Deze wikiHow leert je hoe je een database kunt maken met gegevens uit Microsoft Excel-spreadsheets door deze rechtstreeks te importeren in Access, het databasebeheerprogramma van Microsoft. U kunt Excel-gegevens ook exporteren naar een indeling die databaseprogramma's kunnen openen. Microsoft Access is een programma uit de Microsoft Office-programmasuite en is alleen beschikbaar voor Windows-computers.
Stap
Methode 1 van 2: Microsoft Access gebruiken
Stap 1. Open Microsoft Access
Dit programma wordt gemarkeerd door een rood pictogram met de letter “ EEN Daarna wordt de Access-sjabloonpagina geopend.
Access is ontworpen om met Excel te werken en is inbegrepen bij Excel op Microsoft Office Professional-abonnementen en is alleen beschikbaar voor Windows-computers
Stap 2. Klik op Lege database
Het staat in de linkerbovenhoek van het programmavenster.
Als u een ander sjabloon voor uw Access-database wilt gebruiken, selecteert u het gewenste sjabloon
Stap 3. Klik op Maken wanneer daarom wordt gevraagd
Het staat in de rechterbenedenhoek van het pop-upvenster. Daarna wordt de Access-database geopend.
Stap 4. Klik op het tabblad Externe gegevens
Dit tabblad bevindt zich in de menubalk bovenaan het Access-venster.
Stap 5. Klik op Nieuwe gegevensbron
Het staat helemaal links op de werkbalk " Externe gegevens " Daarna wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.
Stap 6. Selecteer Bestanden
Deze optie staat in het vervolgkeuzemenu. Daarna wordt een pop-outmenu weergegeven.
Stap 7. Klik op Excel
Het staat in het pop-outmenu. Daarna wordt het importvenster geopend.
Stap 8. Klik op Bladeren
Het staat in de rechterbovenhoek van het venster.
Stap 9. Selecteer een Excel-spreadsheet
Ga naar de Excel-spreadsheetopslagmap en klik op de spreadsheet die u wilt openen.
Stap 10. Klik op Openen
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 11. Bepaal de methode van gegevensoverdracht
Klik op het keuzerondje links van een van de volgende opties:
- “ Importeer de brongegevens in een nieuwe tabel in de huidige database ” – Selecteer deze optie als u een nieuwe database zonder tabellen aanmaakt of als u een nieuwe tabel aan een bestaande database wilt toevoegen. Door een nieuwe tabel aan te maken, kunt u de informatie bewerken via Access.
- “ Voeg een kopie van de records toe aan de tabel ” – Selecteer deze optie als u een bestaande database gebruikt en gegevens wilt toevoegen aan een van de tabellen in de database. Door een bestaande tabel toe te voegen, kunt u de informatie bewerken via Access.
- “ Link naar de gegevensbron door een gekoppelde tabel te maken ” – Selecteer deze optie om een koppeling in de database te maken waarmee de database in Excel wordt geopend. Met deze optie kunt u geen informatie bewerken via Access.
Stap 12. Klik op OK
Het staat onderaan het venster.
Stap 13. Selecteer een werkblad
Klik boven aan het venster op de naam van het werkblad dat u uit het geselecteerde Excel-document wilt importeren.
- Standaard maakt Excel een werkblad met drie werkbladen met de namen "Blad 1", "Blad 2" en "Blad 3". U kunt slechts één werkblad voor één proces indienen. Als u informatie op alle drie de bladen opslaat, moet u het overdrachtsproces van het eerste blad voltooien, vervolgens terugkeren naar het tabblad " Externe gegevens " en alle stappen herhalen voor de andere bladen.
- U kunt bladnamen in Excel verwijderen, toevoegen en bewerken, en alle wijzigingen die u aanbrengt, worden weergegeven in de Access-database.
Stap 14. Klik op Volgende
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 15. Schakel kolomkoppen in
Klik op het vak "Eerste rij bevat kolomkoppen" als het Excel-blad zijn eigen kolomkoppen in de bovenste rij heeft (bijv. rij " EEN ”).
