Als u voor uw werk telefonisch contact moet opnemen met klanten, zult u waarschijnlijk veel spraakberichten achterlaten. Maar wat moet er precies gezegd worden nadat er een piep aan de telefoon is gehoord? Alle relevante informatie via voicemail bezorgen kan ontmoedigend zijn, waardoor veel details over het hoofd worden gezien. Vervang de geïmproviseerde levering van spraakberichten door het juiste systeem. Door een paar gemakkelijk te onthouden punten kunt u ervoor zorgen dat alle belangrijke informatie aan de ontvanger wordt doorgegeven, zodat de kans op een terugbelverzoek groter wordt.
Stap
Methode 1 van 3: Jezelf voorstellen
Stap 1. Gebruik een passende toon
Zodra het bericht wordt opgenomen, spreekt u met een duidelijke en gemakkelijk hoorbare stem. Niet te snel mompelen of praten. Probeer je stem aantrekkelijk en energiek te laten klinken om de aandacht van de luisteraar te trekken. Zelfs als hij je niet kan zien, zal je toon duidelijk zijn. Zorg dus dat je de juiste tone of voice gebruikt.
- Spreek elk woord hardop uit. Een slecht signaal kan uw stem vertroebelen, zelfs uw woorden doen opraken. De stem van een gewoon gesprek is tijdens het bellen onduidelijk te horen.
- Uw spraakkwaliteit moet het doel van de oproep weerspiegelen. U kunt bijvoorbeeld een luide gesproken boodschap achterlaten om uw nichtje te feliciteren met haar afstuderen van school. Als u echter uw medeleven wilt betuigen, laat dan een serieus en respectvol spraakbericht achter.
Stap 2. Zeg je naam
Vermeld uw naam aan het begin van het bericht. Op deze manier weet de persoon aan de oproep wie u bent. Eenvoudige woorden, zoals "Dit (uw bijnaam)" kunnen in verschillende situaties worden gebruikt. Je kunt ook beleefdere zinnen gebruiken, zoals "Mijn naam is (volledige naam)" als de persoon die belt je nog nooit heeft ontmoet. Vrienden en familie kunnen je herkennen zonder verdere identificatie. Als de oproep werkgerelateerd is, heeft de ontvanger van de oproep een naam nodig om het doel van de oproep te kennen, zodat ze persoonlijker kunnen communiceren.
- De bovenstaande stappen klinken triviaal, maar ze worden vaak vergeten door nerveuze bellers bij het inspreken van spraakberichten.
- Als je een professionele titel of zelfbeschrijving hebt die de beller kan helpen je te identificeren, vermeld deze dan achter je naam. Bijvoorbeeld: "Mijn naam is Dr. Arief, een radioloog in het Tangerang General Hospital", of "Dit is Tasya, ik ben Selvy's moeder die in dezelfde klas zit als uw kind."
Stap 3. Vermeld je telefoonnummer
Vermeld je telefoonnummer na het noemen van de naam. De meeste telefoonontvangers wachten tot het einde van de voicemail om contactgegevens te krijgen, maar als de ontvanger deze niet onmiddellijk opneemt, moeten ze het bericht opnieuw beginnen. Denk eraan om langzaam en duidelijk te spreken bij het noemen van het telefoonnummer, zodat de ontvanger het goed kan horen.
- Een eenvoudige manier om een telefoonnummer aan het begin van een bericht te zeggen, is door iets te zeggen als "Dit is (uw naam), mijn nummer (uw telefoonnummer)" of "Dit is (uw naam) van het nummer (uw telefoonnummer)).”
- Hoewel de ontvanger met de functie Nummerweergave uw nummer kan zien, wordt het toch aanbevolen om het telefoonnummer te vermelden voor het geval uw nummer niet is opgeslagen of als u wilt dat de ontvanger u naar een ander nummer belt.
