De meeste ouders moeten om verschillende redenen minstens één keer per schooljaar contact opnemen met de leerkracht van hun kind, van het aanvragen van verlof wegens ziekte tot het bespreken van de problemen van een kind. De meeste docenten gebruiken e-mail, wat het correspondentieproces eenvoudiger en sneller maakt, maar je kunt ook brieven of notities schrijven. Met de juiste brief of e-mail kunt u een open en sterke communicatie met de leerkracht van uw kind tot stand brengen.
Stap
Methode 1 van 2: Een e-mail verzenden
Stap 1. Weet wanneer je een e-mail moet sturen
Er zijn verschillende redenen waarom u contact wilt opnemen met de leerkracht van uw kind, van introducties tot het bespreken van serieuzere zaken. Hieronder volgen enkele veelvoorkomende redenen om contact op te nemen met de leerkracht van uw kind:
- Stel jezelf voor als je gaat verhuizen, of als je kind gaat studeren op een nieuwe school.
- Bespreek het probleem.
- Vraag naar het werk of de voortgang van het kind.
- Vraag om kennis te maken.
- Informeer de leerkracht over een speciaal probleem, zoals de speciale behoeften van een kind of gezinsproblemen.
- Vraag toestemming als het kind afwezig is wegens ziekte of andere behoeften.
Stap 2. Verzamel de informatie die je nodig hebt om een volledige en professionele e-mail naar de docent te schrijven
Volledige informatie zal de communicatie efficiënter maken en laten zien dat je de leraar respecteert en de besproken kwesties serieus neemt.
- Vraag uw kind naar de naam van de leerkracht of zoek de naam van de leerkracht op op de website van de school.
- Maak kopieën van de benodigde documenten, zoals de diagnose van een arts en documenten voor plaatsing van kinderen als uw kind speciale behoeften heeft.
Stap 3. Maak een eerste concept van de e-mail met de informatie die je hebt verzameld
Met concepten kunt u uw probleem volledig beschrijven. Als u klaar bent, leest u uw concept opnieuw en bewerkt u het indien nodig.
- Schrijf uw e-mailadres niet in het veld 'Aan', zodat u niet per ongeluk een concept-e-mail verzendt.
- Houd uw concept zo kort en bondig mogelijk.
- Schrijf e-mails op een persoonlijke, beleefde en professionele toon.
- Stel jezelf voor. Vermeld de naam van uw kind en leg uit waarom u de e-mail hebt geschreven. Bijvoorbeeld: "Geachte mevrouw Jasmin, mijn naam is Ros en ik ben de ouder van Upin en Ipin. Ik schrijf deze brief omdat ik me realiseer dat Upin moeite heeft om wiskunde te volgen."
- Maak de kern van de e-mail 1-3 alinea's lang, met vermelding van het probleem dat u wilt oplossen. U kunt ook vragen hoe u uw kind constructief kunt ondersteunen.
- Sluit de e-mail af met een bedankje en vermeld uw contactgegevens voor verder overleg. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor uw aandacht. De leraar kan contact met mij opnemen via e-mail of +628123456789. Ik hoop dat het probleem van Upin snel kan worden opgelost met uw hulp."
Stap 4. Maak de e-mail positief
Houd bij het schrijven van een concept de toon van uw e-mail zo positief mogelijk. U kunt snel geïrriteerd raken als u met de problemen van uw kind omgaat, maar het aanhouden van een positieve en proactieve toon in e-mails kan leiden tot een open en productieve dialoog met de leerkracht van uw kind.
- Vermijd het gebruik van beschuldigende taal bij de leerkracht van uw kind.
- Gebruik woorden als 'snap het', 'samenwerken' en 'praten'.
- Gebruik bijvoeglijke naamwoorden zoals 'positief' en 'proactief'.
- Verbind de woorden in zinnen als "Volgens Upin heeft hij moeite met het leren van wiskunde. We willen weten hoe we dat kunnen veranderen en hoe we de leraar kunnen helpen de vaardigheden van Upin te verbeteren."
Stap 5. Wees eerlijk bij het schrijven van e-mails
Kinderen zijn eerlijke wezens, en de leugens in uw brief kunnen uit de tong van uw eigen kind komen. Schrijf de e-mail zo eerlijk mogelijk, maar houd een professionele toon aan de e-mail.
Ga direct naar de kern van de zaak. Bijvoorbeeld: "Ik moet in een museum werken en ik wil mijn zoon meenemen om te studeren. Moet hij nog huiswerk maken voordat hij vrijdag weer naar school gaat?"
Stap 6. Herlees en bewerk uw e-mail
Nadat je een ruwe versie van de e-mail hebt geschreven, denk je na over de inhoud en toon van de e-mail en bewerk je de e-mail indien nodig. Door een e-mail te bewerken, kunt u de hoofdtekst van de e-mail toevoegen of verwijderen, evenals spelling-, interpunctie- en grammaticafouten.
- Zorg ervoor dat de herziene e-mail een eerlijke en proactieve begroeting, brief en afsluiting bevat.
- Lees de brief hardop voor om fouten of zinsdelen op te sporen die de schuld kunnen geven.
- Overweeg de hulp in te roepen van een partner, vriend of onderwijsdeskundige om uw brief te lezen. De persoon die je om hulp vraagt, kan je misschien voorstellen om je brief sterker of professioneler te maken.
