Het maakt niet uit in wat voor soort bedrijf u zich bevindt, het bedanken van uw klanten is een trefzekere manier om relaties te versterken en ervoor te zorgen dat ze terugkomen. Elke bedankbrief die u schrijft, moet uniek zijn, er zijn geen exacte voorbeelden, maar er zijn richtlijnen die u kunnen helpen om ter zake te komen. Wil je weten hoe je een bedankbrief schrijft als uiting van waardering voor een klant, lees dan verder dit artikel.
Stap
Deel 1 van 3: Brieven opstellen
Stap 1. Schrijf de naam van de klant correct in het openingsgedeelte
Uit veel onderzoeken blijkt dat de meeste berichten aan klanten niet effectief zijn als de naam van de klant niet correct is gespeld. Zorg ervoor dat u de naam van de klant bovenaan de bedankbrief schrijft volgens de spelling die de klant voor zijn naam heeft geschreven.
Stap 2. Bepaal de reden voor het maken van het bedankje
Maak het zo duidelijk mogelijk. Het is prima om iets algemeens te zeggen als "bedankt voor het winkelen", maar het is beter om te vermelden wat de klant heeft gekocht en hoe het is afgeleverd. Dit herinnert klanten aan hun unieke relatie met uw winkel.
- Dit is je kans om je oprecht te bedanken. Een paar citaten toevoegen over uw gesprekken met klanten is prima.
- Probeer zoveel mogelijk niet in elke brief hetzelfde te herhalen, anders lijkt het op een bedankje voor iedereen.
Stap 3. Voeg feedbackvragen toe
Dankbrieven zijn een geweldige manier om feedbackvragen te stellen om ervoor te zorgen dat klanten het gevoel hebben dat ze goed zijn geholpen. Een goede opvolging zorgt er vaak voor dat klanten terugkomen en dat is goed voor uw bedrijf. U hoeft hier niet overdreven op te reageren, maar aandacht voor de behoeften van de klant is een belangrijk onderdeel van service.
- Spreek uw verwachting uit dat klanten de gekochte goederen leuk zullen vinden en u staat klaar om te helpen als ze vragen of klachten hebben.
- Vraag of u iets kunt doen om de klant tevredener te maken.
Stap 4. Voeg uw productmerk toe
Het is het beste als uw bedrijfsnaam, logo of andere informatie met betrekking tot uw merk op briefpapier wordt afgedrukt. Dit is handig om een goed beeld van uw bedrijf te geven.
- Als je een bedankbriefje op een kaart schrijft, zorg er dan voor dat je de naam van je winkel vermeldt.
- Als u bedrijfsbriefpapier gebruikt waarop het bedrijfslogo duidelijk is afgedrukt, hoeft u uw winkelnaam niet in de brief te vermelden.
- Als een bedankje per e-mail wordt verzonden, moeten de bedrijfsnaam en het logo onder uw handtekening worden vermeld.
Stap 5. Kies de juiste afsluitende begroeting
Dit gedeelte moet aansluiten bij de relatie die u heeft met uw klanten en de indruk die u voor uw bedrijf wilt maken. "Met vriendelijke groet" is bijvoorbeeld soms te formeel om te worden vervangen door "groeten" of andere toepasselijke informele uitdrukkingen. Andere afsluitende begroetingen die persoonlijk van stijl zijn, maar die veel worden gebruikt in de zakenwereld, worden ook vaak gebruikt.
Stap 6. Onderteken de brief met de hand
Probeer altijd een handtekening op elke brief te zetten. Grote bedrijven vinden het meestal moeilijk om letters weer te geven die persoonlijk lijken. Zelfs een door de computer gegenereerde handtekening is nog steeds beter dan een getypte naam, omdat het lijkt alsof de brief persoonlijk is verzonden.
Deel 2 van 3: De juiste stijl gebruiken
Stap 1. Laat je niet verleiden om je product opnieuw uit te lichten
U schrijft om een klant te bedanken voor het winkelen bij u, dus u hoeft niet meer te adverteren. Ga er vanuit dat je hierin bent geslaagd. Geef klanten het gevoel deel uit te maken van het bedrijf.
