Hoewel mensen zelden documenten meer faxen, kan het zijn dat u op een gegeven moment toch moet faxen. Er zijn een aantal redenen waarom mensen blijven faxen, vooral om contracten te verzenden of als ze niet over de apparatuur of technologie beschikken die nodig is om documenten op een andere manier te verzenden. Gelukkig kunt u documenten verzenden met een faxapparaat, een computer en zelfs een smartphone.
Stap
Methode 1 van 3: Een faxapparaat gebruiken
Stap 1. Maak instellingen op het faxapparaat
Als u documenten wilt verzenden en ontvangen met een faxapparaat, moet u ervoor zorgen dat het faxapparaat is aangesloten op een vaste telefoonlijn.
- We raden u aan u te abonneren op een speciale telefoonlijn als u vaak faxt. U kunt de telefoon en het faxapparaat niet tegelijkertijd gebruiken.
- Zorg er ook voor dat het faxapparaat toner en papier heeft als u een fax wilt ontvangen.
- Als u geen faxapparaat op kantoor of thuis heeft, kunt u er een huren bij een computerverhuurbedrijf of openbare bibliotheek. Deze optie is perfect als u niet vaak documenten per fax verstuurt.
Stap 2. Pas de instellingen aan
Niet elk faxapparaat is hetzelfde, maar meestal krijgt u de mogelijkheid om de instellingen aan te passen. Lees de gebruikershandleiding om meer te weten te komen over de speciale functies van uw faxapparaat.
- Als u wilt weten of het document succesvol is verzonden, activeert u de bevestigingspagina. Als deze functie is ingeschakeld, drukt het faxapparaat een pagina af nadat u de fax hebt verzonden, die een melding bevat als het document is verzonden of mislukt.
- U kunt ook de faxkoptekst instellen, de tekstregel die boven aan het te verzenden document wordt weergegeven. Het bevat meestal basisinformatie over de afzender van de fax.
- Als u ook van plan bent faxen te ontvangen, kunt u kiezen tussen een automatische of handmatige ontvangstmodus, waarbij u toestemming moet geven wanneer een fax binnenkomt.
Stap 3. Bereid het document voor
Gebruik originele documenten, geen fotokopieën, voor schonere en beter leesbare resultaten.
Gebruik een voorblad over de pagina die u wilt verzenden. Het voorblad bevat enige informatie, zoals de naam en het faxnummer van de afzender, de naam en het faxnummer van de ontvanger, de datum en het aantal pagina's in de fax
Stap 4. Plaats het document in het faxapparaat
Veel machines bieden tegelijkertijd een papierinvoer (een plek voor papier zoals een printer) en een flatscreen (flatbedscherm). Als u slechts een document van één pagina wilt verzenden, gebruikt u een van deze functies. Als u meerdere pagina's van een document wilt verzenden, raden we u aan een papierinvoer te gebruiken.
- Bij gebruik van de papierinvoer kunt u alle pagina's van een document tegelijk laden. Het faxapparaat heeft een pictogram om aan te geven in welke richting het papier moet zijn wanneer het in de papierinvoer wordt geplaatst. Sommige machines bieden ook de mogelijkheid om documenten te scannen en heen en weer te sturen. Raadpleeg dus de gebruikershandleiding om te zien of uw faxapparaat deze functie biedt.
- Als u de flatscreen-functie gebruikt, opent u het deksel aan de bovenkant van het faxapparaat en plaatst u het document met de bedrukte zijde naar beneden op het scherm. Zorg ervoor dat u het document heeft uitgelijnd volgens de lijnen op het scherm. Sluit daarna de machine voordat u verder gaat.
Stap 5. Voer het faxnummer in
Zorg ervoor dat het ingevoerde nummer het netnummer, de landcode en het nummer van de documentontvanger bevat. Voer het nummer op dezelfde manier in als wanneer u het nummer via de telefoon kiest.
Stap 6. Druk op de knop "Verzenden" om de fax te verzenden
Even later zal het faxapparaat het document verzenden en beginnen de papieren in het apparaat te gaan.
De knop op het faxapparaat kan "go" of "fax" zeggen in plaats van "verzenden"
Stap 7. Zoek naar het bevestigingsbericht
Sommige faxmachines geven een bericht weer op het scherm dat de fax succesvol is verzonden. Als u het faxapparaat instelt om een bevestiging af te drukken, drukt het details af van de status van de fax die u hebt verzonden.
Methode 2 van 3: Een computer gebruiken
Stap 1. Selecteer het programma dat u wilt gebruiken
Wanneer u een fax via een computer verzendt, kunt u de op de computer geïnstalleerde software gebruiken of profiteren van een onlineservice.
