Controleer accountactiviteit is gemakkelijker vast te leggen met behulp van chequeregisters die zijn gemaakt vanuit Microsoft Excel. U kunt chequeregisters instellen om uitgaven te categoriseren, zodat u alle contante uitbetalingen kunt bijhouden. U kunt een formule maken om het saldo van het geld op de rekening te achterhalen. Behalve dat het handig is, kun je door het aanmaken van een controleregister in Excel ook de basis van Excel leren kennen.
Stap
Deel 1 van 5: Kolommen maken in Excel
Stap 1. Maak kennis met Excel
Excel is spreadsheetsoftware die wordt gebruikt om gegevens te beheren en berekeningen uit te voeren met formules. Excel-spreadsheets zijn geordend in kolommen en rijen.
- De desktopversie van Excel kan op een pc of Mac worden geïnstalleerd. Er zijn ook gratis online apps voor je computer, tablet of telefoon. De functionaliteit van elke versie is slechts iets anders.
- Excel bestaat al heel lang en er komt elk jaar een nieuwe versie bij. De manier waarop elke versie werkt, is slechts iets anders.
- In Excel zijn rijen horizontaal en gesorteerd op nummer. Kolommen zijn verticaal en gesorteerd op letter. De vierkanten waar rijen en kolommen samenkomen, worden cellen genoemd. Cellen zijn vernoemd naar rijen en kolommen. De cel in de vijfde rij in kolom D heet D5 (kolom D, rij 5).
- Ken het verschil tussen een werkblad en een werkmap. Een werkblad is een Excel-bestand dat een of meer spreadsheets bevat. Elke spreadsheet bevindt zich in afzonderlijke tabbladen in de werkmap. Werkmappen hebben over het algemeen drie tabbladen, maar kunnen indien nodig worden toegevoegd.
- U kunt eenvoudig één tabblad gebruiken om een basischequeregister aan te maken.
- U gebruikt de twee tabbladen om een functie voor de belastingscategorie in het controleregister aan te maken.
Stap 2. Open een lege spreadsheet
Hoe u een spreadsheet opent, hangt af van het besturingssysteem en het type computer dat u gebruikt.
- Voor pc's met een besturingssysteem onder Windows 7, klikt u op het menu Start in de linkerbenedenhoek van het bureaublad. Klik in het menu dat verschijnt op Programma's. Klik in het menu dat hierna verschijnt op Microsoft Office en vervolgens op Microsoft Office Excel. Op dit punt verschijnt er een lege spreadsheet op uw bureaublad.
- Voor pc's met Windows 7 of hoger: klik op het Windows-pictogram in de linkerbenedenhoek van het scherm en klik vervolgens op de Microsoft Excel-tegel om Excel te openen. Er zal een pagina zijn met de nieuwe bestanden aan de linkerkant en de nieuwe documentsjabloonopties aan de rechterkant. Klik op de eerste sjabloonoptie, Leeg werkboek, om een nieuw werkblad te openen.
- Als u Excel op de Mac wilt openen, klikt u op Excel in het dock. Klik op "Bestand" in de menubalk. Klik op "Openen" en vervolgens op "Nieuw". U wordt naar een nieuwe lege spreadsheet geleid.
Stap 3. Maak kolomlabels
Gebruik het label dat u gewoonlijk in het chequeboek van de kassa vindt. Maak kolommen voor datum, nee. cheque, begunstigde en beschrijving of memo. Maak vervolgens kolommen voor afschrijvingen (d.w.z. betalingen of opnames), tegoeden (d.w.z. stortingen) en termijnsaldi.
- Voer "DATUM" in cel B1 in (kolom B, rij 1). Hier wordt de transactiedatum ingevuld.
- Verplaats één cel naar rechts, cel C1 (kolom C, rij 1). Typ "ITEM #". Hier wordt het chequenummer of transactietype ingevuld, zoals "ATM" of "storting".
- Verplaats één cel naar rechts, cel D1 (kolom D, rij 1). Typ "BETALING". Dit is de naam van de ontvanger van de cheque of begunstigde.
- Verplaats één cel naar rechts, cel E1 (kolom E, rij 1). Typ "BESCHRIJVING". Details over de transactie worden hier ingevuld.