- Zinnen als "we hopen dat je in de nabije toekomst weer winkelt" komen maar al te vaak voor; kun je beter van deze uitdrukking afkomen. Zeg niets wat je ook niet tegen je vrienden zou zeggen.
- Noem geen voordelen van goederen, promotieschema's of andere dingen die op advertenties lijken.
Stap 2. Verstuur de brief met een postzegel
Zelfs als u honderden brieven verstuurt, kunt u beter geen abonnementszegels gebruiken. Het laat de klant weten dat je veel bedankbrieven hebt gestuurd en zorgt ervoor dat ze zich minder speciaal voelen. De realiteit is dat je bedankbrief in een stapel onopgemerkte brieven kan eindigen.
Stap 3. Schrijf het adres zoveel mogelijk met de hand
Nogmaals, hoe persoonlijker je bent met je bedankbrief, hoe beter de indruk zal zijn. Als je het zelf niet kunt schrijven, laat het dan door iemand anders schrijven. Zelfs als u het adres niet opschrijft, zullen klanten onder de indruk zijn van het handschrift.
Stap 4. Vermeld uw contactgegevens en sta open voor communicatie
Zorg ervoor dat uw telefoonnummer en adres in de e-mail staan en nodig klanten uit om te bellen als ze vragen hebben. Als ze je bellen, wees dan voorbereid om ze meteen te beantwoorden.
Deel 3 van 3: Het juiste formaat gebruiken
Stap 1. Schrijf de brief met de hand
Het printen van een brief in een standaard formaat voelt als het versturen van een brochure naar een klant. In plaats van ervoor te zorgen dat klanten zich speciaal en gewaardeerd voelen, doet het het tegenovergestelde en voelen mensen zich geïrriteerd. Overweeg om een persoonlijk, handgeschreven bedankje te maken.
- Als u veel bedankbriefjes moet schrijven, vraag het personeel dan om te helpen. Dit helpt echt om tijd te besparen.
- Als je geen handgeschreven begroeting kunt maken, moet je een manier vinden om de brief persoonlijker te maken. In elke brief moeten in ieder geval de naam van de klant en uw echte handtekening staan.
- In sommige gevallen is het oké om een bedankbriefje per e-mail te sturen in plaats van een brief te sturen. Dit kan als je een goede relatie hebt met de klant. De sleutel is om ervoor te zorgen dat de e-mail persoonlijk en oprecht is geschreven. Als de kans bestaat dat uw e-mail als een advertentie wordt geïnterpreteerd, kunt u deze het beste handmatig verzenden.
Stap 2. Kies een goed briefpapier om een bedankbriefje op te schrijven
Zowel wenskaarten als briefpapier kunnen worden gebruikt om bedankbriefjes te schrijven in een zakelijke omgeving. Als je weinig hebt om over te schrijven, kan een geweldige wenskaart die overal verkrijgbaar is in kantoorboekhandels, ervoor zorgen dat je klanten zich speciaal voelen. Gebruik anders mooi dik papier met uw bedrijfslogo op het briefpapier.
- Vermijd de gebruikelijke papiersoorten voor het schrijven van bedankbriefjes.
- Kies voor elk zakelijk evenement een passende wenskaart. Als uw bedrijf uniek en casual is, is het oké om kleurrijke kaarten te gebruiken die de ziel van uw bedrijf weerspiegelen. Kies geen kaarten met afbeeldingen of berichten die te persoonlijk zijn.
Stap 3. Overweeg een cadeau te sturen
Als je meer waardering wilt geven, kun je een cadeau sturen met een kleine groet. Dit hoeft niet altijd, maar kan voor speciale klanten worden verzorgd. Geschenken moeten klein en nuttig zijn. Geef een item op dat uw bedrijf vertegenwoordigt of iets dat totaal niets met elkaar te maken heeft, maar wel gepast is.
- Kleine geschenken zoals bladwijzers, magneten, snoep, t-shirts of cadeaubonnen.
- Prijzen variëren van IDR 250.000 tot IDR 500.000. Houd er rekening mee dat sommige bedrijven nu een no-gift-regel hebben.
