Standard Operating Procedure (SOP) is een document dat bestaat uit informatie over de stappen om een taak uit te voeren. Een bestaande SOP moet misschien gewoon worden aangepast en bijgewerkt, of u bevindt zich in een scenario waarin u helemaal opnieuw moet schrijven. Het lijkt misschien veel werk, maar het is eigenlijk gewoon een heel, heel, "zeer" uitputtende lijst. Zie stap 1 om aan de slag te gaan.
Stap
Deel 1 van 3: Uw SOP-indeling maken
Stap 1. Kies je formaat
Er is geen goed of fout bij het schrijven van SOP's. Uw bedrijf kan echter een aantal SOP's hebben die u kunt raadplegen als een handleiding voor opmaak, waarin de voorkeursmanier voor het uitvoeren van een taak wordt uiteengezet. Gebruik in dat geval een bestaande SOP als sjabloon. Als dat niet het geval is, heb je verschillende opties:
- Eenvoudig stappenformaat. Dit is voor een routineprocedure die kort is, verschillende mogelijke uitkomsten heeft en direct ter zake is. Afgezien van de nodige documentatie en veiligheidsrichtlijnen, is dit document voor de lezer slechts een lijst van eenvoudige zinnen met uitvoeringsopdrachten.
- Stap-voor-stap formaat. Dit is over het algemeen voor lange procedures -- procedures die meer dan tien stappen omvatten, waarbij enige besluitvorming, verduidelijking en terminologie nodig zijn. Deze lijst bevat over het algemeen de hoofdstappen met substappen in een bepaalde volgorde.
- Stroomdiagram formaat. Als de procedure meer lijkt op een kaart met oneindig veel mogelijke uitkomsten, is een stroomdiagram wellicht de beste keuze. Dit is het formaat dat u moet kiezen als de resultaten niet altijd voorspelbaar zijn.
Stap 2. Denk aan uw lezers
Er zijn drie belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden voordat u uw SOP schrijft:
- De voorkennis van uw lezers. Zijn zij bekend met uw organisatie en haar procedures? Kennen ze de terminologie? Uw taal moet passen bij de kennis en investering van de lezer.
- De taalvaardigheid van uw lezer. Is er een kans dat mensen die uw taal niet begrijpen uw SOP "lezen"? Als dit mogelijk is, is het een goed idee om afbeeldingen en diagrammen met bijschriften toe te voegen.
- Uw lezerspubliek. Als veel mensen uw SOP tegelijk lezen (elk met een andere rol), moet u het document opmaken als een gesprek in een toneelstuk: gebruiker 1 voert de actie uit, gevolgd door gebruiker 2, enzovoort. Op deze manier kan elke lezer zien hoe ze een integraal onderdeel worden van een soepel draaiende bedrijfsmotor.
Stap 3. Overweeg uw kennis
Waar het op neerkomt is: ben jij de juiste persoon om dit te schrijven? Weet u wat dit proces inhoudt? Is er een kans op fouten? Hoe het veilig te maken? Zo niet, dan kun je het misschien beter aan iemand anders geven. Slecht geschreven SOP's - of zelfs onnauwkeurig - zullen niet alleen de productiviteit verminderen en kunnen leiden tot organisatorische mislukkingen, maar ze kunnen ook onveilig zijn en een negatieve impact hebben op alles, van uw team tot de omgeving. Kortom, dit is geen risico dat u moet nemen.
Als dit een project aan u is gegeven en u vindt dat u het moet (of bent verplicht) om het te voltooien, aarzel dan niet om degenen die de dagelijkse procedures voltooien om hulp te vragen. Het afnemen van interviews is een veelvoorkomend onderdeel van het SOP-creatieproces
Stap 4. Kies tussen korte of lange SOP's
Als u een SOP schrijft of bijwerkt voor een groep personen die bekend zijn met protocollen, terminologie enz., en baat zou hebben bij een korte, beknopte SOP die meer een checklist is, kunt u deze in verkorte vorm schrijven.
