Draaitabellen zijn interactieve tabellen waarmee gebruikers grote hoeveelheden gegevens kunnen groeperen en samenvatten in een compacte, tabelvorm die rapportage en analyse eenvoudiger maakt. Deze tabellen kunnen gegevens sorteren, berekenen en toevoegen en zijn beschikbaar in verschillende spreadsheetprogramma's. Met Excel kunt u eenvoudig draaitabellen maken door relevante informatie naar de juiste vakken te slepen en neer te zetten. U kunt uw gegevens vervolgens filteren en sorteren om patronen en trends te vinden.
Stap
Deel 1 van 3: Een draaitabel maken
Stap 1. Laad het werkblad dat de basis zal vormen voor het maken van de draaitabel
Met draaitabellen kunt u visuele rapporten maken van gegevens uit een werkblad. U kunt berekeningen uitvoeren zonder formules in te voeren of cellen te kopiëren. Om een draaitabel te maken, hebt u alleen een werkblad met verschillende items nodig.
U kunt ook een draaitabel in Excel maken met behulp van een externe gegevensbron, zoals Access. U kunt een draaitabel invoegen in een nieuw Excel-werkblad
Stap 2. Zorg ervoor dat uw gegevens overeenkomen met de vereiste draaitabel
Draaitabellen zijn misschien niet altijd het antwoord dat u zoekt. Om te profiteren van de functies van de draaitabel, moet uw werkblad aan een aantal basiscriteria voldoen:
- Uw werkblad moet ten minste één kolom met dubbele waarden bevatten. In feite betekent dit gewoon dat ten minste één kolom herhalende gegevens heeft. In het voorbeeld dat in de volgende sectie wordt besproken, heeft de kolom "Producttype" twee vermeldingen: "Tafel" of "Stoel".
- Het werkblad moet numerieke informatie bevatten. Deze informatie wordt vergeleken en opgeteld in de tabel. In het voorbeeld in de volgende sectie bevat de kolom "Verkoop" numerieke gegevens.
Stap 3. Voer de draaitabelwizard uit
Klik op het tabblad "Invoegen" bovenaan het Excel-venster. Klik op de knop "PivotTable" aan de linkerkant van het lint Invoegen.
Als u Excel 2003 of eerder gebruikt, klikt u op het menu "'Data'" en selecteert u "PivotTable and PivotChart Report…"
Stap 4. Selecteer de gegevens die u gaat gebruiken
Standaard (standaard) selecteert Excel alle gegevens op het actieve werkblad. U kunt klikken en slepen om een specifiek deel van het werkblad te selecteren of handmatig een celbereik typen.
Als u een externe bron voor uw gegevens gebruikt, klikt u op de optie "Een externe gegevensbron gebruiken" en vervolgens op Verbinding kiezen…. Zoek naar de verbindingsdatabase die op uw computer is opgeslagen
Stap 5. Kies een locatie voor uw draaitabel
Nadat u uw bereik hebt opgegeven, selecteert u uw locatieoptie in hetzelfde venster. Standaard plaatst Excel de tabel op een nieuw werkblad waarmee u heen en weer kunt schakelen door op de tabbladen onder aan het venster te klikken. U kunt er ook voor kiezen om de draaitabel op hetzelfde blad als de gegevens te plaatsen, zodat u kunt kiezen welke cellen u wilt plaatsen.
Als u tevreden bent met uw keuzes, klikt u op OK. Uw draaitabel wordt geplaatst en de interface verandert
Deel 2 van 3: Draaitabellen configureren
Stap 1. Rijvelden toevoegen
Wanneer u een draaitabel maakt, sorteert u de gegevens in feite op rijen en kolommen. Wat u op een bepaalde plaats toevoegt, bepaalt de structuur van de tabel. Sleep een veld uit de lijst met velden aan de rechterkant naar het gedeelte Rijvelden van de draaitabel om de informatie in te voegen.
- Stel dat uw bedrijf twee producten verkoopt: tafels en stoelen. U hebt een werkblad met nummers (Verkoop) van elk product (Producttype) dat in uw vijf winkels (Winkel) wordt verkocht. U wilt zien hoeveel elk product in elke winkel is verkocht.
- Sleep het veld Opslaan van de lijst met velden naar het gedeelte Rijvelden van de draaitabel. Er verschijnt een lijst met uw winkels, elk als een eigen rij.
Stap 2. Voeg kolomvelden toe
Net als rijen kunt u met kolommen gegevens sorteren en weergeven. In het bovenstaande voorbeeld is het veld Store toegevoegd aan de sectie Rijvelden. Om te zien hoeveel elk producttype is verkocht, sleept u het veld Producttype naar het gedeelte Kolomvelden.
Stap 3. Voeg een waardeveld toe
Nu u klaar bent met het opmaken van de bestelling, kunt u gegevens toevoegen om in de tabel weer te geven. Klik en sleep het veld Verkoop naar het gedeelte Waardevelden van de draaitabel. U ziet uw tabel met verkoopinformatie voor beide producten in elk van uw winkels, met de kolom Totaal aan de rechterkant.
