Veel bedrijven vragen hun werknemers om werkprestatierapporten te maken door zichzelf te evalueren, zodat ze kunnen rapporteren wat ze in een bepaalde periode hebben gedaan. Als u als notulist bij vergaderingen werkt, wordt u mogelijk ook gevraagd om de melding te maken. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een goed prestatierapport maakt, omdat het een belangrijke rol speelt bij het bepalen van het succes of falen van uw carrière.
Stap
Deel 1 van 3: De indeling van het werkprestatierapport begrijpen
Stap 1. Begin met het opstellen van het rapport door een korte samenvatting van uw prestaties te schrijven
Presenteer bovenaan het rapport een samenvatting van de informatie die u hebt ingediend om een algemeen beeld te geven van uw werkprestaties.
- Bijvoorbeeld: u werkt voor een non-profitorganisatie en uw baas vraagt u een prestatierapport te maken. Vermeld in één alinea kort alle voltooide taken, bijvoorbeeld: u hebt activiteiten georganiseerd die gunstig zijn voor de eigenaar van de organisatie, u bent erin geslaagd erkenning te krijgen in de branche en heeft relaties opgebouwd met zakelijke partners.
- Neem geen specifieke zaken op in de samenvatting, omdat u alleen belangrijke informatie hoeft te presenteren om een overzicht te geven van werkprestaties in het algemeen. Als richtlijn dienen rapporten in 2 pagina's te worden gepresenteerd, tenzij de werkgever een ander formaat specificeert. Kijk eerst of je een melding moet maken volgens een bepaald formaat.
Stap 2. Geef gedetailleerde ondersteunende feiten
Om elke informatie in de samenvatting aan het begin van het rapport te ondersteunen, noteert u de details volgens de volgende instructies:
- Gebruik een lijstformaat. Maak rapporten voor elke activiteit afzonderlijk. Neem de activiteit op als de titel van het rapport, gevolgd door een beschrijving van de activiteit onder de titel. Bijvoorbeeld: de activiteit die je doet is “Evenement voorbereiding en uitvoering”.
- Maak onder de titel een lijst met cijfers of letters om het evenement dat u organiseert kort en specifiek te beschrijven, met inbegrip van het doel en de voordelen ter ondersteuning van het bereiken van de missie van de organisatie.
Stap 3. Maak een rapport in een standaardformaat om het er professioneel uit te laten zien
Presenteer geen willekeurige rapporten. Maak in plaats daarvan een netjes getypt rapport in een professioneel lettertype op papier van standaardformaat.
- Zet de titel van het rapport in vetgedrukte letters in het midden van het papier, zodat de informatie netjes geordend is.
- Schrijf bovenaan het rapport de datum waarop het rapport is voltooid. Vermeld ook de naam, titel en titel van de persoon die het rapport heeft opgesteld.
Stap 4. Journaliseer tijdens de rapportageperiode
Het is gemakkelijker voor u om rapporten samen te stellen als u direct aantekeningen maakt wanneer activiteiten worden uitgevoerd.
- Bereid een notitieboekje of map voor om werkprestaties over een bepaalde periode vast te leggen. Dit maakt het voor u gemakkelijker om rapporten op te stellen als uw baas u dat vraagt.
- Als dit niet gebeurt, kunnen belangrijke prestaties aan het begin van de verslagperiode worden vergeten.
Deel 2 van 3: Kwaliteitsinhoud leveren
Stap 1. Beschrijf het doel dat u wilt bereiken en de baanverwachtingen waaraan u moet voldoen
Herinner de lezers eraan dat er aan het begin van de verslagperiode een doel is dat u wilt bereiken. Zorg ervoor dat u de doelen van de organisatie kent en de werkbijdrage die van u wordt verwacht. Als je het nog niet weet, vraag dan naar deze zaken bij de werkgever.
- Leg vervolgens uit dat u uw doel hebt bereikt door feitelijke gegevens te verstrekken. Maak een rapport met een vergelijking van de gegevens tussen het doel en de realisatie ervan.
- Bijvoorbeeld: het is u gelukt om meer geld op te halen dan beoogd en deze prestatie is positief voor investeerders en werkgevers. De resultaten van dit werk kunnen echter niet als succes worden beschouwd en het is moeilijk om te bepalen hoe hoog uw succes is als er geen vergelijkingsgegevens zijn.