- Verplaats één cel naar rechts, cel F1 (kolom F, rij 1). Typ "DEBIT". Het geld dat van de rekening gaat (uitstroom) wordt hier geregistreerd.
- Verplaats één cel naar rechts, cel G1 (kolom G, rij 1). Typ "KOSTENCATEGORIE". Laat dit eerst leeg. Deze kolomopties worden in een latere stap gemaakt.
- Verplaats één cel naar rechts, cel H1 (kolom H, rij 1). Typ "KREDIET". Het geld dat op de rekening komt (instroom) wordt hier geregistreerd.
- Verplaats één cel naar rechts, cel J1 (kolom J, rij 1). Typ "INKOMENCATEGORIE". Deze kolomopties worden ook in een latere stap gemaakt.
- Verplaats één cel naar rechts, cel K1 (kolom K, rij 1). Typ "BALANS". Dit is het bedrag op de rekening nadat alle transacties zijn geregistreerd.
Stap 4. Formatteer de kolomlabels
Voeg opmaak toe aan de labelkolom in vet lettertype en geef de registerlabelrijen een andere achtergrondkleur om ze gemakkelijk te kunnen lezen. Selecteer eerst het celbereik dat u wilt opmaken en selecteer vervolgens een opmaakoptie.
- Zoek naar de opmaakopties op het tabblad "HOME" van het werkbalklint. Dit tabblad "HOME" is al geopend wanneer u een nieuwe werkmap opent.
- Selecteer cel B1 (DATUM) en sleep de cursor over alle labels tot cel K1 (BALANS).
- Klik in de linkerbovenhoek van de werkbalk op "B" om een vetgedrukte indeling te selecteren.
- Klik op het verfemmerpictogram om het achtergrondkleurenpalet te bekijken en de achtergrondkleur te wijzigen.
Stap 5. Wijzig het formaat van meerdere kolommen
Meestal is de kolomgrootte te klein om de ingevoerde gegevens op te slaan. De kolommen "BETALING" en "BESCHRIJVING" kunnen bijvoorbeeld lange namen of lange memo's bevatten. Kolom A dient alleen als scheidingsteken, dus de grootte is erg smal.
- Klik op de kolomkop A om de hele kolom te selecteren. Klik in de rechterbovenhoek van de werkbalk op het lint "HOME" op de knop "FORMAAT". Klik in het vervolgkeuzemenu op "Kolombreedte", voer 2 in en klik vervolgens op OK. Kolom A zal erg smal zijn.
- Vouw kolom D, "BETAALD" uit. Klik op het kopgedeelte in kolom D om die kolom te selecteren. Plaats de muisaanwijzer op de rand van de kolommen D en E. De cursor verandert in een formaatcursor, met een vorm als een plusteken met een pijl die wijst. Zodra deze cursor zichtbaar is, klikt u met de linkermuisknop en sleept u de muis naar rechts om de kolom zo breed te maken als u wilt.
- Herhaal dezelfde procedure om kolom E, "BESCHRIJVING" uit te vouwen.
Stap 6. Centreer het registerlabel
Selecteer de hele eerste rij. Klik met de linkermuisknop op het nummer één aan de linkerrand van de pagina. Klik in de linkerbovenhoek van de werkbalk op het "HOME"-lint op de knop voor uitlijnen in het midden. Alle gegevens in de geselecteerde cellen worden gecentreerd. De kolomlabels in elke cel zijn nu gecentreerd.
Deel 2 van 5: Cellen opmaken
Stap 1. Voer enkele gegevens in
Om de aangebrachte opmaakwijzigingen te zien, voert u vier rijen gegevens in de cellen in. Begin met het beginsaldo en voer vervolgens de andere drie transacties in.
- Voeg de datum voor het beginsaldo toe in cel B2, bijvoorbeeld 27-09-15. Typ in de kolom "BETAALDE" in cel D2 "Beginsaldo". Voer in de kolom "BALANS" in cel K2 het bedrag in op uw rekening volgens de datum in cel B2.
- Voeg nog drie transacties toe. Combineer debettransacties (zoals chequebetalingen of geldopnames) en krediettransacties (zoals stortingen).
