat, geen nieuwe informatie opleveren, omdat dit slechts aanvullend materiaal is.