Voor alle bovenstaande stappen kunt u de velden naar het overeenkomstige vak onder de lijst met velden aan de rechterkant van het venster slepen in plaats van naar de tabel
Stap 4. Voeg meerdere velden toe aan een sectie
Met draaitabellen kunt u meerdere velden tegelijk aan elke sectie toevoegen, zodat u in meer detail kunt bepalen hoe de gegevens worden weergegeven. Laten we met het bovenstaande voorbeeld zeggen dat u verschillende soorten tafels en stoelen maakt. Uw werkblad registreert of een artikel een tafel of stoel is (Producttype), en ook welk model tafel of stoel er precies is verkocht (Model).
Sleep het veld Model naar de sectie Kolomvelden. De kolommen tonen nu een uitsplitsing van de verkoop per model en het algemene type. U kunt de volgorde waarin deze labels worden weergegeven wijzigen door op de pijlknoppen naast de respectievelijke velden in de vakken in de rechterbenedenhoek van het venster te klikken. Selecteer "Omhoog" of "Omlaag" om de volgorde te wijzigen
Stap 5. Wijzig de manier waarop gegevens worden weergegeven
U kunt wijzigen hoe waarden worden weergegeven door op het pijlpictogram naast een waarde in het vak Waarden te klikken. Selecteer "Value Field Settings" om te wijzigen hoe waarden worden berekend. U kunt deze waarden bijvoorbeeld weergeven als een percentage in plaats van een totaal, of ze gemiddeld in plaats van op te tellen.
U kunt van deze mogelijkheid profiteren door hetzelfde veld meerdere keren aan het vak Waarde toe te voegen. In het bovenstaande voorbeeld worden de totale verkopen voor elke winkel weergegeven. Door het veld Verkoop opnieuw toe te voegen, kunt u die waarde-instelling wijzigen om de tweede Verkoop weer te geven als een percentage van de totale verkoop
Stap 6. Leer verschillende manieren om waarden te manipuleren
Bij het wijzigen van de manier waarop waarden worden berekend, heeft u verschillende opties, afhankelijk van uw behoeften.
- Som (som) – Dit is de standaardwaarde voor het waardeveld. Excel telt alle waarden in het geselecteerde veld op.
- Tellen: hiermee wordt het aantal cellen met gegevens in het geselecteerde veld geteld.
- Gemiddeld - Dit berekent het gemiddelde van alle waarden in het geselecteerde veld.
Stap 7. Filters toevoegen
Het gebied "Rapportfilter" bevat velden waarmee u een overzicht kunt bekijken van de gegevens die in de draaitabel worden weergegeven door de gegevensset te filteren. Deze velden fungeren als filters voor het rapport. Door bijvoorbeeld het veld Winkel (niet Rijlabel) als filter in te stellen, kunt u afzonderlijke winkels selecteren om de totale verkoop per winkel te bekijken, of meerdere winkels tegelijk bekijken.
Deel 3 van 3: Draaitabellen gebruiken
Stap 1. Sorteer en filter de resultaten
Een van de belangrijkste kenmerken van draaitabellen is de mogelijkheid om resultaten te sorteren en dynamische rapporten te bekijken. Elk label kan worden gesorteerd en gefilterd door op de pijl-omlaag naast de labelkop te klikken. U kunt de lijst vervolgens sorteren en filteren om alleen specifieke vermeldingen weer te geven.
Stap 2. Werk je werkblad bij
De draaitabel wordt automatisch bijgewerkt zodra u het basiswerkblad wijzigt. Deze mogelijkheid is belangrijk voor het bewaken van uw werkbladen en het bijhouden van wijzigingen.
Stap 3. Speel met de draaitabel
Met draaitabellen kunt u heel eenvoudig de locatie en volgorde van velden wijzigen. Probeer verschillende velden naar verschillende locaties te slepen om een draaitabel te krijgen die precies aan uw behoeften voldoet.
Hier komt de naam Draaitafel vandaan. Het verplaatsen van gegevens naar verschillende locaties staat bekend als 'draaien'. Het is wanneer u van richting verandert dat de gegevens worden weergegeven
Stap 4. Maak een draaigrafiek
U kunt draaigrafieken gebruiken om dynamische visuele rapporten weer te geven. Uw draaigrafiek De voltooide draaigrafiek, dus het maken van de grafiek is een fluitje van een cent.
Tips
- Als u de opdracht Gegevens importeren uit het menu Gegevens gebruikt, hebt u meer opties voor het importeren van een reeks gegevens uit Office Database-verbindingen, Excel-bestanden, Access-databases, Tekstbestanden, ODBC DSN, webpagina's, OLAP en XML/XSL. U kunt uw gegevens dan gebruiken zoals u een Excel-lijst zou gebruiken.
- Als u AutoFilter gebruikt (onder "Gegevens", "Filters"), schakelt u deze functie uit bij het maken van de draaitabel. U kunt het opnieuw inschakelen nadat u de draaitabel hebt gemaakt.
