Veel bedrijven gebruiken Microsoft Excel om afdelings- of bedrijfsbrede kosten te bewaken. Momenteel is Excel het standaardprogramma geworden op computers met Windows-besturingssystemen. U kunt dit programma dus gebruiken om uw rekeningen te controleren. Er zijn een aantal sjablonen (afdrukken) van Microsoft en andere sites die u kunt gebruiken om uitgaven bij te houden. Zelfs in de nieuwste versies van Excel zijn deze sjablonen al beschikbaar in het programma. U kunt ook uw eigen werkbladen maken om facturen in Excel te controleren. In dit artikel worden beide manieren besproken.
Stap
Methode 1 van 2: Een Excel-sjabloon gebruiken
Stap 1. Selecteer de standaard Excel-sjabloon
De nieuwste versie van Excel heeft sjablonen voor het bewaken van persoonlijke uitgaven en sjablonen voor algemene bedrijfsvoering. U kunt deze sjabloon openen en gebruiken om uitgaven in Excel te volgen.
- Selecteer in Excel 2003 "Nieuw" in het menu "Bestand". Selecteer "Op mijn computer" in het taakvenster "Nieuwe werkmap" om het dialoogvenster "Sjablonen" te openen.
- Selecteer in Excel 2007 "Nieuw" in het menu "Bestand" om het dialoogvenster "Nieuwe werkmap" te openen. Selecteer de optie "Geïnstalleerde sjablonen" in het menu "Sjablonen" in het linkerdeelvenster. Selecteer "Persoonlijk maandelijks budget" van "Geïnstalleerde sjablonen" in het middelste deelvenster en klik op "Maken".
- Klik in Excel 2010 op het label "Bestand" en selecteer vervolgens "Nieuw" in het menu "Bestand". Selecteer 'Voorbeeldsjablonen' boven aan het deelvenster 'Beschikbare sjablonen', selecteer vervolgens 'Persoonlijk maandbudget' in de weergave met voorbeeldsjablonen en klik op 'Maken'.
Stap 2. Kies een online sjabloon
Als de ingebouwde persoonlijke budgetsjabloon van Microsoft Excel uw uitgaven niet kan volgen, probeer dan sjablonen te gebruiken die op internet beschikbaar zijn. U kunt sjablonen downloaden van sites van derden of Excel gebruiken om verbinding te maken met Microsoft Office Online.
- In Excel 2003 kunt u de juiste sjabloon selecteren in de Microsoft Office Online-bibliotheek op https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Hier vindt u ook sjablonen voor eerdere versies van Excel.)
- Selecteer in Excel 2007 "Budgetten" in het gedeelte Microsoft Office Online van het dialoogvenster "Nieuwe werkmap". U moet een internetverbinding hebben om verbinding te maken met de online Office-sjabloonbibliotheek.
- Selecteer in Excel 2010 "Budgets" in het gedeelte Office.com van het deelvenster Beschikbare sjablonen. U moet een internetverbinding hebben om verbinding te maken met de online Office-sjabloonbibliotheek.
Stap 3. Voer de informatie in de juiste cellen in
De ingevoerde informatie is afhankelijk van het gebruikte werkbladsjabloon.
Stap 4. Sla je werkblad op
U kunt de naam van het werkblad uit de sjabloon gebruiken of desgewenst een naam invoeren. Of u kunt eenvoudig de naam en het fabricagejaar van het werkpapier opschrijven.
Methode 2 van 2: Maak uw eigen werkblad om uitgaven te controleren
Stap 1. Open Excel
Stap 2. Voer een naam in voor het werkblad in cel A1
Gebruik een duidelijke naam, zoals “Persoonlijk budget”, “Personal Expenditure Monitoring” of iets dergelijks. (Gebruik geen aanhalingstekens bij het schrijven van namen. Hier worden aanhalingstekens gebruikt om voorbeelden aan te geven).
Stap 3. Voer rij 2 kolomkoppen in
Hier zijn enkele namen en reeksen die u kunt gebruiken, "Datum", "Betaald aan", "Memo", "Uitgaven", "Inkomsten" (of "Verdienen" of "Aanbetaling") en "Saldo". Voer deze koppen in de cellen A2 tot en met G2 in en pas de kolombreedte aan zodat alle tekst zichtbaar is.
Nadat u de kolomkoppen en koppen hebt ingesteld, gebruikt u de functie "Panelen bevriezen" zodat de kolomkoppen bovenaan staan wanneer u naar beneden scrolt. De optie Panes bevriezen bevindt zich in het menu "Beeld" voor Excel 2003 en later, en in de groep "Venster" op het menulint "Beeld" voor Excel 2007 en 2010
Stap 4. Voer de eerste uitgave in de cellenrij in 3
Stap 5. Voer de balansformule in cel G3 in
Het saldo wordt bepaald door het verschil tussen inkomsten en uitgaven, aangezien dit de eerste balanspost is. De manier waarop het is ingesteld, hangt af van uw wens om het budget te zien aan de uitgavenkant of het geld dat u heeft.
