Wie zegt dat het schrijven van e-mail de gemakkelijkste manier is om te communiceren? In feite heeft het schrijven van e-mails ook ethiek. Met andere woorden, de stijl van taalgebruik in e-mails gericht op klasgenoten en voor docenten moet natuurlijk worden onderscheiden, vooral omdat formeel onderwijs de toegangspoort is tot potentiële professionele carrières. Daarom moeten alle interacties die erin plaatsvinden professioneel worden gedaan, ook bij het verzenden van e-mails. E-mails moeten bijvoorbeeld altijd worden verzonden met uw academische e-mailadres en moeten altijd worden geopend met een formele begroeting. Behandel de interactie als een formele zakelijke brief. Dat wil zeggen, breng uw punt op een duidelijke, beknopte en duidelijke manier over en gebruik een goede grammatica!
Stap
Deel 1 van 3: Een positieve indruk creëren
Stap 1. Lees de syllabus van de cursus om de antwoorden op uw vragen te vinden
Over het algemeen zijn uw vragen beantwoord in het materiaal dat door de docent aan het begin van het collegeproces is verstrekt. Als gevolg hiervan zal het aandringen op het vragen van je professor je er alleen maar uit laten zien als een niet-serieuze student, en het kan de docent ook irriteren dat de inhoud van je e-mail kostbare tijd in beslag neemt.
- De syllabus van de cursus zal over het algemeen informatie bevatten over opdrachten, deadlines voor het inleveren van opdrachten, in-class beleid en opdrachtformaten.
- Als de docent alleen een leeslijst aanlevert, is er niets mis mee om een e-mail te sturen om materiaal te vragen dat niet in de syllabus staat uitgelegd.
Stap 2. Gebruik je academische e-mailadres
De kans is groot dat je professor elke dag tientallen tot tientallen e-mails ontvangt. Gebruik daarom een academisch e-mailadres zodat e-mails niet automatisch in de spambox belanden. Daarnaast ziet het versturen van een e-mail met een academisch e-mailadres er veel professioneler uit en helpt het docenten om de naam van de afzender duidelijk te identificeren, vooral omdat academische e-mailadressen over het algemeen de volledige naam van de student bevatten.
Stap 3. Voeg een representatief onderwerp toe
Zorg er met andere woorden voor dat de inhoud van je e-mail bekend is bij de docent, ook als hij alleen het onderwerp leest. Als je vanaf het begin weet wat de bedoeling van je e-mail is, kan je docent het juiste moment vrijmaken om de e-mail te lezen en erop te reageren. Vermeld daarom altijd een duidelijk en beknopt e-mailonderwerp!
U kunt bijvoorbeeld 'Vragen over recente opdrachten' of 'Final Essays' schrijven
Stap 4. Start de e-mail door de naam en titel van de docent te vermelden
Hoe belangrijk uw wensen ook zijn, begin uw e-mail altijd met een formele begroeting, zoals u zou doen wanneer u een soortgelijke formele brief schrijft. Begin de e-mail bijvoorbeeld door 'Beste. dr. Jones', gevolgd door een komma. Vergeet niet een bijnaam te gebruiken die past bij de voorkeuren van de docent, oké!
- Als je niet zeker weet of de betreffende docent is gepromoveerd, spreek hem dan gewoon aan met 'Mr. Jones'.
- Als jullie twee frequente persoonlijke interacties hebben, is er niets mis met het gebruik van een meer informele begroeting, zoals 'Hallo, meneer/dr. Jones."
Deel 2 van 3: E-mailinhoud samenstellen
Stap 1. Identificeer jezelf duidelijk
Omdat de docent in kwestie je niet alleen lesgeeft, is het waarschijnlijk dat hij of zij herinnerd moet worden aan je identiteit. Begin de e-mail daarom altijd met het vermelden van uw naam, evenals de naam van de cursus die u bij elkaar heeft gebracht en de college-uren, zoals 'Marketingles in de middag'.
Stap 2. Concentreer je op je punt
Bedenk dat docenten het erg druk hebben. Zorg er daarom voor dat de inhoud van uw e-mail niet ingewikkeld is, zodat u niet te veel tijd verspilt aan onbelangrijke zaken. Breng uw punt op een beknopte, duidelijke en duidelijke manier over en vermijd onbelangrijke of irrelevante details.
Als je bijvoorbeeld een vraag hebt over een opdracht, zeg het dan duidelijk: “Ik wil je iets vragen over de opdracht die je afgelopen donderdag hebt gegeven. De taak moet eigenlijk in groepen of individueel worden gedaan, toch meneer/mevrouw?”
Stap 3. Schrijf in volledige zinnen
Onthoud dat deze e-mails geen Facebook-uploads of sms-berichten naar uw collega's zijn! Dat wil zeggen, gebruik altijd volledige en formele zinnen om uw professionaliteit te tonen.
- Schrijf bijvoorbeeld niet: "Het materiaal in de laatste les was echt gaaf, meneer/mevrouw!"
- Probeer in plaats daarvan te schrijven: "Bedankt voor het laatste materiaal dat je hebt geleerd en dat mijn begrip heeft verlicht."