Afgezien van de basisdoelen en relevante informatie (datum, auteur, ID-nummer, enz.), is dit slechts een korte lijst met stappen. Als details of verduidelijking niet nodig zijn, kunt u dit als volgt doen
Stap 5. Onthoud het doel van uw SOP
Wat wel duidelijk is, is dat u procedures in uw organisatie heeft die steeds weer worden herhaald. Maar is er een specifieke reden waarom deze SOP nuttig is? Moet er aandacht zijn voor veiligheid? Nalevingsmaatregelen? Wordt deze SOP gebruikt voor training of bij dagelijkse activiteiten? Hier zijn enkele redenen waarom uw SOP's belangrijk zijn voor het succes van uw team:
- Om ervoor te zorgen dat aan de nalevingsnormen wordt voldaan
- Om de productievereisten te maximaliseren
- Om ervoor te zorgen dat de procedure geen slechte invloed heeft op het milieu
- Om de veiligheid te garanderen:
- Om ervoor te zorgen dat alles volgens schema verloopt
- Om falen in de productie te voorkomen:
-
Te gebruiken als trainingsdocument
Als u weet wat uw SOP moet benadrukken, zal het gemakkelijker zijn om uw schrijven rond die punten te bouwen. Het zal ook gemakkelijker zijn om te zien hoe belangrijk uw SOP is
Deel 2 van 3: Uw SOP schrijven
Stap 1. Bedek het benodigde materiaal
Over het algemeen bestaan technische SOP's uit vier elementen die "los" staan van de procedure zelf:
- Titelpagina. Dit omvat 1) de titel van de procedure, 2) het identificatienummer van de SOP, 3) de datum waarop deze is uitgegeven of herzien, 4) de naam van het agentschap/divisie/filiaal waar de SOP is toegepast, en 5) de handtekening van degenen die de SOP hebben opgesteld en goedgekeurd. Deze sectie kan elk formaat gebruiken, zolang de overgebrachte informatie maar duidelijk is.
- Inhoudsopgave. Dit is alleen nodig als uw SOP lang genoeg is, zodat u deze gemakkelijk kunt raadplegen. Wat u hier vindt is een eenvoudig standaardraamwerk.
- Kwaliteitsborging/Kwaliteitscontrole. Een procedure is geen goede procedure als deze niet kan worden onderzocht. Bereid de benodigde materialen en details voor zodat lezers ervoor kunnen zorgen dat ze de gewenste resultaten krijgen. Dit materiaal kan andere documenten bevatten, zoals voorbeelden van prestatie-evaluaties.
-
Verwijzing. Noteer alle gebruikte of belangrijke referenties. Als u andere SOP-referenties gebruikt, zorg er dan voor dat u de vereiste informatie in de bijlage bijvoegt.
Uw organisatie heeft mogelijk een ander protocol dan deze SOP. Als er een eerdere SOP is die u kunt gebruiken, negeert u deze structuur en volgt u de procedure die is gevolgd
Stap 2. Zorg ervoor dat u voor de procedure zelf het volgende opneemt:
- Toepassingsgebied en toepassing. Met andere woorden, het beschrijft het doel van het proces, de beperkingen en hoe het proces wordt gebruikt. Omvat normen, wettelijke vereisten, rollen en verantwoordelijkheden, evenals input en output.
-
Methodologie en procedures.
De kern van de zaak: maak een gedetailleerde lijst van de stappen die belangrijk zijn, inclusief de benodigde apparatuur. Neem sequentiële procedures en beslissingsfactoren op. Vermeld de "vooronderstelling" en mogelijke interferentie of veiligheidsoverwegingen.
- Terminologie verduidelijking. Leg acroniemen, afkortingen en alle uitdrukkingen uit die geen gebruikelijke termen zijn.