- Sommige besturingssystemen zijn uitgerust met toepassingen die kunnen worden gebruikt om faxen te verzenden. Windows 7 biedt bijvoorbeeld een tool genaamd Fax en Scan om faxen te verzenden zonder een faxapparaat te gebruiken.
- Om een computerprogramma te gebruiken, sluit u de computer eerst aan op een vaste lijn. Als dit niet mogelijk is, gebruik dan gewoon een online dienst.
- Enkele van de online services die kunnen worden gebruikt, zijn eFax, MyFax en FaxZero. Sommige diensten zijn gratis te gebruiken en voor andere moet u betalen voor een abonnement of lidmaatschap. Er zijn ook diensten die een vergoeding vragen voor elke verzonden fax.
Stap 2. Open het gewenste programma en maak een nieuwe fax aan
Niet elke software is hetzelfde, maar u krijgt de mogelijkheid om een nieuwe fax aan te maken ("nieuwe fax maken") of iets dergelijks.
Stap 3. Voeg het document toe
Om een fax via een computer te verzenden, moet u het document in een bericht uploaden. U vindt een knop met de tekst "documenten uploaden" of iets dergelijks.
- Als je een elektronisch document hebt, zoek het dan op je computer op en voeg het toe aan het bericht.
- Als het document nog steeds van papier is, gebruikt u een scanner om het naar een digitaal bestand te converteren. Als u geen scanner heeft, kunt u een foto van het document maken en deze naar uzelf e-mailen of rechtstreeks naar uw computer overbrengen.
Stap 4. Voer het faxnummer en de berichttekst in
Typ een kort bericht aan de ontvanger in de daarvoor bestemde ruimte op het scherm, net zoals wanneer u een e-mail stuurde. Het werkt als voorblad, u hoeft dus geen apart voorblad te bevestigen. U moet ook het faxnummer van de ontvanger invoeren in het veld AAN.
Mogelijk moet u ook een bevestigingscode invoeren om te bewijzen dat u geen robot bent
Stap 5. Druk op de knop "Verzenden"
Nadat u het document hebt bijgevoegd, het bericht hebt geschreven en het faxnummer van de ontvanger hebt ingevoerd, drukt u op de knop Verzenden om uw werk te voltooien.
Methode 3 van 3: Een telefoon of tablet gebruiken
Stap 1. Download de app
Er zijn veel apps voor tablets en telefoons waarmee u faxen kunt verzenden, net zoals u dat via een computer zou doen. Sommige applicaties kunnen gratis worden verkregen, terwijl andere worden betaald. Enkele van de populaire apps zijn Fax Burner, Files Anywhere en JotNot Fax.
Sommige toepassingen zullen u een tijdelijk faxnummer toewijzen. Dit is niet ideaal als u vaak faxen verzendt en ontvangt
Stap 2. Start de applicatie en selecteer het te verzenden document
Zodra de toepassing op uw mobiele apparaat is geopend, wordt u gevraagd een nieuwe fax te maken. Het eerste dat u moet doen, is het document selecteren dat u wilt faxen.
- Als het document is opgeslagen op uw apparaat, in e-mail of op een cloudopslagservice, zoals DropBox, zoek en upload het document dan vanuit die app.
- Als het document nog van papier is, gebruik dan een tablet of telefoon om een foto van het document te maken en deze aan het bericht toe te voegen.
Stap 3. Voer het faxnummer en de berichttekst in
Typ het bericht in de ontvanger van de fax, net zoals u dat op een computer zou doen. Zorg ervoor dat u het faxnummer van de ontvanger invoert in het AAN-veld van het bericht.
Stap 4. Raak de knop "Verzenden" aan
Nadat u het document hebt toegevoegd, het bericht hebt getypt en het faxnummer van de ontvanger hebt ingevoerd, drukt u op de knop Verzenden om de fax te verzenden.
Tips
- Schaf een all-in-one printer aan, zodat u faxen kunt verzenden vanaf uw werk of thuis zonder dat u programma's hoeft te downloaden, documenten naar internet hoeft te uploaden of een apart faxapparaat hoeft aan te schaffen. U heeft echter wel een vaste lijn nodig.
- Als u een account heeft dat een online faxservice biedt, zoals RingCentral of eFax, gebruikt u dat account om rechtstreeks vanuit Gmail faxen te verzenden. Het enige wat u hoeft te doen is het faxnummer van de ontvanger in te voeren gevolgd door @domainname.com in het TO-veld. Als u bijvoorbeeld eFax gebruikt, schrijft u [email protected].
- Faxapparaten kunnen vastlopen en papieren documenten plakken aan elkaar. Als dit het geval is, moet het document opnieuw worden ingediend.