- Let op de inconsistente opmaak van elk getal in de cel. De notatie van de datumkolom kan veranderen in "2015/09/27" of "27-sept". De kolom met het bedrag in dollars kan het verkeerde aantal decimalen weergeven. Formatteer het zodat alles schoon is.
Stap 2. Formatteer de datum
Zorg ervoor dat deze kolom consistente datums weergeeft. Er zijn veel opties voor het opmaken van datums in Excel. Kies welke je wilt.
- Klik op de kop in kolom B, dit is "DATUM". De hele kolom wordt geselecteerd.
- Klik met de rechtermuisknop op de kolom en selecteer Cellen opmaken. Het venster Cellen opmaken verschijnt.
- Selecteer het tabblad "Nummers". Selecteer "Datum" in "Categorie". Selecteer de gewenste datumnotatie en klik op OK in de rechterbenedenhoek van het venster.
- Terwijl de kolom nog steeds is geselecteerd, centreert u de gegevens in deze cellen door te klikken op het pictogram voor uitlijnen in de linkerbovenhoek van de werkbalk, in het "HOME"-lint.
Stap 3. Formatteer kolom "ITEM #"
De gegevens in deze kolom moeten worden gecentreerd. Markeer de hele kolom van C door op de kolomkop te klikken. Klik op het pictogram voor uitlijnen in het midden. Let op de gegevens die in deze kolom zijn ingevuld. Het schrijven moet gecentreerd zijn.
Controleer het formaat van de kolommen D en E, "BETALING" en "BESCHRIJVING". Excel maakt cellen meestal zo op dat de gegevens links worden uitgelijnd. Dit formaat is geschikt voor deze kolom. Controleer nogmaals de kolomgrootte. Er zijn nu enkele gegevens in deze cellen, dus pas de kolombreedte aan om de kolom indien nodig breder of smaller te maken
Stap 4. Formatteer de valuta in de kolommen F, H en K, of "DEBIT", "CREDIT" en "SALDO VOORUIT"
Valuta gebruikt tweecijferige decimalen. Er is een optie om een dollarteken weer te geven. Het debetnummer kan desgewenst ook rood worden gemaakt.
- Selecteer kolom F. Klik met de rechtermuisknop in kolom F en selecteer Cellen opmaken. Het venster Cellen opmaken verschijnt. Selecteer op het tabblad "Nummer" de optie "Accounting". Selecteer "2" in de optie "Decimale plaatsen". Selecteer het dollarteken in "Symbool".
- Herhaal de bovenstaande stappen voor kolommen H en K.
- Om het debetnummer rood te laten lijken, klikt u op de kop in kolom F om de hele kolom te selecteren. Klik met de rechtermuisknop op de kolom en selecteer Cellen opmaken. Selecteer het tabblad Lettertype wanneer het venster Cellen opmaken verschijnt. Klik op dit tabblad op de vervolgkeuzelijst naast de optie Kleur. Klik in het palet op de rode kleur.
Deel 3 van 5: Formules maken
Stap 1. Maak een formule om het huidige saldo te berekenen
Voer de wiskundige bewerkingsformule in om het huidige saldo te berekenen in kolom K. U hebt de formule in cel K2 niet nodig. Hier vult u uw beginsaldo in.
- Klik op cel K3. Klik op de formulebalk boven aan het werkblad. Typ de formule om de berekening uit te voeren. Voer =SOM(K2-F3+H3) in. Deze formule vertelt de spreadsheet om het beginsaldo te nemen (cel K2), eventuele afschrijvingen af te trekken (cel F3) en eventuele tegoeden toe te voegen (cel H3).
- Als het beginsaldo $ 200 is en uw eerste invoer een cheque van $ 35 is, noteert u $ 35 als een debet in cel F3. De formule die u in cel H3 hebt ingevoerd, neemt het initiële saldo en trekt het debet af zodat het saldo $ 165 is.
Stap 2. Kopieer de formule
Selecteer cel K3. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Kopiëren. Selecteer de cellen K4 en K5, klik met de rechtermuisknop en selecteer Plakken. Nu wordt de formule naar deze cellen gekopieerd. Nu is het huidige saldo berekend in kolom K voor alle ingevoerde gegevensrijen.