- Gezondheids- en veiligheidswaarschuwing. Te schrijven in een aparte sectie en samen met de stappen wanneer zich een probleem voordoet. Sla dit gedeelte niet over.
-
Apparatuur en benodigdheden.
Volledige lijst met dingen die nodig zijn en waar en wanneer apparatuur, uitrustingsnormen, enz.
-
Waarschuwingen en onderbrekingen. Kortom, het probleemoplossingsgedeelte. Maak een lijst van mogelijke problemen die kunnen optreden, waar u op moet letten en wat van invloed kan zijn op het ideale eindproduct.
- Geef elk van deze onderwerpen zijn eigen sectie (meestal aangegeven met cijfers of letters) zodat uw SOP geen verwarrende lange zinnen bevat en gemakkelijk te raadplegen is.
- Dit is geen volledige lijst, maar slechts een klein deel van de procedurele stappen. Uw organisatie kan andere aspecten noemen die aandacht behoeven.
Stap 3. Houd uw schrijven beknopt en gemakkelijk te lezen
De kans is groot dat uw lezers deze SOP niet voor de lol hebben gelezen. Houd dit document kort en duidelijk -- anders verschuift hun aandacht en vinden ze het document eng en moeilijk te begrijpen. Houd in het algemeen je zinnen zo kort mogelijk.
- Hier is een slecht voorbeeld: Zorg ervoor dat u al het stof uit de luchtuitlaat verwijdert voordat u deze gaat gebruiken.
- Een goed voorbeeld is als volgt:: Verwijder voor gebruik al het stof uit de luchtuitlaat.
- Gebruik in het algemeen niet het woord 'jij'. Dit woord moet worden geïmpliceerd. Spreek met een actieve stem en begin je zinnen met opdrachtwerkwoorden.
Stap 4. Interview zo nodig functionarissen die betrokken zijn bij het proces van het voltooien van een taak
Het laatste dat u wilt doen, is een volledig onnauwkeurige SOP schrijven. Je brengt de veiligheid, effectiviteit en hun tijd van het team in gevaar en je legt het proces zonder de nodige aandacht uit - iets wat je teamgenoten misschien aanstootgevend vinden. Stel eventueel vragen! U wilt natuurlijk de exacte procedure schrijven.
U kunt verschillende bronnen vragen als u het niet weet, om alle rollen en verantwoordelijkheden te dekken. Een teamlid mag de standaard operationele procedures niet volgen of een ander lid mag slechts bij een deel van de procedure betrokken zijn
Stap 5. Verdeel lange tekst in diagrammen en stroomdiagrammen
Als je een of twee specifieke stappen opneemt waar je bang voor bent, maak dan een diagram of diagram om het de lezers gemakkelijker te maken. Dit maakt het document gemakkelijker leesbaar en geeft de geest een pauze nadat je alles hebt geprobeerd te begrijpen. Bovendien worden uw documenten completer en beter geschreven.
Voeg geen grafieken of diagrammen toe om uw SOP te versterken; doe dit alleen als dat nodig is of als u de taalbarrière probeert te overbruggen
Stap 6. Zorg ervoor dat elke pagina een controledocumentnotatie heeft
Uw SOP is waarschijnlijk een van de vele -- daarom heeft uw organisatie waarschijnlijk een soort grote database die alles catalogiseert met een specifiek referentiesysteem. Uw SOP maakt deel uit van dit referentiesysteem en vereist daarom een bepaald type code om gevonden te worden. Hier vindt u de notatie nuttig.
Elke pagina moet een korte titel of ID-nummer, revisienummer, datum en "pagina # van #" in de rechterbovenhoek hebben (in de meeste formaten). Mogelijk hebt u een voetnoot nodig (of schrijft u de bovenstaande notatie in een voetnoot), afhankelijk van de voorkeuren van uw organisatie
Deel 3 van 3: Succes en nauwkeurigheid garanderen
Stap 1. Test de procedure
Als u uw procedure niet wilt testen, heeft u deze waarschijnlijk niet goed geschreven. Laat iemand met beperkte kennis van het proces (of een algemene lezervertegenwoordiger) uw SOP gebruiken om hen te begeleiden. Welke problemen kwamen ze tegen? Zo ja, los het probleem op en voer de nodige reparaties uit.