Stap 4. Gebruik de juiste e-mailtoon
Wanneer u voor de eerste keer contact opneemt met een leraar, vergeet dan niet om een professionele toon en grammatica te gebruiken. Dat wil zeggen, gebruik om welke reden dan ook geen emoticons! Als je de docent meerdere keren een bericht hebt gestuurd, moet je je e-mail ook op een meer nonchalante toon schrijven, vooral als de docent de eerste is die informeel handelt (zoals het sturen van emoticons).
Stap 5. Presenteer uw verzoek beleefd
Sterker nog, nogal wat studenten stellen graag eisen aan hun docenten. Doe het niet, want het zal je niet helpen om iets te krijgen! Geef in plaats daarvan aan wat je bedoelingen zijn in de vorm van een verzoek waar je hoogleraar al dan niet mee instemt.
Als je bijvoorbeeld om uitstel van de tijd voor het inleveren van opdrachten wilt vragen, schrijf dan niet: "Mijn oma is onlangs overleden, dus verleng de deadline voor het inleveren van opdrachten, oké?" Schrijf in plaats daarvan een beleefdere zin zoals, "Het spijt me meneer/mevrouw, deze week was erg moeilijk voor mij omdat mijn grootmoeder net is overleden. Als u wilt, zou u mij dan uitstel van tijd willen geven voor het indienen van papieren?"
Stap 6. Gebruik de juiste interpunctie
Als de e-mail gericht is op peers, zal de ontvanger van de e-mail natuurlijk geen probleem hebben met het verkeerd plaatsen van een punt of komma. Als de e-mail echter voor een leraar is, zorg er dan voor dat elk leesteken op de juiste plaats wordt geplaatst.
Stap 7. Schrijf elk woord met de juiste spelling
Ondanks het wijdverbreide gebruik van teksttaal op internet, gebruik het nooit in een professionele e-mail! Met andere woorden, schrijf elk woord in zijn volledige vorm, zoals "Mr" in plaats van "Mr". Gebruik de juiste spelling om uw e-mails er professioneler uit te laten zien!
Vergeet niet de juistheid van de inhoud van de e-mail te controleren met behulp van een applicatie of computerprogramma om de spelling te controleren
Stap 8. Plaats de hoofdletters correct
Vooral woorden die aan het begin van zinnen worden vermeld, moeten met een hoofdletter worden geschreven, net als sommige soorten zelfstandige naamwoorden (zoals bijnamen). Behandel e-mails niet als sms-gesprekken en zorg ervoor dat u altijd correct hoofdletters gebruikt.
Deel 3 van 3: De e-mail beëindigen
Stap 1. Geef aan welke acties je docent moet ondernemen
Zorg er met andere woorden voor dat uw wens of verzoek duidelijk aan het einde van de e-mail wordt vermeld. Als je bijvoorbeeld een antwoord van hem wilt, vergeet dat dan niet te zeggen. Als je de behoefte voelt om hem te ontmoeten, breng dat doel dan ook over.
Stap 2. Herlees de grammatica die in de e-mail is gebruikt
Scan de e-mail om er zeker van te zijn dat er geen grammaticale fouten zijn gemaakt. Vaak helpt dit proces u om een of twee kleine fouten op te sporen die moeten worden verholpen.
Stap 3. Lees de e-mail opnieuw vanuit het perspectief van je docent
Zorg ervoor dat uw e-mail niet klinkt alsof u iets eist. Zorg er ook voor dat uw bedoelingen duidelijk, duidelijk en niet gekleurd worden door persoonlijke informatie die minder belangrijk is. Dit gedrag is niet alleen ineffectief, maar ook onprofessioneel.
Stap 4. Beëindig de e-mail met een formele slotbegroeting
Net zoals wanneer u uw e-mail begint met een professionele begroeting, doet u hetzelfde om de e-mail te beëindigen. Gebruik bijvoorbeeld een formele slotbegroeting zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Gegroet', gevolgd door een komma en eindigend met uw volledige naam.
Stap 5. E-mail na een week opnieuw
Zodra de e-mail is verzonden, moet u uw professor niet blijven terroriseren voor een antwoord. Als uw e-mail echter al een week of langer niet is beantwoord, is het een goed idee om dezelfde e-mail terug te sturen, voor het geval hij uw eerste e-mail heeft gemist.
Stap 6. Reageer op het e-mailantwoord dat je hebt ontvangen
Vergeet na het ontvangen van een e-mailantwoord van de betreffende docent niet te reageren om aan te tonen dat je de e-mail goed hebt ontvangen. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig een kort bedankje sturen of, indien nodig, een langer antwoord sturen met dezelfde schrijfregels om het professioneel te laten klinken. Als je probleem of vraag niet per e-mail is beantwoord, probeer hem dan persoonlijk te ontmoeten.
- U kunt bijvoorbeeld schrijven: 'Bedankt voor de reactie, meneer/mevrouw. Tot ziens in de klas."
- Als je de behoefte voelt om de docent naderhand te ontmoeten, probeer dan te schrijven: 'Ik stel je mening over deze kwestie zeer op prijs. Als u wilt, kan ik u dan rechtstreeks ontmoeten om het in meer detail te bespreken?”