Stap 4. Maak de verbinding
Wanneer u zakelijke spraakberichten van onbekende afzenders hoort, zullen mensen achterdochtig worden of hun interesse verliezen als ze niet weten wie u bent en wat het doel van de oproep is. Kalmeer ze door de naam te noemen van een bekende vriend of de persoon die het nummer heeft gegeven. Nogmaals, deze methode kan het gesprek persoonlijker maken. Voicemails zullen onvermoede zijn en u zult hoogstwaarschijnlijk het antwoord krijgen dat u verwacht.
- Probeer een korte introductie te maken om luisteraars te laten weten, zoals "Ik heb dit nummer gekregen van Andi, die zei dat je je boot ging verkopen."
- Zelfs als u niet voor zaken belt, kan het tot stand brengen van een persoonlijke band ervoor zorgen dat de ontvanger zich meer op zijn gemak voelt. "Dit is Bob, je buurman aan de andere kant van het huis" klinkt vriendelijker dan "Dit is Bobby Rahmadika Setiawan".
Methode 2 van 3: Uw behoeften uitleggen
Stap 1. Bedenk vooraf wat je gaat zeggen
Voordat u een voicemail achterlaat, moet u weten wat u probeert over te brengen. Dit is geen probleem als je een specifiek doel voor ogen hebt, maar het horen van de piepjes die aangeven dat een voicemail wordt opgenomen, kan iedereen nerveus maken. Verdeel de informatie die u wilt overbrengen in verschillende punten en leg vervolgens alles uit voordat u ophangt.
- Vooral voor zeer belangrijke spraakberichten kunt u een ruw script schrijven voordat u het bericht opneemt.
- Als je plotseling stottert, concentreer je dan op het kort noemen van je naam, contactgegevens en reden van bellen.
- Stel je voor dat je de avond ervoor een spraakbericht stuurt om een romantisch bericht achter te laten over een date. Als je je het spraakbericht voorstelt dat je op het punt staat af te leveren voordat je het bericht opneemt, kun je een koel, kalm en comfortabel gevoel krijgen in plaats van nerveus en verlegen te zijn.
Stap 2. Houd je bericht kort
Beperk je voicemail tot 20-30 seconden. Zelden heeft u een spraakbericht nodig dat langer duurt dan die duur. U wilt niet dat ontvangers moe worden van het horen van berichten die te lang en te langdradig zijn. Blijf gefocust en breng de boodschap direct ter zake. Korte berichten kunnen nieuwsgierigheid opwekken, zodat de ontvanger geïnteresseerd is om terug te bellen.
- Aan de andere kant, als je voicemail te kort is, kan de ontvanger denken dat het onbelangrijk is en het vervolgens verwijderen zonder eerst te worden beluisterd. Dit kan gebeuren als u belt vanaf een onbekend nummer.
- Het doel van het achterlaten van een voicemail is om iemand terug te laten bellen, niet om alle informatie te delen die u bij een directe oproep zou willen geven.
Stap 3. Start de voicemail met de belangrijkste informatie
Draai er niet omheen met uw redenen om te bellen. Als je gewoon wilt vragen hoe het met je gaat, zeg dat dan gewoon. Als je een specifiek artikel wilt aanbieden, of een afspraak wilt bevestigen, zeg dat dan. Luisteraars zullen snel hun interesse verliezen en het bericht verwijderen als je het doel van het gesprek niet aan het begin van het bericht vermeldt.
- Je hebt heel weinig tijd om de boodschap over te brengen. Als je te veel praat, kunnen luisteraars het bericht dempen voordat het belangrijke informatie krijgt.
- Het is beter om slecht nieuws te brengen, zoals 'Papa ligt in het ziekenhuis', en de rest van de tijd te gebruiken om medeleven en uitleg over te brengen, in plaats van rond te gaan totdat de luisteraar zich zorgen maakt.
