Een voorstel doen is een onmisbare vaardigheid bij veel activiteiten, zoals inschrijven op de universiteit, een bedrijf leiden of werken in de geologie. In de meeste gevallen worden voorstellen naar de juiste persoon gestuurd die ondersteuning zoekt voor een bepaald projectplan. De ontvanger van het voorstel is het waarschijnlijk eens met het idee of de ideeën die zijn ingediend als het duidelijk, direct en intelligent wordt gecommuniceerd. Een manier om succesvol te zijn bij de uitvoering van verschillende projecten is het doen van een aantrekkelijk en overtuigend voorstel, zoals een wetenschappelijk voorstel of het schrijven van een boek. Voorstellen moeten naar behoefte worden gedaan, maar de richtlijnen voor het schrijven van een voorstel zijn in principe hetzelfde.
Stap
Deel 1 van 2: Voorbereiden op het schrijven van voorstellen
Stap 1. Bepaal wie het voorstel zal lezen
Bepaal voordat u gaat schrijven naar wie het voorstel moet worden gestuurd en wat hij of zij al of niet weet over uw plan. Denk er ook over na of de lezer een drukbezette persoon is, het voorstel alleen maar doorbladert en geen tijd heeft om over uw ideeën na te denken. Probeer daarna uw ideeën en plannen op een overtuigende, effectieve en efficiënte manier over te brengen door de volgende vragen te beantwoorden:
- Wie leest uw voorstel? Hoe goed begrijpt hij het onderwerp dat u bespreekt? Heb je behoefte aan uitleg of meer informatie?
- Wat verwacht je van lezers na het indienen van een voorstel? Wat heeft u te zeggen om de lezers van het voorstel een beslissing te laten nemen volgens uw verwachtingen?
- Kies de juiste woorden zodat het voorstelmateriaal aansluit bij de verwachtingen en interesses van de lezer. Overweeg voordat u een voorstel schrijft de verwachtingen van de lezer, de meest effectieve manier om de ontvanger van het voorstel te interesseren voor lezen en de beste manier om de lezer te laten begrijpen wat u te zeggen heeft.
Stap 2. Definieer het probleem dat u wilt oplossen
Je begrijpt de kwestie die je wilt overbrengen al, maar zorg ervoor dat de lezer hetzelfde begrip krijgt. Denk er ook over na of de lezer er zeker van is dat u de kwestie goed begrijpt. Om een goede schrijfethiek aan te tonen, moet u uw uitleg ondersteunen door bewijs of gegevens te verstrekken. Nadat u het onderwerp dat u wilt bespreken hebt gedefinieerd, probeert u de lezer ervan te overtuigen dat u de meest geschikte persoon bent om het project in het voorstel uit te voeren. Overweeg het volgende voordat u gaat schrijven:
- Wat is uw doel bij het schrijven van een voorstel?
- Waarom wil je een voorstel schrijven?
- Weet u zeker dat de reden de oorzaak is en niet iets anders? Waardoor voel jij je zelfverzekerd?
- Heeft iemand anders hetzelfde probleem besproken?
- Zo ja: is het gelukt? Wat is de reden?
-
Zo niet: waarom? Geef geen informatie die iedereen al weet.
Laat zien dat u diepgaand onderzoek en evaluatie hebt gedaan om de problemen die in het voorstel worden besproken, te begrijpen.
Stap 3. Bepaal de gewenste oplossing
Breng uitleg over in eenvoudige en gemakkelijk te begrijpen woorden. Na het bepalen van het probleem dat u gaat aanpakken, geeft u de gewenste oplossing aan. Stel oplossingen voor met korte, effectieve zinnen. Negeer de gestelde eisen voor het schrijven van een voorstel niet.
Haal het meeste uit de beschikbare middelen binnen uw budget.
- Beschrijf het probleem waarmee u wordt geconfronteerd en stel een oplossing voor die iedereen zal overtuigen die uw voorstel leest, inclusief sceptici die niet geïnteresseerd zijn in uw plan. Zorg voor bruikbare logische oplossingen met een duidelijk schema, want het kan zijn dat de lezer van het voorstel niet gemakkelijk te beïnvloeden is.
- Bedenk oplossingen die het behalen van uw doelen ondersteunen. Primaire doelen zijn doelen die je moet bereiken en secundaire doelen zijn andere doelen die je wilt bereiken door het project uit te voeren dat in het voorstel wordt beschreven.
- Overweeg andere oplossingen die nuttig zijn in de context van "prestaties" en "resultaten". Prestaties kunnen worden geïnterpreteerd als kwantitatief bewijs dat uw doelen zijn bereikt. Bijvoorbeeld: als u een zakelijk voorstel wilt indienen met als doel "winst verhogen", zou de prestatie "winstverhoging van IDR 100.000.000" zijn. Resultaat is het product of de dienst die u levert door het project uit te voeren. Bijvoorbeeld: het resultaat van een wetenschappelijk project is een vaccin of een nieuw medicijn. Houd er rekening mee dat de lezer van het voorstel meestal de prestaties en resultaten wil weten van het project dat u van plan bent om het voor hem gemakkelijker te maken om de voordelen te bepalen die uit het project zullen worden gehaald.
