Gevraagd of niet, het schrijven van een statusrapport kan een geweldige manier zijn om prestaties te communiceren. Een goed statusrapport helpt zowel de baas als u om taken en werkresultaten bij te houden. Het volgende is een handleiding voor het schrijven van gemakkelijk leesbare statusrapporten.
Stap
Methode 1 van 1: Een statusrapport schrijven
Stap 1. Geef het rapport een titel en datum
Een titel met een datum (bijvoorbeeld "Resultaten eerste week december") is een efficiënte titeloptie. Zorg ervoor dat u de datum op het rapport schrijft.
- Als het rapport per e-mail wordt verzonden, kunt u de naam en datum als koptekst gebruiken.
- Als het rapport een document is, voert u de titel en datum in als kop van het document.
Stap 2. Noteer gedetailleerde informatie over het project, zoals projectnaam, start-/einddatum en namen van medewerkers
Stap 3. Beschrijf prestaties met de kopjes "Prestaties", "Taak voltooid", en dergelijke
- Zorg ervoor dat u de rapportageperiode vermeldt, bijvoorbeeld week, maand, kwartaal, enz.
- Gebruik actieve werkwoorden om het rapport te starten, zoals "voltooien", "uitleggen", "ontwerpen", "verbeteren", "verfijnen", enz.
- Voor wekelijkse rapporten kunt u eenvoudig 3-6 punten opnemen, elk één zin lang.
Stap 4. Schrijf op wat er in de volgende rapportageperiode moet gebeuren, onder kopje "Volgend plan", "Volgende taak", "PR", etc
- Bereken indien mogelijk de tijd die nodig is om een taak te voltooien, bijvoorbeeld 'Documenteer een ontwerpwijziging (geschatte tijd: 2 dagen)'.
- Stem de volgende taak af op uw projectplanning.
- Voor wekelijkse rapporten kunt u eenvoudig 3-6 punten opnemen, elk één zin lang.
Stap 5. Noteer bij de kopjes "Problemen" of "Problemen en Opmerkingen" ook de problemen die u momenteel ervaart of zult ervaren
Voor dit gedeelte kunt u 1-2 korte alinea's schrijven.
- Als u bijvoorbeeld problemen heeft om contact op te nemen met uw leverancier omdat er deze week niemand op kantoor is, of als u suggesties heeft om de manier waarop uw bedrijf werkt te verbeteren, noteert u deze in het gedeelte 'Problemen en opmerkingen'.
- Als je alleen een probleem meldt, maar geen hulp nodig hebt wanneer het is geschreven, vergeet het dan niet te vermelden. Opmerkingen als "Probleem binnen 2 dagen opgelost" zal uw supervisor vertellen dat hij niet tussenbeide moet komen, maar het probleem dat u ondervindt in de gaten moet houden.
- Als je werkprobleem niet is opgelost, kan de supervisor niet zeggen dat je het hem niet hebt verteld.
Stap 6. Lees het rapport nog een keer en stuur het naar de betreffende partijen
Voorbeeld
Hier is een voorbeeldstatusrapport van de wikiHow-editor. Koppel de stijl, het formaat en de lijst met prestaties in dit voorbeeld aan gegevens uit uw werk, maar houd er rekening mee dat elke stap begint met een actief werkwoord.
Statusrapport 26 september 2011.
Afgewerkt
- Begonnen met 3 artikelen: 1 artikel naar eigen idee, 2 artikelen om aan verzoeken te voldoen.
- Ontwikkel 2 artikelen
- Herschrijf 1 artikel
- Patrouilleert bijna 400 wijzigingen en controleert bewerkingsverzoeken op spelfouten/duplicaties.
Het volgende plan
- Een afbeelding toevoegen aan 1 artikel.
- Herlees en bewerk 1 artikel.
- Vraag een redacteur met een medische achtergrond of eerste hulp om artikelen over fracturen te beoordelen. De auteur heeft geen medische achtergrond, dus twijfelt hij aan de resultaten van zijn onderzoek.
- Reviewen van 1 artikel dat al goed is, maar stilistische verbetering en aanvullende informatie vereist.
Problemen/opmerkingen
- Met dank aan de programmeurs, want zij hebben ervoor gezorgd dat de software-update van deze week vlekkeloos verliep. Problemen die zich voordoen, worden later gemeld.
- Een vrijwilliger is verdrietig omdat zijn kat is overleden. De vrijwilligers werd gevraagd om eerst te rusten.
Tips
- Schrijf indien mogelijk een positief rapport. Rapporten zijn niet de plaats om te klagen, boos te worden of excuses te maken. Een manier om een positief rapport te schrijven is door suggesties te geven, of op zijn minst aanwijzingen voor het oplossen van een probleem, als je een probleem meldt. Uw suggestie is het bewijs dat u het initiatief heeft genomen om het probleem op te lossen.
- Zeg dankjewel op de juiste plaats, bijvoorbeeld tegen een collega die je heeft geholpen. Als je een andere collega helpt, vermeld dat dan ook in het rapport.
- Wees eerlijk in het rapporteren. Meld geen dingen die je niet doet.
- Schrijf een kort verslag. Uw manager heeft het druk, hij heeft niet veel tijd om uw rapport te lezen. Als de manager meer informatie nodig heeft, zal hij dat vragen.
- Als je op vrijdagmiddag een verslag schrijft, weet je als je maandagochtend weer aan het werk gaat hoe ver je werk vordert.
- Als u veel dingen moet controleren (aankoopverzoeken, wijzigingsverzoeken, werkverzoeken, notities, enz.), kan het maken van een tabel of database een goede manier zijn om ze bij te houden.
- Schrijf specifieke rapporten.
- Maak voor uzelf een kopie van het rapport. De kopie kan je helpen bij het schrijven van een cv of het schrijven van prestaties wanneer het tijd is voor een loonsverhoging.
- Als je een statusrapport wilt schrijven, schrijf dan regelmatig een rapport, of schrijf in ieder geval een prestatie, zodat je geen uren besteedt aan het bijhouden van wat je hebt gedaan. Schrijf elke dag de prestaties op bij het invullen van de presentiekaart.
- Deze methode van het schrijven van een statusrapport kan ook worden gebruikt wanneer u de status van een project in een vergadering rapporteert.
- Rapporteren over iets dat je net bent begonnen, een boek dat je net hebt gelezen of iets dat je aan het onderzoeken bent, is prima. Niet alles kan in een week worden gedaan en de voorbereiding die u doet, kan tijdrovend zijn en waarde toevoegen aan het project.
Waarschuwing
- Professioneel rapporten schrijven. Uw rapport kan door meer mensen worden gelezen dan u denkt, vooral als het per e-mail is verzonden.
- Als je je baas een ongevraagd rapport stuurt, wees dan voorbereid om volgende week hetzelfde rapport te schrijven!
- Maak over het algemeen niet te veel beloftes. Vertel me gewoon wat je kunt doen.
