3 manieren om efficiënter te werken op het werk

2024 Auteur: Jason Gerald | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2024-01-19 22:13

Momenteel wordt de werkdruk steeds zwaarder. Iedereen met een fulltime baan weet dat de gemiddelde werkdag niet altijd genoeg is om alles gedaan te krijgen. Uw productiviteit kan echter aanzienlijk worden verhoogd door gewoontes aan te nemen die zijn gecreëerd om het werk efficiënter te maken. De efficiënte werker benut alle beschikbare tijd en besteedt eerst zijn volledige aandacht aan de belangrijkste taken. Efficiënt zijn op het werk zal niet alleen je productiviteit verhogen en dit aan je baas laten zien - het zal je ook meer tevreden maken omdat je een productieve dag hebt gehad.

Stap

Methode 1 van 3: Focus creëren

Stap 1. Zorg voor een schone en opgeruimde werkplek

Het bereiken van efficiëntie op het werk kan soms net zo eenvoudig zijn als het schoonmaken van uw werkplek. Een slordige en schone werkplek staat uw productiviteit in de weg. Als u voortdurend problemen heeft met het vinden van hulpmiddelen of documenten vanwege deze slordigheid, is uw tijd verspild. Bewaar alleen items die u dagelijks gebruikt - andere items moeten uit de buurt van uw bureau worden gehouden, maar kunnen nog steeds snel worden opgehaald.

• Als je op een kantoor werkt, organiseer dan je kantoorruimte en bureau zodat je snel en gemakkelijk kunt vinden wat je nodig hebt voor je werk. Ook als je niet op kantoor werkt, gelden dezelfde principes. Als u bijvoorbeeld in een fietsenmaker werkt, houdt u uw gereedschap schoon en georganiseerd, zodat u het kunt vinden wanneer u het nodig heeft. Bijna elke werkplek heeft er baat bij om deze schoon te houden.

  

• Kantoormedewerkers en anderen die grote hoeveelheden papierwerk verwerken, moeten een logisch en overzichtelijk archiefsysteem opzetten. Houd documenten die u vaak gebruikt bij de hand. Bewaar andere documenten in alfabetische of andere volgorde.

Stap 2. Zorg dat je werkplek goed gevuld is

Zorg ervoor dat u over de benodigde items en gereedschappen voor uw werk beschikt. Op kantoor betekent dit dat je gereedschap moet hebben zoals een perforator, nietmachine, rekenmachine, etc. Buiten een kantooromgeving zijn de tools anders, maar het principe is nog steeds hetzelfde: heb de tools die je nodig hebt om efficiënt te werken voordat je aan het werk gaat.

• Het betekent ook dat je ervoor moet zorgen dat je een voorraad hebt van alle gereedschappen die je werk nodig heeft. Leraren hebben krijt nodig, timmerlieden hebben spijkers nodig, enz.
• Zorg ervoor dat uw apparatuur goed wordt onderhouden. Een belangrijk hulpmiddel dat pauzes kan verstoren, kan de workflow van uw hele dag verstoren als u niet zonder kunt! Bespaar op de lange termijn tijd door wat tijd opzij te zetten om uw apparatuur periodiek schoon te maken en te onderhouden.

Stap 3. Houd het schema geconsolideerd

Als je een plan hebt, denk ik natuurlijk dat je werk efficiënter zal zijn. Om echt een effectieve planning te maken, beperk je je tot slechts één plannerboek (en een extra kalender op het werk voor de lange termijn). Maak uw werk niet ingewikkelder door meer dan één notitieboekje bij te houden. Je moet op één plek kunnen zien wat je moet doen.

• Organiseer elke dag door een "to do"-lijst te maken. Begin met de hoogste prioriteit, zodat ze als eerste kunnen worden voltooid. Plaats minder belangrijke taken aan het einde. Begin bovenaan de lijst. Als u de ene dag de takenlijst niet voltooit, voltooi dan de volgende dag de onvoltooide taak.