Stap 4. Gebruik de juiste taalstijl
Kies de taalstijl op basis van het doel van het voorstel en de lezer. Houd rekening met de verwachtingen en interesses van lezers om een oplossing voor uw probleem te vinden. Gebruik geen jargon, niet-standaard afkortingen of moeilijk te begrijpen zinnen, bijvoorbeeld: onevenwichtigheden op de werkvloer verhelpen.
Gebruik korte zinnen die gemakkelijk te begrijpen zijn, bijvoorbeeld: ontsla een werknemer.
Houd je meer van een overtuigende stijl? Een emotioneel voorstel is misschien overtuigender, maar u moet prioriteit geven aan het presenteren van feiten als basis voor uw argument. Bijvoorbeeld: een voorstel voor een programma voor het behoud van panda's zou kunnen beginnen met uit te drukken hoe triest het zou zijn als toekomstige generaties kinderen geen panda's zouden kunnen zien, maar uw verklaring mag hier niet stoppen. Om overtuigender te zijn, geeft u argumenten voor de feiten en oplossingen die u presenteert
Stap 5. Maak een schets van het voorstel
De voorstelschets maakt geen deel uit van het definitieve voorstel. Het is gemakkelijker voor u om over de belangrijke dingen na te denken door het voorstel te schetsen. Zorg ervoor dat u over gedetailleerde informatie beschikt voordat u een voorstel opstelt.
Maak een schets van het voorstel door te schrijven: het probleem waarmee u wordt geconfronteerd, de oplossing die u voorstelt, hoe het probleem op te lossen, waarom de oplossing het meest geschikt is en conclusies. Als u een zakelijk voorstel wilt ontwikkelen, voeg dan een gedetailleerde analyse van het financiële budget en het beheer van de organisatie bij
Deel 2 van 2: Een persoonlijk voorstel opstellen
Stap 1. Begin met een introductie
Begin het voorstel met dingen die de aandacht van de lezer trekken en de interesse van de lezer wekken. Maak een bruikbaar voorstel op basis van het doel. Leg uit waarom u een voorstel schrijft, zodat lezers uw motieven kennen. Geef daarna aan wat uw doel is met het indienen van het voorstel.
Als u feiten kunt geven die verklaren waarom het probleem onmiddellijk moet worden aangepakt, vermeld dat dan aan het begin van het voorstel, maar zorg ervoor dat u feiten vermeldt, geen meningen
Stap 2. Beschrijf het probleem waarmee u wordt geconfronteerd
Nadat u uzelf heeft voorgesteld, structureert u het hoofdgedeelte van uw voorstel door het probleem te vermelden waarmee u wordt geconfronteerd. Als de lezer de achtergrond van het indienen van een voorstel niet begrijpt, geef dan een toelichting. Beschouw dit gedeelte als de fase "probleemidentificatie". Wat is je probleem? Wat veroorzaakte het? Wat zijn de gevolgen van dit probleem?
-
Leg uit waarom uw probleem nu moet worden aangepakt. Wat zijn de gevolgen voor de lezer als het probleem niet wordt opgelost? Beantwoord alle vragen door onderzoeksresultaten en ondersteunende feiten uit betrouwbare bronnen te verstrekken. Vertrouw niet op emoties of geloofswaarden.
Toon een direct verband tussen het onderwerp dat u bespreekt en de interesse of missie van de lezer.
Stap 3. Stel een oplossing voor
Dit gedeelte kan als het belangrijkste onderdeel van het voorstel worden beschouwd, omdat u kunt uitleggen hoe u het probleem kunt oplossen, waarom u voor die methode hebt gekozen en welke resultaten u zult behalen. Overweeg het volgende om een overtuigend voorstel te maken:
- Bespreek de impact van uw ideeën. In plaats van nutteloze ideeën te pitchen, presenteer je ideeën die verstrekkende gevolgen hebben om het enthousiasme van de lezer te wekken. Bijvoorbeeld: "Bredere kennis van het gedrag van tonijn is erg nuttig bij het bepalen van effectieve strategieën voor het inblikken en beheren van tonijn voor het welzijn van toekomstige generaties."
- Naast het informeren van uw plan van aanpak, moet u ook uitleggen waarom u de actie wilt ondernemen. Doe een voorstel in de veronderstelling dat lezers sceptisch zullen zijn en uw ideeën niet als vanzelfsprekend zullen beschouwen. Als u een voorstel wilt indienen voor de teelt van 2.000 tonijnen, waarom? Waarom vind je dit project het beste? Als de optie vrij duur is, waarom kiest u dan niet voor de goedkopere optie? Laat zien dat je aan elk aspect hebt gedacht door op al deze vragen te anticiperen en antwoorden te geven.
- Geef een uitleg zodat de lezer echt gelooft dat je het probleem effectief kunt oplossen. In wezen moet u de oplossing voor het probleem uitleggen en hoe u het moet doen.
- Doe grondig onderzoek voordat je gaat schrijven. Geef, om overtuigender te zijn, meer voorbeelden en ondersteunende feiten op basis van de resultaten van onderzoek dat is gedaan. Gebruik geen persoonlijke mening.