Stap 3. Maak een voorwaardelijke formule om de huidige saldokolom te wissen
U kunt de bovenstaande formule kopiëren naar cel K6. Aangezien u echter geen gegevens hebt ingevoerd, verschijnt het huidige saldo uit cel K5 ook in cel K6. Om dit op te lossen, maakt u een voorwaardelijke formule die de cel leegt als er geen transacties zijn ingevoerd, maar het saldo weergeeft als er een is.
Voer in cel K6 de formule in =IF(ISBLANK(B6), "", SUM(K5-F6+H6)). Dit zal Excel vertellen dat als cel B6 in de kolom "DATUM" leeg is, cel H6 leeg moet zijn, maar als cel B6 niet leeg is, moet het saldo worden berekend
Stap 4. Vouw de formule uit met Automatisch aanvullen
De functie Automatisch aanvullen vult de formule van aangrenzende cellen, dus het is niet nodig om de formule "BALANS" herhaaldelijk in te voeren.
- Zoek naar de hendel voor automatisch aanvullen in de actieve cel. Kijk naar de kleine donkere rechthoek in de rechter benedenhoek van de actieve cel. Beweeg de muisaanwijzer totdat deze verandert in een AutoFill-cursor, die eruitziet als een dunne plus.
- Klik op cel K6. Beweeg de muisaanwijzer over de hendel voor automatisch aanvullen en de cursor verandert in een dun plusteken. Klik met de linkermuisknop en houd de hendel voor automatisch aanvullen ingedrukt. Sleep de cursor naar cel K100 (kolom K, rij 100).
- De formule wordt nu gekopieerd naar alle cellen van kolom K tot en met rij 100. De rij- en kolomnummers in elke cel worden automatisch aangepast zodat de formule correct kan berekenen.
Deel 4 van 5: Categorieën toevoegen
Stap 1. Maak een transactiecategorie aan
Transactiecategorieën zijn handig voor het bijhouden van uitgaande kasstromen en inkomenstypen. Categorieën kunnen betrekking hebben op inkomstenbelastingen, zoals onroerendgoedbelasting of donaties aan goede doelen. Categorieën kunnen ook worden gebruikt om grafieken te maken die eenvoudig de financiële activiteit van een account visualiseren.
Stap 2. Maak het tabblad "Categorieën"
Dit tabblad wordt gebruikt om alle mogelijke categorieën inkomsten- en uitgavenregistercontroles op te slaan. Wijzig de naam van een van de tabbladen in de werkmap 'Categorieën'. Dubbelklik op een bestaande tabbladtitel zodat de naam wordt gemarkeerd. De naam verandert in "Blad2" of "Blad3". Wanneer de bladnaam is gemarkeerd, typt u een nieuwe naam voor het tabblad, zoals "Categorieën".
Typ in cel B4 'Categorieën'. Maak de cellen op zodat ze vet zijn en centreer ze
Stap 3. Maak inkomenscategorieën
Typ "*** Inkomen ***" in cel B5. Alle inkomenscategorieën die u heeft of kunt krijgen, staan hier vermeld. Voer al uw inkomenscategorieën in, beginnend bij cel B6 en werkend naar beneden.
- De meest voorkomende inkomenscategorie is "Loon" (loon). Verdeel de verschillende looncategorieën als er meer dan één baan is.
- Voor andere inkomenscategorieën is uw financiële situatie bepalend. Maak een categorie "Dividend" aan als u aandelen bezit. Maak indien van toepassing ook categorieën voor kinderbijslag aan. Andere categorieën zoals "Interestinkomsten", "Cadeaus" en "Diversen".
Stap 4. Maak lastcategorieën aan
Wis de cellen in de laatste inkomenscategorie. Ga één cel naar beneden en typ "*** Expenses ***". Alle belastingscategorieën staan in deze sectie.