  

• Stel deadlines voor de belangrijkste projecten en wees realistisch met de benodigde tijdschema's. Je wilt jezelf niet op mislukkingen zetten – het is beter om aan het begin van het project om extra tijd te vragen dan om te vragen wanneer de deadline nadert.

Stap 4. Elimineer uw persoonlijke afleidingen

Verschillende werkplekken zullen verschillende afleidingen hebben - sommige banen zullen druk zijn met luidruchtige collega's. Anderen kunnen erg stil zijn, wat je bij het minste geluid zal afleiden. Doe wat je moet doen om gefocust te blijven. Als je op je werk naar muziek mag luisteren, neem dan een mp3-speler mee naar je werk. U kunt zelfs overwegen om notities op uw werkplek te plaatsen, zodat uw collega's u niet lastig vallen. Het ziet er misschien hard uit, maar zo is het niet. Dit is een redelijke en effectieve manier om ervoor te zorgen dat mensen u op het werk verlaten. Vergeet niet dat je tijdens pauzes en lunchuren kunt socializen.

• Een van de meest voorkomende ergernissen zijn internetsites. Studies tonen aan dat tweederde van de werknemers elke dag minstens enige tijd op niet-werkgerelateerde sites doorbrengt. ' Gelukkig kun je met de meeste internetbrowsers gratis productiviteitshulpmiddelen downloaden om problematische sites te blokkeren. Zoek naar toevoegingen uit uw browserwinkel met de trefwoorden "website blocker" of "productiviteitshulp". U krijgt enkele resultaten die gratis en effectief zijn.

  

• Een andere geweldige manier om afleiding te voorkomen, is door uw telefoongesprekken te beperken (om onnodige telefoongesprekken te voorkomen) en plotselinge ontmoetingen te minimaliseren.

  

Stap 5. Gebruik pauzes om voor persoonlijke zaken te zorgen

Verrassend genoeg kunnen die pauzes de efficiëntie van uw werkplek verhogen, in plaats van in de weg te zitten. Allereerst zorgt rust ervoor dat je meer verfrist en minder vermoeid raakt. Ten tweede geeft rust je de tijd om met je afleidingen om te gaan. Neem pauzes om iets te doen dat u op het werk zou kunnen afleiden. Droom je vaak over je broer op het werk? Bel ze tijdens pauzes en elimineer die afleiding!

Methode 2 van 3: Strategieën effectief laten werken

Stap 1. Deel je verantwoordelijkheden op in behapbare stukken

Grote projecten kunnen intimiderend zijn - als ze te groot zijn, is het heel gemakkelijk om ze eerst kwijt te raken en tijd te besteden aan minder belangrijk werk totdat je er uiteindelijk aan moet werken als de deadline nadert. Als efficiënte werker moet u eerst doen wat belangrijk is, zelfs als dit betekent dat u een klein deel van een groot werk doet. Het voelt niet erg bevredigend om een klein stukje van een grote klus te klaren, maar het is een slimme manier om het meeste uit je tijd te halen. Op de lange termijn voltooi je de belangrijkste taken sneller als je ze elke dag beetje bij beetje voltooit.

Als je bijvoorbeeld in een maand een grote presentatie moet maken, maak er dan een doel van om vandaag te schetsen. Het is niet erg tijdrovend, dus het zal je niet afleiden van je werk, maar het is een belangrijke eerste stap die de rest van het proces sneller en gemakkelijker maakt

Stap 2. Verlicht uw werk met delegatie

Tenzij u aan het einde van uw werk bent, heeft u de mogelijkheid om enkele repetitieve taken onder uw ondergeschikten te verdelen om tijd te besparen. Geef uw ondergeschikten geen project als u het maar goed kunt voltooien. Geef ze tijdrovend, eentonig werk, zodat u zich kunt concentreren op belangrijkere dingen. Als u werk delegeert, moet u rekening houden met een deadline. Wees altijd dankbaar als je ondergeschikten je helpen - als ze zien dat je je waardeert, zullen ze eerder aan hun volgende project werken.