- Voorstellen worden afgewezen als u een oplossing indient zonder bewijs. Als uw voorgestelde oplossing niet werkt, negeert u deze gewoon. Breng, alvorens tot een oplossing te komen, eerst de gevolgen in kaart door de nodige testen en aanpassingen uit te voeren.
Stap 4. Voeg een financiële planning en begroting toe
Voorstellen vergen doorgaans investeringen. Geef gedetailleerde informatie over een realistisch financieel schema en budget om de lezers ervan te verzekeren dat u een waardevolle investering doet. Breng geen doelen over die dubbelzinnig, onmeetbaar of niet gerelateerd zijn aan het probleem.
Beschrijf de verantwoordelijkheden en deadlines waaraan de afdeling of individuele medewerkers moeten voldoen.
- Wanneer gaat het project van start? Hoe lang duurt het project? Welke activiteiten ga je doen? Kunnen meerdere activiteiten tegelijkertijd worden uitgevoerd? Geef een gedetailleerde en volledige uitleg zodat de lezer er zeker van is dat je je zo goed mogelijk hebt voorbereid en in staat bent om het geld dat hij zal investeren te beheren.
- Maak een voorstel dat financieel het overwegen waard is. Overweeg voordat u een idee indient, de financiële toestand van het bedrijf of de persoon naar wie u het voorstel stuurt. Als zij niet in staat zijn om het benodigde geld te verstrekken, wordt uw idee afgewezen. Dien dus een voorstel in bij een bedrijf of persoon die de financiële middelen heeft en leg uit welke voordelen ze zullen behalen als ze tijd en geld investeren om uw project te ondersteunen.
Stap 5. Trek een conclusie om het voorstel te beëindigen
Vat de uitleg die je in het voorstel hebt gegeven samen om het doel dat je in de inleiding hebt genoemd te benadrukken. Als er nog dingen zijn die je niet hebt gezegd, neem ze dan op in de conclusie. Leg kort uit dat het project dat u plant, resultaten zal opleveren die veel groter zijn dan de gemaakte kosten. Geef de lezer de kans om een beslissing te nemen en bedank hem voor zijn aandacht en tijd.
- Zijn er zaken die niet direct met het voorstel te maken hebben, geef deze dan aan in de bijlage. Lezers kunnen echter geïrriteerd raken als ze een voorstel accepteren dat te gewaagd is. Geef dus geen onnodige bijlagen mee.
- Schrijf A, B, enz. als u twee of meer bijlagen meestuurt, bijvoorbeeld: datatabellen, gedrukte artikelen, aanbevelingsbrieven, etc.
Stap 6. Bewerk uw voorstel
Maak zorgvuldig voorstellen bij het schrijven, redigeren en ontwerpen. Breng de nodige herzieningen aan zodat het voorstelmateriaal duidelijk en beknopt is. Vraag anderen om input en suggesties voor verbetering. Bereid een systematisch en bruikbaar voorstel voor om de aandacht en interesse van de lezer te trekken.
- Vraag anderen om het voorstel te lezen om u te herinneren aan dingen die u hebt gemist, bijvoorbeeld: een oplossing voor een probleem dat u niet grondig hebt besproken of een uitleg die niet is voltooid.
- Vermijd het gebruik van jargon of clichés omdat het lui klinkt en tot misverstanden kan leiden. Gebruik geen lange zinnen als je korte kunt gebruiken.
-
Vermijd passieve zinnen zoveel mogelijk. De passieve stem verklaart niet echt wat je probeert over te brengen. Vergelijk de volgende twee zinnen: "Het voorstel is gedaan" en "Ik heb het voorstel gedaan". In de eerste zin weet je niet wie het voorstel heeft gedaan en zeg je gewoon iets dat al is gebeurd. In de tweede zin weet je wie het voorstel heeft gedaan. Gebruik niet de zinnen "Ik geloof dat…", "De oplossing zal helpen…", enz.
Gebruik duidelijke directe zinnen, bijvoorbeeld: "De realisatie van het project in dit voorstel kan de armoede aanzienlijk verminderen."
Stap 7. Beoordeel uw voorstel
Houd er bij het bewerken rekening mee dat u duidelijke en beknopte inhoud moet presenteren. Controleer het voorstel zorgvuldig op spel-, grammatica- of interpunctiefouten.
- Door fouten in uw voorstel lijkt u ongeschoold en onbetrouwbaar, waardoor uw kansen op goedkeuring worden verkleind.
- Gebruik het schrijfformaat volgens de vastgestelde schrijfrichtlijnen voor het voorstel.
Tips
- Gebruik zinnen die gemakkelijk te begrijpen zijn voor iedereen die het voorstel leest. Kies korte zinnen die duidelijk en duidelijk zijn.
- Financiële gegevens en andere informatie moeten zorgvuldig worden gepresenteerd en realistische en winstgevende financiële projecties voor investeerders indienen.
Gerelateerde wikiHow-artikelen
- Een voorstel voor management schrijven?
- Hoe abstract te schrijven
- Een overzicht schrijven