Stap 2. Voeg visuele informatie toe aan het rapport
Voeg enkele tabellen of grafieken toe die het voor lezers gemakkelijker maken om de gegevens die u presenteert te visualiseren.
- Houd er rekening mee dat drukke lezers meestal alleen rapporten afromen. Soms kunnen visuele middelen informatie effectiever overbrengen.
- Presenteer echter niet te veel afbeeldingen. Kies 1-2 grafieken die belangrijke informatie kunnen uitleggen.
Stap 3. Focus op “CAR”
CAR staat voor: Challenge (challenge), Action (action), Results (results). U kunt een systematisch werkprestatierapport maken door deze drie dingen te bespreken.
- Bepaal de uitdagingen waarmee u wordt geconfronteerd. Beschrijf de acties die u hebt ondernomen om de uitdagingen te overwinnen en wat de resultaten waren. Bijvoorbeeld: schrijf als restaurantmanager in een rapport: “Uitdaging: tijdens de spits worden de wachtrijen bij het diner langer en het aantal klagende klanten stijgt met 10%. Actie: vraag 1 ober om 1 uur eerder te beginnen met werken om de kwaliteit van de dienstverlening tijdens piekuren te verbeteren. Resultaat: klanten die klaagden daalden tot 2 personen of daalden met 80%”.
- Maak een melding door specifieke informatie te verstrekken. Prestaties die niet meetbaar zijn, bijvoorbeeld: “Ik kan goed in teamverband werken” zijn nutteloos omdat iedereen hetzelfde kan zeggen. U moet dus in staat zijn om de relatie tussen resultaten en problemen die moeten worden aangepakt aan te tonen en prestaties te rapporteren door specifieke gegevens en informatie te verstrekken.
Stap 4. Beschrijf de methodiek die je hebt gebruikt
Als u gegevens moet verzamelen als basis voor het schrijven van een rapport, beschrijf dan kort de methode voor gegevensverzameling die u toepast.
- Informeer de lezer over de redenen om voor de onderzoeksmethode te kiezen, de voordelen en resultaten ervan. Leg ook uit waarom de methode als geloofwaardig wordt beschouwd. Ga door met het restaurantscenario in het bovenstaande voorbeeld en leg uit waarom u klachtengegevens van klanten gebruikt als onderzoeksmethode.
- Vermeld de datum of periode van het onderzoek en wat u uit het onderzoek wilt halen.
Stap 5. Focus op het rapporteren van werkprestaties
Om de informatie in het rapport gericht te houden op werkprestaties, moet u nadenken over waar u het meest trots op was tijdens de rapportageperiode, bijvoorbeeld: het kunnen kalmeren van een angstige gast of het geven van training aan een ondergeschikte. Geef de lezer niet te gedetailleerde informatie.
- Een andere manier is om de “STAR”-methode te gebruiken, wat staat voor: Situatie (probleem), Taak (taak), Actie (actie), Resultaten (resultaat). Beschrijf kort de situatie waarin u zich bevond, de taak die u moest uitvoeren, de acties die u ondernam om de taak te voltooien en de resultaten die u bereikte. Net als bij de “CAR”-methode is het doel om de relatie tussen “probleem” en “uitkomst” te laten zien en uit te leggen hoe dit te bereiken.
- Richt u op het maken van rapporten die het volgende kunnen aantonen: moeilijkheidsgraad, privilege, prioriteit, hoge zichtbaarheid, deadlines, innovatie, functiebeschrijving en de impact die uw werk heeft op de organisatie.
- Bijvoorbeeld: vermeld in het rapport dat de jaaromzet van medewerkers 35% was toen u werd bevorderd tot vestigingsmanager. Nadat u medewerkerstevredenheidsonderzoeken hebt uitgevoerd, medewerkers hebt begeleid en wekelijkse vergaderingen hebt gehouden met het gehele personeel, daalt het personeelsverloop tot 15%. Dit voorbeeld laat zien dat het prestatierapport geen lange zinnen hoeft te gebruiken, zolang de lezer de relatie maar goed kan begrijpen.
Stap 6. Leg de verdiensten van uw actie uit
Lever niet alleen de resultaten. U moet ook uitleggen waarom de prestatie gunstig is voor de organisatie.
- Bijvoorbeeld: U heeft een afspraak met het personeel. Leg uit wat follow-up is en wat de voordelen zijn voor de organisatie? Denk goed na over wat je wilt melden. Als het niet nuttig is, moet u ander werk melden.
