Door uw dagelijkse activiteiten te plannen, kunt u uw tijd efficiënter indelen. Je kunt meer gedaan krijgen, opdrachten minder vaak vergeten of in de verleiding komen om dingen te doen die er niet echt toe doen. Hoewel je in eerste instantie misschien denkt dat je de taak kunt voltooien, kun je je uiteindelijk overweldigd en verward voelen en alles vergeten. Het is even wennen om een schema te maken en je eraan te houden, maar je zult er binnen de kortste keren dankbaar voor zijn. Een schema zal helpen om stress te verminderen en je het gevoel te geven dat je meer controle over je leven hebt. Door dagelijkse activiteiten te plannen, kunt u ook uw eigen gedrag reguleren en controleren door bij te houden wat u moet doen en wat u hebt gedaan.
Stap
Deel 1 van 2: Een schema maken
Stap 1. Koop een kalender of agenda
Zorg ervoor dat er ruimte in de agenda is die gevuld kan worden met je to-do lijst. Sommige kalenders worden geleverd met wekelijkse, dagelijkse of zelfs uurlijkse agenda's. Je kunt ook een notitieboekje gebruiken. Kies degene die het beste past bij uw behoeften en wensen. Wat je ook kiest, maak er het beste van. Gebruik niet 1 agendaboek voor werk, 1 voor schoolactiviteiten, etc. Registreer al uw activiteiten op één plek.
- Er is ook een digitale kalender beschikbaar voor gebruik op een laptop of mobiele telefoon. Deze kalender kan ook worden gesynchroniseerd met alle elektronische apparaten die je hebt, zodat je evenementenkalender overal toegankelijk is. Er zijn ook een aantal apps die u kunnen helpen bij het plannen van activiteiten met herinneringen en timers
- Papieren kalenders of digitale kalenders waarmee u notities in uw planning kunt passen, werken misschien nog beter. Een kalender als deze kan niet alleen bijhouden wat je hebt gedaan, maar ook hoe je het hebt gedaan en/of hoe je je voelt. Bijvoorbeeld, naast het aanvinken van het "ga naar de sportschool" schema in je agenda, zou je eronder een notitie kunnen toevoegen "Vandaag 1,5 km verder rennen en het was leuk!" zodat uw gedrag beter gemonitord kan worden.
- Als je overstapt van een papieren kalender naar een digitale kalender, kunnen de eerste 1 of 2 dagen wat hectisch aanvoelen zolang je nog aan het nieuwe systeem moet wennen. Neem de eerste dagen beide agenda's mee en controleer of er geen geplande activiteiten worden gemist of steeds opnieuw worden opgeschreven.
Stap 2. Organiseer uw taken
Met elektronische kalenders kunt u ook verschillende taken met verschillende kleuren markeren. U kunt bijvoorbeeld kantoorwerk in rood markeren, schoolwerk in blauw, huiswerk in groen, vakanties in oranje en sport in roze. Je kunt dit ook gemakkelijk doen met een papieren kalender of agendaboek, gebruik gewoon een kleurrijke pen of markeerstift om het te markeren. Nadat u verschillende taken met verschillende kleuren heeft gemarkeerd, kunt u de prioriteitsvolgorde bepalen.
Door taken met verschillende kleuren te organiseren en te markeren, kunt u ook visualiseren en begrijpen hoeveel van uw tijd wordt gebruikt. Zo merk je misschien dat er veel rood (werk) en groen (huiswerk), maar weinig roze (sport) in je agenda staat. Het herkennen van een gebrek aan lichaamsbeweging kan u motiveren om uw trainingsschema te verhogen
Stap 3. Stel prioriteiten
Het bepalen van de belangrijkste taken en eerst gedaan moeten worden en welke taken kunnen worden uitgesteld is erg belangrijk. Het volgende is een voorbeeld om u te helpen de prioriteitsinstelling te begrijpen. Laten we zeggen dat er 2 examens, 1 practicumverslag en 1 essay- en presentatieopdracht zijn die in 1 week moeten worden voltooid. Au!