- U kunt uw SOP het beste door meerdere mensen laten testen. Verschillende individuen zullen verschillende problemen ervaren, waardoor verschillende soorten reacties mogelijk zijn (waarvan wordt verwacht dat ze nuttig zijn)
- Zorg ervoor dat u de procedure test op iemand die de procedure nog nooit eerder heeft ondergaan. Iedereen met voorkennis zal op hun kennis vertrouwen om de taakstappen uit te voeren en niet via uw SOP, dus uw doel wordt niet bereikt.
Stap 2. Laat uw SOP beoordelen door de mensen die de procedure uitvoeren
Uiteindelijk doet de mening van je baas over de SOP er niet echt toe. Deze SOP is belangrijk voor degenen die het gerelateerde werk daadwerkelijk doen. Dus voordat je de SOP naar de baas stuurt, laat je de taak zien aan de mensen die het gerelateerde werk gaan doen (of hebben gedaan). Wat denken ze?
Door ze te betrekken en ze het gevoel te geven deel uit te maken van het proces, zullen ze eerder geneigd zijn om uw SOP's te accepteren. En misschien hebben ze zelfs wel leuke ideeën
Stap 3. Laat uw adviseur en het Quality Assurance-team de SOP beoordelen
Zodra het team u groen licht geeft, stuurt u het naar uw adviseur. De input die ze geven aan de daadwerkelijke inhoud is misschien minder, maar ze zullen je vertellen of je SOP voldoet aan de formaatvereisten, als je iets hebt gemist, evenals het protocol om de SOP te formaliseren en in het systeem in te voeren.
- Directe SOP's voor goedkeuring met behulp van een documentbeheersysteem om een audittrail van die goedkeuringen te garanderen. Dit proces kan per organisatie verschillen. Kortom, je wilt dat dingen aan richtlijnen en regels voldoen.
- Geautoriseerde handtekeningen zijn vereist, hoewel de meeste organisaties het tegenwoordig niet erg vinden om elektronische handtekeningen te accepteren.
Stap 4. Eenmaal goedgekeurd, start u met het uitvoeren van uw SOP
Dit kan een formele training zijn voor de medewerker in kwestie (klassikale training, computergebaseerde training, enz.) of het kan betekenen dat uw SOP-papier in de badkamer hangt. Wat het ook is, verspreid je werk! Je hebt hard gewerkt om het te halen. Het is tijd om complimenten te krijgen!
Zorg ervoor dat uw SOP's up-to-date blijven. Als deze SOP verouderd is, werkt u deze bij, laat u updates opnieuw goedkeuren en documenteren, en distribueert u de SOP indien nodig opnieuw. De veiligheid, productiviteit en het succes van uw team zijn afhankelijk van deze SOP's
Tips
- Vergeet niet om belanghebbenden te allen tijde te betrekken, zodat het gedocumenteerde proces het daadwerkelijke proces is.
- Controleer voor duidelijkheid. Zorg ervoor dat er geen dubbele interpretaties zijn. Laat de procedure zien aan iemand die niet bekend is met de procedure en vraag hen te zeggen wat ze van de procedure vinden; Je zult misschien verrast zijn.
- Gebruik stroomdiagrammen en afbeeldingen zodat lezers het proces duidelijk kunnen zien.
- Gebruik eenvoudig Indonesisch om de stappen uit te leggen.
- Vraag mensen om uw document te bekijken voordat u goedkeuring krijgt.
- Zorg ervoor dat de documentgeschiedenis wordt vastgelegd voor elke versiewijziging.