- Als de ontmoeting met het personeel in staat is om de werkmotivatie te verhogen, zodat het ziekteverzuim van werknemers verbetert en bedrijfseigenaren geld bespaart. Dit is het resultaat van werk dat als nuttig wordt beschouwd.
Stap 7. Controleer het rapport voordat u het verzendt
De doelstellingen voor het schrijven van rapporten zijn niet bereikt als u een rapport indient dat veel fouten en onprofessionele schrijfformaten bevat.
- Controleer de grammatica, interpunctie en spelling van woorden. Bewaar je verslag 1 nacht en lees het dan 's ochtends nog een keer. Maak geen last-minute rapporten.
- Print het rapport op papier en controleer of er nog iets verbeterd moet worden. Soms zijn onze ogen zo moe van het te lang staren naar een computerscherm dat fouten worden genegeerd.
Deel 3 van 3: De juiste woorden gebruiken
Stap 1. Zeg negatieve dingen op een positieve manier
Als er een doel is dat niet wordt gehaald, kun je dat beter niet melden. In plaats van de lezer hierop te concentreren, probeer het op een andere manier te informeren.
- Beschrijf onbevredigende werkresultaten met positieve zinnen, bijvoorbeeld door de uitleg te richten op concrete stappen die u gaat nemen om het probleem op te lossen, in plaats van andere mensen de schuld te geven of excuses te maken.
- Geef andere mensen niet de schuld. Concentreer je op het uitleggen van de acties die je hebt ondernomen en laat zien dat je een positief persoon bent. Deel dingen die jij of je team goed hebben gedaan. Focus rapporten op werk om trots op te zijn.
Stap 2. Presenteer cijfers en gebruik statistieken in rapporten
Als u zeer specifieke gegevens kunt presenteren, zullen uw werkprestaties geloofwaardiger zijn. Vul de informatie die u overbrengt aan met iets meetbaars als ondersteunend bewijs.
- Superlatieven die veel worden gebruikt, bijvoorbeeld: "beste" of "betrouwbaar" zijn minder nuttig. Iedereen kan zeggen: "Mijn werkprestaties waren dit jaar erg goed".
- Onthoud deze zin: "Bewijs het, praat niet alleen!" In plaats van andere mensen te vertellen dat je dit jaar goed hebt gepresteerd, laat je gedetailleerd zien wat je goed hebt gedaan met gegevens en statistieken. Zeg niet alleen dat je een goede relatie met klanten kunt opbouwen. Citeer in plaats daarvan de resultaten van een klanttevredenheidsonderzoek, voeg een brief toe die u van een klant hebt ontvangen en geef gegevens over de vermindering van het aantal klagende klanten.
- Presenteer nummers. Zeggen dat je in staat bent om meerdere medewerkers te leiden is zinloos als lezers niet weten hoeveel mensen je in dienst hebt. Presenteer de gegevens in numerieke vorm zodat lezers weten hoeveel mensen u 'veel' noemt en leg een beschrijving uit van het werk dat u hebt gedaan.
Stap 3. Vertel in ieder geval de waarheid
Overdrijf of lieg niet. Je krijgt grote problemen als je gepakt wordt.
- Zelfs als het totaal onbedoeld is, krijg je grote problemen als je liegt. Je voelt je onzeker en je carrièrepad wordt geblokkeerd.
- Voer een eerlijke zelfevaluatie uit om uw sterke en zwakke punten te rapporteren zoals ze zijn. Probeer tekortkomingen op een positieve manier te overwinnen.
Stap 4. Erken het werk van anderen
Bij cursussen voor het schrijven van bedrijfs- en technische rapporten is het raadzaam het woord 'ik' niet te gebruiken, maar in bepaalde gevallen kan het worden gebruikt in prestatierapporten.
- Bijvoorbeeld: als u meldt: “Ik heb 100 medewerkers aangenomen”, vergeet dan niet uit te leggen dat uw succes wordt ondersteund door bijdragen van andere mensen of door het team.
- Je krijgt extra waarde als je niet arrogant bent. Schik verschillende zinnen zodat ze niet altijd beginnen met het woord "ik".
Tips
- Gebruik nooit woorden die woede uiten in een prestatieverslag. Je maakt een goede indruk als je altijd positief bent.
- Gebruik professionele woorden. Gebruik geen informele taalstijl.