- Stel jezelf de vraag om te bepalen wat er eerst moet gebeuren en hoe lang het duurt om te voltooien: welke taken moeten als eerste worden ingediend? welke taken zijn het belangrijkst in verhouding tot je cijfers? Hoeveel hebben bijvoorbeeld examens, labverslagen, essays en presentaties op je eindcijfer? Welke taak is het moeilijkst om te voltooien?
- Uiteindelijk is het aan jou om de deadline voor voltooiing, de tijd die je nodig hebt of de relatieve waarde van geplande taken in je prioriteiten te bepalen. Daarvoor moet je jezelf en je beste capaciteiten kennen. Creëer een prioriteitssysteem dat bij je past.
Stap 4. Markeer de taken die u prioriteit geeft
Nadat u hebt bepaald hoe u prioriteiten kunt stellen aan taken, markeert u deze in het schema. U kunt uw dagelijkse schema openen en de letter "A" schrijven naast taken die belangrijk zijn en eerst moeten worden voltooid, de letter "B" naast taken die vóór morgen moeten worden voltooid en de letter "C" naast taken die moet voor vrijdag klaar zijn, enz.
Stap 5. Plan tijd in voor elke taak
Schrijf op hoe lang je van plan bent om elke taak te voltooien. U kunt bijvoorbeeld overdag tijd plannen om te studeren (2 uur), te sporten (1 uur), 2 e-mails te schrijven (30 minuten) en uw hond uit te laten (30 minuten). Dit is de belangrijkste stap bij het verdelen van de tijd die nodig is om elke taak te voltooien. U zult zich gestrest voelen als u een te strak schema maakt en de tijd niet realistisch indeelt.
Vergeet niet om reistijden op te nemen in het reisschema. Moet je bijvoorbeeld vanuit de bibliotheek waar je studeert naar de sportschool rijden?
Stap 6. Zorg voor extra tijd in het schema
De meeste mensen onderschatten over het algemeen de tijd die nodig is om een taak te voltooien. Door rekening te houden met alle tijd die nodig is om je voor te bereiden op een bepaalde taak en door even te ontspannen, kun je je dagelijkse activiteiten nauwkeuriger plannen.
- Probeer de voltooiingstijd van de taak altijd met een paar minuten te verlengen. Probeer 25% van de tijd die u plant toe te voegen aan het voltooien van een taak. Plan bijvoorbeeld een taak die technisch in 4 minuten kan worden voltooid gedurende 5 minuten, en plan een taak die technisch in 8 minuten kan worden voltooid gedurende 10 minuten, enzovoort. Deze paar extra minuten stapelen zich op en geven u extra tijd om vertragingen of vertragingen te voorkomen.
- Stel jezelf de vraag: zijn er kleine taken binnen een grote taak waarmee rekening moet worden gehouden bij het maken van een planning? Moet je bijvoorbeeld douchen na het sporten? Chat je vaak een kwartier met vrienden in de kleedkamer? De meeste mensen ervaren dat een trainingsschema van 1 uur uiteindelijk wordt besteed aan 2 uur.
Stap 7. Pauzeer in het schema
Geef aan het einde van het schema wat vrije tijd voor taken met een lage prioriteit. Als je vandaag of op een andere dag van de week tijd hebt, kun je aan deze taken beginnen en vroeg beginnen. Deze extra taken zijn bijvoorbeeld het inrichten van kasten of het indienen van belastingaangiftes thuis. Deze taken met lage prioriteit zullen uiteindelijk worden voltooid, zelfs als ze niet urgent zijn of aan een bepaalde tijdslimiet zijn gebonden.
Deel 2 van 2: Vasthouden aan een schema
Stap 1. Controleer je agenda/to-do
Maak er een gewoonte van om elke ochtend en avond in je agenda te kijken om je voor te bereiden op morgen. U moet ook elke dag een paar minuten plannen, bijvoorbeeld na uw koffie in de ochtend of tijdens uw woon-werkverkeer, om te bekijken wat er die dag moet gebeuren en nieuwe taken toe te voegen of oude door te strepen.