• Als je een stagiair bent, een medewerker op een lager niveau, kun je dit eentonige werk nog steeds delen met medewerkers op hetzelfde niveau als jij (met hun toestemming en natuurlijk met toestemming van je leidinggevende). Als je de hulp van je partner gebruikt, wees dan voorbereid om de volgende keer beloond te worden!

  

• Als je een goede relatie hebt met je baas, merk je misschien zelfs dat hij of zij een deel van het werk namens jou aan iemand anders delegeert!

  

Stap 3. Houd de panty slank

Er is een reden waarom iedereen een hekel heeft aan vergaderingen - volgens een onderzoek uit 2012 vond bijna de helft van de deelnemers vergaderingen een verspilling van werktijd - meer dan de tijd die ze op persoonlijke en recreatieve locaties doorbrachten. Vergaderingen kunnen van vitaal belang zijn om doelen te bespreken en een visie voor de toekomst op te stellen. Maar vaak wordt dit een ineffectieve vergadering van uren, zelfs dagen, zonder iets op te leveren. Hier zijn enkele tips om uw vergaderingen effectiever te maken:

• Maak voor elke vergadering een agenda, zodat de toegewezen tijd wordt gemaximaliseerd. Voer de tijdsperiode in waarin elk onderwerp moet worden behandeld. Volg zoveel mogelijk je agenda. Als er een ander onderwerp ter sprake komt, raad het dan aan om het op een later tijdstip te bespreken.
• Nodig zo min mogelijk mensen uit. Door de aanwezigheid bij uw vergaderingen tot een minimum te beperken, verkleint u de kans dat het gesprek van het onderwerp afgaat. Het zorgt er ook voor dat mensen die er niet hoeven te zijn, aan hun bureau kunnen blijven werken.
• Houd presentatiedia's tot een minimum beperkt. Er is weinig discussie over de vraag of presentatiedia's (PowerPoint, enz.) de efficiëntie van vergaderingen helpen of belemmeren. Het is vrij duidelijk: als je presentatiedia's gebruikt, zorg er dan voor dat ze zo beknopt en informatief mogelijk zijn. Gebruik dia's om afbeeldingen en gegevens weer te geven die niet door uw woorden kunnen worden overgebracht, niet de volledige inhoud van uw presentatie.
• Tot slot, het belangrijkste principe, weet wat je wilt beslissen voordat u de vergadering start en neem die beslissing zo snel mogelijk.

Stap 4. Stop in de eerste plaats het drama op kantoor

De werkplek kan een stressvolle plek zijn. Als er een opkomend humeur is, pak het dan onmiddellijk aan. Dit kan u zijn, de persoon met wie u te maken heeft, of beide partijen moeten zich verontschuldigen. Doe dit zo snel mogelijk. Als je het gevecht laat voortslepen, zal je efficiëntie worden aangetast en het zal je op de lange termijn tijd kosten omdat je de neiging hebt om deze persoon te vermijden. Wat nog belangrijker is, laat drama op het werk je efficiëntie en humeur niet vernietigen!

• Wees niet bang om een mediator in te schakelen. We weten allemaal dat drama en gekwetste gevoelens de workflow in de weg kunnen staan, daarom nemen veel mensen mensen aan die speciaal zijn toegewezen om conflicten op de werkplek op te lossen. Neem contact op met de personeelsafdeling van uw kantoor als u zich gefrustreerd, verdrietig of bang voelt vanwege andere mensen op uw werkplek.
• Als het allemaal voorbij is, hoef je geen vrienden te zijn met de collega met wie je ruzie had, maar zou je met hem of haar moeten kunnen samenwerken. Wees beleefd en discreet op uw werkplek, zelfs met mensen die u haat.