Stap 7. Schrijf na het bewerken van het concept een vriendelijk en professioneel slotbericht en begroeting, zodat de leerkracht van uw kind ontvankelijker is voor de brief
Afsluitende berichten en vriendelijke groeten effenen ook de weg voor een constructieve reactie.
- Schrijf groeten met de bijnaam van de leraar van uw kind. Bijvoorbeeld "jasmin mevrouw", gevolgd door een komma.
- Vermijd het gebruik van de voornaam van de leraar, tenzij de leraar al kennis heeft gemaakt en aanbiedt hem bij zijn voornaam te noemen.
- Sluit af met 'Groeten', gevolgd door een komma. U kunt ook schrijven "We hopen dat deze brief uw aandacht trekt mevrouw, dank u", om een antwoord van de leerkracht van uw kind te verwachten.
- Vermeld uw naam en contactgegevens.
Stap 8. Voeg de juiste documentatie toe, afhankelijk van uw e-mail, voor verwijzing naar de leerkracht van uw kind
Referenties zullen de leerkracht van uw kind helpen uw probleem te begrijpen.
Bereid een referentiebestand voor in een gemakkelijk te openen formaat
Stap 9. Noteer het e-mailadres van de docent om de e-mail naar toe te sturen
Kijk op de schoolwebsite van uw kind of het e-mailadres juist is.
- E-mail andere geïnteresseerde partijen, zoals echtgenoten of andere bevoegde leraren.
- Overweeg uzelf op BCC op te nemen om ervoor te zorgen dat de e-mail wordt afgeleverd.
Stap 10. Bewerk het definitieve concept van de e-mail door het concept nog een keer te lezen voordat u het verzendt
Bewerken voorkomt dat u bepaalde informatie of fouten in de e-mail vergeet.
Stap 11. Geef de leerkracht van uw kind de tijd om te reageren
Leraren zijn drukke wezens, dus ze kunnen mogelijk niet altijd meteen antwoorden of aandacht besteden aan uw e-mails. Wacht even voordat je de leraar terugbelt.
- Noteer de datum als u snel een antwoord nodig heeft.
- Verstuur de brief of e-mail opnieuw als uw e-mail na een week nog niet is beantwoord.
Methode 2 van 2: Schriftelijke brieven verzenden
Stap 1. Weet wanneer je een schriftelijke brief moet sturen
Schriftelijke brieven zijn persoonlijker dan e-mails en in sommige gevallen noodzakelijk. U kunt een schriftelijke brief sturen wanneer:
- Om te bedanken.
- Stel jezelf kort voor.
- Vraag toestemming als uw kind ziek is of niet naar school kan.
Stap 2. Schrijf de brief zo netjes mogelijk zodat de leerkracht van uw kind het kan lezen
Zorg ervoor dat uw handschrift goed leesbaar is.
- Als je schrijven slecht is, schrijf dan langzaam, zodat je schrijven duidelijker is.
- Vermijd het schrijven met potloden of pennen die gemakkelijk vervagen. Gebruik bij voorkeur een balpen.
- Overweeg om op een computer te schrijven en vervolgens je brief met de hand te schrijven. Met concepten kun je helderder nadenken over wat je wilt schrijven.
- Schrijf desgewenst de brief op de computer, druk hem af en onderteken de brief.
Stap 3. Schrijf je brief
Als u ervoor kiest om de brief handmatig te schrijven, volgt u hetzelfde proces als bij het schrijven van de e-mail in de vorige stap. Als het onderwerp waarover je wilt praten echter niet al te serieus is, zoals een bedankbriefje, hoef je niet meerdere keren een concept te schrijven.
- Gebruik goed briefpapier als je dat hebt. Maar als dat niet het geval is, gebruik dan papier dat schoon en niet gekreukt is.
- Schrijf de datum op de brief.
- Schrijf een begroeting onder de datum, bijvoorbeeld 'Miss Jasmin', gevolgd door een komma.
- Gebruik dezelfde elementen als de e-mailelementen in de vorige stap en zorg ervoor dat uw brief kort en bondig is. Bijvoorbeeld: "Juffrouw Jasmin, ik ben Ros, de ouder van Upin en Ipin. Bedankt voor het helpen van Upin om wiskunde te begrijpen. Na school stelt ze mevrouw Jasmin vaak vragen die ze niet begrijpt. Als er iets is dat ik kan helpen Upin begrijpt het beter., laat het me weten. Dank je. Ros."
- Onderteken uw brief en schrijf indien nodig uw naam.
Stap 4. Controleer uw brief voordat u deze verstuurt om fouten, ontbrekende informatie of vervaagde inkt en onleesbare onderdelen te voorkomen
Herschrijf de brief als je een fatale fout vindt
Stap 5. Verstuur de brief
U kunt een brief op verschillende manieren versturen, afhankelijk van de formaliteit van de brief of de urgentie, bijvoorbeeld:
- Per post. Zorg ervoor dat u de naam van de leraar op de brief vermeldt en het adres van de school in uw brief vermeldt.
- Zelf verzonden. Stuur je eigen brief naar de school. De medewerkers van de school bezorgen het bij de leerkracht van uw kind.
- Via je kind. U kunt ook een brief aan uw kind achterlaten, maar hij kan het vergeten. Als u wilt, kunt u de brief in het schooluniform van uw kind stoppen.