Schakel het selectievakje uit als u wilt dat Access kolomkoppen maakt
Stap 16. Klik op Volgende
Stap 17. Bewerk indien nodig de kolommen en cellen van het werkblad
Als u alle cellen uit een spreadsheet zonder wijzigingen wilt importeren, slaat u deze stap over:
- Als u cellen wilt bewerken, klikt u op de kolomkoppen die u wilt wijzigen en bewerkt u vervolgens de celnaam, het gegevenstype en/of of de cel is geïndexeerd of niet.
- Als u geen cellen wilt importeren, vinkt u het vakje "Veld niet importeren (overslaan)" aan.
Stap 18. Klik op de knop Volgende
Stap 19. Stel een primaire sleutel in voor de database
Voor de beste resultaten laat u de standaardinstellingen ongewijzigd (om ervoor te zorgen dat Access zijn eigen sleutels toewijst).
U kunt de sleutel zelf instellen door het vakje "Kies mijn eigen primaire sleutel" aan te vinken en de sleutel in het veld naast de optie in te voeren. Hoewel dit niet wordt aanbevolen, kunt u ook kiezen voor "Geen primaire sleutel"
Stap 20. Klik op Volgende
Stap 21. Voeg een naam toe
Typ de naam van de spreadsheet in het veld "Importeren naar tabel".
Sla deze stap over als u de database wilt weergeven met de standaardnaam
Stap 22. Klik op Voltooien
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 23. Klik op Sluiten
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster. Daarna wordt het importvenster gesloten en wordt de database aangemaakt.
U kunt eerst het vakje " Importstappen opslaan " aanvinken om er zeker van te zijn dat het programma de instellingen voor deze database onthoudt
Methode 2 van 2: Een databaseprogramma van derden gebruiken
Stap 1. Open het Excel-document
Dubbelklik op het Excel-document dat u naar een database wilt converteren.
Als u geen document hebt gemaakt, opent u Excel, klikt u op " Lege werkmap ”, en maak een document voordat u doorgaat naar de volgende stap.
Stap 2. Klik op Bestand
Het staat in de menubalk bovenaan het Excel-venster (Windows) of bovenaan het scherm (Mac).
Stap 3. Klik op Opslaan als
Deze optie staat in het menu Bestand ”.
Stap 4. Dubbelklik op Deze pc
Het staat in het midden van de pagina.
Sla deze stap over voor Mac-gebruikers
Stap 5. Kies een bestandsformaat
Klik op de vervolgkeuzelijst "Opslaan als type" (Windows) of "Bestandsindeling" (Mac) en kies een van de volgende opties:
- Als u een computergebaseerde databasetoepassing gebruikt, klikt u op Format “ . CSV ” (door komma's gescheiden waarden).
-
Als u een webgebaseerde databasetoepassing gebruikt, klikt u op Format “ . XML ”.
Als het Excel-document geen XML-gegevens heeft, kunt u het XML-formaat niet selecteren
Stap 6. Klik op Opslaan
Het staat onderaan het venster. Daarna wordt het document opgeslagen met de voorkeuren die u instelt.
Stap 7. Maak een nieuwe database aan op het gebruikte databaseprogramma
Het proces zal anders zijn, afhankelijk van het gebruikte programma. Meestal moet u het programma echter openen, klik op " Nieuw " (of " Bestand ” > “ Nieuw ") en volg de aanwijzingen op het scherm.
Stap 8. Zoek naar de knop Importeren…
Deze knop wordt meestal weergegeven nadat u op het menu hebt geklikt Bestand ”, maar het gebruikte databaseprogramma kan zijn eigen verschillen hebben.
Stap 9. Selecteer het Excel-bestand
Zoek en dubbelklik op het bestand dat u vanuit Excel hebt geëxporteerd.
Stap 10. Volg de aanwijzingen van de databasetoepassing om de gegevens te importeren
Stap 11. Sla de database op
Gewoonlijk kunt u het menu "Opslaan" openen door op Ctrl+S (Windows) of Command+S (Mac) te drukken.