Methode 3 van 3: Veranderingen in levensstijl aanbrengen

Stap 1. Rust goed uit

Vermoeidheid verbetert nooit de kwaliteit van het werk van iemand. Vermoeidheid vertraagt uw prestaties en als u gemakkelijk in slaap valt, kan dit gênant zijn tijdens een belangrijke vergadering. Meer dan dat, gebrek aan slaap zal veel gezondheidsproblemen veroorzaken. Val niet in slaap op het werk of sla uw werk niet over omdat u ziek bent - slaap 7-8 uur per dag voor de beste kwaliteit.

Vermoeidheid op het werk kan slechts een kleine afleiding zijn. Maar in het slechtste geval kan het een ernstig beveiligingsprobleem zijn. Als je een baan hebt waarbij het leven van mensen op het spel staat (bijvoorbeeld: luchthavenbediende of vrachtwagenchauffeur), is het erg belangrijk om je slaapschema te beheren

Stap 2. Oefening

De wetenschap heeft aangetoond dat lichaamsbeweging de stemming op het werk en de productiviteit verbetert. Dit is erg belangrijk, vooral voor kantoormedewerkers die alleen veel tijd achter de computer doorbrengen. Door te sporten word je niet alleen gezonder, maar ook gelukkiger, meer gefocust en gemotiveerd.

Als je voor het eerst met een trainingsroutine begint, probeer dan een combinatie van cardio- en krachttraining

Stap 3. Zorg voor een goed humeur

Als u uw werkefficiëntie probeert te verbeteren, moet u serieus werken. Vaak is dit geen goed idee – je verhoogt misschien op korte termijn je efficiëntie, maar dit maakt je niet gelukkig op het werk, het is heel gemakkelijk om het zat te worden, wat leidt tot burn-out en gebrek aan motivatie. Probeer gemotiveerd te blijven - als je je gelukkig voelt op je werk, word je gemotiveerder en ambitieuzer. Doe kleine dingen om je humeur te verbeteren die de productiviteit niet in de weg staan, zoals naar muziek luisteren, een beetje stretchen of je laptop meenemen naar de pauzeruimte voor een stillere en vredigere sfeer.

• Haal het meeste uit uw lunchtijd - maak van deze gelegenheid gebruik om te genieten van een goede maaltijd en grappen te maken met uw vrienden.
• Gebruik koffie met zorg. Koffie kan een fantastische stimulans zijn als je je erg lusteloos voelt, maar als je het elke dag gebruikt, kun je er afhankelijk van worden en op den duur heb je er niets aan.

Stap 4. Motiveer jezelf

Het is makkelijker om efficiënter te werken als je een goede reden hebt om te werken. Als je het vaak moeilijk vindt om gemotiveerd te blijven, denk dan eens na over de redenen waarom je deze baan hebt gezocht: je doelen in het leven, je dromen of je eigen visie. Probeer te denken dat je werk de weg is naar je uiteindelijke doel. Als u van uw werk geniet, denk er dan eens over na hoe uw werk van invloed is op hoe u zich voelt - voelt u zich tevreden nadat u het hebt gedaan?

• Denk aan de goede dingen die uit je werk voortkomen. Misschien kun je je eigen auto of huis hebben, of je kunt je kinderen naar school sturen. Denk ook aan de voordelen die u van uw baan krijgt, zoals een ziektekostenverzekering en een tandarts voor u en uw gezin.

  

• Denk na over de gevolgen als je niet werkt. Wat moet u opgeven omdat u uw inkomstenbron bent kwijtgeraakt? Hoe heeft het uw familie en uw naasten beïnvloed?

Stap 5. Beloon jezelf

Als u de efficiëntie van uw werk met succes verhoogt, vier het dan. Het is niet gemakkelijk om oude gewoonten te doorbreken en nieuwe aan te nemen, dus beloon je harde werk. Op vrijdag een biertje drinken na het werk, of een feestje met je vrienden, of gewoon in bed een boek lezen – waar je ook blij van wordt na een lange week. Dit is erg belangrijk om gemotiveerd te blijven.

Uw gift hoeft niet te groot te zijn, en het mag geen financiële last zijn. Bewaar uw luxe cadeaus voor speciale gelegenheden