Stap 4. Laat berichten persoonlijk en organisch achter
Weersta de drang om even stijfjes te spreken als aan de telefoon. Wees vriendelijk, wees jezelf en spreek natuurlijk. Mensen kunnen zien dat een verkoper probeert hen iets te laten kopen, en ze zullen eerder naar uw voicemail luisteren als ze zich op een beleefde manier aangesproken voelen.
Praten alsof je een script leest, wekt de indruk dat de luisteraar slechts een van de vele mensen is die je belt om hetzelfde te bieden
Methode 3 van 3: Voicemail sluiten
Stap 1. Vul een specifieke vraag of verzoek in
Leg bij het beëindigen van het bericht uit waarom u wilt dat de ontvanger terugbelt. Stel een specifieke vraag of doe een verzoek dat hem motiveert om de telefoon op te nemen. Als de ontvanger zich verward of onzeker voelt over uw bestemming na het horen van het spraakbericht, is het bericht niet gelukt.
- Probeer zinnen te gebruiken als 'Laat me weten of je het ingediende recept lekker vindt' of 'Ik zou graag je ideeën over dit voorstel horen'.
- Mensen zijn meer gemotiveerd om terug te bellen als u een specifiek verzoek doet in plaats van simpelweg te zeggen "Bel terug, oké."
Stap 2. Herhaal uw naam en contactgegevens
Beëindig het bericht door uw naam en telefoonnummer te herhalen. Herhaal je telefoonnummer twee keer zodat de ontvanger het niet verkeerd hoort en aantekeningen kan maken. Zorg ervoor dat u alle nuttige details vermeldt wanneer de ontvanger terugbelt, zoals wanneer u tijd heeft en wanneer het de beste tijd is om te bellen.
- Het telefoonnummer meer dan twee keer zeggen aan het einde van een bericht is te veel en kan beledigend zijn voor de ontvanger van het bericht.
- U hoeft deze stap niet te oefenen als de boodschap terloops wordt overgebracht naar vrienden of familie.
Stap 3. Beëindig het bericht niet letterlijk
Als het tijd is om op te hangen, ga dan niet door met chatten of verleng berichten niet onnodig. Als de ontvanger niet iemand is waar je om geeft, hoef je geen lieve woorden achter te laten. Hoe langer je bericht, hoe minder aandacht het krijgt van de ontvanger. Verlies dus aan het eind de focus niet. Bedank hem voor de gegeven tijd en laat hem de communicatie voortzetten.
- Slotwoorden als "Ik kijk ernaar uit om van je te horen" zijn veel warmer en effectiever dan goedkope commerciële woorden, zoals "Fijne dag nog".
- Trek geen overhaaste conclusies en vat uw boodschap aan het einde niet samen. Als de ontvanger bepaalde details moet oefenen, kan hij of zij uw bericht later opnieuw afspelen.
Tips
- Weet je nog dat je een voicemail kreeg waarvan je dacht: "Wat wil deze persoon?" Spreek een spraakbericht in dat je wilt horen.
- Geef naast uw telefoonnummer een e-mailadres of contactgegevens op als dit nog steeds relevant is voor uw interactie met de ontvanger van het bericht.
- Vergeet niet de datum te vermelden als u een bericht achterlaat met tijdgerelateerde informatie.
- Glimlach! Uw glimlach wordt overgebracht, ook als deze niet zichtbaar is.
- Als u belt om een gevoelig onderwerp aan te pakken, beperk dan de informatie die via de voicemail wordt gedeeld, zodat niemand anders het kan horen.
- Gebruik bij een noodgeval of natuurramp de voicemail om door te geven dat alles in orde is.
Waarschuwing
- Als u iemand probeert terug te laten bellen, vertel hem dan niet over uw eerdere mislukte oproepen. Dit zal de luisteraar irriteren en hij zal zich niet op zijn gemak voelen om zaken met u te doen.
- Professioneel gezien moet u altijd een voicemail achterlaten als de persoon aan de telefoon niet opneemt. Veel gemiste oproepen zien zonder voicemail geeft aan dat uw bedrijf niet belangrijk is.