Het aantal belastingcategorieën is afgestemd op uw omstandigheden, waaronder 'Hypotheek', 'Huur', 'Verzekering', 'Autobetaling', 'Gas', 'Elektriciteit', 'Telefoon' of 'Entertainment'
Stap 5. Geef een naam aan het cellenbereik dat de categorie bevat
Selecteer cel B5 en markeer vervolgens vanuit cel B5 naar alle inkomsten- en uitgavencategorieën. Zoek naar het celnaamvak in de linkerbovenhoek van het venster, dat zich links van het formulevak bevindt. De naam van de eerste cel in het gemarkeerde bereik zal "B5" weergeven. Klik op het vak met de celnaam en typ "Categorieën". Dit is de naam van het cellenbereik dat u in het controleregister kunt gebruiken.
Stap 6. Gebruik de uitgaven- en inkomstencategorieën in het chequeregister
Ga terug naar het tabblad waar u het chequeregister heeft aangemaakt. Nu worden de kolommen "UITGAVEN CATEGORIE" en "INKOMEN CATEGORIE" toegevoegd aan een vervolgkeuzemenu.
- Selecteer cel G2 in de registertabcontrole. Dit is de eerste cel in de kolom "UITGAVENCATEGORIE".
- Selecteer het lint "GEGEVENS" in de werkbalk. Klik op de knop "Gegevensvalidatie". Selecteer "Gegevensvalidatie" in het vervolgkeuzemenu. Het venster "Gegevensvalidatie" wordt geopend.
- Zoek op het tabblad "Instellingen" van het venster "Gegevensvalidatie" de vervolgkeuzelijst "Toestaan". Klik op de pijl-omlaag en selecteer "Lijst". Voer "=Categorieën" in onder "Bron". Klik OK.
- Er verschijnt een kleine pijl naast cel G2. Klik op deze pijl om een lijst met categorieën weer te geven. Klik op de categorie die overeenkomt met de rijtransactie.
- Kopieer de formule van cel G2 naar cel G100 met AutoFill.
- Ga naar cel J2 om het proces in de kolom "INKOMENCATEGORIE" te herhalen.
Deel 5 van 5: Het chequeregister beschermen
Stap 1. Vergrendel formulecellen en bescherm spreadsheet
Door het werkblad te beschermen, kunt u geen gegevens in vergrendelde cellen overschrijven, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat toekomstige saldoberekeningen onjuist zijn vanwege formulefouten. U kunt ook een wachtwoord toevoegen om uw chequeregister beter te beschermen tegen andere gebruikers. Zorg ervoor dat het wachtwoord gemakkelijk te onthouden is, of schrijf het op een veilige plaats. Het werkblad is niet toegankelijk als u uw wachtwoord bent vergeten.
Stap 2. Ontgrendel de cel
Zodra het werkblad is beveiligd, worden alle cellen vergrendeld. Daarom moet u de gegevenscellen ontgrendelen die moeten worden ingevoerd, zelfs als het werkblad is beveiligd.
- Selecteer cellen B2 tot J100. Dit zijn alle cellen van alle controleregisterkolommen, behalve de laatste kolom, K, die de kolom "BALANS" is. Gegevens moeten nog steeds in deze cellen worden ingevoerd, zelfs als het werkblad is beveiligd.
- Klik met de rechtermuisknop in het geselecteerde cellenbereik. Selecteer Cellen opmaken.
- Selecteer in het venster Cellen opmaken het tabblad Beveiliging. Schakel het selectievakje "Vergrendeld" uit en klik vervolgens op OK.
Stap 3. Schakel beveiliging in op het werkblad
Dit betekent dat alle cellen vergrendeld blijven, inclusief de cellen in kolom K ("BALANS") zodat ze niet kunnen worden overschreven.
- Open het lint "REVIEW" in de werkbalk. Klik op "Blad beveiligen" om het venster "Blad beveiligen" te openen.
- Als u het werkblad wilt beveiligen, voegt u hier het wachtwoord toe. Zo niet, laat het dan leeg.
- Klik OK. Controleregisters zijn nu onbeschermd.
Stap 4. Maak de beveiliging van het werkblad ongedaan om de vergrendelde cellen te wijzigen
U kunt dit proces later terugdraaien als u de formule in een vergrendelde cel wilt wijzigen. Open het lint "REVIEW" in de werkbalk. Klik op "Blad beveiligen opheffen" totdat het venster "Blad beveiligen opheffen" verschijnt. Klik OK.