- Als u een aangepast werkblad wilt om uitgaven weer te geven, is uw saldoformule = E3-F3, waarbij E3 de cel is die het onkostensaldo bevat en F3 de cel voor het inkomenssaldo is. Op deze manier, als uw uitgaven groter zijn dan uw inkomsten, zullen uw totale uitgaven een positief getal hebben, waardoor het voor u gemakkelijker te begrijpen is.
- Als u een aangepast werkblad wilt om het geld dat u heeft te laten zien, is de balansformule =F3-E3. Het werkdocument zal dus een positieve cashflow laten zien als het beschikbare geld meer is dan de uitgaven, en negatief als de uitgaven groter zijn dan de inkomsten.
Stap 6. Voer de tweede kostenpost in celrij 4 in
Stap 7. Voer de balansformule in cel G4 in
Aangezien het saldo van de tweede en volgende boekingen het huidige saldo zal registreren, moet u het resulterende verschil in uitgaven en inkomsten optellen bij het saldo in de vorige boeking.
- Als u wilt dat het werkblad specifiek uitgaven weergeeft, is de balansformule =G3+(E4-F4), d.w.z. G3 is de cel die het vorige saldo bevat, E4 is de cel die de uitgaven bevat en F4 is de cel die de inkomsten bevat.
- Als u wilt dat het werkblad de hoeveelheid contant geld weergeeft, is de balansformule =G3+(F4-E4).
- De haakjes in de formule die het verschil tussen kosten en opbrengsten aangeven, zijn eigenlijk niet nodig. We hebben het zo geschreven dat het concept van de formule duidelijker werd.
- Als u de cel met de saldowaarde leeg kunt laten totdat alle invoer is voltooid, gebruik dan het ALS-woord in de formule, zodat wanneer u de datum invoert, de saldocel de waarde niet weergeeft. De formule voor deze methode voor de tweede invoer is =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) als u wilt dat het werkblad de belasting bewaakt, en =IF(A4="", "", G3+(F4-E4)) als u een werkdocument wilt om de cashflow bij de hand te houden. (De haakjes rondom uitgaven en inkomsten mogen worden weggelaten, maar de buitenste haakjes mogen niet worden weggelaten.)
Stap 8. Kopieer de saldoformule naar een andere cel in kolom G (Saldokolom)
Klik met de rechtermuisknop op cel G3 en selecteer "Kopiëren" in het pop-upmenu. Scrol daarna omlaag naar de cel eronder. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde cel en selecteer "Plakken" in het pop-upmenu om de formule in de geselecteerde cel te plakken (Kies in Excel 2010 de optie "Plakken" of "Formules plakken" in het pop-upmenu.) De formule werkt de celverwijzingen automatisch bij om de kosten, inkomsten en datumverwijzingen (indien gebruikt) van de huidige rij en het referentiesaldo van de rij boven de huidige rij.
Stap 9. Sla het werkblad op
Geef je werkblad een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Kostenbewaking.xls” of “Persoonlijk budget.xls”. U kunt de naam en het jaar van het bestand invoeren, hetzelfde als de methode voor het maken van een werkblad met de. (Nogmaals, u hoeft geen aanhalingstekens te gebruiken omdat we ze alleen hebben geschreven om de voorbeeldbestandsnamen te verduidelijken. U hoeft het bestandsextensietype niet in te voeren, omdat Excel het automatisch opschrijft.)
Excel 2003 en eerdere versies slaan werkbladen op in de ".xls"-indeling, terwijl Excel 2007 en 2010 werkbladen opslaan in de recentere op XML gebaseerde indeling ".xlsx". De nieuwste Excel heeft echter ook de mogelijkheid om bestanden op te slaan in de ".xls"-indeling. Als je meerdere computers hebt en van plan bent dit werkblad op allemaal op te slaan, gebruik dan de oude indeling als je computer Excel 2003 of eerder heeft. Gebruik de nieuwste indeling als al uw computers ten minste Excel 2007 hebben
Tips
- Gebruik "AutoAanvullen" in de uitgaven- en inkomstencategorieën zodat de ingevoerde spelling correct is.
- U kunt vet, tekstkleur of celarcering gebruiken om onderscheid te maken tussen onbetaalde, betaalde en toekomstige kosten.
- Om te voorkomen dat formules of kolomkoppen per ongeluk veranderen, is het een goed idee om cellen te beschermen tegen verandering. Selecteer de cellen die u wilt vervangen (datum, categorie begunstigde, uitgave, inkomen en memo), ontgrendel die cellen en pas vervolgens bescherming toe op het hele werkblad.
