Het schrijven van een voorstel aan het management kan worden gedaan wanneer u verbeteringen aan werkprocedures wilt voorstellen, manieren wilt voorstellen om te besparen, informatie wilt verstrekken over winstmogelijkheden of wijzigingen wilt voorstellen. Als u een voorstel voor bedrijfsbeheer wilt schrijven, neem dan de tijd om de nodige informatie te verzamelen. Bespreek ideeën met collega's om erachter te komen wat zij denken, en ga slim om met het management.
Stap
Methode 1 van 2: Een voorstel ontwerpen
Stap 1. Definieer het idee of het probleem dat in het voorstel moet worden aangepakt, zoals het verbeteren van de workflow of het verlagen van de kosten
Over het algemeen kunt u ideeën duidelijk visualiseren. Als u echter een probleem wilt oplossen of een voorstel wilt doen voor iets belangrijks, let dan goed op alles wat daarmee te maken heeft.
Stap 2. Doe je onderzoek en controleer de huidige situatie voordat je een voorstel schrijft
Bespreek met relevante partijen, zoals collega's, managers of klanten. Zoek naar informatie over concurrenten en kijk hoe ze werken.
Denk je bijvoorbeeld dat de cateringservice op kantoor veranderd moet worden, praat dan eerst met het keukenpersoneel. Hebben ze ergens anders gewerkt, bij verschillende cateringbedrijven? Wat vinden je collega's? Het kan zijn dat uw ontevredenheid geen kwaliteitsprobleem is, maar een kwestie van smaak
Stap 3. Schrijf een beschrijving van het probleem
Begin het voorstel door de huidige voorwaarden uit te leggen. Vermeld alle relevante feiten, zoals dader, datum en locatie. Als je een openingsvoorstel schrijft, oordeel dan niet. Leg de voorwaarden uit aan de hand van de werkelijkheid.
Bijvoorbeeld: "PT Sukses Maju maakt al 7 jaar gebruik van de cateringdiensten van mevrouw Nyengir. Het beschikbare hoofdmenu neemt echter geleidelijk af, van vijf menu's naar twee. De beschikbaarheid van vegetarische menu's wordt ook beïnvloed. vegetarische menu's zijn niet beschikbaar. beschikbaar."
Stap 4. Schrijf na het beschrijven van het probleem de oplossing op die u wilt voorstellen en de stappen om deze te implementeren
Begin met het opschrijven van de kern van de oplossing en beschrijf wat je hebt gevonden op basis van je observaties.
Bijvoorbeeld: "Naar mijn mening moet PT Sukses Maju op zoek naar een nieuwe cateringaanbieder. PT Fast Bangkrut maakt gebruik van verschillende andere cateringdiensten. Catering Mevr. Sisca Soewitomo en de heer Rudi Chaeruddin zorgen voor meer menu's tegen concurrerende prijzen. Daarnaast omdat catering De heer Rudi Chaeruddin zorgt elke dag voor vegetarische, veganistische en glutenvrije menu's, de catering sluit meer aan bij de behoeften van het bedrijf. Ook de catering voor mevrouw Sisca Soewitomo is te zien, hoewel het vegetarische menu bij de cateraar niet zo gevarieerd als die van de cateraar van de heer Rudi Chaeruddin. Volgens een werknemersonderzoek uit 2011 is 40% van de werknemers van PT Sukses Maju vegetarisch, 10% is veganistisch en 2% moet een glutenvrij dieet volgen
Stap 5. Maak een implementatieplan
Leg elke stap uit die moet worden genomen, en de tijd en kosten die ermee gemoeid zijn. Schrijf op wat je weet en wat je nog moet leren. Overweeg de stappen in de vorm van een lijst op te schrijven en ze vervolgens in detail uit te leggen. Overdrijf de veranderingen niet. Vergeet echter niet de mogelijke resultaten van deze wijzigingen uit te leggen.