- Een paar minuten voordat je iets doet je schema controleren en herzien, kan een krachtige manier zijn om de dag opgewekt te beginnen!
- Gebruik alarmen op uw telefoon of computer als herinnering aan bepaalde taken of afspraken. Zo worden veel dokters- en tandartsroosters lang van tevoren gemaakt. Dus het kan helpen om een herinnering te gebruiken die ongeveer een week van tevoren afgaat. Zo kan uw plan op maat worden gemaakt.
Stap 2. Voltooi taken in volgorde van prioriteit
Nadat u een prioriteitsvolgorde aan het schema hebt toegewezen, houdt u zich aan die volgorde.
Stap 3. Pas het schema zo nodig aan
Hoewel je moet proberen je zoveel mogelijk aan je schema te houden, kunnen er soms dingen gebeuren die je dwingen je aan te passen. Verschuif meer flexibele of minder urgente taken naar de volgende dag in geval van nood, probleem of afleiding.
Vermijd gewoon dat u taken opstapelt en deze te vaak naar de volgende dag delegeert. Als je dit te vaak ervaart, probeer dan meer tijd te nemen voor elke taak die je op een dag moet voltooien, in plaats van je schema voor de komende dagen te moeten wijzigen
Stap 4. Doorstreep de voltooide taken
Deze activiteit was voor velen een verademing! Vergeet niet om de onvoltooide taken van vandaag te verplaatsen naar de planning van morgen.
Stap 5. Beloon jezelf
Het is belangrijk om jezelf positief aan te moedigen na het voltooien van taken en het vasthouden aan een schema. Na het voltooien van de verantwoordelijkheden van een dag, kunt u uzelf belonen door in bad te gaan, uw favoriete tv-programma te kijken of te genieten van een zoete snack. Je zult je succesvol voelen en de beloning verdienen waarvoor je hebt gewerkt.
Stap 6. Controleer het schema en pas het indien nodig aan
U moet het schema zo nu en dan controleren en nagaan wat de voordelen van het schema voor uw activiteiten zijn. Een manier om dit te doen is door naar je agenda te kijken terwijl je je gevoelens en stemmingen in de gaten houdt. Zie je dat het grootste deel van je schema is doorgestreept en voel je je positief en productief? Als het antwoord "ja" is, is de kans groot dat uw schema nuttig is.
- Als u echter het gevoel heeft dat te veel van uw schema is verschoven naar de volgende dag (en een andere dag, enzovoort) en u gewoon gek wordt, moet u uw schema wat aanpassen.
- Identificeer problemen door de agenda te controleren en te zoeken naar wat er is achtergebleven. Mogelijk moet u uw prioriteiten opnieuw evalueren en reorganiseren als wat u hebt gemist belangrijk voor u is (bijv. sporten). Mogelijk moet u ook de tijd die aan elke taak is toegewezen, wijzigen. Verminder bijvoorbeeld de tijd om 's ochtends klaar te zijn van 2 uur tot 1 uur 3 dagen per week, en plan 30 minuten joggen met de resterende tijd.
- Weet dat het opnieuw plannen van een afspraak gebruikelijk en normaal is. Totdat je gewend bent aan het meest geschikte schema, kost het natuurlijk tijd.
Tips
- Uw tijd is zeer kostbaar. Door een planning te maken, kunt u er het beste van maken.
- Als u zich aan een schema houdt, kunt u zich bewust worden van eerder onopgemerkte patronen. Misschien ben je bijvoorbeeld constant moe als je elke donderdag wakker wordt omdat je elke woensdagavond tijd in het café doorbrengt na het werk. Op die manier kan het worden gewijzigd zodra u het zich realiseert. Misschien kun je, in plaats van één keer per week tijd in het café door te brengen, de frequentie terugbrengen tot één keer per twee weken. Je kunt dus nog steeds plezier maken met je collega's, maar je hoeft je niet elke donderdag uitgeput te voelen.
- Door een planning te maken en eraan te houden, kunt u efficiënter en productiever werken, omdat u tijd aan elke taak toewijst. Dit betekent dat u "niet genoeg tijd" kunt vermijden!