Bijvoorbeeld: "Om van een andere cateringservice gebruik te maken, moet het bedrijf: 1. het contract met mevrouw Nyengir beëindigen. 2. de cateraar mevrouw Sisca Soewitomo en de heer Rudi Chaeruddin vragen om een smaaktest te doen. 3. Kies een van de de cateraars 4. Onderteken een contract met de gekozen cateraar De benodigde cateringtarieven verschillen niet veel van de cateringtarieven van mevrouw Nyengir Zolang het bedrijf zijn contractuele verplichtingen met mevrouw Nyengir nakomt, wordt het bedrijf niet gestraft Als werknemers bovendien de voorkeur geven aan het aangeboden eten, zullen ze meer tevreden zijn met de arbeidsomstandigheden."
Stap 6. Schrijf eventuele weerstand tegen je plan op
Wordt uw plan door sommige medewerkers afgewezen? In dit geval kunnen sommige medewerkers de smaak van de keuken van mevrouw Nyengir wel waarderen. Of, als u een productidee voorstelt, kunt u de betrokken ambtenaren ervan overtuigen dat het nieuwe product veilig te gebruiken is? Schrijf stappen op die u kunt nemen om anderen van uw project te overtuigen.
Stap 7. Noteer na het schrijven van de stappen de benodigde materialen of personele middelen, indien aanwezig
Schrijf ook de tijd op die nodig is om de veranderingen door te voeren, want tijd is geld. Maak een eenvoudige checklist. In het geval van het bovenstaande voorbeeld kunt u als volgt een lijst maken:
Benodigde middelen: subcommissie voor cateringevaluatie (4 personen uit verschillende secties), 2 uur voor smaaktesten en 3 uur voor het schrijven van rapporten
Stap 8. Sluit het voorstel af door de wijzigingen die u wilt aanbrengen en hun belangrijkste voordelen te herschrijven
Herschrijf je drie hoofdpunten en maak dan een slotzin. Zie het einde van het voorstel als een samenvatting. Bijvoorbeeld:
- "Zoals eerder uitgelegd, heeft de catering van mevrouw Nyengir het beschikbare hoofdmenu de afgelopen 7 jaar geleidelijk verminderd. Catering Mevrouw Sisca Soewitomo en de heer Rudi Chaeruddin bieden een meer gevarieerd menu tegen concurrerende prijzen. Daarom raad ik PT Sukses Maju aan om dit te doen dit. smaaktest en selecteer een nieuwe cateraar voor het bedrijf. Met deze nieuwe cateraar zal naar verwachting de medewerkerstevredenheid toenemen en zullen medewerkers eerder blijven."
- Vermeld de eventuele kwantitatieve of financiële voordelen van de wijziging.
- Leg de kwalitatieve voordelen van verandering uit. Soms kunnen de voordelen van verandering niet worden gemeten aan de hand van cijfers of feiten. Als uw voorgestelde verandering betrekking heeft op het geluk van werknemers, leg het dan uit. Kwalitatieve verandering kan net zo waardevol zijn als kwantitatieve verandering.
Methode 2 van 2: Het voorstel delen
Stap 1. Laat een collega je voorstel lezen en feedback geven
Hij kan het al dan niet eens zijn met uw voorgestelde wijzigingen. Als hij het er niet mee eens is, bedenk dan waarom. Als de redenen geldig zijn en van invloed zijn op uw voorstel, wees dan bereid om het te herzien. U kunt ook de onenigheid van uw partner toevoegen in de kolom "Niet akkoord", als u de gedachte begrijpt maar niet akkoord gaat.
Stap 2. Nadat je een voorstel hebt gemaakt en collega's om feedback hebt gevraagd, bekijk je de stroom, grammatica, nauwkeurigheid en het aantal woorden van het voorstel
Doe een voorstel niet te lang zodat uw voorstel door de manager wordt opgemerkt. Maak een voorstel 1-2 pagina's lang indien mogelijk.
Stap 3. Als het voorstel klaar is, weet u bij wie het moet worden ingediend en verzendt u het voorstel
In sommige bedrijven zijn de beslissers duidelijk, maar andere hebben een meer vloeiende structuur waardoor het moeilijk is om te weten met wie ze contact moeten opnemen. Kijk naar de achtergrond van het bedrijf om erachter te komen aan wie je een voorstel moet sturen.
